Factura Electrónica 4.4: Cómo Facturele Simplifica el Registro de Compras de Servicios y Bienes Importados
Versión 4.4, una revolución.
La llegada de la versión 4.4 de facturación electrónica en Costa Rica trae cambios importantes en la forma de documentar las compras al exterior. En especial, ahora es obligatorio que las empresas que adquieren servicios o bienes intangibles de proveedores extranjeros emitan una Factura Electrónica de Compra por esas transacciones.
¿Cómo afecta esto a las empresas?
Esto afecta a cualquier compañía que contrate, por ejemplo, publicidad en Google, licencias de Microsoft Azure, servicios en la nube de Amazon u otros servicios digitales del extranjero. Si tu empresa está en esta situación, Facturele ya tiene incorporadas todas las funcionalidades para que cumplas fácilmente con esta nueva obligación, sin complicaciones ni tareas manuales extras.
Además, el sistema te ayuda a manejar correctamente el IVA asociado a estas compras y a mantener tu contabilidad al día de forma automatizada, brindándote una ventaja competitiva significativa. A continuación, te explicamos en detalle cómo Facturele 4.4 simplifica el registro de servicios importados y de bienes físicos importados, y por qué suscribirte a Facturele impulsa la eficiencia y el cumplimiento tributario de tu empresa.
Factura Electrónica de Compra para Servicios Importados
¿Qué exige Hacienda con esta versión 4.4?
Con la versión 4.4, el Ministerio de Hacienda exige que cada vez que una empresa costarricense adquiere servicios del exterior (o bienes intangibles como software, licencias, consultorías internacionales, etc.), autofacture esa compra mediante una Factura Electrónica de Compra. Este comprobante lo emite el comprador local y deja constancia oficial de la transacción ante Hacienda, lo cual garantiza la correcta declaración del IVA de esos servicios y facilita la fiscalización.
¿Qué se hacía antes de esta nueva normativa?
Antes de esta normativa, dichas compras solían respaldarse solo con facturas extranjeras (p. ej. el recibo de Google o Amazon en otro país), y el contribuyente debía hacer un asiento contable manual por el IVA e incluso conservar documentación física por 5 años por si Hacienda lo fiscalizaba. Esto complicaba el control tributario y podía hacer perder el crédito fiscal del IVA si no se documentaba adecuadamente.
¡Facturele al rescate!
Facturele 4.4 simplifica por completo este proceso. Nuestra plataforma permite emitir de forma fácil y rápida la Factura Electrónica de Compra de servicios importados cada vez que pagas un servicio a un proveedor extranjero.
Al ingresar la factura o recibo del exterior en Facturele, el sistema genera automáticamente el comprobante electrónico local correspondiente (la autofactura) con todos los datos requeridos. Solo debes registrar al proveedor como “Extranjero no domiciliado” (un nuevo tipo de identificación introducido en 4.4) y detallar el servicio adquirido con su código CAByS respectivo.
Facturele calculará automáticamente el porcentaje de IVA aplicable según el CAByS del servicio y lo añadirá a la factura de compra. De este modo, el IVA queda autoliquidado correctamente tal como exige la ley, sin que tengas que hacer cálculos manuales ni asientos adicionales.
¿Una gran ventaja de Facturele?
Una gran ventaja es que Facturele incluye esta funcionalidad de manera transparente en tu flujo de trabajo. Cada factura de compra que emites queda guardada en la nube junto a tus demás comprobantes electrónicos, cumpliendo con los requisitos de Hacienda sin que debas llevar controles paralelos. Además, Facturele registra automáticamente el asiento de diario por esa compra de servicio, cargando el gasto y el IVA soportado en tus libros contables de forma inmediata. Así, tu contabilidad siempre estará actualizada y cuadrada con tus declaraciones.
De hecho, el sistema genera reportes específicos para monitorear todos tus servicios importados, listando cada autofactura emitida y su impuesto asociado. Gracias a esto, al final de cada mes podrás ver claramente cuánto IVA has pagado por servicios del exterior y aprovechar ese crédito fiscal en tu declaración.
