Resumen Ejecutivo
Tribu-CR y Factura Electrónica 4.4: Preparándose para la Transición del ATV en Costa Rica
La transición a Tribu-CR
El sistema tributario costarricense está a las puertas de una transformación significativa. A partir del 4 de agosto de 2025 entrará en operación Tribu-CR, la nueva plataforma integral del Ministerio de Hacienda que sustituirá al antiguo Administración Tributaria Virtual (ATV).
Previamente, el ATV se desconectará el 18 de julio de 2025 a las 11:45 p.m. para dar paso a la migración de datos hacia Tribu-CR. Esto implica un “apagón” temporal de los sistemas actuales, durante el cual Hacienda trasladará información clave (Registro Único Tributario, declaraciones recientes, créditos fiscales, deudas, terceros autorizados, etc.) a la nueva plataforma.
Los contribuyentes –en especial contadores, pymes y emprendedores– deben prepararse con anticipación: presentar sus últimas declaraciones en ATV antes del corte, regularizar cualquier obligación pendiente y crear su nuevo usuario en Tribu-CR en cuanto esté disponible.
Grandes cambios en la declaración de impuestos
La llegada de Tribu-CR conlleva cambios importantes en la forma de declarar impuestos, siendo el caso más notable la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado (IVA). El formulario del IVA cambia del D-104 al D-150, con un formato simplificado enfocado en las ventas y compras según la tarifa de impuesto aplicada en lugar de desglosar por actividad económica. Esta mejora busca facilitar el cumplimiento: la plataforma guiará al usuario paso a paso y calculará automáticamente el impuesto a pagar o el crédito fiscal, agilizando el proceso diario.
En general, Tribu-CR incorporará módulos modernos (Oficina Virtual, Cuenta Integrada Tributaria, Expediente electrónico, Vector Fiscal, entre otros) orientados a centralizar las obligaciones y brindar mayor trazabilidad y control de la información. Por ejemplo, las retenciones y saldos a favor que tenga el contribuyente se aplicarán automáticamente a las deudas más antiguas registradas, reduciendo gestiones manuales.
Obligatoriedad de la versión 4.4
Paralelamente, el 1 de septiembre de 2025 será obligatorio adoptar la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos. Esta actualización en la facturación electrónica trae al menos cinco cambios clave que impactarán la operativa de empresas y contadores:
- La identificación de pagos digitales (incluyendo Sinpe Móvil) en las facturas
- La incorporación de campos para detallar combos o paquetes de productos
- La creación de una clasificación estandarizada con 10 códigos de descuento
- El uso ampliado de la Factura Electrónica de Compra para registrar servicios importados gravados con IVA
- Un novedoso Recibo Electrónico de Pago (REP) para controlar el IVA en ventas a crédito diferidas.
Adicionalmente, la versión 4.4 introduce otros ajustes técnicos (nuevos tipos de identificación de extranjeros, eliminación de datos opcionales como fax, inclusión de hasta cuatro correos receptores, unidades de medida adicionales, etc.) orientados a lograr mayor precisión y robustez en el sistema de facturación.
Obligatoriedad de la versión 4.4
Estos cambios normativos podrían implicar ajustes en los procesos contables y operativos de cada contribuyente. Los profesionales contables deberán evaluar, por ejemplo, si su empresa: ¿realiza ventas a crédito que ahora aprovecharán el REP para diferir el pago del IVA?, ¿adquiere servicios del exterior que requerirán auto-facturación y pago del IVA importación?, ¿ofrece descuentos o combos que deban documentarse con los nuevos códigos y detalles? Cada negocio deberá identificar qué modificaciones le aplican entre las 146 actualizaciones publicadas por Hacienda.
En este Boletín encontrará una guía exhaustiva para entender estas novedades punto por punto, sus implicaciones tributarias y cómo prepararse para minimizar riesgos y aprovechar las mejoras.
Obligatoriedad de la versión 4.4
Finalmente, es importante destacar que Factúrele ya ha implementado actualizaciones en su sistema para incorporar plenamente la versión 4.4 y las funcionalidades de Tribu-CR. Nuestro software de facturación electrónica soportará todos los nuevos campos y documentos, asegurando que sus facturas cumplan con la normativa vigente desde el primer día. Además, en Factúrele brindaremos reportes adicionales para que nuestros clientes puedan monitorear y controlar el impacto de cada cambio.
