Resumen
La Dirección General de Tributación (DGT) de Costa Rica ha introducido la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos, una actualización normativa obligatoria a partir del 1 de septiembre de 2025. Esta nueva versión trae más de 140 ajustes técnicos al formato de factura electrónica, enfocados en mejorar el control fiscal y reducir la evasión.
La Identificación de Sistema es requerida en cada factura electrónica, se debe especificar el proveedor o software de facturación utilizado es uno de los cambios más destacados. En otras palabras, ahora toda empresa deberá indicar en el XML de cada comprobante quién es su proveedor de sistema de facturación electrónica, lo cual brinda a la DGT mayor trazabilidad sobre las plataformas tecnológicas empleadas.
Nuevos conceptos y campos
La versión 4.4 introduce nuevos conceptos y campos que los contadores y empresas deben conocer e implementar.
Por ejemplo, se crea el Recibo Electrónico de Pago (REP) para registrar cobros de facturas a crédito y así diferir el pago del IVA hasta el momento en que se recibe efectivamente el dinero, según lo permite el artículo 27 de la Ley de IVA (máximo 90 días).
También se amplía el uso de la Factura Electrónica de Compra: ahora, si una empresa costarricense adquiere servicios importados o bienes intangibles a proveedores del exterior, deberá autogenerar una factura electrónica de compra e incluir el IVA por esa importación para reportarla debidamente ante Hacienda.
Otros cambios relevantes incluyen:
- Desglose obligatorio de combos o paquetes promocionales (detallando cada producto con su impuesto correspondiente)
- La incorporación de 10 códigos específicos para distintos tipos de descuentos (regalías, bonificaciones, volumen, etc.)
- La obligación de indicar el código de actividad económica del cliente en cada factura
- Nuevos campos para registrar medios de pago electrónicos como SINPE Móvil.
- Más opciones en las condiciones de venta (contado, crédito, apartados, consignación, etc.)
- Nuevos tipos de identificación para extranjeros no domiciliados y personas no inscritas como contribuyentes.
- Campos para señalar exoneraciones o regímenes especiales (por ejemplo, ventas a zonas francas u organismos exentos).
- Incluso se deberá incluir el número VIN al facturar la venta de vehículos, asegurando la trazabilidad de esos activos.
En conjunto, estos cambios buscan una mayor transparencia y consistencia en la información reportada en cada comprobante electrónico.
¿Qué implicaciones tienen estos ajustos?
Desde la perspectiva tributaria, varios de estos ajustes tienen implicaciones directas en la forma de declarar impuestos. Por ejemplo:
1) El uso del recibo de pago permitirá que el IVA de las ventas a crédito se declare en el periodo efectivo de cobro (y no en la emisión de la factura), cambiando la dinámica tradicional de las declaraciones mensuales de IVA.
2) La factura de compra por servicios importados obligará a las empresas a reconocer y pagar el IVA de esas transacciones, con la posibilidad de acreditar ese impuesto según corresponda, formalizando un proceso que anteriormente podía pasarse por alto.
3) El desglose de combos garantiza que cada producto en un paquete tribute correctamente según su tarifa de IVA, evitando cálculos globales que pudieran subestimar impuestos.
4) Los códigos de descuento detallan la naturaleza del descuento, lo que no cambia el impuesto a pagar pero sí facilita el control fiscal sobre estas rebajas.
En esencia, los contadores deberán prestar atención a cómo cada nuevo campo o documento puede afectar los registros contables y las declaraciones: algunos cambios inciden en el momento o lugar donde se reporta el IVA, mientras que otros simplemente agregan información que deberá recopilarse (p. ej., la actividad económica del cliente o el software de facturación usado).
¿Cómo Facturele te cubre las espaldas?
Factúrele se ha anticipado a estos cambios para facilitarle la transición a todos sus clientes. Nuestro software ya está actualizado a la versión 4.4, incorporando automáticamente todos los nuevos campos requeridos en el XML de la factura electrónica (incluida la identificación del proveedor del sistema). Esto significa que, si utiliza Factúrele, cada factura emitida ya incluirá la identificación de nuestro software de forma transparente, cumpliendo con la norma sin pasos adicionales.
Asimismo, en Factúrele hemos desarrollado herramientas adicionales para monitorear y aprovechar estos cambios: por ejemplo, nuestro sistema generará un Reporte de Servicios Importados, donde podrá ver en segundos todas las compras de servicios al exterior registradas y el IVA asociado que debe declararse.
También actualizamos nuestro módulo de Declaración de IVA prellenada, de modo que sus formularios mensuales reflejen correctamente las nuevas casillas e información derivadas de la versión 4.4 (como el IVA diferido de facturas a crédito o el detalle de facturas de compra por servicios importados).
En pocas palabras, con Factúrele usted cumple con la normativa 4.4 sin complicaciones y con valor agregado, obteniendo informes y automatizaciones que le ahorran tiempo y aseguran exactitud en sus obligaciones tributarias.
Actualice su sistema con Factúrele, simplifique sus procesos tributarios y manténgase siempre un paso adelante
Le invitamos a prepararse para estos cambios de la mano de Factúrele, aprovechando esta actualización obligatoria como una oportunidad para modernizar su gestión contable. Al adoptar un software actualizado y robusto, no solo evita sanciones por incumplimiento, sino que también puede mejorar la eficiencia interna y el control fiscal de su empresa.
