📢 Boletín Tributario #16
Tabla de Contenido
🕒 Resumen
La versión 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica trae una actualización completa en las Condiciones de Venta, que ahora incluyen nuevos códigos (12, 13, 14 y 15) y validaciones obligatorias por parte de Hacienda.
🔎 ¿Qué cambia y qué debe saber?
Cada factura debe indicar correctamente cómo se realizó la venta (contado, crédito, apartado, arrendamiento, etc.).
Usar mal una condición puede provocar rechazos de Hacienda y errores en su contabilidad.
Se exige el medio de pago cuando la venta es al contado, y plazo en días si es a crédito.
✅ ¿Cómo le ayuda Factúrele?
Ya tiene incorporadas las condiciones nuevas.
Le solicita automáticamente los datos requeridos (medio de pago, plazo, etc.).
Clasifica correctamente sus transacciones con inteligencia contable automática.
Genera recibos electrónicos, asientos y reportes sin errores por selección de condición.
🎯 Resultado: cumplimiento tributario total + libros contables consistentes.
Contenido Completo
✍️ Introducción
En este boletín Facturele presenta las novedades introducidas en la versión 4.4 del sistema de facturación electrónica de Costa Rica, enfocadas en las Condiciones de Venta. Las Condiciones de Venta son un dato obligatorio en cada comprobante (factura, recibo, etc.) que describe la forma en que se realiza la venta (por ejemplo, al contado, a crédito, etc.).
A continuación, detallamos cada condición de venta vigente en la versión 4.4, explicando cuándo usarla y en qué tipo de comprobante aplica – sea Factura Electrónica, Recibo Electrónico de Pago o Factura Electrónica de Compra – junto con las validaciones especiales que exige el Ministerio de Hacienda.
Finalmente, incluimos recomendaciones claras para el uso correcto de estas opciones en nuestro programa multiempresa de contabilidad y factura electrónica Facturele, de modo que evite errores que afecten sus reportes a Hacienda o los asientos contables generados con inteligencia artificial.
Condiciones de la Venta en la Versión 4.4
La versión 4.4 contempla las siguientes condiciones de venta (códigos 01 al 15), las cuales deben consignarse correctamente en cada comprobante electrónico:
01 – Contado
Descripción
Venta de contado, es decir, con pago inmediato. El cliente liquida el total de la factura al momento de la emisión del comprobante (o antes de entregar el bien/servicio). Puede implicar pago en efectivo, con tarjeta, transferencia bancaria u otro medio de pago inmediato.
¿Cuándo usarla?
Use Contado cuando la transacción se paga en el acto o dentro del mismo día. Por ejemplo, ventas de mostrador donde el cliente cancela en efectivo, o servicios pagados en el momento de la factura. En esta condición no existe crédito ni saldo pendiente: la obligación del cliente queda saldada inmediatamente.
¿En qué comprobantes?
Aplica principalmente a la Factura Electrónica de ventas. También se utiliza en la Factura Electrónica de Compra si usted, como comprador, pagó de inmediato al proveedor no inscrito (por ejemplo, compró mercancía a un pequeño productor y le pagó al contado, documentando la compra con una factura de compra). En el Recibo Electrónico de Pago, la condición de venta siempre será de facto contado, ya que un Recibo justamente confirma un pago recibido (no tendría sentido emitir un recibo “a crédito”). En resumen, cualquier comprobante que refleje una transacción ya pagada usará esta condición.
Validaciones Hacienda:
Para ventas Contado, Hacienda requiere indicar al menos un Medio de Pago válido en el comprobante, como “01-Efectivo”, “02-Tarjeta”, etc., dado que el dinero se recibió de inmediato. Además, en una factura de contado no se informa plazo de crédito (ese campo debe quedar en “0” días o vacío). Facturele automáticamente le solicitará especificar el medio de pago al seleccionar Contado, garantizando que su factura electrónica cumpla con esta exigencia.
Recomendaciones
Asegúrese de elegir Contado solo cuando el pago realmente se efectúa en el momento. Si por error marca una venta como contado y el cliente pagará después, estará omitiendo el registro de una cuenta por cobrar; Hacienda esperaría un pago inmediato que no ocurrirá y su programa contable podría no reflejar la cuenta por cobrar, afectando los asientos. En Facturele, al usar Contado, registre correctamente el medio de pago (efectivo, tarjeta, etc.) para que la información quede completa en el XML y en sus libros.
02 – Crédito
Descripción
Venta a crédito, es decir, con pago diferido. El cliente recibe el bien o servicio ahora y se compromete a pagar en una fecha futura acordada. Se genera una cuenta por cobrar por el monto de la factura.
¿Cuándo usarla?
Seleccione Crédito cuando el cliente no paga inmediatamente, sino que acuerdan un plazo para el pago (por ejemplo, 15, 30 o 60 días después de la emisión). Es la condición adecuada para ventas financiadas, pagos parciales posteriores o cuando se otorga algún periodo de gracia antes del cobro.
¿En qué comprobantes?
Aplica a la Factura Electrónica de venta cuando usted entrega mercadería o presta un servicio y otorgará tiempo para el pago.
También se utiliza en Factura Electrónica de Compra si usted adquirió bienes/servicios de un proveedor no obligado a facturar y quedaron en pagarle posteriormente (es decir, registra una cuenta por pagar en la factura de compra).
Recibo Electrónico de Pago
No aplica, ya que un recibo de pago se emite precisamente cuando se recibe dinero, no para documentar ventas a crédito (más bien, los recibos se usarán después para documentar pagos de estas facturas a crédito).
Validaciones Hacienda
En una factura con condición Crédito, es obligatorio indicar el plazo de crédito concedido, en días. Hacienda exige llenar el campo Plazo de Crédito (p. ej., “30” días) cuando la venta es a crédito, para dejar constancia del tiempo pactado para el pago. Facturele le solicitará este dato al elegir “Crédito”. Asimismo, si es a crédito, no se debe registrar un medio de pago en ese comprobante (puesto que nada se ha pagado aún al emitirse la factura). Hacienda espera que posteriormente, al producirse los pagos, estos se registren mediante Recibos Electrónicos de Pago asociados a la factura original.
Recomendaciones
Utilice Crédito únicamente cuando realmente corresponda. Ingrese correctamente el plazo acordado (evite poner “0” u omitirlo, ya que la factura sería rechazada por Hacienda por inconsistencia en una venta a crédito sin plazo). En Facturele, una vez emitida una factura electrónica a crédito, recuerde que al recibir el pago (sea parcial o total) debe emitir un Recibo Electrónico de Pago haciendo referencia a esa factura. El sistema Facturele le permitirá seleccionar la factura pendiente y generar el recibo, cerrando así la cuenta por cobrar.
Esto no solo cumple con la normativa de Hacienda, sino que asegura que los asientos contables de cuentas por cobrar y bancos/efectivo se registren correctamente con ayuda de la IA de Facturele. Evite marcar una venta como crédito si ya recibió el dinero, o viceversa; un error así podría derivar en registros duplicados o faltantes (por ejemplo, omitir un recibo que Hacienda espera, o crear confusión en sus cuentas por cobrar).
