Boletín Tributario #21
Resumen
Factura Electrónica de Compra 4.4, un nuevo comprobante electrónico.
A partir de la nueva versión 4.4 de la facturación electrónica en Costa Rica, todas las empresas y contribuyentes que adquieran servicios o bienes intangibles de proveedores extranjeros (no domiciliados en el país) están obligados a emitir una factura electrónica de compra. Esto significa que si tu empresa contrata servicios digitales, licencias, consultorías, publicidad en línea o cualquier otro servicio intangible proveniente del exterior, ahora debes generar este comprobante electrónico especial.
¿Qué nos permite la Factura Electrónica de Compra 4.4?
Esta factura electrónica de compra te permite cumplir con el registro adecuado del IVA, que deberás autoliquidar al emitirla. Si realizas actividades gravadas con IVA, este impuesto podrás usarlo como crédito fiscal; si no, deberás asumirlo como gasto. Factúrele ya tiene integrada esta funcionalidad en su sistema actualizado, facilitando la emisión automática de estas facturas y calculando correctamente el IVA correspondiente.
¿Cómo ha actuado Factúrele ante esta nueva inclusión?
Factúrele ha incorporado reportes específicos para monitorear estos servicios importados y asegurar el correcto cumplimiento tributario. Con esto, tendrás claridad en tus obligaciones fiscales y evitarás sanciones por incumplimiento.
Para aprovechar estas ventajas, asegúrate de actualizar o adquirir Factúrele, simplificando así tu gestión tributaria y cumpliendo fácilmente con las nuevas exigencias legales.
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Nuestro equipo está a tu disposición para demostraciones y asistencia en la migración. Con Factúrele, convertir una obligación fiscal en una oportunidad de mejora es posible.
Introducción
La versión 4.4 de la facturación electrónica en Costa Rica introduce nuevas obligaciones como la factura electrónica de compra para servicios importados, que exige a las empresas documentar las compras a proveedores extranjeros. Esta medida refuerza el control fiscal al asegurar la correcta declaración del IVA y la trazabilidad de posibles impuestos sobre pagos al exterior (remesas), impactando a contadores, pymes, empresarios y emprendedores que adquieren servicios digitales o profesionales del extranjero.
En este boletín explicamos en lenguaje sencillo los detalles de esta nueva obligación, sus implicaciones tributarias clave, y cómo Factúrele se ha adaptado para facilitar su cumplimiento, incluyendo reportes y herramientas actualizadas.
Nueva obligación: ¿Qué es la Factura Electrónica de Compra?
La factura electrónica de compra es un nuevo tipo de comprobante electrónico creado en la versión 4.4 del sistema costarricense de facturación electrónica. Consiste en un documento que el comprador (contribuyente en Costa Rica) emite para respaldar la adquisición de bienes intangibles o servicios a un proveedor no domiciliado en Costa Rica, es decir, a vendedores del extranjero que no facturan electrónicamente en el país. En otras palabras, si tu empresa contrata un servicio o compra un bien digital a un proveedor del exterior, ahora estás obligado a “autofacturarte” esa compra mediante este comprobante especial.
¿Por qué se implementa esta medida?
Principalmente para asegurarse de que dichas transacciones queden registradas ante la Dirección General de Tributación (DGT) y así facilitar el control de impuestos. Al emitir una factura electrónica de compra, se deja constancia oficial de la transacción, lo que garantiza la declaración del IVA correspondiente y la trazabilidad de eventuales impuestos sobre la renta por remesas al exterior que pudieran aplicar. Antes de esta norma, muchas compras de servicios digitales o asesorías internacionales quedaban sustentadas solo con facturas extranjeras, dificultando a Hacienda fiscalizar el IVA e identificar pagos sujetos a retención. Con la factura de compra, cada operación internacional relevante queda debidamente registrada en el sistema local.
Cabe destacar que esta obligación recae en los contribuyentes del régimen tradicional (régimen general de tributación). Quienes operan bajo régimen simplificado en Costa Rica no están obligados a utilizar factura electrónica en la mayoría de casos; por lo tanto, la nueva factura de compra está orientada a las empresas y profesionales que ya facturan electrónicamente en el régimen tradicional. De hecho, el mecanismo es similar a cuando se compra a un proveedor del régimen simplificado dentro de Costa Rica (quienes no emiten factura electrónica): el adquirente genera una factura de compra para documentar ese gasto. Ahora, el mismo principio se extiende a las compras en el extranjero.
¿Aplica a todos los tipos de compras?