Por ejemplo, incorporaremos un reporte de servicios importados que facilite el registro y cálculo del IVA en estas transacciones obligatorias, y actualizaremos el formato de Declaración de IVA que proporcionamos a nuestros clientes (ahora D-150) para reflejar correctamente las nuevas categorías y montos.
En resumen, Factúrele le acompaña en esta transición, simplificando el cumplimiento y evitando contratiempos, para que su empresa se concentre en crecer mientras nosotros nos ocupamos de mantenerla al día con Hacienda.
Contenido Completo
Introducción
Costa Rica se encuentra en un proceso de modernización tributaria sin precedentes recientes. La Dirección General de Tributación (DGT) ha lanzado dos iniciativas simultáneas que cambiarán la manera en que los contribuyentes gestionan sus impuestos: por un lado la nueva plataforma integral TRIBU-CR, que sustituirá al viejo ATV para la declaración y pago de tributos, y por otro la versión 4.4 del sistema de factura electrónica, con cambios significativos en la estructura de los comprobantes digitales.
Estas transformaciones tienen como objetivo facilitar el cumplimiento voluntario, mejorar el control fiscal y reducir la evasión, pero implican un cambio operacional importante tanto para contadores profesionales como para las pymes, empresarios y emprendedores en general.
¿Qué presentaremos en este boletín?
En este Boletín Tributario No. 43 presentamos una guía detallada y didáctica sobre cómo prepararse para la transición de ATV a Tribu-CR y cuáles son los puntos nuevos de la versión 4.4 de facturación electrónica en Costa Rica que deben tomarse en cuenta.
Abordaremos paso a paso las preguntas clave:
- ¿Cuándo se “apaga” el ATV y entra en vigor Tribu-CR?
- ¿Qué trámites debo realizar antes del cambio y cuáles serán mis últimas declaraciones en el sistema antiguo?
- ¿Cómo registrarme en Tribu-CR y manejar los permisos si soy contador con muchos clientes?
- ¿Qué cambia en la declaración del IVA y otros formularios al migrar de plataforma?
- ¿Cómo afectarán los cambios de la versión 4.4 (factura de compra, servicios importados, nuevos documentos, etc.) la forma de declarar impuestos y las obligaciones de cada empresa?.
Un enfoque práctico
Nuestro enfoque será práctico y orientado a la acción, con recomendaciones concretas para que los contadores y empresas se anticipen a las posibles dificultades y aprovechen las mejoras. Asimismo, destacaremos las soluciones que Factúrele ha incorporado en su software para apoyar a sus clientes en esta transición, asegurando que estén listos para cumplir con Hacienda sin complicaciones.
El tono de este artículo se enfoca en brindarle información útil con un estilo sencillo, pero a la vez técnico y comercial, resaltando cómo estos cambios se traducen en beneficios y oportunidades de mejora en la gestión tributaria.
¡Comencemos!
A continuación, detallamos todo lo que necesita saber y hacer para enfrentar con éxito el apagón del ATV, la llegada de Tribu-CR y la implementación de la facturación electrónica versión 4.4 en Costa Rica.
Apagado del ATV y puesta en marcha de Tribu-CR
La fecha crítica
El Ministerio de Hacienda ha definido ya las fechas y pasos críticos para migrar del antiguo sistema ATV a la nueva plataforma. El “apagón” del ATV será el 18 de julio de 2025 a las 11:45 p.m. A partir de ese momento, y hasta el 3 de agosto de 2025 inclusive, los sistemas actuales de Hacienda permanecerán fuera de servicio mientras se realiza la migración de dato. Este apagón no solo afectará al ATV, sino también a otras herramientas vinculadas como TRAVI (Trámites Virtuales), el SIC (Sistema de Identificación de Contribuyentes), EDDI7, Declara7 y DeclaraWeb.
En otras palabras, ninguna declaración o consulta podrá gestionarse en línea durante ese periodo. Incluso la información de la consulta de “Situación Tributaria” quedará congelada (no actualizable) desde el 18 de julio.
¿Por qué este corte prolongado?
