Política de Privacidad

1 Responsable del tratamiento

El responsable de las bases de datos descritas en esta Política es:

En esta Política nos referimos a esa empresa como "Factúrele", "nosotros" o "nuestro".

2 Marco normativo y alcance

Tratamos los datos personales conforme a la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP y sus reformas), así como a la normativa tributaria aplicable a los comprobantes electrónicos emitida por el Ministerio de Hacienda y la Dirección General de Tributación.

Adicionalmente, adoptamos como referencia principios reconocidos internacionalmente, como los del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) y los Estándares de Protección de Datos Personales de la Red Iberoamericana: licitud, transparencia, limitación de la finalidad, minimización, exactitud, limitación del plazo de conservación, seguridad y responsabilidad proactiva.

Esta Política se aplica al sitio web facturele.com, a la plataforma de facturación electrónica, a las aplicaciones de Factúrele y a nuestros canales de contacto, soporte y venta.

Dos roles distintos: responsable y encargado

3 Datos personales que recopilamos

Recopilamos solo los datos necesarios para las finalidades descritas en esta Política. La mayoría nos los proporciona usted directamente; otros se generan automáticamente cuando usa nuestros servicios.

3.1 Cuenta y datos de contacto

Cuando se registra, inicia una prueba gratuita, contrata un plan o completa un formulario de contacto, podemos recopilar: nombre completo, tipo y número de identificación, nombre comercial y razón social de su empresa, correo electrónico, número de teléfono, dirección, actividad económica, preferencias de comunicación y la contraseña de acceso (que almacenamos cifrada y que nuestro personal no puede ver).

3.2 Datos tributarios y de configuración para la facturación electrónica

Para emitir comprobantes electrónicos válidos ante el Ministerio de Hacienda necesitamos: número de identificación tributaria, régimen y actividades económicas inscritas, datos de ubicación del establecimiento, así como las credenciales técnicas que usted nos entrega para firmar y transmitir los comprobantes (por ejemplo, la llave criptográfica, su PIN y las credenciales de acceso a los servicios de Hacienda).

Estas credenciales se almacenan cifradas, se usan exclusivamente para firmar y enviar sus comprobantes y no se comparten con terceros salvo con el Ministerio de Hacienda en la forma que exige el sistema de comprobantes electrónicos.

3.3 Datos de pago

Factúrele no almacena los números completos de tarjetas de crédito o débito. Los pagos son procesados por proveedores de pago certificados bajo el estándar PCI-DSS, incluyendo los pagos recurrentes. Nosotros solo conservamos la información necesaria para identificar la transacción (por ejemplo, fecha, monto, estado del pago, últimos cuatro dígitos y marca de la tarjeta) y emitir la factura correspondiente.

3.4 Información que usted registra en la plataforma

Los datos que usted ingresa o carga para operar su negocio —por ejemplo, su catálogo de clientes y proveedores, sus productos, los comprobantes emitidos y recibidos, archivos adjuntos y mensajes— son suyos y usted mantiene su control. Esta información puede incluir datos personales de terceros, como nombre, identificación, correo electrónico, teléfono y dirección de sus clientes. Respecto de estos datos, Factúrele actúa como encargado conforme a la sección 2.

3.5 Datos de navegación y uso

Cuando visita nuestro sitio o usa la plataforma, nuestros servidores registran de forma automática información técnica: dirección IP, fecha y hora de acceso, tipo y versión del navegador y del sistema operativo, idioma, páginas visitadas, página de referencia, ubicación aproximada derivada de la IP y registros de actividad dentro de la cuenta (por ejemplo, inicios de sesión y acciones relevantes para la seguridad). También usamos cookies y tecnologías similares, descritas en la sección 11.

3.6 Protección de formularios

Algunos formularios pueden estar protegidos por Google reCAPTCHA, que analiza características técnicas de su navegador y dispositivo para distinguir a personas de programas automatizados, y que puede utilizar cookies propias de Google. El uso de reCAPTCHA está sujeto a la Política de Privacidad y a los Términos de Servicio de Google.

