📢 Boletín Tributario #30
Resumen
Actualización Tributaria: Versión 4.4 de Facturación Electrónica en Costa Rica y Declaración de IVA en TRIBU-CR
Versión 4.4 obligatoria desde septiembre 2025
La Dirección General de Tributación (DGT) implementó la versión 4.4 de comprobantes electrónicos, con convivencia opcional desde abril 2025 y uso obligatorio a partir del 1 de septiembre de 2025. Esta versión introduce 146 ajustes al esquema de factura electrónicafacturele.com, por lo que las empresas deben actualizar sus sistemas de facturación antes de esa fecha para evitar rechazos o sanciones.
Nuevos documentos y campos técnicos
Se crea el Recibo Electrónico de Pago (REP), un nuevo comprobante obligatorio para ventas a crédito con IVA diferido hasta 90 días y para servicios facturados a instituciones del Estado.
Además, la versión 4.4 agrega campos y categorías como: código de actividad económica del cliente (CIIU4) obligatorio en facturas, notas y facturas de compra; nuevos tipos de identificación de emisor (“Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente”) para facilitar la Factura Electrónica de Compra; nuevos medios de pago (incluyendo SINPE Móvil); nuevos códigos de impuesto (por ejemplo, tarifa 0% sin derecho a crédito para operaciones no sujetas); campo de “Tipo de Transacción” para señalar tratos especiales (como mercancía de autoconsumo exenta); y detalle obligatorio de la naturaleza del descuento (más de 9 opciones).
También se incorporan unidades de medida adicionales (e.g. activo virtual, fanega de café) y ajustes en campos existentes como CAByS (ahora obligatorio en notas de crédito/débito si la factura original lo tenía).
Cambios enfocados en el IVA
La versión 4.4 desglosa con mayor precisión las bases imponibles de IVA en las facturas electrónicas. Por ejemplo, ahora se distinguen totales de bienes vs. servicios gravados, exentos, exonerados o no sujetos dentro del resumen del comprobante. Esto permite categorizar mejor cada transacción para la declaración de impuestos. También se añade la opción de “Venta a crédito en IVA hasta 90 días” (código de condición de venta 10) y su correspondiente “Pago de venta a crédito en IVA hasta 90 días” (código 11, usado en el REP), conforme a la reforma del artículo 27 de la Ley de IVA.
En otras palabras, ciertos contribuyentes podrán diferir el pago del IVA hasta por 90 días en facturas a crédito, pagando efectivamente el impuesto al momento del cobro mediante un REP. Esto mejora la liquidez del negocio pero exige llevar control de los plazos para emitir el REP y liquidar el impuesto pendiente.
Declaraciones de IVA prellenadas en TRIBU-CR
El nuevo sistema TRIBU-CR (activo desde agosto 2025) aprovechará los datos de la factura electrónica 4.4 para pre-completar las declaraciones de impuestos, empezando con el IVA mensual. Gracias a los campos adicionales de la versión 4.4 (p. ej. identificación de consumidor final no contribuyente, medios de pago detallados), Hacienda podrá interpretar correctamente cada transacción e ingresar valores sugeridos de ventas gravadas, exentas y compras con crédito fiscal en el formulario D-104. El contribuyente ya no declarará el IVA separado por actividad económica, sino según las ventas totales por tarifa de impuesto aplicada.
TRIBU-CR desplegará las distintas tarifas de IVA (13%, 4%, 0%, etc.), donde se ingresará el monto facturado por cada una y el sistema calculará automáticamente el impuesto correspondiente; luego solicitará las compras totales del periodo para calcular el IVA crédito. El resultado será un borrador del impuesto a pagar, que el usuario podrá verificar y confirmar. Aunque gran parte de la declaración venga prellenada, el contribuyente sigue siendo responsable de revisar y corregir cualquier dato antes de presentar.
Nuevas obligaciones: servicios importados y factura de compra
La versión 4.4 refuerza obligaciones tributarias existentes. Destaca la exigencia de emitir Factura Electrónica de Compra al adquirir servicios o bienes intangibles de proveedores extranjeros (caso de “inversión del sujeto pasivo”, es decir, IVA autoliquidado).
Asimismo, se deberá usar factura de compra para compras de bienes a sujetos no inscritos (p. ej. adquisición de bienes usados a personas físicas no contribuyentes). Estos comprobantes especiales permiten al comprador documentar la transacción y asumir el IVA correspondiente según la ley (con derecho a crédito fiscal cuando proceda). No se trata de nuevos impuestos, sino de nuevos procedimientos para cumplir con el IVA en este tipo de operaciones, ahora integrados al sistema electrónico.
Por ejemplo, si una pyme contrata un servicio a un proveedor extranjero, deberá autogenerar una factura de compra registrando al proveedor como “Extranjero no domiciliado” para cargar y acreditar el IVA según correspondafacturele.com. Igualmente, las ventas de mercancía no nacionalizada o el autoconsumo deberán identificarse correctamente con los nuevos códigos, asegurando el tratamiento fiscal adecuado.
Preparación y soporte de Facturele
Facturele ha actualizado su plataforma para adaptarse plenamente a la versión 4.4, incorporando todos los nuevos requisitos técnicos antes de su entrada en vigor. De este modo, nuestros clientes (pymes, contadores y empresas) pueden generar sus comprobantes 4.4 sin complicaciones y cumplir con Hacienda. Además, la solución de Facturele está lista para integrarse con TRIBU-CR, facilitando el envío de datos correctos para las declaraciones prellenadas.