Contenido Completo
Introducción
En noviembre de 2024, el Ministerio de Hacienda publicó oficialmente la nueva versión 4.4 de la factura electrónica, acompañada de un anexo técnico con 146 modificaciones al esquema XML. Esta actualización se formalizó mediante la resolución general MH-DGT-RES-0027-2024, y en febrero de 2025 se emitió la resolución MH-DGT-RES-0001-2025 que extendió el plazo para la adopción obligatoria al 1 de septiembre de 2025 (inicialmente era junio de 2025).
El objetivo de estos cambios es claro: robustecer el control fiscal, aumentar la trazabilidad de las transacciones y cerrar espacios a la evasión mediante información más detallada y precisa en cada comprobante.
Un reto y una nueva oportunidad
Para los contadores, PYMES, empresarios y emprendedores, esta versión 4.4 representa un reto y una oportunidad. Es un reto porque implica actualizar sistemas de facturación y capacitar al personal en nuevos procedimientos, garantizando que cada factura, nota de crédito/débito y tiquete electrónico cumpla con los requisitos. Pero es también una oportunidad para modernizar la gestión tributaria, ya que muchos de los nuevos campos brindan datos valiosos que, bien aprovechados, pueden mejorar la contabilidad interna y la relación con la Administración Tributaria.
Punto crucial
Un punto crucial a entender es que no todas las modificaciones aplican por igual a todas las empresas. Dependiendo del giro del negocio, su tamaño y las transacciones que realiza, algunas empresas deberán prestar atención especial a ciertos campos mientras que otras verán cambios mínimos. Por ejemplo, un estudio contable o profesional independiente podría verse más impactado por el Recibo Electrónico de Pago (si brinda servicios a crédito), mientras que un comercio minorista tal vez deba concentrarse en detallar combos y usar los nuevos códigos de descuento.
Identificar cuáles cambios afectan a su empresa es el primer paso: ¿Realiza ventas a crédito? ¿Compra servicios en el extranjero? ¿Vende paquetes promocionales o a clientes exonerados? Cada respuesta señala un cambio específico que deberá atender.
¿Cómo afectan los nuevos cambios?
Es importante considerar que algunos cambios no solo afectan al sistema de facturación, sino también los procesos operativos y declaraciones tributarias.
Por ejemplo, si antes su empresa compraba software o servicios a proveedores extranjeros y simplemente contabilizaba esas facturas como gastos, ahora deberá emitir una factura electrónica de compra por esos servicios importados, lo que incide en el flujo de registro de compras y en el cálculo del IVA por pagar.
Otro caso: si acostumbra a vender a crédito con pago diferido del IVA, deberá ajustar su flujo de caja proyectado pues ahora puede diferir el impuesto hasta el cobro, pero necesita un control estricto de la emisión de recibos electrónicos de pago en cada abono recibido.
En resumen, es momento de preguntarse como contribuyente: “¿Puedo seguir haciendo todo igual que antes? ¿O debo ajustar mis procesos para capturar la nueva información que exige el formato XML 4.4?”. Los contadores juegan aquí un papel fundamental asesorando a las empresas sobre qué cambiar, cómo y por qué, para seguir cumpliendo eficientemente.
A continuación, presentamos una guía exhaustiva de los principales cambios de la versión 4.4 y sus implicaciones prácticas. Iremos punto por punto explicando qué exige la nueva norma, cómo puede impactar la declaración de impuestos o la operativa contable, y qué medidas tomar para cumplir sin contratiempos. Al final, también veremos cómo la plataforma TRIBU-CR reflejará estos cambios en las declaraciones tributarias y de qué manera Factúrele le ayuda a integrar todo este nuevo esquema de forma sencilla.
Identificación del Proveedor del Sistema de Facturación
¿Qué es este nuevo requerimiento?
Comenzamos con el cambio que da título a este boletín: la identificación del proveedor o software de facturación electrónica en cada comprobante. A partir de la versión 4.4, cada factura, nota de crédito, nota de débito o tiquete electrónico deberá incluir los datos del sistema con que se generó. En la práctica, esto se traduce en un nuevo campo dentro del XML donde se indicará, por ejemplo, el nombre o razón social y/o identificación (cédula jurídica) del proveedor del software que utiliza su empresa para facturar electrónicamente.
¿Por qué Hacienda implementa este requisito?
Principalmente por transparencia y control. Al contar con esta información, la DGT puede verificar que los contribuyentes estén usando plataformas autorizadas y certificadas para emitir comprobantes, o el facturador gratuito oficial. También le permite detectar si algún contribuyente cambia de software o utiliza múltiples sistemas, facilitando eventuales auditorías tecnológicas. En suma, Hacienda quiere saber “quién está detrás” de cada factura electrónica, asegurando la integridad del ecosistema de facturación.
¿A quiénes aplica?
A todas las empresas y profesionales que emitan comprobantes electrónicos. Incluso si usted utiliza el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda, es probable que el sistema identifique ese caso de alguna manera en el comprobante. Para quienes usan sistemas privados (como Factúrele u otros), el campo se llenará con los datos del proveedor correspondiente. Cabe mencionar que si su empresa desarrolló un sistema propio de facturación, igualmente deberá identificarse apropiadamente en este campo – Hacienda ha previsto códigos para desarrollos in-house o proveedores extranjeros en caso de que no tengan cédula local.
Implicaciones prácticas
Desde el punto de vista tributario, este campo no afecta cálculos de impuestos (no cambia bases ni cuotas de IVA), pero es crítico para el cumplimiento normativo. Una factura que no incluya el dato del proveedor podría ser rechazada por el sistema de Hacienda por considerarse incompleta. Para los contadores, esto significa asegurarse de que el sistema de facturación esté actualizado para rellenar automáticamente esta información en cada emisión.