03 – Consignación
04 – Apartado
📊 Descripción
Venta con apartado. Corresponde a aquellas ventas en que el cliente deja un pago inicial (anticipo o señal) para reservar un bien, y el saldo se paga posteriormente (antes de la entrega final del producto). Es común en retail para apartar mercancías: el cliente paga una parte del precio y el vendedor retiene el artículo hasta que el cliente complete el pago. Mientras tanto, el bien no se entrega definitivamente.
🧭 ¿Cuándo usarla?
Utilice Apartado cuando exista un anticipo o pago parcial inicial y la entrega final del producto/servicio se difiere hasta recibir el pago completo. Por ejemplo, si un cliente deja el 20% del valor de un artículo para que se lo reserven, y se compromete a pagar el 80% restante dentro de un plazo determinado para llevárselo. Es diferente a un crédito convencional porque aquí típicamente el bien no cambia de manos hasta el pago total; es más bien una reserva con financiamiento.
📑 ¿En qué comprobantes?
Se emplea en la Factura Electrónica de venta cuando se documenta una transacción de este tipo.
En la práctica hay dos formas:
(1) Emitir una factura al momento de recibir el anticipo (apartado), reflejando el monto adelantado y dejando constancia del saldo pendiente.
(2) esperar a emitir la factura hasta que el cliente pague la totalidad y se entregue el bien (en cuyo caso podría no ser necesario marcar apartado en la factura final, aunque algunos comercios prefieren emitir una factura inicial por el anticipo).
Hacienda incluyó la condición Apartado para que aquellas facturas emitidas antes de la entrega final reflejen correctamente que hay un pago parcial y un bien reservado.
📄 Factura Electrónica de Compra
Es poco usual marcar Apartado en una factura de compra, ya que los apartados son propios de la venta minorista; un comprador empresario no suele “apartarle” mercancía a un proveedor informal – normalmente pagará de contado o a crédito.
🗂️ Recibo Electrónico de Pago
No se emite una factura de tipo recibo por un apartado, pero sí recibos de pago posteriores: si se facturó inicialmente con Apartado (y por tanto con saldo pendiente), cada pago subsiguiente del cliente (para completar el monto) debería registrarse con un Recibo Electrónico de Pago asociado a la factura original.
📊 Validaciones Hacienda
Para una factura con condición Apartado, se trata conceptualmente de una venta a crédito en cierto sentido, pero con particularidad de un anticipo. Hacienda no exige un plazo de crédito fijo obligatorio aquí (pues a veces es un acuerdo informal de reservar por ciertos días); sin embargo, en la práctica comercial suele existir un plazo límite para retirar el bien. Si ese plazo está definido, es recomendable consignarlo como PlazoCrédito.
Respecto al Medio de Pago, si en la factura de apartado se está reflejando el anticipo recibido, puede indicarse el medio utilizado para ese pago parcial. Facturele, por ejemplo, le permite aplicar un pago parcial a la factura y registrar ese medio (efectivo, tarjeta, etc.), dejando el resto del saldo pendiente.
Hacienda permite que una factura electrónica incluya múltiples medios de pago o pagos parciales, pero la estructura 4.4 espera el detalle en el Resumen del comprobante. Es importante emitir posteriormente los Recibos Electrónicos por los pagos finales, para que Hacienda reciba el rastro de que el saldo del apartado fue cancelado. Si el cliente no completa el pago y cancela el trato, se deberá emitir una Nota de Crédito para anular la factura de apartado y eventualmente devolver el anticipo (o registrarlo como ingreso por penalización, según el caso).
📝 Recomendaciones
Al utilizar Apartado en Facturele, ingrese claramente el monto del anticipo y el saldo. Nuestro programa multiempresa de contabilidad manejará el anticipo como un pago adelantado (pasivo o anticipo de clientes) y la cuenta por cobrar por el saldo pendiente. Es crucial no olvidar completar la venta: tan pronto el cliente pague el resto, emita el Recibo Electrónico de Pago correspondiente (vinculado a la factura de apartado) para cerrar la transacción. Si factura hasta el anticipo nada más y decide hacer otra factura al final por el saldo, podría duplicar la base imponible si no cancela la primera – por ello es mejor factura única con apartado o llevar un control estricto.
En cualquier caso, no entregue la mercadería sin haber facturado y cobrado el monto total. La inteligencia artificial de Facturele registrará correctamente los asientos del anticipo y del ingreso final solo si se siguen estos pasos (de lo contrario, podrían quedar saldos en “anticipos de clientes” o cuentas por cobrar sin depurar).
05 – Arrendamiento con opción de compra
Descripción
Corresponde a operaciones de arrendamiento de bienes con opción de compra al final. Es un tipo de contrato en que el cliente (arrendatario) recibe un bien en arrendamiento (leasing) y al término del plazo pactado tiene la opción de comprarlo a un precio preferencial. Durante el plazo, normalmente se pagan cuotas periódicas. Esta modalidad suele considerarse un arrendamiento financiero ya que la intención es transferir la propiedad al final (similar a financiar una compra, pero estructurada legalmente como arrendamiento).
¿Cuándo usarla?
Utilice esta condición cuando esté facturando operaciones de leasing con opción de compra. Un ejemplo típico: venta de un vehículo bajo leasing, donde el cliente paga mensualidades por 3 años y al final puede ejercer opción de compra pagando un valor residual. Mientras tanto, el bien está arrendado. Si usted es quien ofrece el arrendamiento, sus facturas deberían marcar esta condición para indicar la naturaleza de la transacción.
¿En qué comprobantes?
Aplica principalmente a Facturas Electrónicas emitidas por empresas arrendadoras (leasing) a sus clientes. Cada cuota facturada podría llevar esta marca para indicar que forma parte de un arrendamiento con opción de compra.
Alternativamente, algunas empresas podrían emitir una única factura por el total del bien al inicio del contrato (equivalente a una venta financiada) – en tal caso esa factura llevaría “Arrendamiento con opción de compra” y generalmente condición Crédito con plazo según el plan de pagos.
Factura Electrónica de Compra
Podría darse el caso inverso, aunque poco frecuente, de que usted adquiera un bien bajo este esquema de un proveedor no obligado a facturar electrónicamente (por ejemplo, un particular que le arrienda con opción de compra un activo). En ese caso, al emitir la factura de compra para respaldar esa operación, sería pertinente marcar esta condición para indicar que su compra es vía leasing con opción.
Recibo Electrónico de Pago
No aplica directamente, ya que los recibos son para pagos; sin embargo, si las facturas de arrendamiento fueron a crédito, sus cobros se documentarán con recibos (normales para cualquier venta a crédito).
Validaciones Hacienda
Esta condición existía en versiones previas y en la versión 4.4 Hacienda agregó categorías más específicas de arrendamiento (como veremos con códigos 14 y 15). No obstante, Arrendamiento con opción de compra sigue siendo válido. Hacienda espera que refleje fielmente la realidad contractual. Si utiliza esta condición, normalmente la factura será a crédito o con pagos periódicos; por ello, asegúrese de indicar el plazo o términos del contrato en la descripción o campos adicionales si corresponde. No hay un cálculo distinto de IVA por usar esta condición – el IVA se aplica sobre las cuotas o el bien igual que en una venta común – pero marca la transacción para control fiscal.
