Resumen Ejecutivo
¿Qué cambios introduce la versión 4.4 en los tipos de documento?
La versión 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica agrega nuevos tipos de documento en los comprobantes electrónicos, específicamente “Depósito de garantía”, “Multas o Penalizaciones” e “Intereses moratorios”.
Estos códigos permiten clasificar dichas transacciones de forma específica en las facturas, llenando vacíos del sistema anterior. Antes, rubros como depósitos o multas debían etiquetarse genéricamente (por ejemplo, como “Otros”), pero ahora cuentan con un código propio (08, 09 y 10 respectivamente), lo que brinda mayor precisión y trazabilidad en la información remitida a Hacienda.
¿Por qué son importantes estos nuevos tipos de documento?
Estas categorías son importantes porque permiten un tratamiento fiscal adecuado para transacciones que antes no estaban claramente definidas.
Por ejemplo, un depósito de garantía (dinero entregado en custodia temporal) no constituye una venta gravada con IVA en el momento de su recepción. De igual modo, las multas o penalizaciones y los intereses moratorios se consideran indemnizaciones o recargos por mora, y no forman parte de la base imponible del IVA al no ser propiamente una contraprestación por un servicio.
Al contar con categorías específicas en la factura, los sistemas contables pueden registrar estas operaciones como no gravadas (exentas de IVA), evitando cálculos erróneos de impuestos y facilitando su declaración correcta. En resumen, se cierra una brecha normativa: ahora es más claro cuáles montos llevan IVA y cuáles no, según su naturaleza.
¿Cómo afectan estos cambios las declaraciones de impuestos?
En las declaraciones mensuales del IVA (formulario D-104), estos nuevos tipos de documento implican reportar ciertas transacciones como exentas o fuera de base imponible.
Por ejemplo, los montos facturados como depósito de garantía o multa deberán reflejarse como ventas no gravadas del periodo, de forma que no generen IVA por pagar en ese mes.
Asimismo, los servicios importados ahora tienen un control especial: la versión 4.4 establece la obligatoriedad de emitir una Factura Electrónica de Compra para registrar los servicios contratados a proveedores del exterior.
Esto asegura que el IVA de servicios importados sea declarado correctamente por el comprador costarricense (mediante auto facturación), fortaleciendo el control fiscal.
En términos generales, los contadores deberán ajustar sus procedimientos: si antes incluían estos conceptos manualmente o en rubros genéricos, ahora deberán usar los códigos específicos y verificar su adecuado tratamiento en las declaraciones tributarias (principalmente en el IVA, pero también en el impuesto sobre la renta, según corresponda).
¿Cómo ha actualizado Factúrele su sistema ante estos cambios?
El software Factúrele se ha anticipado a la versión 4.4 incorporando todas estas novedades de forma automática en su plataforma.
Entre las mejoras implementadas se incluyen:
✅ Integración de los nuevos códigos de documento Depósito de garantía (08), Multas o Penalizaciones (09) e Intereses moratorios (10) en la emisión de comprobantes electrónicos, asegurando que estas partidas queden correctamente clasificadas y sin que se les aplique IVA por error.
✅ Generación automática de la Factura Electrónica de Compra cuando nuestros clientes registran servicios importados, cumpliendo con la nueva obligación sin trámites adicionales.
✅ Nuevo reporte detallado de servicios importados, que permite visualizar y monitorear todas las compras de servicios en el exterior y su impacto en el IVA.
✅ Actualización de la declaración de IVA sugerida por Factúrele, incorporando automáticamente estos nuevos conceptos para que el usuario disponga del formulario listo con el tratamiento fiscal correcto.
¡Facturele, una garantia!
Gracias a estas actualizaciones, nuestros usuarios —contadores, pymes y profesionales— pueden ahorrar tiempo y evitar errores, ya que Factúrele garantiza que cada cambio normativo esté reflejado correctamente en sus facturas y reportes. Esto se traduce en tranquilidad y eficiencia: su facturación electrónica estará siempre al día, sin complicaciones técnicas para usted.
Contenido Completo
Introducción
La Dirección General de Tributación de Costa Rica publicó en noviembre de 2024 la resolución MH-DGT-RES-0027-2024, que introduce la versión 4.4 de los Anexos y Estructuras para la emisión de comprobantes electrónicos. Tras una actualización anunciada en febrero de 2025, se estableció que la nueva versión será de uso obligatorio a partir del 1 de septiembre de 2025 (en lugar del 1 de junio inicialmente previsto).