Por suerte, si utiliza Factúrele esto no será un problema: nuestro sistema ya incorpora automáticamente la identificación de Factúrele en todas sus facturas, garantizando que cumple con esta exigencia sin que usted deba hacer nada adicional. En la interfaz de usuario de Factúrele, este cambio es imperceptible (no añade pasos en la emisión), pero en el XML subyacente va el código correspondiente que Hacienda requiere.
Recomendación
Verifique con su proveedor tecnológico o departamento de IT que su software actual esté preparado para incluir este campo. Si está utilizando el facturador gratuito de Hacienda y su volumen de facturación ha crecido (o sus funcionalidades se ven limitadas), considere migrar a una solución certificada antes del plazo.
De hecho, Hacienda ha impuesto ciertas limitaciones al uso del facturador gratuito en esta nueva etapa (por ejemplo, topes de usuarios o empresas que deben dar el salto a un software privado por requerir integraciones contables, inventarios u otras funciones avanzadas). Lo importante es no esperar al último momento: una actualización exitosa requiere pruebas piloto y ajustes con tiempo suficiente. Anticípese para evitar que, llegado septiembre, sus facturas sean rechazadas por faltar este u otro dato.
En resumen
La identificación del proveedor de facturación es un cambio sencillo en apariencia, pero fundamental para mantener la confianza y seguridad en el sistema de factura electrónica país. Con Factúrele, usted puede estar tranquilo: siempre emitiremos sus comprobantes con los campos obligatorios al día, de modo que usted se enfoca en su negocio mientras nosotros nos ocupamos de cumplir con Hacienda.
Uso de la Factura Electrónica de Compra para Servicios Importados
Otro cambio de gran impacto es la ampliación del uso de la Factura Electrónica de Compra, especialmente relevante para empresas que adquieren servicios o intangibles del exterior. La factura electrónica de compra ya existía en la versión 4.3, pero se utilizaba principalmente para respaldar compras a proveedores locales que no emiten factura electrónica (por ejemplo, comercios del régimen simplificado, que entregan comprobantes en papel).
En esos casos, el contribuyente del régimen tradicional emitía una “factura de compra” electrónica para registrar ante Hacienda la transacción con aquel proveedor que no factura electrónicamente.
Con la versión 4.4
Hacienda extiende esta figura a las compras en el extranjero. Cuando una empresa costarricense adquiera un servicio o bien intangible de un proveedor no domiciliado en Costa Rica, ahora debe emitir una factura electrónica de compra por dicha transacción e incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por la importación.
Esto formaliza el tratamiento de los servicios importados en Costa Rica, equiparándolo a una compra local a un no contribuyente. En términos prácticos, el contribuyente se “auto-factura” esa compra exterior para dejar constancia ante Tributación.
Ejemplo - PYME
Supongamos que una PyME contrata un servicio de consultoría con una empresa en el extranjero, por USD 1,000. Antes, la PyME quizá registraba el gasto y luego en su declaración de IVA incluía un ajuste por impuesto a los servicios importados (autoliquidación del 13% de IVA, según lo establecido en la Ley). Ahora, además de ese reconocimiento interno, deberá emitirse una factura electrónica de compra por $1,000 + $130 de IVA, donde la PyME figurará como emisor y receptor del comprobante (es una autofactura).
Ese documento quedará en el sistema de Hacienda, y servirá como respaldo tanto del IVA débito generado (que la empresa debe pagar por traer un servicio gravado) como eventualmente del IVA crédito si ese servicio es para uso en actividades gravadas y se puede deducir. Importante: esta obligación no aplica a la importación de bienes físicos (mercancías que pasan por aduana siguen con su trámite aduanero normal), se limita a servicios y bienes intangibles adquiridos del exterior.
Implicaciones en las declaraciones de IVA
La emisión de estas facturas de compra por servicios importados garantiza que el IVA de estas transacciones quede reflejado en el sistema tributario. En la declaración mensual (Formulario D-104), Hacienda espera que se incluya tanto el IVA por pagar de los servicios importados como, en su caso, el IVA acreditable si corresponde.
Con TRIBU-CR, es muy posible que estos datos vengan prellenados a partir de las facturas electrónicas de compra registradas. Por eso, omitir la emisión de una factura de compra cuando corresponde podría generar inconsistencias o hasta eventuales fiscalizaciones por omisión de impuesto.
Para los contadores, esto significa que deben identificar todas las situaciones en que sus clientes paguen servicios al exterior: membresías de software, asesorías profesionales internacionales, licencias, publicidad en plataformas globales, etc. En todos esos casos, habrá que emitir la factura de compra. El proceso puede ser inicialmente ajeno a la costumbre, pero con un sistema automatizado se vuelve sencillo.
Factúrele facilita este proceso de varias maneras
Primero:
Nuestro sistema permite generar facturas electrónicas de compra fácilmente, eligiendo al proveedor extranjero (registrado como tal) e indicando el servicio adquirido. Ya incorporamos en la interfaz la opción de marcar cuando es una compra a no domiciliado, para que el XML salga con los códigos correctos.
Segundo:
Hemos añadido un “Reporte de Servicios Importados” que consolida todas las facturas de compra emitidas en un periodo, mostrando montos y el IVA asociado. Este reporte es oro puro para el contador: le permitirá cuadrar rápidamente cuánto IVA por servicios importados debe pagar en el mes y asegurarse de incluirlo en la declaración (o verificar lo prellenado por TRIBU-CR).