Contar con un sistema de facturación electrónica autorizado y al día es fundamental: la propia DGT advierte que el proveedor de sistemas debe identificarse en cada factura y estar inscrito ante Tributación (de lo contrario el comprobante generará una advertencia). Al elegir Facturele, usted asegura que su facturación cumple la normativa vigente y recibe acompañamiento experto en esta transición.
Nota: La legislación prevé sanciones por incumplir la factura electrónica, incluyendo multas de hasta ₡924.400 por no emitir comprobantes y hasta ₡46.200.000 por no suministrar información en plazo, e incluso el cierre del negocio en caso de reincidencia. Con Facturele, minimiza estos riesgos al automatizar el cumplimiento.
Detalle de Cambios en la Versión 4.4 vs 4.3 (Enfoque IVA)
La versión 4.4 de comprobantes electrónicos, oficializada mediante la Resolución General MH-DGT-RES-0027-2024 (19/11/2024) y el Decreto Ejecutivo Nº 44739-H que aprobó el nuevo Reglamento de Comprobantes Electrónicos, representa una actualización sustancial respecto a la anterior versión 4.3.
A continuación, se enumeran los cambios más relevantes, especialmente aquellos que impactan la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA):
Recibo Electrónico de Pago (REP)
Es el cambio emblemático de la versión 4.4. Consiste en un nuevo tipo de comprobante electrónico creado para registrar el pago de facturas a crédito en dos situaciones específicas:
(1) cuando se prestan servicios al Estado (instituciones públicas).
(2) cuando una venta a crédito se acoge al diferimiento de IVA hasta 90 días.
En estos casos, el emisor de la factura no paga el IVA al momento de emitirla, sino que espera hasta recibir el dinero. Una vez cobrado el pago (o al cumplirse el plazo máximo de 90 días, lo que ocurra primero), se debe emitir el REP, referenciando la factura original, para informar a Hacienda y liquidar el IVA pendiente. De esta manera, el impuesto se cancela efectivamente al cobrar y no al facturar.
Este mecanismo, habilitado por el artículo 27 de la Ley de IVA reformado, mejora la liquidez de las pymes al no obligarlas a financiar el IVA de ventas a crédito de inmediato. Importante: Solo ciertos contribuyentes pueden usar esta facilidad – quedan excluidos los Grandes Contribuyentes Nacionales y quienes realicen actividades financieras lucrativas, según la norma*.
En la práctica, el proceso es:
En la factura original indicar “venta a crédito en IVA hasta 90 días” (condición de venta código 10) y luego, al cobrar, emitir un REP indicando “pago de venta a crédito en IVA hasta 90 días” (condición de venta código 11) y referenciando el número y fecha de la factura original.*
Un ejemplo del Ministerio de Hacienda muestra que el REP debe incluir una línea de detalle con el monto del pago recibido (utilizando un código CABYS genérico para “transferencias corrientes”) y los datos de referencia de la factura original. Este REP permite al sistema tributario reconocer que el IVA de esa venta ya es exigible. Para el contribuyente, supone un nuevo paso administrativo por cada factura a crédito diferida, pero a la vez le otorga un respiro de hasta tres meses en el flujo de caja.
Desglose detallado de montos según tratamiento del IVA
Los comprobantes 4.4 mejoran la claridad del resumen de la factura (sección de totales) en cuanto a cómo las líneas están gravadas o no. En versiones anteriores, solo se indicaban sumas totales gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas en conjunto.
Ahora, en 4.4, se distinguen por tipo de bien o servicio. Es decir, existen campos separados para “Total de servicios gravados”, “Total de mercancías gravadas”, “Total de servicios exentos”, “Total de mercancías exentas”, y así sucesivamente para exonerados y no sujetos.
Estos campos son obligatorios de forma condicional: por ejemplo, “TotalMercanciasExentas” se debe reportar si la factura incluye bienes (códigos CAByS de categoría mercancía) que estén exentos de IVA; análogamente, “TotalServExentos” aplicará si hay servicios exentos, etc.
De no llenarse cuando corresponde, el sistema rechazará el comprobante. Este desglose punto por punto asegura que Hacienda reciba información más precisa para el formulario de IVA, diferenciando ventas de bienes y de servicios según su tratamiento tributario. Para el contribuyente emisor, implica que su software de facturación debe calcular y llenar automáticamente estos campos, evitando errores.
En Facturele, por ejemplo, esta lógica ya está integrada para que el usuario no tenga que preocuparse por los cálculos: nuestro sistema sumará correctamente cada rubro (gravados, exentos, etc.) en la estructura XML de la factura
Código de tarifa IVA y derecho a crédito
Relacionado con lo anterior, Hacienda introdujo un nuevo código de tarifa de IVA (Código 11) denominado “Tarifa 0% sin derecho a crédito”. Este código se usará exclusivamente para operaciones no sujetas a IVA que no dan derecho a crédito fiscal. Un caso típico de “no sujeto” sería la venta de bienes usados por parte de alguien que no es contribuyente del IVA, o ciertos traspasos que por ley no están gravados.
Antes, muchos contribuidores podían clasificar tales transacciones simplemente como exentas o al 0%, pero eso podía llevar a confusión, pues las ventas exentas sí otorgan derecho a crédito fiscal (ej.: exportaciones, que son tarifa 0% pero pueden acreditar IVA en sus insumos), mientras que las no sujetas no generan ese derecho.