Es importante aclarar que solo aplica a servicios y bienes intangibles adquiridos internacionalmente. Si importas bienes físicos o mercancías tangibles, no necesitas emitir una factura electrónica de compra por ellos, ya que esas importaciones se documentan mediante el Documento Único Aduanero (DUA) y la factura comercial del proveedor foráneo, cumpliendo con la normativa aduanera vigente. En cambio, para servicios como software en la nube, licencias digitales, consultorías profesionales, publicidad en plataformas digitales, suscripciones online o cualquier otro servicio intangible consumido en Costa Rica, sí deberás generar la factura electrónica de compra.
En resumen, siempre que el proveedor extranjero no esté obligado a emitir comprobantes electrónicos costarricenses, la responsabilidad de facturar recae en el comprador local.
Manejo del IVA en servicios importados
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Una de las implicaciones tributarias más importantes de esta nueva obligación es el correcto manejo del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Conforme a la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, los servicios adquiridos a proveedores extranjeros están gravados con el IVA general (13%), al igual que los servicios locales. Sin embargo, el proveedor extranjero usualmente no cobrará ni remitirá ese impuesto a Costa Rica. Por ello, la normativa establece que es el destinatario del servicio en Costa Rica quien debe autoliquidar el IVA de esa transacción.
En la práctica, esto significa que al emitir la factura electrónica de compra, tu empresa calculará el 13% de IVA sobre el monto del servicio importado. Ese impuesto se debe incluir en la factura de compra y posteriormente declarar a Hacienda. Si tu empresa realiza actividades gravadas (no exentas) con IVA, podrás usar ese IVA pagado como crédito fiscal en la misma declaración mensual, compensándolo contra el IVA que cobraste en tus ventas locales.
En esencia, la operación queda neutra en cuanto a IVA si el servicio importado está relacionado con actividades gravadas de tu negocio: cargarás un IVA como “venta” por cuenta del proveedor extranjero, pero a la vez lo descargarás como IVA crédito. Eso sí, el proceso obliga a registrar y reportar adecuadamente la transacción.
Ejemplificación
Por ejemplo, supongamos que contrataste a una empresa en Estados Unidos para un servicio de consultoría en marketing digital por $1,000. Al emitir la factura electrónica de compra en Costa Rica, detallarás el monto del servicio $1,000 y el IVA del 13% (₡130 en términos aproximados, asumiendo dólares solo para el ejemplo).
En tu declaración mensual de IVA, incluirás esos ₡130 como débito (IVA por pagar) pero también como crédito fiscal, siempre que ese servicio esté vinculado a tu actividad gravada. Si tu empresa puede acreditar plenamente el IVA, no terminarás pagando efectivamente esos ₡130 (se compensan); pero Hacienda tendrá el registro de la operación y se asegura de que se cumpla con el proceso formal.
¿Qué sucede si tu empresa realiza actividades exentas o el servicio importado no está relacionado con ventas gravadas?
En ese caso no podrías acreditarte el IVA pagado, por lo que el 13% se convierte en un costo (gasto no recuperable). Aun así, estás obligado a emitir la factura de compra y a liquidar el impuesto, aunque no puedas deducirlo. Este punto es crucial para los contadores: deben evaluar la naturaleza del servicio importado y su uso en la empresa, para determinar si el IVA será recuperable o no.
Factúrele te ayuda en este aspecto clasificando adecuadamente la transacción, de modo que los reportes fiscales reflejen correctamente si el crédito aplica o no, evitando errores en la declaración.
Además del IVA, la factura de compra también contribuye a controlar otros tributos asociados. Por ejemplo, ciertos pagos al exterior por servicios pueden estar sujetos a retención de Impuesto sobre la Renta (las llamadas “remesas al exterior”, con tarifas que varían según el tipo de servicio). Al quedar la transacción registrada con una factura electrónica de compra, Hacienda puede cruzar información para verificar que, si correspondía hacer una retención de renta, el contribuyente la haya aplicado.
En síntesis, este nuevo comprobante fortalece el cumplimiento integral: asegura el pago del IVA de importación de servicios y permite la trazabilidad de obligaciones por impuestos sobre la renta asociados a esos pagos internacionales.
Ejemplos prácticos de servicios importados que requieren factura de compra
Para entender mejor la aplicación de esta norma, veamos algunos ejemplos comunes en los que debes emitir una factura electrónica de compra:
Imagina que tu empresa utiliza un software de gestión en la nube provisto por una compañía fuera de Costa Rica, o paga una suscripción a herramientas como Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, etc. Dado que el proveedor es extranjero y te factura sin IVA costarricense, debes generar una factura de compra local por el servicio. Registrarás el monto pagado por la suscripción y calcularás el IVA del 13% sobre dicho monto.