Recomendaciones
Use esta condición solo cuando efectivamente exista una opción de compra pactada. Si usted vende bienes en cuotas sin conservar propiedad (es decir, un crédito simple donde el bien ya es del cliente desde el inicio), no use arrendamiento sino simplemente Crédito.
Confundirlos podría provocar mal registro contable: Facturele, con su IA, podría tratar un arrendamiento con opción de forma distinta (por ejemplo, clasificándolo como leasing en sus reportes financieros). De hecho, con la introducción de códigos específicos 14 y 15 en la versión 4.4, Hacienda está separando los arrendamientos operativos vs financieros (ver más adelante). Considere si en su caso corresponde mejor usar los nuevos códigos.
En todo caso, Facturele soporta esta condición y si la utiliza, contabilizará las cuotas como ingresos diferidos si así corresponde según configuración de su catálogo de cuentas. Asegúrese de completar el ciclo: si el cliente ejerce la opción de compra al final, documente esa transferencia final de propiedad de manera adecuada (podría ser la última factura del plan de pagos o una factura adicional por el valor residual).
06 – Arrendamiento en función financiera
Descripción
Venta bajo arrendamiento en función financiera. Este término, similar al anterior, se refiere a un arrendamiento financiero puro, es decir, aquel en el que, desde el inicio, las condiciones económicas del arrendamiento equivalen prácticamente a una compra financiada (por ejemplo, la suma de pagos cubre casi todo el valor del bien y el arrendatario asume riesgos/beneficios, etc.).
En esencia es otro modo de indicar un leasing financiero. La diferencia entre “opción de compra” (código 05) y “función financiera” (código 06) es sutil: ambos son arrendamientos financieros; el código 06 se usaba para contratos donde, aunque no hubiese una opción de compra explícita, el arrendamiento cumple condiciones de un arrendamiento financiero (por ejemplo, un arrendamiento a muy largo plazo o con cuotas que cubren el valor, etc.).
¿Cuándo usarla?
En la práctica, muchos contribuyentes usaban 05 y 06 de forma intercambiable para indicar leasing financiero. Es decir, si su operación era un arrendamiento financiero con o sin opción explícita, se marcaba con el código correspondiente. Use Arrendamiento en función financiera si está emitiendo una factura de un contrato de leasing considerado financiero (no meramente alquiler operativo), especialmente si por alguna razón no hay una opción nominal de compra pero el contrato transfiere sustancia económica del bien al arrendatario.
¿En qué comprobantes?
Igual que el caso 05, aplica principalmente a Facturas Electrónicas de empresas que brindan estos financiamientos. Puede verse en facturas de cuotas de leasing vehicular, maquinaria, etc.
Factura Electrónica de Compra
Aplicaría si usted como empresa toma un bien en leasing financiero de alguien que no factura electrónicamente; documentaría los pagos con factura de compra bajo esta condición para registrar el pasivo.
Recibo Electrónico de Pago
No directamente relevante aparte de registrar cobros de cuotas si fueron a crédito.
Validaciones Hacienda
La versión 4.4 introdujo nuevos códigos 14 y 15 para arrendamientos (ver más adelante), lo que indica que Hacienda quiso distinguir mejor entre arrendamiento operativo vs financiero. Es posible que a futuro los códigos 05 y 06 queden reemplazados por 14 y 15 respectivamente. De hecho, la resolución MH-DGT-RES-0027-2024 agregó explícitamente el código 14 “Arrendamiento operativo” y 15 “Arrendamiento financiero” (Tax Flash | Deloitte Costa Rica). Por ahora, Hacienda admite todas estas opciones.
Lo importante es no mezclar: no marcar un simple alquiler con este código (para eso será operativo), ni viceversa. En términos de validación de datos, igual que el caso 05, indique plazo si es a crédito, y trate cada factura conforme a la lógica de pago acordada (muchos leasing facturan mensualmente con pago contado de cada cuota, por ejemplo).
Recomendaciones
Evalúe si debe usar 05/06 o los nuevos 14/15 según la versión de su sistema y las indicaciones actuales de Hacienda. Dado que este Boletín trata de versión 4.4, recomendamos migrar a los códigos 14 – Arrendamiento operativo y 15 – Arrendamiento financiero para mayor claridad (descritos abajo).
Si continúa usando 05/06, hágalo consistentemente: por ejemplo, 05 para contratos con opción formal, 06 para leasing financiero sin opción explícita. Facturele es un programa multiempresa de contabilidad actualizado, por lo que ya incluye los nuevos códigos; sin embargo, mantiene compatibilidad con 05 y 06 para no afectar comprobantes previos. Si tiene contratos antiguos etiquetados con 06, puede seguir usándolo en facturas de esas operaciones, pero considere cambiar a 15 en nuevos contratos.
Desde el punto de vista contable, nuestra IA los tratará de manera equivalente a 15 (arrendamiento financiero) en cuanto a clasificar ingresos e informarlos, así que no habrá alteración en sus libros al adoptar la nueva codificación.
07 – Cobro a favor de terceros
Descripción
Venta donde el emisor factura en nombre propio pero por cuenta de un tercero, es decir, actúa como intermediario que cobra en favor de un tercero. En esta condición, quien emite la factura no es el beneficiario final de la venta, sino que está recaudando el pago para transferirlo a otro. Usualmente el emisor solo obtiene una comisión o una contraprestación por su intermediación.
¿Cuándo usarla?
Emplee Cobro a favor de terceros cuando su empresa esté facturando un bien o servicio cuyo proveedor real es otra entidad, de manera que usted solo es un intermediario cobrando al cliente final. Un ejemplo típico: agencias de viaje que emiten una factura al cliente por un paquete turístico, donde parte del importe corresponde a tiquetes aéreos de una aerolínea. La agencia podría facturar todo al cliente pero indicando “cobro a favor de terceros” para la porción de la aerolínea, ya que ese dinero será trasladado luego a la aerolínea. Otro ejemplo: cobro de pólizas de seguro por parte de un corredor, en nombre de la aseguradora.
¿En qué comprobantes?
Esta condición se utiliza en Facturas Electrónicas de venta cuando corresponda. No aplica a Factura de Compra (allí uno registra adquisiciones propias, no cobra por terceros) ni a Recibos de Pago (el recibo es para pagos recibidos de clientes, siempre a favor del emisor mismo). Es esencial en operaciones triangulares donde la factura al cliente la emite un intermediario.
Validaciones Hacienda:
Al marcar una factura como Cobro a favor de terceros, Hacienda entiende que los montos facturados en realidad incluyen valores que pertenecen a un tercero. Aunque la norma no obliga a desglosar en la misma factura qué parte es del tercero, es recomendable hacerlo en la descripción (por transparencia). No hay un campo específico en el XML para indicar el tercero beneficiario, pero Hacienda puede requerir conciliación de esos ingresos en auditorías.
Importante: el emisor de la factura igualmente debe registrar y pagar el IVA correspondiente sobre la totalidad de la factura, salvo que la parte de tercero esté exenta o no sujeta (eso dependerá de la operación). Desde la perspectiva técnica, no hay campos adicionales obligatorios, solo seleccionar la condición correcta.