Con la nueva versión, al usar el código 11 se deja claro que es un ingreso fuera del objeto del impuesto y que el IVA soportado en compras relacionadas no es acreditable. Este es un ajuste técnico fino, pero importante para el correcto cálculo del prorrateo de créditos fiscales en empresas con actividades mixtas (gravadas y no gravadas).
En la declaración prellenada de IVA, estas ventas con tarifa 0% sin crédito seguramente se reflejarán aparte para calcular adecuadamente la proporción de créditos deducibles, cuando aplique.
Ampliación de “Condiciones de venta” y medios de pago
La factura electrónica 4.4 trae nuevas opciones en el campo Condición de la venta. Además de contado, crédito y arrendamiento ya existentes, ahora se contempla, por ejemplo, la opción “Venta de mercancía no nacionalizada”. Esto se refiere a ventas de bienes que están en el país pero bajo regímenes suspensivos (p.ej. zona franca o depósitos aduaneros) y por tanto no se han nacionalizado; dicha venta puede no generar IVA en ese momento. Incluir esta condición ayuda a identificar esas transacciones particulares.
Adicionalmente, en el campo Medio de pago, se agregan métodos modernos: destaca SINPE Móvil (la popular plataforma de pagos móviles en CR) y “Plataforma digital”, entre otros. Ahora el emisor puede indicar si el cobro se hizo (o se hará) vía SINPE Móvil, transferencia electrónica, etc., lo cual amplia las alternativas más allá de efectivo, tarjeta, cheque y otros medios tradicionales. Si bien esto es información principalmente estadística o de control, complementa el comprobante.
Por ejemplo, Hacienda podría en un futuro cruzar si los montos reportados como cobrados por SINPE Móvil coinciden con datos del Banco Central. Para el usuario, solo implica seleccionar el medio correcto en su sistema de facturación; Facturele ya incorporó estos nuevos métodos de pago en su interfaz.
Identificación de emisores y receptores
La versión 4.4 mejora la flexibilidad para identificar a las partes de la transacción, especialmente cuando no son contribuyentes habituales. En el campo Tipo de identificación del emisor y receptor se agregan las categorías “Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente”. Esto resulta fundamental para emitir comprobantes en escenarios especiales.
Por ejemplo, la Factura Electrónica de Compra (FEC) –documento que emite un contribuyente para respaldar una compra a alguien que no puede entregar factura electrónica– ahora permite señalar si ese vendedor es un extranjero sin domicilio fiscal en CR o un no contribuyente local. Antes, existían limitaciones para registrar estos casos (se usaba NITE genérico u otros identificadores con dificultad).
Con los nuevos tipos, el comprador puede ingresar por ejemplo el pasaporte o identificación extranjera del proveedor no domiciliado, etiquetándolo correctamente, y el sistema de Hacienda reconocerá que se trata de una autofactura por servicios importados.
Similarmente, si una empresa adquiere bienes agrícolas o usados a productores del régimen simplificado o a personas no inscritas, podrá emitir la FEC marcando “No contribuyente” como tipo de ID del vendedor. Implicación: Se formalizan estas transacciones, permitiendo al comprador cumplir con la ley (pagando el IVA como sujeto pasivo en inversión, o registrando el gasto deducible) y al Fisco obtener visibilidad. Para muchos contribuyentes que no acostumbraban hacer estas autofacturas, será un cambio de práctica en 2025.
Las empresas deberán capacitar a su personal contable para identificar cuándo deben emitir factura de compra, ya que Hacienda estará esperando esos datos en las declaraciones (especialmente ahora que la declaración se prellena, la ausencia de facturas de compra por servicios importados podría levantar banderas si la empresa tiene egresos al exterior).
Otros ajustes técnicos en comprobantes
Además de lo mencionado, la lista de cambios es extensa. Entre otros: ahora es obligatorio incluir el código CAByS también en notas de crédito y débito (cuando refieren a un comprobante que lo tenía), lo que garantiza que los ajustes en documentos posteriores mantengan la clasificación de bienes/servicios original.
Se habilita la opción de desglosar “surtidos” o combos en la factura: es decir, si antes se vendía un combo de productos bajo un solo código, ahora se puede (opcionalmente) detallar los componentes internos del combo en el XML, para mayor transparencia en promociones y cálculos de descuentos.
Asimismo, se incorporan firmas de endoso en el XML, un elemento para añadir seguridad y posiblemente facilitar la cesión de facturas (p. ej. factoring). Hasta cuatro correos electrónicos del receptor se pueden incluir en el XML, mejorando la notificación de los comprobantes. También se agregó un campo de “Proveedor de sistemas” para identificar el software o servicio de facturación utilizado.
Este último punto tiene repercusiones: Hacienda llevará registro de qué solución tecnológica emite cada factura; si el proveedor no está inscrito ante la DGT, el comprobante emitido genera una alerta (no rechazo, pero sí advertencia). Por ello, las empresas deben asegurarse de usar un sistema autorizado. Facturele como proveedor cumple con este requisito, brindando tranquilidad a nuestros clientes.
En síntesis
La versión 4.4 moderniza la factura electrónica costarricense para hacerla más completa y alineada con las necesidades de control fiscal. Los cambios relacionados con el IVA buscan mejorar la calidad de la información (para facilitar las declaraciones prellenadas y verificar cumplimiento), así como implementar nuevas facilidades legales como el IVA diferido por cobrar.
A continuación, profundizamos en cómo estas novedades se reflejarán en la declaración del impuesto y el día a día de las empresas.