Esta actualización trae numerosos cambios técnicos y normativos con un enfoque en la modernización de los procesos y la inclusión digital en el sistema de facturación electrónica del país. Entre las novedades destacan la creación de un nuevo tipo de comprobante (el Recibo Electrónico de Pago), la ampliación de tipos de identificación y condiciones de venta, nuevos códigos específicos para descuentos y exoneraciones, y la ampliación de tipos de documento permitidos dentro de una factura electrónica.
¿Qué enfoque tiene este boletín?
En este boletín nos enfocaremos precisamente en la ampliación de tipos de documento, es decir, la incorporación de conceptos como depósitos de garantía, multas o penalizaciones e intereses moratorios dentro de los comprobantes electrónicos.
Explicaremos en lenguaje claro qué significa cada uno de estos nuevos tipos de documento, cómo se deben registrar correctamente en las facturas y qué implicaciones fiscales conllevan para las empresas en su operativa diaria. También abordaremos cómo estos cambios se verán reflejados en la nueva plataforma tributaria TRIBU-CR y de qué forma Factúrele ha integrado dichas actualizaciones en su software para beneficio de sus clientes.
Al final, encontrará recomendaciones y un llamado a la acción para aprovechar estas mejoras y asegurar que su empresa cumpla con la normativa de forma eficiente y sin contratiempos.
Depósito de garantía: concepto y manejo fiscal
¿Qué es un depósito de garantía?
Un depósito de garantía es una suma de dinero que un cliente entrega a modo de fianza o resguardo, usualmente en contratos de arrendamiento, servicios o compraventa, para asegurar el cumplimiento de ciertas obligaciones.
En la práctica, este monto suele ser reembolsable al finalizar el contrato si no se presentan incumplimientos (por ejemplo, al término de un alquiler si la propiedad se devuelve en buen estado). Bajo la versión 4.4, los depósitos de garantía pasan a estar explícitamente contemplados en la factura electrónica, asignándoseles el código 08 como tipo de documento.
¿Cómo se factura un depósito de garantía?
Ahora, si su empresa recibe un depósito de garantía, puede (y debe) documentarlo en un comprobante electrónico.
Por ejemplo, al emitir una factura o recibo por la recepción de un depósito, incluirá una línea identificada con el código 08 – Depósito de garantía, por el monto recibido, sin aplicar IVA. De esta forma, queda constancia formal ante Tributación de ese ingreso temporal, pero al usar el código específico, el sistema reconoce que no es una venta gravada.
Esto evita que se calcule impuesto sobre ese monto y clarifica que se trata de dinero en custodia. Los nuevos esquemas XML de Hacienda prevén este código precisamente para diferenciarlo de una venta normal.
Implicaciones en impuestos
Mientras el depósito esté en custodia (es decir, no se haya dispuesto de él más que como garantía), no genera Impuesto al Valor Agregado. En la declaración de IVA, dicho importe se considerará una operación no gravada (o exenta) del periodo. Solo en caso de que el depósito eventualmente se aplique o se confisque (por incumplimiento del cliente, por ejemplo), cambiará su naturaleza: podría convertirse en una venta real (si se aplica como pago de parte del precio de un bien/servicio) o en una indemnización a favor de la empresa (si se ejecuta por daños o incumplimiento).
En ese momento, deberá evaluarse el tratamiento fiscal: si pasa a ser pago por una venta, el monto sí estaría sujeto a IVA en la factura final de la venta; si pasa a ser una penalización a favor de la empresa, seguiría fuera del IVA por ser una indemnización. En cualquier caso, el depósito retenido sí contaría como ingreso para efectos del Impuesto sobre la Renta (ya sea como parte del precio de venta o como ganancia extraordinaria), por lo que la empresa deberá incluirlo en su renta bruta del periodo fiscal correspondiente.
Sin Ambigüedad
Lo esencial es que con la versión 4.4 ya no hay ambigüedad: anteriormente muchos contribuyentes no sabían cómo documentar estos depósitos (algunos los manejaban fuera de las facturas o en cuentas contables separadas). Ahora Hacienda proporciona un mecanismo claro para registrarlos.
Esto beneficia al contador al brindarle una clasificación exacta y facilita a la Administración Tributaria el rastreo de estos montos, asegurando que, si un depósito se convierte en venta gravada, se tribute en el momento adecuado, y si no, permanezca identificado como no sujeto a impuesto.
Multas o penalizaciones: tratamiento en la factura electrónica
¿Qué son las multas o penalizaciones?