Recomendaciones
Use esta opción con precaución. En Facturele, al seleccionar Cobro a favor de terceros, asegúrese de documentar claramente en la línea de detalle o en comentarios cuál es la parte de tercero (por ejemplo, “Servicio X provisto por {Tercero} cobrados por cuenta de {Tercero}”). Contablemente, esta venta no representará ingreso pleno para usted: Facturele puede, mediante configuraciones avanzadas, separar la porción de dinero que debe a terceros (pasivo por cuenta de terceros) de la porción que es su comisión o ingreso real.
Para que la inteligencia artificial de Facturele procese correctamente los asientos, es necesario que usted configure los ítems correspondientes (por ejemplo, usando cuentas contables de pasivos por venta a terceros). Evite utilizar esta condición si usted es el proveedor real del servicio; úsela solo en casos de intermediación genuina. Un error en esto podría llevarlo a subestimar sus ingresos o a registrar pasivos inexistentes. Si tiene dudas, consulte con su contador antes de facturar, ya que estas operaciones requieren acuerdos contractuales claros con el tercero involucrado.
08 – Intercambio / Permuta
📊 Descripción
Corresponde a ventas bajo la modalidad de permuta o intercambio de bienes/servicios, en la cual no media pago en dinero, sino que la contraprestación es otro bien o servicio. En términos simples, es un trueque comercial. Cada parte entrega algo de valor y recibe algo a cambio. Fiscalmente, ambos lados deben facturar el valor de lo que entregan.
🧭 ¿Cuándo usarla?
Use Intercambio/Permuta cuando la transacción con la otra parte consiste en un intercambio. Por ejemplo, si su empresa entrega productos por un valor de ₡100,000 a otra empresa y a cambio recibe de esa empresa un servicio o bienes equivalentes a ₡100,000 (en lugar de dinero). Cada empresa emitirá una factura: usted factura sus productos con condición permuta, y la contraparte facturará su prestación también como permuta. Otra situación: pagar parcialmente una compra entregando mercancía propia; la parte entregada en bienes sería permuta.
📑 ¿En qué comprobantes?
Principalmente en Facturas Electrónicas de venta. Cada participante emite su factura por lo que entrega. Si una de las partes no puede facturar electrónicamente (por ejemplo, es un contribuyente no inscrito), entonces la empresa formal emitiría una Factura Electrónica de Compra por lo que recibe del informal bajo permuta. Por ejemplo, si usted recibe un vehículo usado de una persona como parte de pago de un servicio, usted emitiría una factura de compra por la recepción de ese vehículo (y seguramente una factura de venta por su servicio).
📑 Recibo de Pago
No aplica, ya que no hay pagos monetarios que reciban recibo – la compensación es en especie.
🗂️ Recibo Electrónico de Pago
No se emite una factura de tipo recibo por un apartado, pero sí recibos de pago posteriores: si se facturó inicialmente con Apartado (y por tanto con saldo pendiente), cada pago subsiguiente del cliente (para completar el monto) debería registrarse con un Recibo Electrónico de Pago asociado a la factura original.
📊 Validaciones Hacienda
Aunque no hay dinero, se debe asignar un valor comercial a los bienes o servicios permutados e igual se calcula el IVA sobre dichos valores. Hacienda espera que en la factura se detalle la naturaleza de la permuta (puede indicarlo en el campo de observaciones). No existe un medio de pago que registrar (ya que no hubo pago en efectivo), y típicamente se consigna la condición Intercambio para dejar claro que no se espera pago en dinero.
El XML de la factura simplemente llevará importe y ventas como cualquier factura, solo que la condición de venta indica permuta. Hacienda cruzará que la otra parte también haya declarado una adquisición o una venta equivalente. Plazo de crédito no es relevante aquí (no es crédito, es canje simultáneo generalmente).
📝 Recomendaciones
Al facturar con Permuta en Facturele, sea muy claro en la descripción de los bienes/servicios intercambiados y considere referenciar el documento de la contraparte si lo tiene (por ejemplo, número de factura de compra que usted emitió para la parte recibida). Nuestra plataforma permitirá registrar la entrada y salida de valor adecuadamente: la IA de Facturele contabilizará una venta y simultáneamente una compra o un activo recibido según corresponda, de forma que el trueque quede reflejado (ingreso por lo entregado y egreso por lo recibido, que idealmente se compensan si los valores son iguales).
Un error común sería registrar solo una parte de la permuta; siempre documente ambas: la entrega de su parte (con la factura de venta) y la recepción de la parte ajena (con su factura de compra o la factura de venta del otro si la tiene). De lo contrario, sus inventarios o activos y el IVA pueden quedar descuadrados. La condición 08 le indica a Hacienda que no habrá un cobro pendiente, así que no intente luego emitir un recibo ni marcar saldo a cobrar – sería incoherente.
09 – Donación (Entrega gratuita)
10 – Otros (Situaciones no contempladas)
Descripción
Categoría genérica para otras formas o condiciones de venta no clasificadas en los códigos anteriores. Esta condición se utiliza únicamente si la transacción no encaja en ninguna de las categorías específicas provistas. Puede abarcar casos inusuales. (Nota: En versiones recientes, Hacienda ha procurado reducir el uso de “Otros” añadiendo códigos específicos; siempre que exista un código exacto, debe usarse ese en lugar de “Otros”.)
¿Cuándo usarla?
Solo cuando realmente ninguna de las condiciones definidas describe la operación. Podría ser una situación muy particular. Un ejemplo hipotético: una venta sujeta a una condición legal especial o venta cuya forma de cobro difiere de contado/crédito/permuta/etc. Dado que prácticamente todas las situaciones comunes (contado, crédito, consignación, apartado, arrendamientos, tercero, permuta, donación) ya tienen código, el uso de “Otros” debe ser excepcional.
¿En qué comprobantes?
En cualquier Factura Electrónica o Factura de Compra en que aplique. Recibos: no tendría sentido, pues un recibo siempre corresponde a pago. Si usted se ve obligado a usar “Otros” en una factura de compra, podría ser que compró bajo una condición muy particular a un informal. Nuevamente, esto será muy raro.
Validaciones Hacienda
Si se utiliza Otros, Hacienda podría esperar que en el campo de observaciones o notas explicativas de la factura se describa la naturaleza de la condición especial, ya que el código no lo dice. No hay reglas automáticas de validación adicionales más allá de eso, pero usar demasiado este código podría despertar preguntas en eventuales fiscalizaciones. Importante: No confundir “Otros” de condición de venta con “Otros medios de pago” u otros campos; aquí nos referimos solo a la condición de venta.
Recomendaciones
Evite esta categoría a menos que sea absolutamente necesario. En Facturele mantenemos actualizada la lista de condiciones según la normativa; por lo tanto, Otros aparecerá como la última opción. Verifique dos veces antes de escogerla: ¿no encaja su caso en ninguno de los anteriores? Si, por ejemplo, duda entre Otros y Consignación, revise la definición de consignación en este boletín para confirmarlo. Un uso inadecuado de Otros puede resultar en que Hacienda no entienda bien la operación y podría requerir aclaración.
Además, la inteligencia artificial de Facturele al encontrar Otros podría no asignar automáticamente el tratamiento contable óptimo (ya que no sabe qué representa exactamente). Podría generarle un asiento genérico que luego su contador tendría que reclasificar. Por ello, si llega a usarlo, edite la descripción en la factura para aclarar la condición (“Condición de venta: Otros – detalle: ...”). Esto ayudará tanto a Hacienda como a su departamento contable a interpretar correctamente la transacción.
