📢 Boletín Tributario #14
🕒 Resumen
La versión 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica incorpora dos nuevos medios de pago: SINPE Móvil y plataformas digitales como PayPal. Estas opciones permiten registrar con mayor precisión la forma en que se cancelan las facturas, mejorando la trazabilidad fiscal y contable.
Este boletín explica los cambios claves en el catálogo de medios de pago, las adecuaciones técnicas realizadas por Factúrele, y recomendaciones prácticas para su correcta aplicación en el sistema. La entrada en vigencia obligatoria de la versión 4.4 será el 1 de septiembre de 2025.
✍️ Introducción
La Dirección General de Tributación (DGT) de Costa Rica ha introducido la versión 4.4 del sistema de factura electrónica, la cual amplía significativamente el catálogo de medios de pago aceptados en los comprobantes digitales.
En esta actualización se incorporan nuevas opciones de pago, como SINPE Móvil y plataformas digitales tipo PayPal, que ahora podrán especificarse explícitamente en la factura.
Estos nuevos métodos se suman a los ya existentes (efectivo, tarjeta, transferencia, cheque, etc.), brindando un mayor detalle y precisión al registrar cómo se cancelan las facturas.
En este boletín explicamos los cambios clave en los medios de pago según la versión 4.4 y cómo Factúrele adapta sus sistemas para facilitar la transición, incluyendo mejoras técnicas y recomendaciones prácticas para aprovechar estos avances.
Catálogo ampliado de medios de pago en la versión 4.4
La versión 4.4 extiende el listado oficial de métodos de pago que pueden registrarse en una factura electrónica. Hasta la versión 4.3, los medios de pago reconocidos incluían principalmente: efectivo, tarjeta (crédito o débito), cheque, transferencia o depósito bancario, y pagos recibidos por terceros. Cada uno contaba con un código numérico (01 al 05) para su identificación en el archivo XML del comprobante.
Con la actualización 4.4 se añaden dos nuevos códigos al catálogo, elevando el total a siete métodos de pago aceptados:
Pago en moneda física (billetes/monedas).
Pagos con tarjeta de crédito o débito (procesados por datáfono u otro medio)
Cancelación mediante cheque bancario.
Pago vía transferencia electrónica tradicional o depósito en cuenta.
Pagos recogidos por un tercero autorizado (por ejemplo, servicios de cobro afiliados).
Pago recibido a través de SINPE Móvil, el sistema de transferencia electrónica por móvil en Costa Rica. Este medio debe indicarse ahora con su propio código específico en la factura, en lugar de agruparse genéricamente bajo “transferencia”.
Pago por medio de plataformas digitales en línea, como PayPal u otros servicios de pago electrónico. Este código distingue los pagos en línea de otros métodos (no confundir, por ejemplo, con una transferencia bancaria convencional).
¿Por qué importan estos nuevos códigos?
Principalmente porque brindan mayor precisión y trazabilidad. Antes, si un cliente pagaba vía SINPE Móvil, el emisor de la factura posiblemente lo registraba como una simple transferencia bancaria (código 04) por no existir otra opción. Ahora, con el código específico 06, queda claro que fue un pago móvil. Lo mismo ocurre con plataformas como PayPal: en lugar de clasificarlas erróneamente como “otros” o con el código genérico más cercano, se pueden identificar correctamente con el código 07. Este nivel de detalle ayuda tanto a la empresa como a las autoridades tributarias a entender mejor cómo se realizó cada transacción, facilitando controles y conciliaciones bancarias más exactas.
Cabe destacar que la inclusión de SINPE Móvil y PayPal no reemplaza a los métodos previos, sino que los complementa. El contribuyente sigue pudiendo usar efectivo, tarjetas, etc., pero ahora cuenta con un abanico más amplio de opciones para reflejar pagos electrónicos modernos. De hecho, con estos cambios “el sistema de facturación electrónica contará con un total de siete métodos de pago, lo que refleja la modernización y adaptación a las nuevas formas de transacción” en la economía costarricense. Esta modernización va de la mano con los esfuerzos de Hacienda por aumentar la trazabilidad de los pagos digitales y combatir la evasión fiscal, al identificar claramente el origen de los fondos en cada venta.