Declaración del IVA en TRIBU-CR bajo la nueva versión
Con la llegada de TRIBU-CR –el nuevo portal único tributario de Costa Rica– también debuta un formulario de IVA actualizado que aprovechará la información de las facturas electrónicas versión 4.4. Hacienda ha anunciado que a partir de agosto 2025 las declaraciones mensuales de IVA (Formulario D-104) serán prellenadas en buena medida con base en los comprobantes electrónicos emitidos y recibidos por cada contribuyente. Esto representa un cambio importante en la forma de preparar la declaración y requiere conocer cómo interactúan la factura 4.4 y TRIBU-CR:
Prellenado por tarifas, no por actividad
A diferencia del esquema anterior (ATV) donde se declaraban ventas segregadas por actividad económica, en TRIBU-CR el IVA se declarará por categoría de impuesto aplicada.
Según aclaró el Ministerio de Hacienda en una demostración, el nuevo formulario posee una sección de ventas generales en la cual aparecen listadas las distintas tarifas de IVA vigentes (13% estándar, 4% reducido –si aún aplica a ciertos servicios–, 2%/1% transitorias en sectores especiales, 0% exportaciones/exentas). El contribuyente deberá verificar (y si fuera necesario ingresar o corregir) el monto total de ventas correspondiente a cada tarifa.
Gracias a la factura electrónica 4.4, estos montos vendrán prellenados según lo que el sistema haya sumado de todas las facturas emitidas en el mes por el contribuyente, clasificadas por tarifa.
Por ejemplo, si la empresa emitió ₡10 millones en ventas al 13% y ₡2 millones en ventas exentas (0%), esas cifras aparecerán en los campos respectivos. El formulario automáticamente calculará el IVA teórico generado (₡1,3 millones en el ejemplo de las ventas al 13%)nacion.com.
Registro de compras con derecho a crédito
La siguiente sección del formulario corresponde a las compras totales del período. De manera análoga, TRIBU-CR mostrará las compras que el sistema tiene registradas (provenientes de las facturas electrónicas recibidas de proveedores, incluyendo facturas de compra emitidas por el propio contribuyente). Estas compras se agruparán también por tipo de tarifa.
El declarante debe revisar o ingresar el monto de compras gravadas nacionales y servicios importados que dan derecho a crédito, por cada tarifa de IVA soportada, y el sistema calculará el IVA crédito fiscal en cada caso. Por ejemplo, si en el mes la empresa compró ₡5 millones en insumos al 13% (con ₡650 mil de IVA) y ₡1 millón en servicios exentos, TRIBU-CR prellenará ₡5 mill. en la casilla de compras al 13% (calculando ₡650 mil de crédito fiscal) y ₡1 mill. en la casilla de compras exentas (crédito fiscal ₡0 por ser exento).
Es crucial que las empresas verifiquen que todas sus compras estén siendo reportadas: esto implica haber dado aceptación a las facturas de proveedores en el sistema de Hacienda. Si algún proveedor emitió una factura y el contribuyente no la aceptó o no la tiene registrada, podría no aparecer en el prellenado y tendrían que agregarse manualmente.
Cálculo automático y proporción de crédito
Con las ventas e compras ingresadas, el formulario calculará automáticamente el IVA por pagar o saldo a favor. Mostrará un resumen donde se ve el IVA generado por ventas, el IVA acreditable por compras y la diferencianacion.com. Si el contribuyente solo realiza operaciones gravadas, la mecánica es simple (IVA por pagar = IVA ventas – IVA compras).
Sin embargo, muchas empresas tienen actividades exentas o no sujetas además de gravadas; en estos casos, aplica la prorrata de crédito fiscal. TRIBU-CR manejará internamente ese cálculo: el sistema ajustará el crédito fiscal deducible en proporción a las ventas gravadas vs. no gravadas, de acuerdo con la Ley de IVA. Esta es una mejora importante, pues anteriormente el contribuyente debía realizar ese cálculo manualmente.
Ahora, Hacienda asegura que el formulario “se ajusta de manera automática a las obligaciones específicas”; es decir, si cierto contribuyente debe aplicar proporcionalidad, el propio sistema habilitará los campos o cálculos pertinentesnacion.com. El resultado final –ya sea impuesto a pagar o saldo a favor– se mostrará listo para confirmar.
Validación y presentación
Una vez revisados los datos prellenados, el contribuyente puede editar cualquier cifra si detecta diferencias con sus registros contables (por ejemplo, agregar una factura que por algún motivo no estaba en el borrador, o corregir montos).
Tras la revisión, se procede a Presentar la declaración en TRIBU-CR, lo cual requiere hacer una declaración jurada de veracidadnacion.com. El sistema genera entonces el formulario oficial en PDF y un acuse de recibo electrónico.
Cabe destacar que, al estar integrado con la cuenta tributaria, TRIBU-CR de inmediato mostrará el monto a pagar y permite cancelarlo en línea (vía débito bancario) en la misma plataforma. Esto agiliza el cumplimiento, ya que el usuario podría en una sola sesión revisar su declaración de IVA y pagarla.
Implicaciones para el contribuyente
El esquema de declaraciones prellenadas reduce la carga operativa y errores de digitación, pero también exige disciplina: emitir todas las facturas en versión 4.4 y registrar/aceptar todos los comprobantes recibidos puntualmente. Cualquier omisión se reflejará en la declaración borrador.
Si, por ejemplo, una empresa olvida emitir una factura por una venta, Hacienda no la prellenará (no tiene registro) y podría subestimar el impuesto, exponiendo al contribuyente a inexactitudes o sanciones si no lo corrige.