12 – Venta de mercancía no nacionalizada (Ventas sucesivas)
Descripción
Nueva condición introducida en la versión 4.4. Se utiliza para operaciones de venta de mercancías que no han sido nacionalizadas en el país (es decir, bienes importados que aún están bajo régimen aduanero, p.ej. en depósito fiscal o zona franca, y se venden localmente antes de nacionalizar) (Tax Flash | Deloitte Costa Rica).
Aplica en ventas sucesivas de mercancía importada: por ejemplo, la mercancía está en depósito aduanero sin pagar impuestos de importación, y el propietario la vende a un comprador nacional, transfiriéndole la titularidad antes de nacionalizarla; luego el comprador será quien nacionalice al retirarla. Esta condición indica que la venta ocurre con la mercancía en estado “no nacionalizado”.
¿Cuándo usarla?
Use este código solamente cuando usted esté vendiendo bienes importados que aún no han pagado aranceles ni IVA de importación en Costa Rica, bajo un esquema de venta dentro del depósito fiscal o zona franca. Es un caso especial en comercio internacional: ventas entre contribuyentes locales de bienes en tránsito o en depósito aduanero. Si usted no maneja este tipo de operaciones, no usará jamás este código.
¿En qué comprobantes?
Aplica únicamente a Facturas Electrónicas de venta de mercadería en esas condiciones. No corresponde a Factura de Compra (porque el que compra esos bienes no nacionalizados usualmente sí recibe una factura normal del vendedor local). Tampoco a Recibos. En la factura de exportación no se usa, porque si va a exportación directamente no se considera “venta sucesiva” local. En resumen, úselo en su factura de venta si vende bienes importados no nacionalizados a otro costarricense, para que Hacienda sepa que esa mercancía aún debe nacionalizarse por parte del comprador.
Validaciones Hacienda:
Hacienda agregó este código en la resolución 0027-2024 (Tax Flash | Deloitte Costa Rica) para identificar claramente este tipo de ventas. Se espera que se utilice junto con el régimen aduanero correspondiente. Es decir, normalmente en la factura deberá incluir información aduanera (por ejemplo, número de declaración de importación pendiente, etc., quizás en las referencias o notas). No se debe cobrar IVA en esta factura por la mercancía, puesto que el IVA de importación se causará cuando se nacionalice (el comprador lo pagará al nacionalizar).
Esta es una diferencia importante: aunque es una venta, está exenta del IVA interno por ser mercadería no nacionalizada (se considera exonerada bajo normativa aduanera hasta su nacionalización).
Por ello, Hacienda requiere el código 12 para controlar que esas ventas sucesivas sin IVA correspondan efectivamente a bienes en depósito fiscal. Aparte de eso, en términos de sistema, debe colocarse 12 en la condición y muy probablemente indicar en “condición de venta” = Crédito con plazo 0 o algún dato similar, dado que el pago puede ser inmediato pero la nacionalización pendiente. El medio de pago puede ser cualquiera según acuerden (no influye en la no nacionalización).
Recomendaciones
Esta es una situación muy técnica. Facturele soporta este código para usuarios que operan en comercio internacional bajo depósitos fiscales. Si es su caso, consulte con su departamento de aduanas o asesor fiscal cómo emitir correctamente la factura: usualmente deberá consignar en la descripción la frase “Mercancía no nacionalizada – venta en depósito fiscal, pendiente de nacionalizar por el comprador”. Asegúrese de no cobrar IVA en esta factura (configure las líneas como exentas o tarifa 0% según las indicaciones de Hacienda para bienes en depósito).
Facturele le permite especificar la naturaleza exenta de la línea, evitando cálculo de impuesto. Contablemente, nuestra IA registrará esta venta como venta exenta pendiente de importación. Si usted usara erróneamente otro código (ej. Contado) para este tipo de venta, podría generarse un cobro de IVA indebido o una clasificación errónea del ingreso, lo cual resultaría en problemas con Hacienda y distorsión en sus estados financieros (aparecería un IVA por pagar que en realidad no corresponde). Por ello, capacite a su personal de facturación para identificar esta circunstancia especial y aplicar el código 12 solo cuando proceda.
13 – Venta de bienes usados a no contribuyente (Factura de Compra)
📊 Descripción
Nueva condición introducida en versión 4.4. Corresponde a la compra/venta de bienes muebles usados cuando el vendedor es un no contribuyente de IVA (una persona o entidad no inscrita como contribuyente en IVA) (Tax Flash | Deloitte Costa Rica). Se denomina “Venta bienes usados no contribuyente” pero se utiliza desde la perspectiva del comprador formal que documenta la adquisición.
Básicamente, aplica cuando usted compra un bien usado a una persona que no emite factura electrónica, por ejemplo un particular, y necesita respaldar esa compra en su contabilidad. Hacienda creó este código para identificar esas transacciones, particularmente porque suelen estar bajo regímenes especiales de IVA (como el régimen de margen para bienes usados).
🧭 ¿Cuándo usarla?
Use Código 13 cuando usted adquiera un bien mueble usado de segunda mano de alguien que no es contribuyente (no le puede dar factura). Casos: compra de un vehículo usado a una persona física, compra de maquinaria u otros activos usados a alguien no registrado, compra de mercancía usada (ropa, artefactos) a particulares para reventa. Al emitir la Factura Electrónica de Compra para registrar esa adquisición, se marca esta condición para indicar que la operación es la compra de un usado a un no contribuyente.
Nota: No se utiliza cuando el vendedor sí es contribuyente (por ej, si compra un usado a una empresa que emite su factura con IVA, allí sería una compra normal con factura de ellos, no se usa factura de compra).
📑 ¿En qué comprobantes?
Exclusivo de la Factura Electrónica de Compra. Este código no se usa en Facturas Electrónicas de venta ni en Recibos. De hecho, la resolución indica que “aplica únicamente en la factura electrónica de compra” (Tax Flash | Deloitte Costa Rica). O sea, al llenar su factura de compra (documento que usted como comprador emite), en Condición de Venta selecciona “13 – Venta de bienes usados no contribuyente”. En la práctica, usted está auto-facturando la “venta” que hizo el particular hacia usted, para poder registrarla. No aplicaría en otros comprobantes.
📊 Validaciones Hacienda
Hacienda incluyó este código para controlar el crédito fiscal y la procedencia de bienes usados. En este tipo de compras, el IVA deducible funciona diferente: si usted luego revende esos bienes, probablemente debe aplicar el régimen de margen (solo paga IVA sobre la ganancia, según las reglas de bienes usados).
El comprobante de compra con código 13 le informa a Hacienda que usted no pagó IVA en esa compra inicial (porque el vendedor no contribuyente no se lo cobró) y por tanto no tiene crédito fiscal por ella. La factura de compra igual puede incluir un desglose: muchas empresas optan por consignar el precio de compra del usado como neto sin IVA (no hay IVA) o indicar IVA 0%. Hacienda espera ver código 13 y cero IVA en ese comprobante.
Además, posiblemente se debe indicar el tipo de identificación del vendedor como “Extranjero no domiciliado” si aplica, u “N/A” si es nacional sin cédula jurídica, etc., según otra disposición del anexo (de hecho, la resolución 0027-2024 también ajustó tipos de identificación para factura de compra, e incluyó uno para “Extranjero no domiciliado” (Tax Flash | Deloitte Costa Rica)).