Este documento se envía a Hacienda a través del sistema electrónico, igual que harías con cualquier factura de venta, dejando constancia del gasto y del impuesto auto-liquidado.
Supongamos que contratas a un consultor o desarrollador de software independiente radicado en otro país para un proyecto específico. El consultor te entrega una factura del exterior (sin IVA CR) por sus honorarios. Según la nueva regulación, tu compañía deberá emitir una factura electrónica de compra por esos honorarios.
Por ejemplo, por un servicio de consultoría de $2,000, emitirás la factura de compra por ese monto más ₡260 (13%) de IVA. Este IVA se reportará en tu declaración y, si la consultoría está vinculada a tu actividad gravada, tomarás el crédito fiscal correspondiente. Nuevamente, el proceso asegura que la transacción quede formalizada ante Hacienda.
Muchas empresas invierten en publicidad en redes sociales (Facebook, Instagram) o en buscadores como Google, cuyos proveedores de servicios de publicidad generalmente están domiciliados fuera de Costa Rica. Aunque estos gigantes a veces cargan impuestos locales en las transacciones de consumidores vía tarjeta (gracias al mecanismo de agentes de retención), las empresas inscritas como contribuyentes deben igualmente respaldar el gasto. Por lo tanto, si tu empresa paga ₡1,000 en anuncios de Facebook (venta de un servicio publicitario digital desde el extranjero), deberás emitir una factura electrónica de compra por ese importe, con ₡130 de IVA.
Esto te permitirá registrar el gasto publicitario para deducción del impuesto sobre la renta y el IVA para crédito fiscal, cumpliendo a la vez con la normativa de comprobantes.
Estos ejemplos ilustran que, en general, cualquier servicio intangible, licencia, royalty o bien digital pagado a un no domiciliado debe generar su respectiva factura de compra. Es un cambio significativo en la operativa diaria de los contadores: anteriormente bastaba con adjuntar la factura extranjera como soporte contable, pero ahora se requiere un paso adicional de documentación electrónica ante Hacienda.
La recomendación es mantener un control de todas las adquisiciones de servicios en el exterior; por pequeñas que sean, deberán estar respaldadas con su factura de compra para que el gasto sea deducible y el IVA acreditable. Herramientas como Factúrele facilitan esta tarea, automatizando la detección y registro de estos servicios importados, como veremos más adelante.
Adaptación de Factúrele a la versión 4.4 (Beneficios para nuestros usuarios)
La buena noticia para nuestros clientes es que Factúrele ya se ha actualizado para incorporar automáticamente todos los cambios de la versión 4.4 de comprobantes electrónicos, incluyendo la nueva factura electrónica de compra.
Aunque la administración tributaria extendió el plazo obligatorio para implementar estos cambios hasta el 1 de septiembre de 2025, en Factúrele hemos adelantado trabajo para que no tengas que esperar y puedas cumplir desde ya con la normativa de forma sencilla.
A continuación, destacamos las principales adaptaciones y beneficios que nuestra plataforma ofrece frente a estos cambios:
Emisión simplificada de facturas de compra
Factúrele te permite generar una factura electrónica de compra con la misma facilidad que emites una factura de venta. Al registrar un gasto o servicio importado en el sistema, este detecta que el proveedor es extranjero (no domiciliado) y te guía para crear el comprobante de compra correspondiente.
Nuestro sistema ya incluye el nuevo tipo de identificación “Extranjero no domiciliado” (identificado con el código 05 en el XML) y el campo de “Otras señas del extranjero” para ingresar los datos del proveedor foráneo. Esto significa que no tendrás que preocuparte por detalles técnicos: simplemente seleccionas al proveedor del exterior, y Factúrele colocará automáticamente la clasificación correcta en el comprobante.
Adicionalmente, la plataforma añade de forma automática la información del “Proveedor de sistemas” en cada factura (un nuevo requisito de la versión 4.4 para indicar el software utilizado), identificando a Factúrele como tu sistema de facturación autorizado. Todo esto viene preconfigurado, garantizando que cada factura cumpla con el formato exigido por Hacienda.
Cálculo automático de impuestos y contabilización inmediata
Al emitir la factura de compra en Factúrele, el sistema calcula automáticamente el IVA correspondiente (13% u otra tarifa si aplica alguna excepción) y lo incorpora en el comprobante. Además, nuestra integración contable registra al instante la partida del gasto y el IVA en tus libros, sin que tengas que hacer asientos manuales. Cada factura – ya sea de compra o de venta – se procesa al instante y se traduce en sus asientos contables respectivos. Esto reduce errores humanos y asegura que tanto el gasto como el crédito fiscal queden contabilizados correctamente.