Integración con la declaración de IVA (formulario D-150)
Otro beneficio clave es la integración con la declaración de IVA (formulario D-150). La plataforma Facturele toma las facturas de compra emitidas y automáticamente las incluye en el borrador de tu declaración mensual. El IVA de servicios importados aparecerá pre-llenado en la sección correspondiente de tu borrador D-150 (Hacienda ahora pre-completa datos con la información de los comprobantes electrónicos).
Facturele se asegura de que esas cifras coincidan, facilitándote la presentación de la declaración. Si Hacienda no pre-cargara algún dato, nuestro sistema te proporciona un informe D-150 listo para usar, donde el IVA por servicios importados ya está sumado correctamente.
En resumen, con Facturele cumples al pie de la letra con esta nueva obligación de forma sencilla: documentas cada servicio extranjero con su factura electrónica, liquidas su IVA y no pierdes ningún crédito fiscal. Todo esto sin esfuerzo extra, ya que Facturele lo hace por ti como parte de su funcionamiento normal.
Registro de Importación de Bienes Físicos (DUA e Inventarios)
Importaciones de bienes tangibles
En el caso de las importaciones de bienes tangibles (mercancías físicas que ingresan por Aduanas), la dinámica es diferente. La normativa 4.4 no exige emitir factura electrónica de compra por estos bienes, ya que su documentación oficial sigue siendo el Documento Único Aduanero (DUA) junto con la factura comercial del proveedor extranjero. Es decir, la importación de mercancías queda respaldada ante Hacienda y Aduanas mediante esos documentos tradicionales.
Sin embargo, como empresario o contador, igualmente necesitas registrar adecuadamente la mercadería importada en tus sistemas internos: contabilizar el costo, los impuestos pagados en Aduana y actualizar tus inventarios. Facturele te asiste también en esta tarea, brindando herramientas para incorporar las compras de bienes importados en tu contabilidad e inventario con la mayor facilidad posible.
Registro de bienes importados con Facturele
El proceso de registrar bienes importados con Facturele se puede resumir así: una vez que la mercadería ha sido nacionalizada (desalmacenada) y cuentas con el desglose completo de costos de importación, debes calcular el costo unitario de cada producto. Esto incluye el valor de origen (FOB o CIF), más los impuestos de importación pagados (aranceles, IVA aduanero si aplica) y cualquier gasto local adicional (fletes internos, seguros, agentes aduanales, etc.).
Muchos contadores realizan este cálculo en una hoja de cálculo, distribuyendo proporcionalmente los costos entre los distintos ítems importados.
Una vez calculados los costos unitarios, Facturele te permite registrar la importación de esos bienes de forma organizada. Si se trata de productos nuevos que no existían en tu catálogo, simplemente los das de alta en Facturele utilizando el módulo de Inventarios, ingresando su descripción, código CABYS, unidad de medida, etc. Luego, utilizas la opción de Entrada por Compra - Importaciones para cargar la factura o registro interno de esa importación.
En esta interfaz (similar a una factura de compra interna), seleccionas al proveedor extranjero no domiciliado, indicas que es una compra del exterior de bienes, y agregas cada producto importado con su cantidad y costo unitario en colones. Facturele te permitirá además ingresar el número de DUA como referencia y el detalle de impuestos de importación pagados.
¿Que procede luego de guardar la compra?
Al guardar este registro de compra de bienes importados, Facturele actualiza automáticamente tu inventario (incrementando las existencias de cada producto con su nuevo costo promedio) y genera los asientos contables necesarios: registra el aumento en la cuenta de inventarios por el valor CIF + impuestos + gastos, registra el IVA pagado en la cuenta de IVA por acreditar, y refleja la salida de efectivo o el pasivo con el agente aduanal según corresponda. Toda esta integración contable ocurre en segundos, eliminando errores y tareas manuales.Adicionalmente, aunque Hacienda no exige un comprobante electrónico para la importación de bienes, Facturele conserva el registro interno con la referencia al DUA y el detalle de la importación, de modo que tienes un respaldo ordenado de la transacción. Si más adelante necesitas consultar el costo de importación o si recibes una auditoría, podrás extraer reportes de esas compras importadas directamente desde el sistema.
En suma, Facturele te facilita incorporar las mercancías importadas a tus libros e inventarios, asegurando que todos los costos e impuestos queden correctamente contabilizados.