Por otro lado, si la empresa hizo compras importantes y el proveedor no las reportó electrónicamente, el sistema no le dará el crédito fiscal hasta que ese comprobante exista.
En resumen, habrá menos espacio para “olvidos” ya que Hacienda cuenta con la data en tiempo real. Se recomienda conciliar mensualmente los reportes de facturación con lo que aparece en TRIBU-CR, para detectar a tiempo diferencias. De hecho, Facturele sugiere como mejor práctica realizar conciliaciones periódicas entre sus libros de ventas/compras y los registros de Hacienda.
Capacitación en TRIBU-CR
Hacienda ha publicado guías paso a paso dentro del mismo sistema TRIBU-CR (accesibles en la Oficina Virtual, menú “Ayuda”), y ha ofrecido charlas virtuales demostrativas para usuarios. Por ejemplo, en mayo 2025 se realizaron sesiones de demostración de cómo presentar la declaración de IVA en la nueva plataforma. Los contribuyentes, especialmente contadores y personal encargado de impuestos, deben familiarizarse con la interfaz antes de agosto.
El proceso general de declaración no es muy distinto conceptualmente (ingresar ventas, compras, etc.), pero la distribución de las casillas cambió y hay funcionalidades nuevas.
Dato clave: la primera declaración de IVA que se presentará en TRIBU-CR será la de julio 2025, con vencimiento el 15 (prorrogado al 18) de agosto 2025nacion. Esto significa que durante las primeras semanas de agosto, decenas de miles de usuarios estarán utilizando TRIBU-CR por primera vez bajo presión de una fecha límite.
Anticipándose a ello, Facturele ya integró sus sistemas con TRIBU-CR para facilitar el trámite. Por ejemplo, nuestras soluciones pueden extraer informes de ventas por tarifa e incluso autopoblar ciertas casillas, lo que complementa el prellenado de Hacienda y asegura coherencia entre la facturación y la declaración.
Impacto en las Empresas: IVA, Servicios Importados y Operaciones Especiales
Los cambios en la versión 4.4 y la nueva dinámica de declaración impactan a las empresas de diversas maneras, especialmente en términos de IVA en actividades como la importación de servicios, compras a pequeños proveedores y ventas a crédito. A continuación, analizamos estas implicaciones:
Costa Rica grava los servicios importados con IVA bajo el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (el comprador local actúa como sujeto del impuesto).
En la práctica vigente, cuando una empresa contrata un servicio a un proveedor del exterior (por ejemplo, asesoría de una empresa en EE.UU.), debe pagar el 13% de IVA por ese servicio como si fuera el vendedor, pudiendo luego tomarlo como crédito fiscal si es contribuyente de IVA.
Antes, este procedimiento se realizaba declarando manualmente el servicio importado en el formulario de IVA (casilla de “servicios importados”), y pagando el impuesto correspondiente en caja o en línea.
Ahora, con la versión 4.4, Hacienda formaliza y automatiza este proceso mediante la Factura Electrónica de Compra (FEC). Es decir, la empresa costarricense debe autofacturarse el servicio importado: emitir una factura de compra donde consigna los datos del proveedor extranjero (“Extranjero no domiciliado”) y detalla el servicio recibido con su monto e IVA aplicable. Este documento electrónico viajará a Hacienda igual que cualquier factura, reportando la operación.
Como resultado, en TRIBU-CR la DGT podrá prellenar tanto la “venta” correspondiente (desde la perspectiva fiscal es como si la empresa se hubiera vendido el servicio a sí misma para liquidar el IVA) en las ventas gravadas, como la compra con derecho a crédito por el mismo monto en las compras –siempre que el servicio esté relacionado a actividades gravadas de la empresa–.
El efecto neto para una empresa 100% gravada es que el IVA se paga y se acredita, neutralizándose; para una empresa parcialmente exenta, parte de ese IVA de importación no será acreditable.
Impacto: Las compañías deben adaptar sus procesos para emitir estas facturas de compra por servicios importados oportunamente (seguramente al final de cada mes o al recibir la factura del exterior). Si no lo hacen, podrían omitir la declaración de ese IVA, quedando en infracción y sin derecho a crédito fiscal.
Facturele facilita este trámite incorporando plantillas especiales para emitir facturas de compra por servicios importados, de modo que el contador pueda generarlas fácilmente al ingresar las facturas recibidas del exterior.
De manera similar, cuando una empresa sujeta a IVA adquiere bienes o servicios de proveedores que no emiten factura electrónica (porque están en el Régimen Simplificado, son pequeños contribuyentes exonerados, o son personas físicas no inscritas), la normativa ya establecía que el comprador debía emitir una “factura de compra” por cuenta del vendedor. En la práctica, esto se hacía en algunos sectores (ej. agropecuario, donde los mayoristas emiten facturas de compra al campesino exento para documentar la compra de productos agrícolas).
La versión 4.4 ahora refuerza esta obligación al proveer los medios para identificar al vendedor no contribuyente en el documento. Por ejemplo, si una empresa compra un vehículo usado a un particular, deberá generar una factura de compra indicando al vendedor con tipo ID “No contribuyente” y probablemente usando su cédula o NITE. Así quedará soporte del costo para efectos de deducción en renta, y se clarifica si hubo o no IVA.
Usualmente esas operaciones están exentas o no sujetas por ley (no se cobra IVA en ventas ocasionales de bienes usados entre particulares), pero Hacienda quiere registro de ellas para fines de control cruzado. El impacto para las pymes es principalmente administrativo: tendrán que emitir más documentos internos cuando realicen este tipo de compras.