Tercero:
Factúrele actualizará el formato de la declaración de IVA que proporcionamos a nuestros clientes, incorporando una sección específica para los servicios importados. Así, si usted genera su formulario D-104 con Factúrele, verá que ya contemplamos la casilla (o renglón) correspondiente, para que no se le pase incluir estos datos.
En resumen, la versión 4.4 impone una mayor disciplina en el control de servicios importados. Le recomendamos empezar por identificar en su contabilidad qué gastos de servicios o licencias paga al exterior regularmente. Prepare la información de esos proveedores (si no tienen cédula, se usará un identificador especial de extranjero no domiciliado) y asegúrese de emitir la factura de compra en cada caso.
Con la ayuda de Factúrele, este cumplimiento se vuelve automático, manteniéndolo al día con Hacienda y evitando sanciones por omitir la autoliquidación del IVA en estos conceptos.
Recibo Electrónico de Pago (REP) y Diferimiento del IVA
La versión 4.4 trae consigo la creación de un nuevo tipo de documento electrónico: el Recibo Electrónico de Pago (REP). Este comprobante viene a solventar una situación que hasta ahora se manejaba de forma menos formal: el control de los cobros en ventas a crédito y a ciertas instituciones, permitiendo ajustar el momento del pago del IVA. En términos sencillos, el REP registra que se ha recibido un pago (total o parcial) por una factura previamente emitida.
¿Cuándo es obligatorio emitir un REP? Hacienda ha definido dos casos principales:
1. Ventas a crédito con plazo especial de IVA
Si usted emite una factura de venta a crédito y se acoge a la posibilidad legal de diferir el pago del IVA hasta 90 días (según el artículo 27 de la Ley de IVA), deberá emitir un recibo electrónico de pago cuando su cliente le pague, ya sea un abono o la cancelación total. Esto convierte en oficial el momento del cobro y, por tanto, determina en qué periodo se debe declarar y pagar ese IVA diferido.
Nota: Solo se permite diferir el IVA hasta 90 días máximo desde la fecha de la factura; si el crédito supera ese plazo, igual habría que pagar el IVA a los 90 días, aunque no se haya cobrado, según la ley.
2. Servicios a instituciones del Estado (Gobierno)
En ciertas contrataciones públicas, se estila que la institución paga contra entrega posterior y el IVA se difiere hasta el cobro. Hacienda ha indicado que en estos casos también se debe usar el REP para informar del pago recibido por parte de la entidad estatal.
Así, empresas que prestan servicios al sector público emitirán un recibo de pago cuando reciben el dinero, en vez de haber tenido que enterar el IVA por adelantado.
¿Qué logra Hacienda con esto?
Principalmente, trazabilidad y cumplimiento exacto del principio de lo devengado versus lo percibido en el IVA. Sin el REP, Hacienda no tenía forma de saber cuándo se había pagado efectivamente una factura a crédito – el contribuyente podía voluntariamente diferir el IVA, pero dependía de su correcto accionar reportarlo al cobrar. Con el REP, queda un comprobante oficial en el sistema en el momento del cobro, de modo que Hacienda puede conciliar que la factura “X” emitida en tal fecha, cuyo IVA no se pagó inicialmente, ya fue cancelada en tal otra fecha y por ende el IVA se paga ahí.
En otras palabras, se fortalece el control de las ventas a crédito y el flujo de IVA diferido, cerrando la brecha de posibles omisiones. Cabe mencionar que, según la DGT, este documento no aplica para grandes contribuyentes financieros (bancos, etc.), pues ellos tienen tratamientos distintos, pero sí para la mayoría de PYMES y profesionales independientes que venden a crédito.
Ejemplo práctico:
Un profesional emite en julio una factura por ₡10,000,000 + ₡1,300,000 de IVA, a 60 días plazo. En lugar de declarar ese IVA en julio, opta por diferirlo al cobro. En agosto, el cliente le paga la mitad y en septiembre el resto. Entonces, el profesional deberá emitir un REP en agosto por el pago parcial (ese REP informará quizás ₡5,000,000 cobrados y ₡650,000 de IVA a trasladar) y otro REP en septiembre por el saldo.
Así, Hacienda recibirá dos recibos que suman el monto total de la factura original y en cada mes se enterará la parte proporcional del IVA. Si el cliente no pagara nada en 90 días, de todos modos, en octubre tocaría declarar ese IVA pendiente por el límite legal, pero con REP Hacienda puede detectar fácilmente la situación: vería que la factura no tiene REP asociado en 90 días.
Implicaciones contables y en la caja:
Para el contribuyente, este mecanismo mejora su flujo de caja en cuanto al IVA, pues le permite no financiar al fisco hasta no cobrar – un alivio importante para PYMES. Sin embargo, requiere llevar un control estricto de las cuentas por cobrar. El contador debe asegurarse de que, por cada factura a crédito con IVA diferido, se emita su respectivo REP al recibir el pago. De lo contrario, si olvida hacerlo, la plataforma tributaria puede reflejar que hay IVA pendiente de pagar.
Con la entrada de TRIBU-CR, es muy posible que la declaración de IVA venga prellenada considerando solo los IVAs de facturas cobradas (vía REP). Un descuido en emitir un REP implicaría que Hacienda no “se entere” que cobró y, por ende, podría requerirle el IVA no reportado en el momento correcto.