Las multas o penalizaciones son montos que una empresa puede cobrar a un cliente o proveedor como consecuencia de un incumplimiento contractual o una situación adversa prevista en un contrato. Ejemplos comunes son: penalización por cancelación tardía de un servicio (p. ej., no show en hoteles), multas por incumplir cláusulas de permanencia, por entregar mercancía fuera de plazo, entre otros.
En esencia, se trata de compensaciones económicas por daños o incumplimientos, y no de la venta de un bien o la prestación de un servicio nuevo.
Con la llegada de la versión 4.4, las multas y penalizaciones ahora cuentan con un código específico 09 – “Multas o Penalizaciones” dentro de los comprobantes electrónicoshacienda.go.cr. Esto significa que, al emitir una factura o nota de débito para cobrar una multa, se debe incluir ese código en la línea correspondiente.
¿Por qué es importante?
Porque al usar el código 09, la factura electrónica le indica automáticamente a la Administración Tributaria que este monto es una penalización por incumplimiento y no forma parte de la base imponible del IVA. En otras palabras, no lleva IVA cargado, dado que no corresponde a una transacción comercial típica sino a un resarcimiento.
La normativa del IVA en Costa Rica así lo confirma: “No forma parte de la base imponible del impuesto las cantidades percibidas por razón de indemnizaciones...”, lo que abarca a las penalizaciones por incumplimiento de contratos.
Consideraciones prácticas
Antes de esta versión, muchos contadores debían registrar estas multas manualmente o como conceptos genéricos en la factura, a veces aplicando un 0% de IVA o dejándolas fuera del comprobante, lo cual podía generar confusión o incluso rechazos en el sistema de Hacienda.
Ahora, con el código dedicado, el proceso es más transparente. Al facturar una multa, simplemente se agrega la línea con código 09, importe de la penalización y 0% de IVA. Hacienda recibirá ese comprobante y sabrá de inmediato que, aunque se está cobrando dinero, no es por venta de un servicio gravado, sino por una sanción contractual.
¿Cómo se ve "afectada" la declaración del IVA?
En la declaración de IVA, estos montos de multas cobradas se reportarán como ventas no gravadas/exentas, coherentemente con la factura. Por otro lado, para impuesto sobre la renta, las multas cobradas sí constituyen un ingreso extraordinario para la empresa (incrementan la utilidad imponible), por lo que deben incluirse en la utilidad del periodo. Es decir, aunque no pague IVA por ellas, la empresa sí paga impuesto sobre la renta por las ganancias obtenidas vía penalizaciones.
Este detalle es importante para que los contadores las contabilicen correctamente: usualmente se registran en cuentas de “otros ingresos” o “ingresos por multas”, separadas de las ventas normales, facilitando así su identificación al preparar las declaraciones anuales de renta.
En resumen
El nuevo código 09 brinda una claridad fiscal que antes no existía. Tanto la empresa emisora como Hacienda podrán distinguir claramente estos cobros por multas de las ventas ordinarias. Esto mejora el control y evita posibles malentendidos durante una auditoría: si antes Hacienda podía cuestionar por qué cierto ingreso no tenía IVA, ahora verá el código y comprenderá su naturaleza indemnizatoria de inmediato.
Para el contribuyente, simplifica el cumplimiento, ya que reduce el riesgo de calcular mal el IVA o de omitir información en la declaración.
Intereses moratorios: manejo en facturación e implicaciones de IVA
Los intereses moratorios son los intereses que se cobran por el retraso en el pago de una obligación. En términos sencillos, funcionan como una multa por pago tardío: si un cliente no paga una factura a tiempo, el contrato puede estipular un interés (por ejemplo, un X% mensual sobre el saldo atrasado) por cada día o mes de retraso. Este interés busca resarcir al acreedor por el costo financiero de no recibir su dinero a tiempo.
A diferencia de un interés ordinario (como el de un préstamo o financiamiento, que es parte de un negocio financiero), el interés moratorio es accesorio a una venta de bienes o servicios ya realizada, activándose solo ante el incumplimiento en el pago.
¿Cómo se manejan estos intereses en la versión 4.4?
En la versión 4.4, los intereses por mora se incorporan también como tipo de documento específico en la factura electrónica, con el código 10 – “Intereses moratorios”. Esto significa que, si va a cobrar intereses por demora a un cliente, podrá emitir una nota de débito (o incluir en la factura correspondiente) una línea identificada con código 10 por el monto de esos intereses. Al usar este código, automáticamente la operación se marca como no sujeta a IVA, ya que Hacienda entiende que se trata de un recargo por mora y no de un servicio independiente.