3.7 Soporte y comunicaciones

Cuando nos contacta por correo, chat, teléfono, WhatsApp u otros canales, conservamos el contenido de la comunicación y los datos de contacto que nos facilite para atender su solicitud y dar seguimiento. Si una llamada va a ser grabada, se lo informaremos al inicio.

3.8 Solicitudes de empleo

Si participa en uno de nuestros procesos de selección, recopilamos su información de contacto y la que decida compartir en su currículum y carta de presentación. Si le hacemos una oferta, solicitaremos los datos adicionales necesarios para cumplir obligaciones laborales y de seguridad social. No le pediremos información que no sea necesaria para el proceso de contratación.

3.9 Datos sensibles y personas menores de edad

No solicitamos ni tratamos datos sensibles, es decir, datos que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida u orientación sexual, entre otros.

Le pedimos no incluirlos en campos libres de la plataforma salvo que sea estrictamente necesario para su operación y cuente con la base legal correspondiente.

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de 18 años y a empresas. No recopilamos deliberadamente datos de personas menores de edad.

4 Finalidades y fundamento del tratamiento

Usamos sus datos únicamente para las finalidades que le informamos. La siguiente tabla resume para qué los usamos y en qué nos basamos:

Comunicaciones comerciales

Solo le enviaremos comunicaciones comerciales si nos ha dado su consentimiento. Cada mensaje incluirá un mecanismo sencillo para darse de baja y la baja será efectiva sin costo.

Las comunicaciones operativas o de servicio (por ejemplo, avisos de vencimiento, cambios normativos que afecten la facturación o alertas de seguridad) no son publicidad y se las seguiremos enviando mientras tenga una cuenta activa.

Acceso de nuestro personal a los datos de su cuenta

Nuestro personal de soporte e ingeniería solo accede a la información registrada en su cuenta de forma limitada y en la medida razonablemente necesaria para: resolver problemas técnicos, atender una solicitud de soporte que usted haya realizado, cumplir una obligación legal o proteger la seguridad del servicio ante un uso contrario a nuestros Términos y Condiciones. Todo nuestro personal está sujeto a deberes de confidencialidad.

5 Con quién compartimos los datos

Factúrele no vende, alquila ni comercializa datos personales. Solo los compartimos en los siguientes casos:

• Ministerio de Hacienda. Los comprobantes electrónicos y la información asociada se transmiten a la Dirección General de Tributación porque así lo exige la normativa tributaria.
• Receptores de sus comprobantes. Cuando usted emite un comprobante, lo enviamos al correo electrónico del receptor que usted indique.
• Proveedores de servicios (subencargados). Empresas que nos prestan servicios de alojamiento en la nube, envío de correos, procesamiento de pagos, soporte y analítica. Solo reciben los datos necesarios para su función, actúan bajo nuestras instrucciones y están obligadas por contrato a mantener la confidencialidad y seguridad de la información.
• Socios comerciales y eventos. Solo si usted lo autoriza expresamente (por ejemplo, al solicitar que un socio implementador le contacte o al inscribirse en un evento coorganizado), compartiremos su nombre, correo, teléfono y empresa con el socio u organizador indicado.
• Autoridades. Cuando lo exija la ley o una orden de autoridad judicial o administrativa competente, o cuando sea necesario para ejercer o defender nuestros derechos.
• Reorganizaciones empresariales. En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrían transferirse a la entidad sucesora, que quedará sujeta a esta Política o a una que ofrezca un nivel de protección equivalente. Se lo notificaremos previamente.

Podemos compartir información agregada o anonimizada, que no permite identificar a ninguna persona, con fines estadísticos o de investigación.

6 Proveedores de servicios y transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores pueden almacenar o tratar datos fuera de Costa Rica. Cuando esto ocurre, nos aseguramos de que el proveedor ofrezca garantías adecuadas de protección (por ejemplo, contratos de tratamiento de datos con cláusulas de confidencialidad y seguridad, y certificaciones reconocidas como ISO/IEC 27001 o SOC 2), y realizamos la transferencia con base en el consentimiento que usted otorga al aceptar esta Política.