Soporte de Factúrele:
Nuestro software ya incorporó el módulo de Recibos Electrónicos de Pago 4.4. Cuando usted genera una factura a crédito en Factúrele, el sistema le permitirá marcar si desea diferir el IVA hasta el cobro (según las reglas aplicables). Luego, al registrar un pago (total o parcial) contra esa factura dentro de Factúrele, podrá emitir el REP con un clic, jalando automáticamente los datos pertinentes (número de factura, monto pagado, fecha, etc.). Esto reduce el riesgo de olvido, ya que Factúrele puede incluso recordarle que tiene facturas a crédito pendientes de REP.
Adicionalmente, al preparar la declaración de IVA, nuestro sistema – configurado correctamente – solo incluirá el IVA de facturas ya pagadas (con REP emitido) dentro del periodo, o en el límite legal. Así, sus formularios saldrán consistentes con la norma sin que tenga que hacer cálculos manuales extras. Nuevamente, la clave es configurar sus ventas a crédito adecuadamente en la plataforma.
En conclusión
El Recibo Electrónico de Pago es una herramienta que brinda más control y flexibilidad financiera, pero requiere adoptarlo disciplinadamente. Asesórese con su contador para establecer un flujo de trabajo: por ejemplo, revisar semanalmente las cuentas por cobrar vencidas y emitir los REP correspondientes. Con Factúrele, eso se integra a su rutina diaria de forma muy simple, garantizando que cumpla con Hacienda y aproveche el beneficio de pagar el IVA en el momento justo.
Desglose de Descuentos y Combos en la Factura
La fiscalización también alcanza a los descuentos y a las ventas en combo o paquetes. Hacienda, en la versión 4.4, busca que ambos elementos queden mucho más detallados y transparentes en las facturas electrónicas.
Nuevos códigos para tipos de descuento
Hasta la versión 4.3, si un contribuyente aplicaba un descuento en una línea de la factura, simplemente indicaba el monto o porcentaje descontado y una descripción libre del motivo. Esto cambiaba el subtotal y consecuentemente el IVA, pero Tributación no tenía forma de clasificar cuál era la naturaleza de ese descuento. Ahora, con la versión 4.4, se introducen 10 códigos específicos para categorizar los descuentos otorgados. Al registrar un descuento, se debe escoger el código apropiado que describa el motivo. Las categorías incluyen, por ejemplo:
- Descuento por volumen: por compras al por mayor o grandes cantidades.
- Descuento promocional: por ofertas temporales o de mercadeo.
- Descuento por pronto pago (frecuencia): por pago adelantado o cliente frecuente.
- Bonificación: usual en productos adicionales de cortesía.
- Descuento por regalía: cuando se descuenta a cambio de algo (p.ej. por uso de propiedad intelectual).
- Descuento comercial general, descuento estacional, descuento sostenido, entre otros, hasta completar los diez.
El objetivo de esta medida es clarificar el impacto de los descuentos en la recaudación. Algunos descuentos, como los promocionales, pueden ser parte de la estrategia comercial, mientras que otros podrían implicar ajustes de IVA diferentes (por ejemplo, un “descuento por regalía con IVA cobrado al cliente” sugiere que se cobró IVA sobre algo que luego se bonifica, lo cual tiene un tratamiento especial).
Ahora Hacienda sabrá exactamente qué tipo de descuentos son más comunes en cada sector y podrá detectar si alguno pudiera esconder prácticas inadecuadas (como inflar descuentos para reducir la base imponible indebidamente).
¿Qué deben hacer los contadores?
Asegurarse de que, al facturar, se selecciona el código de descuento correcto cuando aplique. Esto implica capacitar a quienes emiten facturas para comprender la diferencia entre, digamos, un descuento por volumen vs. uno promocional. Contablemente, no cambia el cálculo del IVA (un descuento sigue reduciendo la base imponible), pero sí agrega un dato que luego puede ser útil en análisis de ventas.
Por ejemplo, su empresa podría cuantificar cuánto ha otorgado en descuentos promocionales vs por pronto pago en un periodo. Con Factúrele, esta transición es simple: hemos integrado los 10 nuevos códigos en el módulo de facturación, de modo que, al agregar un descuento a una línea, el sistema le preguntará el tipo y le dará el listado para escoger. Así, cada descuento quedará documentado con precisión y su factura será válida.
Desglose de combos, surtidos o paquetes
Este cambio va dirigido a las empresas que venden conjuntos de productos como un solo ítem (los típicos combos promocionales: ej. “kit escolar”, “combo 2x1”, canastas navideñas, etc.).
Tradicionalmente, se podía facturar el combo como una sola línea con un precio total. Ahora, Hacienda exige que se desglose cada producto contenido en un combo dentro de la factura. Es decir, si antes tenía “Combo X – ₡50,000”, ahora deberá detallar “Producto A – ₡20,000; Producto B – ₡15,000; Producto C – ₡15,000 (total combo ₡50,000)”.
Este requerimiento se implementó mediante un nuevo nodo o sección en el XML específicamente para detallar los componentes de combos (llamado “Detalle de Productos del Surtido” en el anexo técnico).
¿Por qué este cambio?
Hacienda apunta a lograr trazabilidad de los bienes dentro de paquetes y asegurar que cada componente reciba el tratamiento fiscal correcto. Si en un combo se incluían productos con diferentes tarifas de IVA (por ejemplo, uno exento y otros gravados al 13%), era posible que al venderse juntos se aplicara una prorata inadecuada o se perdiera visibilidad de esos detalles. Ahora, al listar cada artículo, cada uno tributa según su naturaleza y el cliente también ve claramente lo que está comprando.