(Nota: La resolución oficial MH-DGT-RES-0027-2024 establece que la versión 4.4 será obligatoria a partir del 1 de septiembre de 2025 para todos los contribuyentes. Actualmente coexiste con la versión 4.3 durante un período de transición. Es importante que las empresas implementen estos nuevos códigos cuanto antes, anticipándose a la fecha límite.)
✍️ Adecuaciones técnicas de Factúrele frente a los cambios 4.4
Como proveedor costarricense de facturación electrónica y contabilidad automatizada, Factúrele ha adaptado sus programas para incorporar de inmediato estas novedades técnicas de la versión 4.4.
Nuestro equipo de desarrollo trabajó desde temprano en actualizar la plataforma, garantizando que los usuarios de Factúrele puedan registrar y reportar correctamente todos los nuevos medios de pago desde el día uno.
A continuación, resumimos las principales mejoras realizadas en el sistema Factúrele para alinearlo con los nuevos requerimientos:
Actualización del catálogo de medios de pago
El sistema Factúrele ahora incluye SINPE Móvil y plataformas digitales (PayPal, etc.) dentro del menú de opciones de “medio de pago” al emitir comprobantes. Al seleccionar uno de estos nuevos métodos, la factura electrónica generada incorporará el código correspondiente (06 u 07) en el campo del XML, conforme a la normativa. Esto asegura que sus facturas cumplan al 100% con la estructura exigida por Tributación, sin necesidad de ajustes manuales.
Ajustes en reportes y cierre diario:
Hemos adaptado todos los reportes clave de Factúrele para reflejar los nuevos medios. En particular, el Reporte de Cierre Diario – que resume las ventas del día por forma de pago – ahora desglosa los montos cobrados por SINPE Móvil y por plataformas digitales en líneas separadas, igual que lo hace para efectivo, tarjeta, etc. Esto le permite al usuario verificar fácilmente cuánto ingresó por cada vía. Por ejemplo, podrá ver si en el día se recibieron ₡500 000 en tarjetas, ₡200 000 en Sinpe Móvil o $300 vía PayPal, facilitando la conciliación con los depósitos que aparecen en la cuenta bancaria o en la cuenta PayPal.
Además, otros informes financieros (como resúmenes de ventas, cuentas por cobrar aplicadas, etc.) han sido revisados para incluir columnas o filtros por estos nuevos métodos de pago, brindando información más completa para la toma de decisiones.
Generación automática de asientos contables diarios a partir de cada factura o transacción.
Una de las fortalezas de Factúrele es la generación automática de asientos contables por cada factura cobradas, integrando la facturación con la contabilidad. Esta funcionalidad se actualizó para reconocer los códigos 06 y 07 y contabilizar correctamente el ingreso según el medio de cobro.
En la práctica, esto significa que cuando se emite una factura marcada como pagada por SINPE Móvil, el sistema registrará automáticamente la entrada de dinero en la cuenta contable de banco correspondiente (ya que un pago por Sinpe normalmente implica un depósito bancario inmediato) en lugar de, digamos, registrarlo en caja o en otra cuenta inapropiada.
De igual forma, si el pago fue mediante plataforma digital, Factúrele puede asignarlo a una cuenta contable de fondos en plataforma o transitoria, reflejando que el dinero está en, por ejemplo, la cuenta PayPal de la empresa y no aún en una cuenta bancaria local. Estos detalles técnicos garantizan que cada colón quede bien ubicado en los libros contables según su origen, reduciendo necesidad de reclasificaciones posteriores.
En resumen, la contabilidad automatizada de Factúrele ahora diferencia ingresos por tipo de medio de pago, dando mayor claridad financiera.
✅ Recomendaciones prácticas para los usuarios de Factúrele
La incorporación de nuevos métodos de pago en la factura electrónica conlleva cambios prácticos en la operación diaria. A continuación, brindamos algunas recomendaciones para que los usuarios de Factúrele implementen correctamente estos ajustes y aprovechen sus beneficios contables, minimizando el riesgo de errores de conciliación:
Verificar actualización del sistema
Si utiliza Factúrele en la nube, las mejoras de la versión 4.4 ya estarán incorporadas automáticamente. No obstante, confirme que dispone de la última versión antes de emitir documentos: asegúrese de ver las opciones “SINPE Móvil” y “Plataformas digitales” en el campo de medio de pago.