La interpretación fiscal va en ese sentido: “los intereses generados por pagos tardíos… no están incluidos en la base imponible del IVA… Estos intereses no constituyen una compensación por servicios sujetos al IVA, sino más bien un resarcimiento por el daño causado por el retraso”. En otras palabras, cobrar intereses moratorios no es vender un servicio nuevo, es compensar una demora, y por tanto no genera IVA.
Registro y declaración
En la práctica, para el contador esto es muy sencillo con la nueva versión. Al emitir, por ejemplo, una nota de débito para cargar intereses por mora a un cliente moroso, se agrega la línea con el código 10 – Intereses moratorios.
El sistema de facturación de Factúrele (y cualquier sistema actualizado a 4.4) se encargará de que ese renglón no calcule IVA. Al enviar el comprobante a Hacienda, quedará claro el concepto. En la declaración mensual de IVA, dichos intereses cobrados se reportan como ingresos exentos/no gravados, similar al caso de las multas. No aumentarán el débito de IVA a pagar.
Sin embargo –al igual que con las penalizaciones– los intereses moratorios sí constituyen un ingreso desde el punto de vista del impuesto sobre la renta. La empresa acreedora deberá sumar los intereses cobrados a sus ganancias del periodo, ya que representan un rendimiento efectivo obtenido por el atraso del cliente.
Conviene también documentar adecuadamente el cálculo de estos intereses (tasas y períodos aplicados) en caso de fiscalización. Aunque la factura electrónica solo refleje el monto total por intereses moratorios, es buena práctica conservar la hoja de cálculo o nota de cómo se determinó ese monto (días de atraso, tasa anual o mensual aplicada, etc.), por transparencia ante el cliente y las autoridades.
En conclusión
Con el código 10 se oficializa un manejo que antes era incierto. Muchos se preguntaban si debían emitir una factura con IVA por intereses de mora (arriesgándose a cobrar de más al cliente) o si no facturarlos formalmente. Ahora, Hacienda provee la vía correcta: se facturan, pero identificados como intereses por mora, sin IVA. Esto mejora la cultura de cumplimiento, pues asegura que incluso estos ingresos por mora quedan registrados en el sistema tributario (evitando informalidades), pero sin provocar cobros indebidos de impuesto.
Para la empresa, representa orden y control: podrá llevar cuenta de los intereses generados por cuentas por cobrar atrasadas, y Hacienda tendrá visibilidad de estos importes para fines de control de renta, todo mediante el mismo esquema de comprobantes electrónicos.
¿Cómo se reflejan estos cambios en TRIBU-CR?
¿Qué es TRIBU-CR?
TRIBU-CR es la nueva plataforma integral de administración tributaria que Costa Rica pone en marcha en 2025 como parte del proyecto Hacienda Digital. Este sistema viene a sustituir al antiguo portal ATV y a revolucionar la forma en que los contribuyentes interactúan con el fisco.
No se trata solo de un cambio de interfaz, sino de una transformación profunda: TRIBU-CR unifica diversos módulos (Oficina Virtual, cuentas tributarias, declaraciones, expediente electrónico, entre otros) para manejar de forma uniforme toda la información tributaria de los contribuyentes, maximizar los controles y brindar mayor transparencia sobre la situación fiscal de cada uno.
Por ejemplo, la plataforma incorpora una Cuenta Tributaria en tiempo real, donde el usuario puede ver inmediatamente sus deudas, pagos y créditos fiscales actualizadosbdo.cr. También cuenta con un “Vector de Obligaciones” que muestra claramente qué presentaciones o pagos tiene pendientes el contribuyente, reduciendo errores por descuidobdo.cr.
TRIBU-CR y su papel clave con la versión 4.4
En este contexto más moderno y conectado, los cambios de la versión 4.4 jugarán un papel clave. TRIBU-CR está diseñado para recibir y procesar la información más detallada de los comprobantes electrónicos, por lo que las facturas que incluyan los nuevos códigos de depósito de garantía (08), multas (09) o intereses moratorios (10) serán interpretadas adecuadamente dentro de la cuenta del contribuyente.
En términos prácticos, esto significa que cuando usted registre, por ejemplo, una factura con un ítem marcado como depósito de garantía, TRIBU-CR lo reflejará como un ingreso no gravado en su resumen de actividad del periodo, separándolo de las ventas gravadas con IVA. Lo mismo ocurrirá con las multas e intereses: el sistema reconocerá esos códigos y automáticamente no esperará IVA asociado a esos rubros.