En caso de que cierto servicio importado no permita crédito (por ejemplo, por ser tu actividad exenta), el sistema puede marcar ese IVA para que no se aplique como crédito en la declaración, según la configuración fiscal de la cuenta, evitando así aprovechamientos indebidos o inconsistencias.
Reportes actualizados para monitorear servicios importados
Hemos incorporado nuevos reportes financieros y tributarios enfocados en las compras internacionales. Por ejemplo, ahora puedes generar con un clic un reporte de “Servicios Importados” donde visualizarás todas las facturas electrónicas de compra emitidas en un periodo, con detalles como proveedor extranjero, monto antes de impuesto, IVA liquidado y si el IVA fue acreditable o no.
Este reporte te facilita el control interno y la preparación de tus declaraciones. Asimismo, los libros de compras en Factúrele fueron ajustados para incluir separadamente los totales de facturas de compra, distinguiéndolos de las facturas a proveedores nacionales.
De este modo, al revisar tus compras del mes, podrás identificar cuánto corresponde a servicios importados. Esta información consolidada resulta muy útil para los contadores al momento de verificar el cumplimiento y para sustentar ante una eventual auditoría que todos los servicios externos están debidamente facturados.
Declaración de IVA y otros formularios lista para presentar
Uno de los grandes beneficios de Factúrele es que preparamos automáticamente los datos para tus declaraciones tributarias. Con la introducción de las facturas de compra, nuestro software ya contempla los ajustes necesarios en el formulario D-104 (declaración mensual de IVA).
Los montos de IVA generado por servicios importados aparecen en la sección correspondiente de la declaración, listos para que los confirmes y presentes. Factúrele calcula el IVA por pagar y el crédito fiscal continuo en tiempo real, y genera reportes fiscales listos para presentar ante Hacienda. Esto te da la tranquilidad de saber que, cuando presentes tu declaración, incluirá correctamente el IVA de servicios importados sin cálculos adicionales de tu parte.
Además, estamos preparados para las futuras implementaciones de declaraciones prellenadas que Hacienda proyecta lanzar como parte de la estrategia TRIBU-CR: al mantener todos tus comprobantes al día en Factúrele, la información que Hacienda pre-cargue será consistente con tus registros, evitando discrepancias.
Capacitación y soporte continuo
Entendemos que estos cambios pueden generar dudas, por lo que en Factúrele hemos reforzado nuestro soporte. Al ser cliente, cuentas con asistencia 24/7 para ayudarte en la emisión de tus primeros comprobantes de compra o en la interpretación de los nuevos reportes.
Nuestro equipo ya ha capacitado a muchos usuarios en el uso de estas funcionalidades, ofreciendo guías paso a paso. Dentro del sistema encontrarás pequeñas ayudas contextuales (tooltips) que te recordarán, por ejemplo, cuándo usar una factura de compra, cómo ingresar los datos del proveedor extranjero o cómo verificar el cálculo del IVA.
El objetivo es que te sientas acompañado en esta transición hacia la versión 4.4. Recuerda que mantener tu software actualizado con proveedores confiables como Factúrele es clave para cumplir fácilmente con la ley sin interrumpir las operaciones de tu negocio.
Conclusión: Manténgase al día con Factúrele
La introducción de la factura electrónica de compra para servicios importados marca un antes y después en las obligaciones fiscales de las empresas en Costa Rica. Si bien puede parecer un requerimiento adicional engorroso, con las herramientas adecuadas se transforma en un procedimiento sencillo y beneficioso.
Factúrele se ha posicionado como un aliado estratégico en este proceso de cambio: nuestro software no solo está 100% adecuado a la versión 4.4 de la facturación electrónica, sino que añade valor agregado automatizando cálculos, registros y reportes que facilitan la vida del contribuyente.
En resumen, adoptar Factúrele o asegurarse de tener la última actualización del sistema te brindará: cumplimiento automático de la nueva normativa (evitando posibles sanciones), ahorro de tiempo en la generación de comprobantes y declaraciones, y visión clara de tus obligaciones de IVA en servicios importados. Invitamos a todos nuestros lectores – contadores, dueños de pymes, empresarios y emprendedores – a sacar provecho de estas mejoras.
Si aún no eres usuario de Factúrele, este es el momento ideal para unirte y simplificar tu gestión tributaria. Y si ya formas parte de la familia Factúrele, asegúrate de explorar los nuevos reportes y funcionalidades: fueron creados para que dediques menos tiempo a trámites y más a hacer crecer tu negocio.
¡Actualiza o adopta Factúrele hoy mismo y lleva tu facturación electrónica al siguiente nivel!
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