Porque los técnicos deberán extraer y trasladar una enorme cantidad de información al nuevo sistema. Hacienda confirmó que se migrarán los datos fundamentales de todos los contribuyentes: el Registro Único Tributario (RUT) –que incluye información de inscripción, obligaciones registradas, etc.–, los créditos fiscales acumulados, cualquier deuda tributaria vigente, las declaraciones presentadas en los últimos 4 años, la lista de terceros autorizados que tuviese cada contribuyente, y los registros de la consulta de Situación Tributaria (como morosidades u omisiones).
Es decir, la nueva plataforma Tribu-CR recibirá la “foto” actualizada de las obligaciones de cada quien para dar continuidad al historial fiscal.
Sin embargo, no toda la información será llevada automáticamente. Hacienda ha indicado que no migrará las claves de acceso, usuarios, ni datos de contacto (correos electrónicos y teléfonos) de ATV.
Por motivos de seguridad y depuración, cada contribuyente deberá crear un nuevo usuario en Tribu-CR y registrar nuevamente sus datos de contacto. Más adelante profundizamos en cómo realizar este registro, pero es importante tener claro que el usuario y contraseña de ATV no servirán en Tribu-CR – habrá que iniciar desde cero con credenciales nuevas.
¿Qué puede pasar en el lapso del apagón y la activación de Tribu-CR?
Durante el lapso entre el apagón y la activación de Tribu-CR (19 de julio al 3 de agosto), Hacienda mantendrá canales informativos abiertos. La plataforma “InfoyAsistencia” seguirá habilitada únicamente para consultas relacionadas con Tribu-CR y facturación electrónica.
Es previsible que Hacienda publique allí guías, preguntas frecuentes y brinde soporte a quienes tengan dudas en esos días de transición. Además, se ha anunciado un plan de capacitación y divulgación para los contribuyentes, incluyendo tutoriales en video, manuales paso a paso y atención en centros de servicio durante y después de la entrada en vigor de Tribu-CR.
En pocas palabras, aunque habrá un periodo sin posibilidad de presentar declaraciones electrónicas, Hacienda no “desaparecerá”: estará orientando a los usuarios para prepararlos.
Importantísimo regulizar las deudas u obligaciones pendientes
Un aspecto crítico a considerar es que, una vez que se desconecte ATV el 18 de julio, ya no se podrá consultar ni modificar nada en ese sistema. Por ello, las autoridades han sido enfáticas en recomendar a todos los contribuyentes –personas físicas y jurídicas– que regularicen cualquier deuda u obligación pendiente antes del 18 de julio. Si alguien tiene declaraciones atrasadas (omisas) o saldos sin pagar en ATV, es prudente que los presente y cancele anticipadamente.
De lo contrario, durante las semanas en que el sistema esté apagado, esas situaciones podrían generar problemas: por ejemplo, Mario Ramos (Director General de Tributación) advirtió que si al momento del apagón una empresa figura como omisa o morosa, no podrá realizar trámites ante instituciones públicas hasta que Tribu-CR esté en funcionamiento y se actualice su estado.
Imagínese no poder obtener una certificación, renovar un permiso o participar en una licitación porque su estado tributario aparece irregular y no hay forma de subsanarlo de inmediato. Para evitar ese tipo de contratiempos operativos, la consigna es ponerse al día en estas semanas previas.
Resumiendo este punto
El 18 de julio por la noche cierra ATV definitivamente y el 4 de agosto abre Tribu-CR. Entre esas fechas no podremos presentar declaraciones ni pagos en línea, así que debemos planificar con anticipación nuestras obligaciones.
Más adelante veremos qué pasa con las declaraciones cuyo vencimiento pudiera caer en esos días y cómo se han reprogramado. Pero antes, detallaremos qué declaraciones serán las últimas en ATV y cuáles las primeras en Tribu-CR, para tener claridad sobre los tiempos.
Últimas declaraciones en ATV y primeras en Tribu-CR
Un punto de gran preocupación para los contribuyentes es: ¿qué ocurre con las declaraciones de impuestos periódicos durante el cambio de sistema? En Costa Rica, muchos impuestos se declaran mensualmente (por ejemplo el IVA, retenciones, planillas a la Caja, etc.), trimestralmente o con otras periodicidades fijas.