Implicaciones prácticas
Las empresas deben revisar cómo manejan sus promociones y combos en el sistema. Será necesario tener definidos los componentes de cada combo y posiblemente ajustar los catálogos de productos. El responsable de facturación debe conocer cómo desglosar el combo al momento de facturar.
Factúrele ya se anticipó: en nuestro sistema, si usted vende un combo, puede predefinir la composición (por ejemplo, al facturar “Paquete Navidad”, el sistema automáticamente inserta líneas para “juguete X, botella Y, etc.” sumando el precio). También puede hacerlo manualmente en el momento. Lo importante es que Factúrele genera el XML con el nuevo formato de combo, cumpliendo la norma sin enredos técnicos.
Contablemente, esto puede generar más líneas en la factura, pero no cambia el total facturado. Para un contador, sin embargo, es valioso porque permite llevar mejor control de inventario (se descarga cada artículo efectivamente vendido) y determinar ingresos por producto, aunque se vendan en paquete.
Resumen de beneficios tributarios
Con los descuentos codificados y los combos desglosados, Hacienda obtiene mayor claridad sobre la información de la factura. Para la empresa, aunque suponga un poco más de detalle en la emisión, también mejora el control interno: se sabe exactamente cuánto se regaló en descuentos, qué se vendió en cada paquete, etc.
El contador debería aprovechar esto para afinar sus reportes de ventas y asegurarse de que la carga del IVA se está calculando correctamente por artículo. Si detecta que antes se hacían estimaciones globales en combos, ahora es el momento de ajustar esos procedimientos.
En definitiva
En definitiva, descuentos y combos ahora van con lupa. Con una herramienta como Factúrele, la implementación técnica de estos detalles es automática. No deje de revisar sus políticas comerciales (¿qué tantos descuentos otorgan? ¿maneja combos habitualmente?) para así adecuar su sistema y entrenamiento de personal. Un esfuerzo pequeño en orden y detalle hoy le evitará potenciales cuestionamientos tributarios mañana.
Otros Cambios Relevantes de la Versión 4.4
Además de los grandes cambios ya comentados, la versión 4.4 introduce una serie de ajustes adicionales en la facturación electrónica que, si bien pueden parecer menores, conviene no pasarlos por alto ya que contribuyen al objetivo global de mayor precisión y fiscalización. Enumeramos a continuación algunos de los más importantes:
Ahora todas las facturas, notas y tiquetes deben incluir el código de actividad económica del cliente (receptor). Este código corresponde a la clasificación oficial (CIIU) con la que el cliente está registrado en Tributación.
¿Para qué sirve?
Para que Hacienda pueda analizar las transacciones por sector económico. Por ejemplo, si usted vende insumos de construcción, Hacienda podrá distinguir si su cliente es de actividad agrícola, comercial, industrial, etc., y así detectar ventas atípicas entre giros no relacionados.
Implicación
El emisor debe solicitar o tener registrado el código de actividad de cada cliente. Muchas empresas ya lo tienen por requisitos de exoneraciones o créditos fiscales, pero otras quizás deban actualizar su base de datos de clientes.
Con Factúrele, este campo ya está incorporado: puede guardar en el perfil de cada cliente su código de actividad y el sistema lo insertará automáticamente en cada factura. Es un dato informativo que no altera montos, pero olvidarlo podría invalidar un comprobante. Los contadores deben liderar la tarea de recolectar esta información, quizás aprovechando la ocasión para depurar el padrón de clientes.
Hasta ahora, las facturas electrónicas admitían identificar a los clientes con cédula física, cédula jurídica, DIMEX o NITE (estas últimas para extranjeros residentes o no). La versión 4.4 agrega categorías adicionales, como “Extranjero no domiciliado” (para identificar clientes de fuera sin ningún documento costarricense) y “No contribuyente”. Esta última puede aplicar, por ejemplo, a personas físicas locales que no están inscritas como contribuyentes, pero a quienes igual se les factura (imagine venderle a un particular que no tiene obligaciones tributarias).
Con estas opciones, se puede formalmente facturar a cualquier persona o empresa, tenga o no registro tributario en CR, asignándole un tipo de identificación adecuado. Implicación: Las empresas podrán expandir su clientela sin trabas documentales, pero deben asegurarse de elegir el tipo correcto.
Factúrele ya contempla estas nuevas categorías en el menú de tipos de identificación al crear un cliente, facilitando el cumplimiento. Para el contador, esto amplía las posibilidades de documentar transacciones antes difíciles (p.ej. ventas a turistas extranjeros) dentro del marco electrónico.
Hacienda ahora exige mayor detalle cuando una transacción está exenta o sujeta a un régimen especial. Por ejemplo, si usted realiza una venta exenta de IVA por estar el comprador en Régimen de Zona Franca, la factura debe incluir el código de exoneración o régimen aplicable. Igualmente, hay campos para registrar documentos de exoneración (como números de oficio) en casos de ventas a ciertas instituciones (ej. municipalidades, iglesias, comités de deporte, etc., cuando la ley lo permite).
Implicación
Las empresas que vendan a clientes exentos (total o parcialmente) o bajo condiciones especiales, deben acostumbrarse a documentar esa exención en la factura. De lo contrario, Hacienda podría presumir que omitió el cobro de impuesto indebidamente. Factúrele asiste en esto permitiendo ingresar los datos de exoneración al momento de facturar (ya sea seleccionando de catálogos oficiales o ingresando los números de resolución según corresponda).