En caso de utilizar una versión de escritorio o local, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte para recibir la actualización correspondiente.
Capacitar al personal y ajustar procedimientos
Informe a su equipo de ventas, facturación y contabilidad sobre estos nuevos códigos y su significado. Es importante que quien genere la factura seleccione el medio de pago correcto según la realidad de la transacción. Por ejemplo, si un cliente le paga vía SINPE Móvil, ya no se debe marcar como “Transferencia”, sino específicamente como “SINPE Móvil (06)”.
Una selección adecuada evitará discrepancias más adelante. Considere realizar una breve capacitación interna o compartir este boletín con su personal encargado de facturar, de modo que todos estén alineados.
Aprovechar la mayor precisión contable
Utilice los detalles adicionales que brindan estos nuevos métodos en favor de su negocio. Los reportes segmentados por medio de pago le permitirán, por ejemplo, analizar qué porcentaje de sus ventas se cobran vía móvil o por plataformas en línea. Esta información puede ser valiosa para decisiones comerciales (¿Le conviene promover más cierto medio de pago por su rapidez o costo menor?).
Además, en la contabilidad tendrá segregados los saldos de efectivo vs. lo depositado en bancos vs. lo acumulado en PayPal u otras plataformas, lo que proporciona un control financiero más claro.
Conciliación bancaria más fácil
Al final de cada día o período contable, compare los montos reportados en Factúrele con los estados de cuenta de sus bancos y plataformas. Gracias al desglose por método de pago, podrá conciliar de forma más directa. Por ejemplo, si Factúrele indica ₡200 000 recibidos por SINPE Móvil en el día, ese monto debería reflejarse en los movimientos de su cuenta bancaria (posiblemente como varios abonos individuales de diferentes clientes vía Sinpe).
Si todo está correctamente registrado, la suma coincidirá, facilitando la detección de cualquier diferencia. Evite errores de conciliación ingresando siempre el código adecuado: un pago móvil registrado incorrectamente como “efectivo” o “tarjeta” podría hacer que su caja cuadrada o el corte de tarjeta no coincida con la realidad, complicando la conciliación. En cambio, con los códigos bien utilizados, cada ingreso estará en su lugar correcto.
Actualice su catálogo de cuentas si es necesario
Con la llegada de nuevos medios, verifique junto a su contador si se requiere crear cuentas contables adicionales (por ejemplo, una cuenta para fondos en plataformas digitales, si antes no la tenían). Factúrele permite configurar la correspondencia entre métodos de pago y cuentas contables. Asegurarse de tener esta configuración al día le garantizará que los asientos automáticos mencionados se registren exactamente donde usted lo espera en su plan de cuentas.
Soporte ante cualquier duda
No dude en contactar al equipo de soporte de Factúrele si requiere asistencia para configurar o usar estos nuevos métodos de pago. Estamos preparados para ayudarle en la transición a la versión 4.4, aclarar cualquier pregunta técnica y asegurarnos de que saque el máximo provecho de las nuevas funcionalidades sin contratiempos.
📌 Conclusión
la introducción de SINPE Móvil y las plataformas digitales en la factura electrónica costarricense representa un paso positivo hacia la digitalización y transparencia en las transacciones comerciales. Al contar con un campo específico para estos pagos, se logra un registro más fiel de la realidad económica de cada negocio.
Factúrele se mantiene a la vanguardia de estos cambios para que usted pueda cumplir con la normativa sin complicaciones, beneficiándose además de procesos contables más automatizados y precisos. Implementar correctamente estos nuevos métodos de pago no solo le evitará sanciones o rechazos de comprobantes, sino que le brindará ventajas prácticas en el control de sus finanzas diarias.
¿Está listo para aprovechar al máximo estas mejoras?
Factúrele ya está adaptado para respaldar a su empresa en este nuevo capítulo de la facturación electrónica. Le invitamos a poner en práctica estas recomendaciones y a consultarnos cualquier inquietud – nuestro compromiso es facilitarle una experiencia fiscal sin complicaciones, para que pueda enfocarse en lo que mejor hace: hacer crecer su negocio.