Veamos los casos principales:
Declaración del IVA
El IVA se declara mensualmente, y el vencimiento habitual es el día 15 del mes siguiente al periodo. Esto significa que la declaración de IVA de junio 2025 normalmente vencería el 15 de julio de 2025. Dado que el ATV seguirá operativo hasta el 18 de julio, la declaración de junio 2025 deberá presentarse aún en ATV (o utilizando el mecanismo vigente, EDDI7, etc.).
Es decir, la última declaración de IVA en el sistema antiguo será la correspondiente al mes de junio de 2025, con plazo máximo al 15 de julio (se recomienda no esperar hasta el último día en caso de imprevistos).
Ahora bien, la declaración de julio 2025 (que sería exigible en agosto) ya no se podrá presentar en ATV, porque para mediados de agosto ese sistema estará obsoleto. Aquí entra Tribu-CR: Hacienda confirmó que la declaración del IVA correspondiente al mes de julio 2025 deberá presentarse en Tribu-CR apenas dos semanas después de la entrada en vigor de la plataforma. En concreto, al ser agosto de 2025 un mes con feriado a mitad de mes, el vencimiento de la declaración de julio se trasladará al lunes 18 de agosto de 2025.
Esa será entonces la primera declaración de IVA en Tribu-CR. Es importante anotar esta fecha, porque implica que los contribuyentes tendrán solo alrededor de 10 días hábiles desde el 4 de agosto para familiarizarse con el nuevo sistema antes de tener que usarlo para un trámite real. Hacienda es consciente de lo ajustado de este margen y por eso ha insistido en capacitaciones y en que los contribuyentes se preparen con antelación
Impuesto de Renta (pagos parciales)
Muchos contribuyentes del régimen tradicional de renta pagan parcialidades a cuenta durante el año. Por ejemplo, en marzo, junio y septiembre se pagan anticipos. En 2025, el segundo pago parcial de renta vencerá el 30 de junio (ese se haría en ATV sin problema) y el tercer pago parcial vence el 30 de septiembre. Para entonces Tribu-CR ya estará estable, así que los pagos parciales de septiembre en adelante se realizarán en Tribu-CR. No debería haber pago parcial en julio o agosto, así que no hay brecha en ese impuesto específico.
Retenciones en la fuente
Las retenciones mensuales de impuesto (por salarios, honorarios, intereses, etc., formulario D-103) normalmente vencen también el 15 de cada mes. La retención de junio 2025 vencería 15 de julio y sería presentada en ATV. La de julio 2025 vencería 17 de agosto (porque el 15 cae en fin de semana/feriado) y esa ya se presentaría en Tribu-CR. Por tanto, contadores que lleven planillas y retenciones deberán preparar esa primera presentación en el sistema nuevo.
Impuestos selectivos, ISC, otros mensuales
Cualquier otro impuesto cuyo periodo de julio venza en agosto seguirá la misma lógica: se presentará en Tribu-CR. Hacienda ha indicado que todos los formularios mensuales autoliquidativos tendrán equivalente en el nuevo sistemaas. Por ejemplo, los códigos de formulario pueden cambiar (como veremos con IVA), pero en Tribu-CR estará disponible la opción para cada obligación.
En general
Hacienda procurará evitar que alguna obligación venza en pleno apagón. Si por calendario alguna fecha de vencimiento hubiese caído entre el 19 de julio y 3 de agosto, es muy posible que la hayan trasladado al 4 de agosto o fechas posteriores. Al momento de este boletín, la información oficial confirma el caso del IVA de julio al 18 de agosto. Se recomienda estar atentos a comunicados de Hacienda por si anuncian extensiones de plazo para otros tributos en ese lapso.
Consejo
El 15 de julio de 2025 será una fecha muy concurrida ya que muchos presentarán IVA junio, retenciones junio, etc., justo antes del apagón. Para evitar saturaciones o problemas técnicos de último minuto, intente presentar esas declaraciones unos días antes de la fecha límite. Eso le dará un margen de maniobra por si hay rechazos, errores o lentitud en el sistema.
En resumen
Las últimas obligaciones en ATV serán las de mediados de julio 2025 (IVA junio, retenciones junio, etc.), y las primeras obligaciones en Tribu-CR serán las de mediados de agosto 2025 (IVA julio, retenciones julio, etc.). Planifique su calendario contable en consecuencia, de forma que durante la segunda mitad de julio pueda dedicarse a familiarizarse con Tribu-CR sin la presión de trámites urgentes.