Es importante que el contador instruya al personal sobre la documentación soporte de exoneraciones: hoy más que nunca, cada exención debe estar sustentada con el código correcto en el XML, para que Hacienda la acepte. Esto no cambia cómo se liquida el impuesto (simplemente ratifica que se vendió exento porque había derecho), pero sí cambia cómo se presenta la información.
Se amplía el catálogo de formas de pago que pueden indicarse en el comprobante. Además de efectivo, cheque, transferencia y tarjeta, ahora se incluyen opciones como SINPE Móvil y otras plataformas de pago digital. Esto refleja la realidad actual donde muchos pagos se hacen vía móvil o fintech.
Implicación
Al emitir la factura, se debe escoger correctamente cómo pagó o pagará el cliente. Para los contadores, tener este dato estructurado es útil para conciliaciones bancarias y controles de tesorería. En Factúrele hemos añadido estos nuevos métodos de pago en la lista desplegable correspondiente, así su facturación refleja fielmente la vía por la que le pagaron. No tiene efecto en impuestos, pero sí ayuda a Hacienda a rastrear movimientos financieros asociados a ventas, dando un indicio más en su lucha contra lavado o evasión.
Anteriormente solo se contemplaban básicamente contado o crédito como condición de venta. La versión 4.4 introduce un catálogo ampliado de condiciones de venta, para distinguir, por ejemplo, ventas en arrendamiento, consignación, apartados, donaciones, trueques, entre otras modalidades.
Implicación
El emisor debe seleccionar la condición que mejor describa la operación. Esto, de nuevo, no altera cálculos, pero sí información. Un caso interesante es el de donaciones: el reglamento exime de emitir factura en donaciones recibidas por ciertas entidades autorizadas, pero si de todos modos se documentan transacciones relacionadas, hay una condición específica.
El contador debe conocer estas opciones para asesorar cómo registrar operaciones atípicas. Nuestra plataforma Factúrele incluye dichas opciones, así usted siempre tendrá la forma adecuada de registrar cada venta según su naturaleza.
Como mencionamos, ahora si su empresa vende vehículos automotores, deberá incluir en la factura el VIN (Vehicle Identification Number) del vehículo vendido. Esto es un identificador único del auto, obligatorio para su tránsito legal.
Implicación
Concesionarios y vendedores de autos deben asegurarse de tener a mano el VIN al facturar. Esto facilita a Hacienda y a otras autoridades rastrear el vehículo en caso de ser necesario (p.ej. verificar exoneraciones de impuestos de importación, propiedad, etc.). En Factúrele, al facturar un bien de tipo vehículo, se habilita el campo para ingresar el VIN, cumpliendo así con el requerimiento.
Un cambio trascendental, aunque más ligado al ámbito legal que al fiscal puro, es la posibilidad de que el receptor de la factura también la firme electrónicamente. Con este “doble factor”, la factura electrónica se convierte en título ejecutivo, es decir, un documento con fuerza para cobrar judicialmente en caso de morosidad, sin necesidad de reconocer firmas posteriormente.
Hasta ahora, las facturas electrónicas no podían usarse directamente como títulos ejecutivos porque solo llevaban la firma digital del emisor, no del cliente; con la versión 4.4, si el cliente añade su firma (un proceso que deberá implementarse posiblemente vía la plataforma de Hacienda o con mecanismos aceptados), la factura queda endosada digitalmente.
Implicación
Desde el punto de vista tributario, no afecta la declaración, pero desde el punto de vista comercial y legal, fortalece la posición del vendedor ante un impago. Empresas que venden a crédito podrían requerir a sus clientes la firma electrónica del comprobante para garantizar este efecto. Este es un tema en desarrollo: habrá que ver cómo Hacienda habilita la recepción de esa firma del cliente.
Factúrele estará atento para integrar cualquier funcionalidad que permita capturar la firma del receptor cuando esté disponible. Por ahora, es importante que los contribuyentes conozcan esta posibilidad, ya que podría mejorar la cobrabilidad de sus cuentas por cobrar en el futuro.
Como se aprecia, la lista de cambios es extensa. Cada empresa deberá evaluar qué tan expuesta está a cada punto: ¿Tengo clientes exentos? ¿Pago con SINPE Móvil? ¿Hago donaciones? ¿Vendo vehículos? etc., e integrar esos campos en su operación cotidiana. Los contadores deben actualizar procedimientos y checklists de emisión y recepción de comprobantes para verificar que toda factura 4.4 recibida o emitida tenga lo que debe tener. Será normal durante la transición encontrar proveedores o clientes que omitan algo (por desconocimiento), y allí su asesoría será clave para corregir a tiempo.
Integración con TRIBU-CR y Declaraciones Tributarias
Todos estos cambios en la factura electrónica versión 4.4 no ocurren en el vacío: forman parte de un proceso más amplio de transformación digital del sistema tributario costarricense. En agosto de 2025, el Ministerio de Hacienda planea poner en producción la nueva plataforma TRIBU-CR, que reemplazará a los sistemas actuales (como ATV) y unificará en una Oficina Virtual todas las funciones de declaración, pago y consultas tributarias. TRIBU-CR aprovechará al máximo la información proveniente de la facturación electrónica para agilizar y automatizar obligaciones.
¿Cómo se reflejarán los cambios 4.4 en TRIBU-CR? De varias maneras positivas para el contribuyente cumplido:
Al elaborar por ejemplo la declaración de IVA mensual, el sistema podrá prellenar gran parte del formulario con base en las facturas electrónicas emitidas y recibidas por el contribuyente. Es decir, los montos de ventas gravadas, exentas, exportaciones, compras de servicios importados, débito diferido por REP, crédito fiscal, etc., estarán ya calculados según lo reportado en los comprobantes 4.4. Si su empresa emite correctamente todos los documentos (incluyendo facturas de compra y recibos de pago), TRIBU-CR prácticamente le tendrá la declaración lista para revisar y enviar.