Nuevamente, un sistema actualizado como Facturele puede automatizar buena parte de esto – por ejemplo, recordando plantillas de proveedores no contribuyentes para agilitar emitir la factura de compra correspondiente.
La posibilidad de diferir el IVA hasta 90 días en ventas a crédito (mediante código de condición 10 y su REP posterior) es una novedad significativa que beneficia a la caja de muchas pymes que venden a plazos, pero también conlleva responsabilidades nuevas.
Las empresas deberán: (1) asegurarse de marcar correctamente la factura original como “crédito IVA 90 días” cuando aplique, y (2) llevar control de los vencimientos para emitir los REP en tiempo. Hacienda probablemente implemente en TRIBU-CR alertas o controles sobre estas facturas en espera de pago.
De hecho, Facturele reporta que el sistema notificará fechas clave como el vencimiento del plazo de 90 días para declarar ese IVA pendiente. Si una factura a 90 días no recibe REP al cabo de ese plazo, el contribuyente seguramente deberá incluir el IVA en la declaración del tercer mes aunque no haya cobrado, para no caer en morosidad.
En resumen, las empresas necesitarán ajustar sus procedimientos de cuentas por cobrar y calendarios de impuestos para cumplir con este diferimiento. En términos financieros, supone un alivio temporal: esencialmente Hacienda está financiando el IVA durante hasta 3 meses, lo cual mejora liquidez, pero incumplir con la emisión del REP traería consecuencias (posible cobro de IVA con intereses y sanciones por declaración incorrecta).
Con la ayuda de plataformas como Facturele, este control se puede automatizar: nuestro software puede generar reportes de facturas a crédito pendientes de REP y opcionalmente emitirlos masivamente cuando se registran los pagos, garantizando que ningún caso se pase por alto.
Más allá de los casos puntuales, todas las empresas deberán actualizar sus sistemas contables y de facturación para manejar los nuevos campos y validaciones. Por ejemplo, el catálogo CABYS 2025 actualizado es obligatorio desde 1 de junio de 2025, incorporando nuevos códigos para productos (útiles escolares exentos, productos de higiene femenina exentos, etc.).
Un código CABYS incorrecto ahora puede causar rechazo inmediato de la factura en 4.4, especialmente si no concuerda con el tratamiento de IVA declarado (el sistema verifica si el código corresponde a bien o servicio gravado/exento para exigir el llenado correcto de los totales). Las empresas deben asegurarse de mapear sus productos/servicios a los códigos CABYS vigentes. Igualmente, deberán registrar su código de actividad económica CIIU actualizado (versión 4) en el RUT, ya que la factura 4.4 lo solicita para cada receptor.
Incluir el código CIIU del cliente en la factura puede parecer trivial, pero tiene un uso: Hacienda podrá analizar si las transacciones concuerdan con las actividades registradas (por ejemplo, si una empresa agrícola está comprando mucho insumo de construcción que no se relaciona con su giro, podría ser indicio de un error o algo a revisar). También podría utilizarse para filtrar la pre-declaración de IVA por actividad a futuro o para estadísticas sectoriales.
En cualquier caso, es obligatorio rellenarlo y los sistemas deben incorporarlo automáticamente cuando se emite una factura (Facturele ya lo hace tomando el código CIIU que el cliente tiene inscrito en Hacienda).
En general, la combinación de facturación 4.4 + TRIBU-CR = mayor fiscalización electrónica. Hacienda tendrá información granular de cada factura (qué se vendió, a qué tasa, a qué tipo de cliente, cómo se pagó, etc.) y la usará para llenar declaraciones y cruces de datos. Las empresas deben esperar menos margen para discrepancias.
Por ejemplo, antes un error en olvidar reportar una nota de crédito podía pasar inadvertido; ahora, si el emisor no la registra, el comprador sí podría haberla aceptado y Hacienda sabrá del desacuerdo.
Otro ejemplo: con los medios de pago declarados, si una empresa dice que X factura quedó a crédito, Hacienda esperará un REP luego; o si indicó pago en efectivo, ese dinero debería verse en su flujo de caja.
Se reduce la brecha entre la contabilidad interna y lo que sabe Tributación. Esto invita a las empresas a fortalecer sus controles internos y asegurarse que cada operación económica tenga su comprobante electrónico correspondiente.
Afortunadamente, al mismo tiempo Hacienda provee herramientas para facilitar el cumplimiento (prefill, sistemas en la nube, etc.), y proveedores tecnológicos como Facturele ofrecen soluciones integrales para que incluso pymes sin departamentos contables grandes puedan cumplir sin fallas.
Nuevos Conceptos Tributarios y Obligaciones en v4.4
En este apartado confirmamos la introducción de ciertos conceptos en la normativa y si implican nuevas obligaciones formales o materiales para los contribuyentes:
Factura Electrónica de Compra (FEC) obligatoria en nuevos supuestos
Si bien la figura de la “factura de compra” existía, la versión 4.4 la convierte en una parte integral del cumplimiento. Ahora es obligatorio emitir FEC por compras de servicios a no domiciliados y por compras a no contribuyentes, cuando antes muchos contribuyentes podían ignorar este paso. No es un impuesto nuevo, sino la formalización de la obligación de autodocumentar esas transacciones.
La DGT lo ha dejado claro: por ejemplo, si su empresa contrata publicidad online a una empresa extranjera, deberá emitir una factura de compra por ese servicio y pagar el IVA correspondiente vía autoliquidación. Si no lo hace, Hacienda podría detectar la salida de divisas (vía bancos) sin el correspondiente registro fiscal. De igual forma, si adquiere bienes exentos de pequeños productores (cafeteros, artesanos, etc.), la FEC servirá para confirmar la exención ante Hacienda y permitir la deducción del gasto.