En cuanto a pago: suele ser al contado (usted paga al particular probablemente en efectivo, transferencia o cheque inmediatamente), por lo que podría marcar medio de pago en la factura de compra y plazo 0. Pero eso es independiente del código 13 en sí.
📝 Recomendaciones
En Facturele, cuando emita una Factura de Compra por un bien usado adquirido a alguien que no le dio factura, seleccione el código 13. Nuestro sistema lo guiará para ingresar correctamente los datos del vendedor no contribuyente (por ejemplo, número de identificación, nombre, etc., o “Extranjero no domiciliado” si corresponde). Asegúrese de no incluir IVA en esa factura de compra – Facturele por defecto tratará estas líneas como exentas (usted puede confirmar que el total IVA sea 0).
Contablemente, la IA de Facturele registrará el monto como costo de adquisición de activo o inventario de bienes usados sin crédito fiscal. Esto es importante: si se marcara erróneamente como una compra normal con IVA, podría intentar deducir un crédito fiscal que no existe, generando inconsistencias con Hacienda y potenciales sanciones.
Por otro lado, si usted olvida marcar este código y pone “Contado” genérico, Hacienda no distinguirá que era un bien usado de no contribuyente, y podría luego cuestionar por qué vendió un bien usado aplicando régimen de margen sin haber tenido una compra con IVA. En síntesis, este código facilita el rastro fiscal de operaciones de bienes usados.
Use Facturele para adjuntar también cualquier documentación soporte (contrato de compra venta, recibo firmado por el vendedor particular, etc.) en sus archivos, por si Hacienda lo solicita. Y cuando posteriormente revenda ese bien, recuerde que deberá facturarlo normalmente (posiblemente usando Contado o Crédito según la venta, pero aplicando la legislación de bienes usados para IVA).
14 – Arrendamiento operativo (nuevo)
Descripción
Nuevo en v4.4. Es una condición introducida para distinguir arrendamientos operativos (Tax Flash | Deloitte Costa Rica). Un arrendamiento operativo es básicamente un alquiler puro: el arrendador entrega temporalmente un bien a cambio de rentas periódicas, sin intención de transferencia de propiedad al final. Ejemplos: alquiler de un local comercial, renta de equipo por tiempo determinado, leasing operativo de vehículos donde el cliente devuelve el vehículo al final o lo reemplaza por uno nuevo. Esta categoría complementa a las de arrendamiento financiero vistas antes, permitiendo indicar claramente cuando no es una venta financiada sino un alquiler temporal.
¿Cuándo usarla?
Cuando usted facture alquileres de bienes sin opción de compra. Por ejemplo, si su empresa arrienda maquinaria, mobiliario, vehículos u otros bienes a clientes por periodos definidos y al término recupera esos bienes (el cliente no los adquiere). Antes de existir este código, muchos simplemente usaban “Contado” o “Crédito” normal, pero ahora Hacienda dispone de este identificador especial. Se utiliza también en servicios de arrendamiento puro (leasing operativo).
¿En qué comprobantes?
En Facturas Electrónicas de las cuotas de arrendamiento operativo. Cada factura periódica de alquiler de bienes debería llevar “14 – Arrendamiento operativo”.
Recibo de Pago
No, los recibos son para pagos recibidos (que igual se manejarían normalmente si fuese crédito, pero usualmente en alquiler cada período se paga al contado o corto plazo).
Factura Electrónica de Compra
Si usted como empresa alquila un bien a un proveedor que no emite factura electrónica (por ejemplo, alquiler de un inmueble a un dueño persona física no contribuyente), al emitir la factura de compra para documentar ese pago de alquiler, podría usar esta condición para indicar que es un arrendamiento operativo.
Validaciones Hacienda
Este código fue agregado en la resolución general de comprobantes 4.4, por lo que Hacienda espera que los contratos de alquiler sin transferencia ahora se identifiquen así y no se marquen más como “venta”. Uno de los objetivos es diferenciar efectos contables y fiscales: por ejemplo, en un arrendamiento operativo, el IVA se sigue cobrando cuota por cuota como servicio. No hay particularidades de validación extra; simplemente utilizar el código correcto. Por supuesto, si marca Arrendamiento operativo, asegúrese que la naturaleza del contrato lo sea (si en realidad tenía opción de compra, debería ser financiero).
En cuanto a datos: típicamente estos arrendamientos se pagan periódicamente al contado (plazo 0 días o corto plazo), o a muy corto crédito, así que puede ser Contado con medio de pago en cada factura mensual, o Crédito si factura por anticipado y le pagan luego. De cualquier forma, el código 14 describe la esencia, mientras la condición de pago (contado/crédito) dentro del comprobante reflejará si esa cuota en particular quedó pendiente o pagada. PlazoCrédito será usualmente el periodo de pago acordado (ej. 30 días).
Recomendaciones
Facturele ya incluye los códigos 14 y 15 en la lista de condiciones. Se recomienda fuertemente empezar a usarlos para claridad. Si usted factura rentas de, digamos, oficinas o equipo, es un arrendamiento operativo – seleccione código 14. Esto ayudará a que la IA de Facturele clasifique esos ingresos como ingresos por alquiler y no como ventas de bienes.
Además, en sus reportes podrá separar cuánto facturó en arrendamientos operativos vs ventas normales. Si hasta ahora usaba “Contado” simplemente, puede seguir indicándolo como forma de pago, pero ahora con la condición “Arrendamiento operativo” se obtiene lo mejor de ambos mundos: se indica la naturaleza de alquiler y se puede indicar que fue pagado de contado. Por ejemplo, Facturele le permitiría seleccionar Condición = 14 (arrend. operativo) y también especificar Medio de pago = transferencia, Plazo = 0 días (lo cual es válido).
En la factura XML irá la marca de arrendamiento operativo y en el resumen se reflejará el pago recibido. Evite usar 14 para ventas con reserva de dominio o leasing con opción, esos van en 15. Dado que es nuevo, eduque a su equipo sobre esta opción. Y si es receptor de comprobantes, esté atento: si un proveedor le alquila algo y le envía la factura electrónica con “Arrendamiento operativo”, usted debe registrarla en sus libros como gasto de alquiler, no como compra de activo. Facturele facilita esto gracias a la etiqueta, evitando confusiones.
15 – Arrendamiento financiero (nuevo)
Descripción
Nuevo en v4.4. Este código identifica explícitamente los arrendamientos financieros, complementando a los anteriores. Un arrendamiento financiero es aquel en el que el arrendatario adquiere sustancialmente el bien (ya sea por transferencia automática al final, opción de compra, o cuotas que cubren su valor). Es, en esencia, la financiación de un bien bajo forma de arrendamiento. Hacienda introdujo este código 15 para englobar tanto el caso “con opción de compra” como otros arrendamientos financieros, unificando la clasificación (posiblemente reemplazando a 05 y 06 a futuro) (Tax Flash | Deloitte Costa Rica).
¿Cuándo usarla?