Ventajas de Suscribirse a Facturele 4.4: Tecnología al Servicio de tu Negocio
Elegir Facturele como tu sistema de facturación electrónica y contabilidad en Costa Rica conlleva importantes beneficios técnicos y operativos, especialmente ahora con la versión 4.4 en vigor:
Facturele se mantiene 100% actualizado con los últimos requerimientos de la DGT. Incorpora todos los campos, códigos y nuevos comprobantes de la versión 4.4, como el Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.) y la Factura Electrónica de Compra.
Al suscribirte, te aseguras de cumplir con Hacienda sin contratiempos ni riesgo de rechazos, ya que el software valida y emite correctamente cada documento según la normativa vigente. Esto te protege de posibles sanciones por incumplimiento y te da tranquilidad en tu operación diaria.
Las funcionalidades de Facturele eliminan pasos manuales engorrosos. Como vimos, el sistema autocalcula el IVA en servicios importados, genera los asientos contables automáticamente tanto para servicios como para bienes importados, y prepara información lista para tus declaraciones tributarias. Esta automatización no solo ahorra tiempo, sino que reduce errores humanos y optimiza la eficiencia de tu departamento financiero. Tu personal podrá enfocarse en tareas estratégicas en lugar de cálculos fiscales o transcripciones de datos.
Facturele está preparado para integrarse con la plataforma TRIBU-CR de Hacienda, que prellena las declaraciones de impuestos. Nuestro sistema compara tus registros con los borradores de Hacienda para que concuerden al 100%. Además, ofrece reportes inteligentes como el resumen D-150 (ventas y compras por tarifa de IVA) y el Reporte de Servicios Importados, asegurando que tengas a la mano toda la información necesaria para presentar tus impuestos sin contratiempos. Con Facturele, cumplir con el IVA y demás obligaciones se vuelve un proceso prácticamente automático y libre de estrés.
Facturele se ha posicionado como una solución líder en facturación electrónica en Costa Rica y Latinoamérica gracias a su enfoque innovador y a la comprensión profunda de las necesidades locales. No solo obtienes un software, sino también acompañamiento experto: nuestro equipo en Costa Rica brinda soporte técnico y asesoría tributaria continua para que saques el máximo provecho de las nuevas funcionalidades.
Te mantenemos informado sobre cambios (por ejemplo, suspensiones como la del código QR, nuevas obligaciones, etc.) y te capacitamos para usar las herramientas a tu favor. Esto se traduce en que siempre estarás un paso adelante, cumpliendo antes que los demás y aprovechando incentivos como el IVA diferido cuando aplican.
A pesar de ser un sistema robusto, Facturele ofrece una interfaz amigable que hace sencillo lo complejo. Registrar una factura de compra, un DUA o un REP es tan intuitivo como emitir una factura de venta. Esto minimiza la curva de aprendizaje y evita tener que contratar desarrollos a medida o personal extra para cumplir con la versión 4.4.
Al suscribirte a Facturele, obtienes una solución integral (facturación + contabilidad + inventarios) por una fracción del costo que implicaría hacerlo manualmente o con múltiples herramientas separadas. Centralizar todo en Facturele mejora la productividad y brinda información en tiempo real para la toma de decisiones.
Conclusiones
En conclusión, la nueva versión 4.4 de comprobantes electrónicos no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Facturele se encarga de las complejidades técnicas y fiscales, permitiéndote concentrarte en hacer crecer tu negocio. Al suscribirte a Facturele, no solo cumples con Hacienda de forma impecable, sino que también ganas en agilidad, orden y control de tus operaciones.
Nuestra plataforma convierte obligaciones tributarias en oportunidades de mejora: automatiza registros, asegura cada crédito fiscal y te mantiene al día con la normativa. Por eso, Facturele es más que un software de facturación electrónica; es un aliado estratégico para tu empresa.
¡Facturele te simplifica el presente y te prepara para el futuro de la facturación electrónica en Costa Rica y América Latina!
¿Listo para dar el siguiente paso? Suscríbete a Facturele hoy mismo y experimenta cómo la tecnología y el conocimiento tributario local pueden trabajar de la mano para impulsar tu negocio. Con Facturele 4.4, llevas tu facturación electrónica al siguiente nivel, cumpliendo siempre a tiempo y aprovechando todas las ventajas que ofrece el sistema líder de Costa Rica en este campo.
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