En conclusión, la FEC pasa de ser un documento olvidado a una pieza central en ciertos casos; las empresas deben incluir en sus procedimientos mensuales la emisión de estas facturas de compra donde aplique.
Recibo Electrónico de Pago (REP) – nueva obligación formal
El REP constituye un nuevo deber: cuando se den las condiciones (venta a crédito diferida o servicios al Estado con pago contra entrega), el contribuyente debe emitir este comprobante adicional. Omitirlo constituiría una infracción, ya que equivaldría a no reportar el cobro y por ende retrasar indebidamente el pago del IVA al fisco.
Hacienda espera que los sistemas emitan avisos (de hecho TRIBU-CR podría enviar notificaciones de facturas a crédito pendientes de REP). Es responsabilidad de cada empresa cumplir en tiempo. No se requiere pagar tasas adicionales ni hacer un trámite distinto – el REP viaja por el mismo canal de facturación electrónica, simplemente con una clave y secuencia distinta – pero sí implica disciplina administrativa.
Este es un concepto completamente nuevo a nivel de obligación documental en Costa Rica, equiparable a cómo en otros países se manejan las “facturas de pago” o “comprobantes de cobro”. Los contribuyentes deben actualizar sus manuales de procedimientos para incluir la emisión de REP cuando corresponda.
Nuevos códigos y catalogación = obligaciones técnicas
Como se señaló, hay nuevos códigos (tarifa IVA 11, tipos de ID, tipos de transacción, naturaleza descuento, etc.) que deben utilizarse adecuadamente. Por ejemplo, si se otorga un descuento en la factura, ahora se debe indicar la naturaleza del mismo seleccionando entre opciones (rebaja por pronto pago, bonificación, cortesía, ajuste, etc.). No hacerlo (dejarlo en blanco) ya no es aceptable en 4.4. Aunque parezca un detalle, todo suma a la lista de chequeo para emitir facturas válidas.
Otro ejemplo: si comercializa combos con códigos CAByS especiales, asegúrese de actualizarse en las condiciones y potenciales cambios en esos códigos, pues el Banco Central periódicamente los renueva.
Conclusión: Hay un aumento en el nivel de información requerida por comprobante, lo que conlleva la obligación de brindarla fiel y completa. Los sistemas de Facturele están diseñados para guiar al usuario en cada campo obligatorio, minimizando errores de cumplimiento.
¿Nuevos impuestos?
Es importante aclarar que la versión 4.4 no crea nuevos tributos. Todo cambio está en el ámbito reglamentario y técnico. Sin embargo, al precisarse conceptos, algunas operaciones que podían pasar inadvertidas ahora quedan “visibles” ante Tributación y por tanto exigibles.
Un ejemplo: la venta ocasional de activo fijo de una empresa. Quizá antes alguien vendía un vehículo usado y no tenía claro si gravaba IVA; con el código “mercancía de autoconsumo gravado” ahora tendría que indicarlo si se trata de un bien que la empresa sacó de su inventario para uso propio o venta fuera del giro, dejando constancia para que Hacienda evalúe el tratamiento.
Así que, aunque no haya impuestos nuevos, la correcta aplicación de la normativa puede derivar en pagos de impuestos que antes se omitían por desconocimiento. De allí la insistencia en capacitarse y asesorarse (por ejemplo, de un contador público autorizado, como sugiere el Colegio de Contadores).
Sanciones por incumplimiento
La factura electrónica sigue siendo de emisión obligatoria para todos los contribuyentes, y con la nueva versión Hacienda busca asegurar su uso universal. El Código de Normas y Procedimientos Tributarios contempla multas severas por no facturar o por no reportar información.
Según la ley, la sanción por no emitir comprobantes es de aproximadamente ₡924.400 (unos $1.800 USD) por cada obligación incumplida, y por no proporcionar información en los plazos (por ejemplo, no enviar el resumen electrónico cuando se requiere) puede llegar hasta ₡46.2 millones (casi $90k USD).
Además, la reincidencia podría conllevar el cierre del establecimiento hasta por 5 días. Estas sanciones no son nuevas con versión 4.4, pero su aplicación podría volverse más efectiva al haber mejor trazabilidad electrónica. Por ende, el mensaje es claro: actualizarse y cumplir.
Facturele ayuda en ese camino, garantizando que su emisión de comprobantes esté al día; pero corresponde al contribuyente utilizarlos en cada transacción y respetar los plazos (por ejemplo, emitir notas de crédito dentro del periodo permitido, etc.).
Fuentes Oficiales y Apoyo de Facturele en la Transición
Para respaldar estos cambios, la DGT ha publicado documentación oficial detallada. Entre los recursos disponibles se encuentran:
Resoluciones y Reglamento
La Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 (La Gaceta, Nov 2024) – disponible en el sitio de Hacienda – contiene los anexos técnicos de la versión 4.4, con la definición de cada campo y condición en los XML. Esta resolución enumeró 146 modificaciones, muchas de las cuales describimos arriba.
Posteriormente, la Resolución MH-DGT-RES-0001-2025 (Feb 2025) extendió el transitorio para la adopción obligatoria al 1/9/2025, dando más tiempo a las empresas para prepararse.