De esta manera, se logra coherencia total entre lo reportado en las facturas y lo que aparece en las declaraciones: Hacienda podrá verificar que las sumas clasificadas con códigos 08, 09 o 10 no deban tributar IVA, evitando discrepancias o preguntas posteriores.
¿Qué más ofrece TRIBU-CR?
Otra ventaja es que TRIBU-CR permitirá cruzar información de manera más eficiente. Por ejemplo, en el caso de los servicios importados, ahora obligatoriamente documentados mediante facturas electrónicas de compra, la plataforma podrá controlar que el crédito fiscal y el débito (autoimpuesto) de IVA por esos servicios cuadren correctamente.
Esto aumenta la fiscalización sobre quienes adquieren servicios en el exterior, combatiendo la evasión en IVA de manera más tecnológica. Igualmente, al homogenizar la información de todos los sistemas, TRIBU-CR dará mayores garantías al contribuyente: su cuenta tributaria reflejará de forma unificada todos estos detalles, y cualquier auditoría podrá revisar en un solo lugar las operaciones gravadas y exentas de cada periodo.
Perspectiva del usuario/contador
Desde el lado del usuario/contador, la transición a TRIBU-CR requiere asegurarse de que los sistemas de facturación estén generando los XML correctos con la versión 4.4. Factúrele se ha ocupado de que así sea: nuestro software ya emite los comprobantes en formato 4.4 con todos los nuevos campos y códigos, por lo que está 100% alineado con TRIBU-CR.
Cada factura generada en Factúrele llevará la información necesaria para que la nueva plataforma la procese sin inconvenientes. Además, mantenemos actualizados todos los reportes tributarios y la declaración de IVA que proporcionamos a nuestros clientes conforme a las últimas exigencias de la DGT.
Esto es un gran alivio tanto para contadores profesionales como para pequeñas empresas que no cuentan con un departamento fiscal robusto: usted no tiene que preocuparse por los detalles técnicos, porque Factúrele ya se aseguró de que sus datos migren y se reporten correctamente en TRIBU-CR.
En otras palabras, podrá aprovechar las mejoras de esta plataforma (más rapidez, datos en tiempo real, mayor detalle) sin tener que rehacer su forma de trabajar, ya que su herramienta de facturación sirve de puente confiable entre su empresa y la Administración Tributaria.
Conclusiones y llamado a la acción
La introducción de estos nuevos tipos de documento en la factura electrónica versión 4.4 refuerza el compromiso de la Administración Tributaria con una mayor claridad y control fiscal. Ahora conceptos como depósitos, multas e intereses están formalmente definidos en los comprobantes, cerrando brechas que antes podían generar confusión o tratamientos inconsistentes en los impuestos.
Del mismo modo, la obligación de emitir facturas electrónicas de compra por servicios importados asegura que el IVA de estos servicios sea declarado de manera formal y verificable, combatiendo la evasión y nivelando las reglas del juego para todos los contribuyentes.
En suma
La versión 4.4 trae más de 140 ajustes que modernizan la facturación electrónica costarricense, alineándola con las mejores prácticas internacionales. Para los contadores, pymes, empresarios y emprendedores esto implica desafíos iniciales de adaptación, pero también grandes oportunidades de mejorar sus procesos y facilitar el cumplimiento tributario. Es normal que al principio surjan dudas; sin embargo, con las herramientas adecuadas, esos cambios se pueden convertir en ventajas competitivas.
¡La buena noticia!
La buena noticia es que usted no tiene que afrontar estos cambios en solitario. Factúrele ya implementó todas las actualizaciones necesarias en su sistema, de modo que sus facturas y reportes cumplen con la normativa vigente en automático. Nuestro compromiso es mantenerlo siempre al día: cuando use Factúrele, estará facturando bajo los últimos requerimientos de Hacienda sin esfuerzo adicional de su parte.
Esto le permite concentrarse en su negocio, mientras nuestro software se encarga de los detalles tributarios y tecnológicos.
¡Actualice su facturación con Factúrele y lleve la delantera en esta nueva era digital tributaria en Costa Rica!
Lo invitamos a aprovechar las nuevas funcionalidades de Factúrele y a mantener su empresa al día con estos cambios. Un sistema de facturación electrónica actualizado no solo evita eventuales sanciones por incumplimiento, sino que le brinda eficiencia y tranquilidad en la gestión diaria de sus obligaciones fiscales.