Registro e ingreso a la nueva plataforma Tribu-CR
Uno de los primeros pasos para usar Tribu-CR será registrar un nuevo usuario. A diferencia de ATV –donde nuestro usuario era usualmente el número de identificación sin guiones y una contraseña elegida–, en Tribu-CR también se usará el número de cédula (o DIMEX/NITE) como nombre de usuario, pero debemos crear una cuenta nueva porque la anterior no se traslada automáticamente. Cada contribuyente, sea persona física o jurídica, deberá ingresar al portal de Tribu-CR (a través del sitio web de Hacienda) y seguir el proceso de registro de usuario.
¿Cual sera el identificador de usuario?
Según la información proporcionada por Tributación, el identificador de usuario será el número de identificación del contribuyente (sea cédula física, cédula jurídica, DIMEX para extranjeros residentes, o NITE para extranjeros sin DIMEX). Esto facilita recordar el usuario. Durante el registro se pedirá establecer una nueva contraseña segura y proveer un correo electrónico y número de teléfono actualizados (que, recordemos, no se migran desde ATV).
Es crucial usar un correo vigente y al que tengamos acceso, pues probablemente habrá verificaciones o notificaciones importantes enviadas allí.
Un dato interesante
Tribu-CR permitirá el uso de Firma Digital para ingresar, pero solo después de haber creado el usuario con usuario/contraseña. Es decir, inicialmente todos deben pasar por el registro normal; luego, quien tenga un certificado de firma digital podrá asociarlo a su cuenta y usarlo para autenticarse en ingresos posteriores, si así lo desea. Esto añade una capa de seguridad y comodidad para los que prefieren la firma digital.
Proceso documentado en OVI
El proceso detallado de registro estará documentado en la Oficina Virtual (OVI) de Tribu-CR. Hacienda ha adelantado que la plataforma contará con guías integradas: en el menú habrá una sección de ayuda paso a paso para distintos trámites. Incluso se preparan videos tutoriales gratuitos en los canales oficiales. Para el registro de usuario, seguramente la guía indicará datos como: ingresar al enlace de registro, digitar su identificación, completar datos solicitados (dirección, email, teléfono), definir preguntas de seguridad, etc.
Recomendamos realizar este registro el mismo 4 de agosto o lo antes posible tras esa fecha, para poder acceder a la plataforma sin contratiempos cuando llegue el momento de declarar.
Importante para sociedades
En ATV, las personas jurídicas (empresas) se manejaban mediante el usuario de su representante legal. En Tribu-CR continuará la misma lógica: el representante legal deberá crear su usuario (con su cédula física) y ese mismo usuario tendrá acceso al NITE de la persona jurídica asociada.
Durante la migración, la afiliación entre representantes legales y entidades se mantiene vía RUT, así que, si usted es apoderado legal registrado de una empresa, al ingresar a Tribu-CR con su usuario personal podrá ver el perfil de esa sociedad y cumplir sus obligaciones. Lo mismo aplica para encargados legales de entidades públicas.
¿Qué te encontrarás en Tribu-CR?
Una vez registrado y autenticado en Tribu-CR, el contribuyente encontrará una interfaz unificada llamada Oficina Virtual. Allí podrá gestionar todas sus obligaciones.
Hacienda ha señalado que en el lanzamiento del 4 de agosto estarán disponibles los módulos principales:
- Declaraciones y Pagos
- Registro Único Tributario (para actualizar datos)
- Cuenta Integrada (para ver saldo y estado de cuenta)
- Comunicaciones y Notificaciones (buzón electrónico)
- Consulta Integral Hacendaria
- Expediente Electrónico (donde estarán nuestros documentos)
- Un Gestor Documental.
Es decir, todo en un solo lugar, a diferencia de antes donde declarar, pagar, consultar estado y ver expediente requería entrar a distintas aplicaciones.
¿Qué debes de hacer como prioridad al ingresar por primera vez?
La primera acción que deberá hacer al ingresar –además de explorar el entorno– será quizá registrar sus cuentas bancarias (IBAN) si piensa pagar impuestos por débito. Tribu-CR permite asociar una cuenta IBAN para pagos y para recibir devoluciones.