Esto reduce errores y ahorra tiempo, pero también significa que cualquier omisión quedará en evidencia: por ejemplo, si usted compró servicios en el exterior y no emitió la factura de compra, Hacienda lo notará porque los pagos al exterior pueden cruzarse vía bancos o informativas, y faltará el sustento en TRIBU-CR.
La buena noticia
Factúrele está totalmente preparado para esta convergencia con TRIBU-CR. Al usar Factúrele, usted ya genera todos los comprobantes con los datos que TRIBU-CR espera, asegurando que el prellenado de sus declaraciones sea correcto. Asimismo, Factúrele continuará ofreciendo sus reportes tributarios propios (por ejemplo, el de servicios importados, el de ventas exentas, etc.) de modo que usted puede validar la información prellenada por TRIBU-CR contra sus propios cálculos. Esto añade una capa de seguridad: si encuentra discrepancias, podría ser indicio de alguna factura faltante o mal emitida.
Atentos ante la liberación de TRIBU-CR
Adicionalmente, nuestro equipo de desarrollo está atento a la liberación de TRIBU-CR para explorar posibles integraciones directas. Imaginamos un futuro cercano en el que Factúrele pueda, por ejemplo, enviar sus declaraciones directamente a TRIBU-CR o descargar de allí acuses y constancias.
Por lo pronto, la estrategia más inteligente es emitir correctamente cada comprobante 4.4 y aprovechar las automatizaciones de Factúrele, para que cuando TRIBU-CR entre en vigor, la transición sea prácticamente transparente para usted. Muchas de las tareas repetitivas de declaración se volverán más livianas, pero solo si la calidad de los datos enviados (vía facturación electrónica) es alta. Y esa es justamente nuestra misión: ayudarle a lograr calidad y consistencia en esos datos.
En síntesis
TRIBU-CR viene a coronar el esfuerzo de modernización tributaria, y la versión 4.4 de factura electrónica es uno de sus pilares fundamentales. Al cumplir con todos los nuevos requisitos, usted no solo evita posibles sanciones, sino que se alinea con un sistema que le facilitará la vida tributaria en adelante. Con Factúrele como aliado tecnológico, puede tener la certeza de que está enviando la información correcta, y podrá dormir tranquilo sabiendo que cuando Hacienda cruce datos o prellene formularios, todo cuadrará perfectamente a su favor.
Conclusión: Su Aliado en la Adaptación Tributaria
La transición a la versión 4.4 de la facturación electrónica en Costa Rica marca un hito en la forma en que empresas y profesionales gestionan su información fiscal. Los múltiples cambios – desde identificar el software de facturación, hasta emitir nuevos documentos como el REP y la factura de compra por servicios importados, pasando por detallar combos, descuentos y demás – pueden parecer abrumadores al enumerarlos en conjunto. Sin embargo, con la preparación adecuada y las herramientas correctas, su empresa puede convertir este desafío en una ventaja competitiva.
En este boletín hemos desglosado los principales puntos que todo contador y empresario debe tomar en cuenta. Algunos cambios requerirán ajustar costumbres arraigadas (como cómo se factura un combo), otros implicarán dedicar tiempo a recopilar información (por ejemplo, códigos de actividad de clientes), y otros más demandarán implementar nuevos controles internos (como el seguimiento de cuentas por cobrar para emitir recibos de pago). La clave es actuar con anticipación: capacitar al personal, actualizar el software, hacer pruebas y simulaciones antes de las fechas límite, y apoyarse en expertos cuando sea necesario.
Recordemos que detrás de esta actualización hay una visión de largo plazo: un sistema tributario 100% digital, integrado y transparente, en el que cada transacción deja un rastro claro. Esto beneficia a la Hacienda Pública en su labor de control, pero también beneficia al contribuyente cumplidor, quien verá agilizados sus trámites (menos declaraciones manuales) y competirá en igualdad, ya que la norma trata de evitar ventajas indebidas de quienes evaden. Adaptarse pronto a 4.4 significa que su empresa estará al día, evitando multas y aprovechando todas las facilidades que traerá TRIBU-CR en 2025.
Por último, queremos enfatizar que no está solo en este proceso. Factúrele está aquí para acompañarle en cada paso de la adaptación tributaria. Hemos invertido en tecnología y conocimiento para que nuestros clientes implementen la versión 4.4 sin tropiezos. Al elegir Factúrele, usted gana un aliado que no solo le proporciona el software actualizado, sino también soporte y asesoría sobre cómo estos cambios impactan su negocio. Desde recordatorios de emisión de REP, reportes inteligentes de IVA, hasta actualizaciones automáticas conforme Hacienda afine detalles – nuestro compromiso es mantenerlo siempre un paso adelante en cumplimiento y eficiencia.
Prepárese, infórmese y actualice sus sistemas.
El Boletín Tributario No 34 llega a su fin, pero el comienzo de una nueva era de facturación electrónica apenas inicia. Le invitamos a dar el salto con confianza: modernice su gestión tributaria con Factúrele y transforme las obligaciones fiscales en una tarea simple y bajo control. ¡A facturar electrónicamente con éxito y con miras a un 2025 de grandes avances tecnológicos en la tributación costarricense!