Siempre que facture contratos de leasing financiero. Si su operación de arrendamiento sí contempla que el cliente obtenga la propiedad del bien (o la mayor parte de su valor económico) – sea mediante opción de compra, entrega al final, cuotas que cubren todo el costo – debe marcar Arrendamiento financiero. Úsela en ventas de vehículos, maquinaria, equipos, etc. bajo leasing donde prácticamente es una venta financiada.
¿En qué comprobantes?
En Facturas Electrónicas por cuotas o por el total del bien en arrendamientos financieros. Cubre los supuestos de los códigos 05 y 06 previos, por lo que se espera que quienes antes usaban “Arrendamiento con opción de compra” ahora usen 15 (y análogamente 06).
Factura de Compra
De igual manera, si usted como empresa adquiere un bien mediante un arrendamiento financiero de un proveedor no obligado, su factura de compra debería marcar 15.
Recibo de Pago
Los cobros de cuotas se manejan normal (si facturó todas las cuotas de una vez a crédito, luego con recibos; pero usualmente se factura cuota a cuota, en cuyo caso cada factura puede ser de contado con arrendamiento financiero).
Validaciones Hacienda:
Similar a 14, Hacienda espera el uso correcto del código. Cabe destacar que al unificar la categoría, Hacienda podrá identificar el volumen de operaciones de leasing financiero en la economía. En cuanto a los datos: si la factura es por la totalidad del bien a inicio del contrato (p. ej., facturar todo el vehículo y dejarlo a crédito 36 meses), se deberá indicar Crédito y el plazo total (36 meses o 1095 días), y luego emitir Recibos de Pago por cada cuota real que entre. Si la factura es por cada cuota mensualmente, posiblemente se marque cada una como Contado (porque se paga mes a mes al emitirse).
Ambas prácticas existen; la normativa permite cualquiera mientras se refleje correctamente. Hacienda no impone un modo, pero su empresa debe ser consistente. No olvide que en arrendamientos financieros, las cuotas llevan IVA como cualquier venta (a diferencia de un préstamo financiero puro que no tendría IVA; aquí sí porque hay un bien de por medio). El código 15 no altera el cálculo de IVA, solo clasifica la operación.
Recomendaciones
Adopte el código 15 en lugar de los antiguos 05 y 06 para nuevas operaciones. Facturele en su versión 4.4 ya viene preparado: al elegir “Arrendamiento financiero”, si antes venía usando “opción de compra” (05), notará que el texto de 15 cubre ambos casos. Esto mejora la generación de reportes tributarios. La IA de Facturele reconocerá este código y, por ejemplo, podrá contabilizar automáticamente el activo en arrendamiento si usted lleva contabilidad bajo NIIF (registrando el arrendamiento financiero como compra de activo financiada, en los libros de quien recibe el bien, y como una venta financiada en los libros del arrendador).
Todo esto, claro, dependiendo de la configuración contable de la empresa en el sistema, pero la etiqueta ayuda a aplicar las reglas. En términos prácticos: si usted es arrendador, decida si facturará todo al inicio o cuotas periódicas.
Facturele soporta ambas: puede hacer una factura por el total (con 15 y a crédito largo plazo) o automatizar facturación mensual con 15 en cada una. Lo importante es no mezclar condiciones en un mismo contrato. No emita unas facturas de un contrato con código 01/02 y otras con 15; todas las de ese contrato deben ser consistentes. Capacite a sus usuarios para seleccionar 14 vs 15 correctamente (ej.: rent a car sin opción =14, leasing con opción =15). Esto garantizará que Hacienda reciba la información precisa y evitará rectificaciones.
Validaciones Especiales y Consideraciones de Hacienda en v4.4
La versión 4.4 trae ajustes importantes que impactan la forma en que se deben emitir los comprobantes en cuanto a condiciones de venta y datos relacionados. A continuación, resumimos las validaciones especiales y puntos críticos que Hacienda ha establecido, para que su empresa esté en plena conformidad:
Como se indicó, toda factura marcada Contado debe incluir uno o más medios de pago. Hacienda rechazará comprobantes al contado sin medio de pago. Facturele coloca el nodo de “Medio de pago” ahora en el apartado de Resumen del comprobante según la nueva estructura 4.4 (Tax Flash | Deloitte Costa Rica), pero usted solo debe preocuparse de seleccionarlo correctamente (efectivo, tarjeta, etc.) al facturar. El sistema se encarga del formato XML. Si la venta es Crédito, no debe haber medio de pago en la factura (pues implicaría que se pagó algo).
En condición Crédito es mandatorio especificar el plazo (en días) acordado para el pago. Un plazo de “0” solo es válido en Contado u operaciones sin crédito definido (como consignación). Si coloca “Crédito” y deja plazo en cero, la plataforma de Hacienda le rechazará el comprobante por inconsistencia. Facturele evitará ese error pidiéndole llenar el campo antes de enviar. En condiciones donde no aplica un plazo fijo (consignación, apartado si no se definió tiempo, donación, permuta, etc.), se puede dejar PlazoCrédito en “0” o vacío sin problema. Hacienda solo exige que no falte cuando corresponde.
Antes de la existencia del Recibo Electrónico de Pago (documento código 10), Hacienda permitía registrar el pago de una venta a crédito mediante documentos de referencia. En la versión 4.4, aunque esto ya no es la forma principal (pues el Recibo formaliza los cobros), la norma contempla la referencia con código 11 “Pago de venta a Crédito” en el campo de información de referencia de una factura o de una factura de compra (Tax Flash | Deloitte Costa Rica). Esto puede aplicar, por ejemplo, en una Factura de Compra para indicar que se está pagando una compra a crédito previamente registrada.
Recomendación: ahora que existen los Recibos, utilícelos para documentar pagos de facturas de venta a crédito, y evite métodos de referencia manual con código 11 salvo casos muy específicos. Facturele genera automáticamente la referencia adecuada cuando emite un Recibo (el Recibo enlaza la factura original via clave y consecutivo).
Ciertas condiciones de venta solo se admiten en ciertos tipos de comprobante. Hacienda espera esta coherencia y podría rechazar documentos anómalos. Por ejemplo, Código 13 (bienes usados no contribuyente) únicamente tiene sentido en factura de compra – una factura normal de venta con código 13 sería incorrecta y seguramente rechazada por “condición de venta inválida para este tipo de documento”.
Lo mismo con Código 12 que fue pensado para factura de venta estándar, o Apartado/Consignación que no aplican en recibos. Facturele ayuda restringiendo en la interfaz aquellas opciones que no apliquen (o mostrando alertas), pero si usted usa integraciones o cargas XML externas, téngalo en cuenta.
Algunas condiciones llevan implícito un tratamiento de IVA distinto. Hacienda valida que el IVA declarado concuerde. Por ejemplo, en donaciones (entregas gratuitas) el comprobante debería mostrar IVA pero con descuento, resultando sin cobro al cliente pero con el IVA debitado por el emisor; en mercancía no nacionalizada (código 12) no se debe cargar IVA en la factura porque no es una venta interna definitiva; en bienes usados de no contribuyente (código 13) no hay IVA en la compra (y luego la reventa seguirá régimen especial).
Estos matices deben reflejarse correctamente para que Hacienda no cuestione un eventual “IVA faltante” o mal aplicado. Facturele ya considera estas reglas: por ejemplo, si elige código 12 o 13, marcará automáticamente las líneas como exentas/gravadas según corresponda y le permitirá anotar la justificación.