De hecho, al momento de realizar un pago por primera vez, el sistema ofrecerá guardar la cuenta para usos futuros. Tener la cuenta registrada agilizará el pago de las obligaciones porque evitará que digitemos el IBAN cada vez.
En conclusión
El registro en Tribu-CR es un paso sencillo pero obligatorio para todos. No se deje sorprender: aunque sus datos tributarios migrarán, sin un nuevo usuario no podrá acceder para presentar declaraciones. Marque en su agenda el 4 de agosto para darse de alta en la plataforma y aprovechar las guías que Hacienda brinda para un proceso rápido.
Migración de permisos y terceros autorizados: contadores y sus clientes
Los terceros autorizados
Un tema de especial interés para contadores y asesores fiscales es cómo manejarán en Tribu-CR el acceso a las cuentas de múltiples clientes. En ATV, muchos contadores presentaban declaraciones en representación de terceros, ya fuera usando las credenciales del cliente (práctica que, aunque común, no era la ideal) o mediante la figura de “tercero autorizado” dentro de ATV. En Tribu-CR esto último se formaliza y se potencia: los terceros autorizados de ATV serán migrados automáticamente a Tribu-CR
Inicialmente, Hacienda había comunicado que sería necesario re-autorizar a todos los terceros cuando cambiáramos de sistema, generando gran preocupación en el gremio contable (¡imagine tener que recabar la firma digital de cada cliente para autorizarlo de nuevo en solo dos semanas!).
Afortunadamente, en junio 2025 Tributación rectificó: ajustaron el desarrollo de la plataforma para que las autorizaciones existentes se trasladen a Tribu-CR sin necesidad de revalidación. Según Antonieta Salas, subdirectora del Registro Tributario, el objetivo es evitar contratiempos y no generar atrasos o molestias a los usuarios durante el arranque del sistema.
¿Qué implica esto en la práctica?
Ahora bien, es muy importante entender la nueva filosofía de uso: cada contador debe ingresar con su propio usuario, nunca con el del cliente. Tribu-CR prohíbe expresamente compartir usuarios y contraseñas.
Las autorizaciones son “personalísimas e intransferibles”. Esto quiere decir que el contador debe tener su propio acceso y, una vez dentro, el sistema le mostrará una lista o menú con los perfiles de los contribuyentes a los cuales tiene acceso (porque han autorizado). Seleccionando uno u otro, podrá “cambiar de rol” para gestionar las declaraciones de ese cliente.
Este esquema es más legal y seguro, y busca eliminar la mala práctica de usar la clave del cliente directamente. Para Hacienda también representa mayor control, pues cada acción queda auditada a nombre del usuario tercero que la realizó.
Algunas consideraciones adicionales sobre terceros autorizados en Tribu-CR:
Sin límite de clientes
No habrá un límite en la cantidad de terceros autorizados que un contribuyente puede tener, ni en la cantidad de contribuyentes que un contador puede gestionar. Un contribuyente podría autorizar a varias personas (por ejemplo, a su contador interno y externamente a un asesor) y un contador puede llevar decenas de empresas.
Lo que sí, cada permiso debe ser aceptado por la persona autorizada en el sistema. Es decir, si un cliente nuevo lo autoriza, a usted (contador) le llegará una notificación para que acepte esa autorización en Tribu-CR, asegurando que está al tanto y de acuerdo.
Tipos de permisos específicos
Al igual que en ATV, la autorización no es “total” por omisión, sino que se da para ciertos trámites. Por ejemplo, se puede autorizar a alguien solo a presentar declaraciones de IVA y renta, pero no a realizar pagos ni ver el expediente, etc. Estas opciones se configurarán al autorizar en la OVI (Perfil > Terceros).
En la migración, se respetarán los ítems específicos que fueron otorgados en ATV. Así que revise luego de ingresar que, para cada cliente, usted tenga los accesos necesarios; de requerir alguno adicional, el cliente debe modificar la autorización o ingresar una nueva.
Representantes legales
Ojo, no confundir terceros autorizados con la representación legal de una sociedad. La migración de representantes legales en el RUT se da por sentada (es parte de los datos del RUT que se migran). Un representante legal no necesita “autorizarse a sí mismo”. Los terceros son figuras adicionales (como contadores externos, apoderados especiales, etc.).