Además, el Decreto Ejecutivo Nº 44739-H (Nov 2024) aprobó el Reglamento de Comprobantes Electrónicos, derogando normativa anterior y consolidando estas disposiciones.
Presentaciones de la DGT
El Ministerio de Hacienda realizó charlas virtuales y publicó presentaciones en su web oficial explicando los “Cambios versión 4.4” en marzo 2025. En esas diapositivas se resumen en lenguaje sencillo muchas de las novedades (incluyendo ejemplos visuales de facturas).
Por ejemplo, se destaca la inclusión del REP, los nuevos tipos de identificación y se listan nuevas opciones de catálogos. Estos materiales son valiosos para contadores y desarrolladores de sistemas, ya que aclaran la intención detrás de cada cambio. Hacienda suele colgar estos documentos en la sección de Factura Electrónica de su sitio (hacienda.go.cr), por lo que se recomienda revisarlos.
Ejemplos e instructivos
Hacienda también publicó ejemplos prácticos en PDF sobre cómo llenar comprobantes con casos específicos de la versión 4.4. Uno de ellos es el Ejemplo 16 que aborda la emisión del Recibo Electrónico de Pago en el contexto de venta a crédito IVA 90 días.
Este instructivo detalla paso a paso qué se debe poner en cada campo del REP y las condiciones previas para poder usarlo (limitaciones de sujetos, etc.). Consultar estos ejemplos es muy útil para entender la operativa correcta y evitar rechazos del sistema.
Asimismo, la DGT ha emitido boletines de prensa instando a contribuyentes a prepararse: por ejemplo, en enero 2025 el Colegio de Contadores Públicos alertó sobre los cambios e instó a coordinar con proveedores de facturación electrónica la transición a 4.4.
Información sobre TRIBU-CR
En cuanto al nuevo portal, Hacienda mantiene una sección de Preguntas Frecuentes y manuales en línea dentro de TRIBU-CR. También artículos en prensa han recopilado las inquietudes comunes.
Por ejemplo, La Nación publicó un “paso a paso” detallando cómo se presenta la declaración de IVA en TRIBU-CR, y CRHoy recopiló “13 preguntas sobre TRIBU-CR” que incluyen desde cómo registrarse hasta cómo se aplicarán saldos a favor automáticamente.
Todas estas fuentes concuerdan en que TRIBU-CR traerá mejoras (declaraciones prellenadas, interfaz más moderna) pero requiere que los contribuyentes actualicen datos como actividades económicas (de CIIU3 a CIIU4) antes de agosto.
Hacienda incluso lanzó en junio 2025 una plataforma llamada “TicoFactura 4.4” para pequeños contribuyentes que usaban el facturador gratuito ATV, de forma que puedan seguir facturando en lo que se migra todo a TRIBU-CR.
¡Facturele, tu mejor aliado!
En este contexto de múltiples cambios, Facturele se posiciona como un aliado estratégico. Nuestro equipo técnico ha incorporado cada requerimiento de la versión 4.4 a la plataforma con antelación, y hemos verificado la conformidad en pruebas piloto.
Esto significa que los usuarios de Facturele pueden continuar generando sus facturas, notas y demás comprobantes con la tranquilidad de que cumplen la nueva normativa al 100%. Asimismo, desde Facturele hemos estado divulgando estos cambios a nuestros clientes vía boletines (como este), webinars y asistencia personalizada, para que el cambio sea más didáctico y menos intimidante.
Entendemos que no solo se trata de software, sino de adaptar procesos de negocio: por eso ofrecemos soporte para, por ejemplo, enseñarle a su personal cómo emitir una factura de compra a un proveedor extranjero o cómo manejar un REP en la plataforma.
Por último, enfatizamos que los beneficios de estas reformas –mayor control fiscal, automatización de trámites, simplificación a largo plazo– superarán los desafíos iniciales de adaptación. Con herramientas actualizadas y acompañamiento, las empresas podrán aprovechar las declaraciones prellenadas (ahorrando tiempo y evitando errores), manejar mejor su flujo de efectivo con el IVA a 90 días, y mantener su cumplimiento al día sin incurrir en sanciones.
Facturele se enorgullece de ser parte de esta modernización, sirviendo de puente entre la tecnología tributaria gubernamental y la operatividad diaria de su negocio. Estamos comprometidos en seguir la evolución de la normativa (por ejemplo, cualquier ajuste adicional que Hacienda publique antes de septiembre) e incorporar rápidamente cualquier cambio futuro para que nuestros usuarios siempre estén un paso adelante en materia fiscal.
🌐 Fuentes Oficiales y Referencias
- Ministerio de Hacienda DGT – Presentación “Comprobantes Electrónicos Versión 4.4” (Marzo 2025).
- Ministerio de Hacienda – Ejemplo oficial de Recibo Electrónico de Pago (Factura Electrónica Ejemplo 16).
- Resolución General MH-DGT-RES-0027-2024 (Anexos y Estructuras v4.4, Nov 2024) y modificación RES-0001-2025 (Feb 2025)
- CRHoy – “Piden a contribuyentes prepararse para cambios en factura electrónica” (28/01/2025), con declaraciones del Colegio de Contadores.
- La Nación – “Paso a paso: así se presenta la declaración del IVA en Tribu-CR” (19/05/2025), descripción de la nueva declaración D-104
- Facturele – Boletín Tributario #19 “Factura Electrónica versión 4.4, CABYS y REP: Cambios para 2025” (03/06/2025)
- García & Bodán – “Nuevo sistema de facturación electrónica 4.4 en Costa Rica” (04/03/2025), resumen de cambios principales.