Si usa factura de compra con código 13, recuerde utilizar el tipo de identificación adecuado para el vendedor. La resolución 4.4 añadió el tipo “05 – Extranjero no domiciliado” para casos de compras de servicios transfronterizos (Tax Flash | Deloitte Costa Rica), y un campo “Otras señas del extranjero” para detallar dirección en factura de compra. Estos campos son obligatorios si correspondieran. No es directamente una condición de venta, pero es parte de los cambios que van de la mano con estas condiciones especiales.
No olvide que los receptores deben confirmar las facturas recibidas (aceptación, rechazo, etc., códigos 05, 06, 07 como se listó en la tabla de documentos (Tax Flash | Deloitte Costa Rica)). Si usted emite facturas con condiciones particulares (consignación, crédito, etc.), espere confirmación del receptor. Si un cliente rechaza una factura de crédito, quizás es porque no estaba de acuerdo con ese término.
La confirmación no invalida la factura automáticamente, pero es un control: asegúrese de solucionar cualquier rechazo en las 8 días hábiles de rigor, corrigiendo el documento si hizo algo mal (por ejemplo, condición mal puesta).
✅ Recomendaciones para el Uso Correcto en Facturele
Para cerrar este boletín, presentamos recomendaciones puntuales para utilizar correctamente estas Condiciones de Venta en Facturele – su programa de facturación electrónica y programa multiempresa de contabilidad – evitando errores tanto frente a Hacienda como en sus registros contables internos:
Manténgase actualizado
Asegúrese de que su catálogo de Condiciones de Venta en Facturele incluye las nuevas opciones de la versión 4.4 (códigos 12, 13, 14, 15). Si aún ve solo hasta la 10 u 11, contacte a Soporte de Facturele para actualizar. Trabajar con las opciones actualizadas le garantiza cumplir con las disposiciones vigentes (Tax Flash | Deloitte Costa Rica) (Tax Flash | Deloitte Costa Rica).
Capacite a su equipo
El personal de facturación y contabilidad debe conocer el significado de cada condición. Distribuya este boletín internamente y elabore guías rápidas: por ejemplo, un cuadro que indique
Si venta es al contado -> escoger Contado (01) y medio de pago;
Si a crédito -> escoger Crédito (02) y plazo en días;
Si es un alquiler sin compra -> Arrend. Operativo (14);
Si es con opción de compra -> Arrend. Financiero (15);
Si es permuta -> Permuta (08);
Esto reducirá elecciones erróneas en Facturele.
Verifique en cada factura antes de enviar
Facturele facilita la emisión, pero la selección final es del usuario. Antes de emitir un comprobante, revise la Condición de Venta escogida y pregúntese: ¿Refleja correctamente el acuerdo con el cliente/proveedor? De ser necesario, corrija antes de enviar, para no tener que anular luego. Una revisión de 10 segundos evita rechazos de Hacienda o asientos incorrectos.
No improvise con campos no destinados
Use los Recibos Electrónicos de Pago para lo que fueron diseñados. No trate de simular un recibo emitiendo facturas “en cero” o con código Otros, etc. Facturele tiene un módulo específico para emitir Recibos de Pago vinculados a facturas a crédito, cumpliendo con las directrices fiscales. Utilícelo siempre que reciba pagos de facturas crédito (o apartados, consignaciones, etc.). Esto también aplicará a pagos que usted realice: por ejemplo, si usted pagó una factura de compra que estaba a crédito, su proveedor deberá enviarle un Recibo; exíjalo para tener respaldo.
Conciliación contable automática
Una de las ventajas de Facturele es que, al ser un sistema integrado de facturación y contabilidad multiempresa con inteligencia artificial, automáticamente genera los asientos contables según la naturaleza de la transacción. Pero esto solo será tan preciso como la información ingresada. Si usted marca mal la condición de venta, la IA clasificará mal la transacción.
Ejemplos: Si pone Contado pero realmente era un crédito, Facturele registrará un ingreso contable sin cuenta por cobrar, y cuando cobre no tendrá contra qué aplicar ese cobro (podría duplicar ingresos al registrarlo aparte). Si pone Crédito pero era contado, creará una cuenta por cobrar abierta innecesariamente. Si marca Cobro a terceros pero era venta propia, Facturele podría apartar el monto a un pasivo a remitir que en realidad no existe, reduciendo ficticiamente sus ingresos.
Conclusión: seleccione la condición correcta y todos los procesos posteriores (contabilidad, flujos de caja, reportes de IVA) se harán correctamente de forma automatizada.
Comentarios y notas en casos especiales
Para condiciones como Cobro a terceros, Permuta, Mercancía no nacionalizada, siempre es útil agregar una nota en el cuerpo de la factura que explique brevemente la situación (por ejemplo: “Nota: Venta en depósito fiscal – bienes no nacionalizados, el comprador asumirá nacionalización e impuestos de importación”). Esto no solo ayuda al receptor a entender, sino que queda registro textual para cualquier funcionario de Hacienda que revise el XML o PDF. Facturele permite agregar notas al comprobante; no dude en usarlas para aclarar condiciones especiales. Esto puede ahorrarle cuestionamientos o malentendidos.
Consulte las actualizaciones legales periódicamente
Hacienda puede emitir nuevas resoluciones o guías. Por ejemplo, la inclusión de nuevos códigos 14 y 15 fue una actualización significativa en 2024 (Tax Flash | Deloitte Costa Rica). A futuro podrían surgir nuevas condiciones o eliminar las redundantes (es posible que 05 y 06 eventualmente sean descontinuadas). Facturele se mantiene al día con estos cambios y nosotros seguiremos emitiendo boletines tributarios informando de ellos. Esté atento a nuestras comunicaciones y actualice su sistema cuando se requiera.
Pruebe con documentos de entrenamiento
Si no está seguro de cómo usar una condición, practique en un ambiente de pruebas o emita un comprobante provisional (por ejemplo, un tiquete electrónico de prueba, si aplica) con esa condición para ver cómo queda. En Facturele puede simular la creación de una factura y revisar el previsualizador XML. Verifique campos como plazo, medios de pago, etc., hasta quedar conforme. Es preferible hacer esto que equivocarse en una factura real.
Final del contenido
En Facturele nos comprometemos a facilitarle el cumplimiento tributario y la correcta gestión contable. Las Condiciones de Venta son un elemento pequeño pero crucial de la factura electrónica. Usarlos apropiadamente refleja profesionalismo y rigor ante el fisco, evitando rechazos y garantizando que su programa multiempresa de contabilidad registre exactamente lo que pasó en la operación. Esperamos que este Boletín Tributario No. 16 le haya sido de utilidad para entender los cambios de la versión 4.4 y le sirva como guía de consulta rápida. Ante cualquier duda adicional, nuestro equipo de soporte y consultoría tributaria está a su disposición para asesorarle en el uso de Facturele conforme a la normativa vigente.
¡Gracias por confiar en Facturele!
Recuerde que una correcta emisión de sus comprobantes electrónicos hoy se traduce en una contabilidad más transparente y en menos complicaciones mañana. Cumplamos con formalidad y exactitud todas las disposiciones de Hacienda, apoyándonos en la tecnología y en las mejores prácticas contables.