Le informaremos de los cambios relevantes en esta lista mediante la actualización de esta Política.

7 Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos contra pérdida, alteración, acceso o divulgación no autorizados, entre ellas: cifrado de la información en tránsito (TLS) y de las credenciales y contraseñas en reposo; control de acceso según el principio de mínimo privilegio; autenticación reforzada para el personal; registros de auditoría; respaldos periódicos; y acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores.

Ningún sistema es completamente infalible. Si ocurriera un incidente de seguridad que afecte sus datos personales, se lo notificaremos a usted y a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) en los términos y plazos establecidos por el Reglamento a la Ley N.º 8968, indicando la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las medidas adoptadas y las recomendaciones para protegerse.

Usted también contribuye a la seguridad: mantenga su contraseña, su llave criptográfica y su PIN en reserva, no los comparta y avísenos de inmediato si sospecha un acceso no autorizado a su cuenta.

8 Plazos de conservación

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se recopilaron y los plazos que exige la ley. Al vencer esos plazos, los eliminamos o anonimizamos de forma segura.

9 Sus derechos

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Acceso: saber si tratamos sus datos y obtener una copia de ellos, de forma gratuita.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios o se traten contrariamente a la ley, salvo que debamos conservarlos por obligación legal.
• Revocar su consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
• Oposición: oponerse a tratamientos específicos, como el envío de publicidad.
• Portabilidad: recibir los datos que nos proporcionó en un formato estructurado y de uso común (por ejemplo, exportar sus comprobantes en XML).

Cómo ejercerlos

Envíe su solicitud a conta@facturele.com indicando su nombre, el derecho que desea ejercer y una copia de su documento de identidad (o el documento que acredite la representación, si actúa por cuenta de otra persona). Atenderemos su solicitud sin costo dentro del plazo de cinco días hábiles que establece la Ley N.º 8968. Si la solicitud es compleja, le informaremos dentro de ese plazo las razones y los pasos a seguir.

Si sus datos fueron registrados en la plataforma por uno de nuestros clientes (por ejemplo, porque usted es receptor de sus facturas), le recomendamos dirigir su solicitud directamente a ese cliente, que es el responsable. Si nos la envía a nosotros, la trasladaremos y le apoyaremos para atenderla.

Si considera que no hemos atendido adecuadamente su solicitud, puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), www.prodhab.go.cr .

10 Obligaciones de nuestros clientes como responsables

Cuando usted registra datos personales de terceros en la plataforma, se compromete a: recopilarlos de forma lícita y contar con la base legal necesaria; informar a los titulares sobre el tratamiento; mantenerlos exactos y actualizados; no registrar datos sensibles innecesarios; y atender las solicitudes de los titulares. Factúrele tratará esos datos únicamente según sus instrucciones y para prestarle el servicio.

11 Cookies y tecnologías similares

Las cookies son pequeños archivos que se guardan en su navegador. Las utilizamos según la siguiente clasificación:

Puede aceptar, rechazar o configurar las cookies no esenciales mediante el aviso de cookies de nuestro sitio, y cambiar su elección en cualquier momento. También puede bloquearlas o eliminarlas desde la configuración de su navegador, aunque algunas funciones podrían dejar de funcionar correctamente.

12 Enlaces a sitios de terceros

Nuestro sitio puede contener enlaces a sitios de terceros, como el del Ministerio de Hacienda o los de nuestros socios. Esta Política no se aplica a esos sitios; le recomendamos revisar sus propias políticas de privacidad.

13 Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en nuestros servicios o en la legislación, incluida una eventual nueva ley de protección de datos personales en Costa Rica. Publicaremos la versión vigente en nuestro sitio con su fecha de actualización.

Si los cambios son sustanciales, se lo comunicaremos por correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma con al menos 15 días naturales de anticipación y, cuando la ley lo requiera, le solicitaremos un nuevo consentimiento.

14 Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos, escríbanos a conta@facturele.com, Costa Rica.