En conclusión
Si usted es contador con muchos clientes, respire tranquilo: no tendrá que recrear a mano todas las autorizaciones mientras corre contra el reloj. Aun así, una mejor práctica es, antes del 18 de julio, generar un listado de sus clientes actuales y los permisos vigentes en ATV, para luego comprobar en agosto que todos aparezcan en Tribu-CR correctamente.
También asegúrese de que cada cliente conozca su obligación de crear su usuario (porque si el cliente no se registra en Tribu-CR, usted no podrá ingresar en su nombre, aunque esté autorizado).
Y por supuesto, eduque a sus clientes sobre la importancia de no compartirle a usted sus nuevas credenciales; ahora usted tendrá las suyas propias para trabajar con plena legalidad y seguridad.
Cambios en la Declaración del IVA al pasar de ATV a Tribu-CR
La declaración del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) es una de las obligaciones más frecuentes y relevantes para la mayoría de empresas y profesionales. Por ello, es natural preguntar:
¿Cambiará mucho la forma de declarar el IVA en Tribu-CR en comparación con ATV?
La respuesta es sí, habrá cambios importantes en el formulario e incluso en su numeración, aunque estos están diseñados para simplificar el proceso.
Nuevo formulario D-150 (antes D-104):
En ATV y sistemas anteriores, la declaración de IVA usaba el formulario número D-104. Con la implementación de Tribu-CR, Hacienda actualizó la codificación de formularios, y anunció que la declaración del IVA pasará a ser el formulario D-150.
Este nuevo número reflejará el cambio de sistema. Por lo tanto, cuando ingrese a Tribu-CR y busque dónde presentar IVA, deberá buscar “Impuesto al Valor Agregado (D-150)” en lugar del acostumbrado D-104. Esto es algo a tener en cuenta para evitar confusiones iniciales.
Declaración por tarifas y no por actividades:
Quizás el cambio conceptual más grande es que ya no se declarará el IVA discriminado por cada actividad económica registrada, sino en forma consolidada por tasas de impuesto. En el formulario viejo, los contribuyentes con varias actividades (por ejemplo, comercio al por mayor y servicios profesionales) debían separar las ventas y compras de cada actividad en secciones distintas del formulario. Esto a veces complicaba el llenado y la revisión.
Con Tribu-CR, Hacienda aclaró que el IVA se declarará con base en las ventas generales, de acuerdo con la tarifa aplicada en cada transacción. ¿Qué significa esto? Que el formulario mostrará las diferentes tasas de IVA existentes (13% general, 4% reducido para ciertos productos, 0% exportaciones/exento, y posiblemente 1% si aplica a ciertas canastas básicas, etc.) y el contribuyente simplemente colocará el monto total de ventas gravadas a cada tarifa en el periodo. El sistema automáticamente calculará el impuesto debido para cada segmento.
Adquisiciones Totales
Del mismo modo, en la parte de compras, se reportarán las adquisiciones totales del periodo y el IVA soportado, igualmente clasificadas por la tarifa del producto o servicio adquirido. Ya no habrá que indicar a qué actividad se destina cada compra; solo importará qué tarifa de IVA tenía (p. ej., si es compra gravada al 13% para uso en operaciones gravadas, etc., el sistema tomará el crédito fiscal correspondiente).
La forma más lógica de declaración
Esta forma de declarar es más lógica desde la perspectiva del impuesto mismo y más sencilla y amigable para el contribuyente, según palabras de Gilbert Meza de la Dirección de Recaudación. Al contribuyente se le guiará paso a paso en un formato totalmente nuevo y ágil.
De hecho, Hacienda presentó una demostración: en la Oficina Virtual de Tribu-CR, al elegir presentar la declaración de IVA (documento 150), la pantalla se divide en secciones. En el panel izquierdo aparecerá la lista de secciones a completar (Ventas, Compras, Resumen, etc.), al centro el formulario dinámico para ingresar datos, y a la derecha un resumen del monto a pagar o saldo a favor que se va actualizando conforme llenamos la información.
- El Paso 1: Suele ser verificar o añadir la cuenta bancaria IBAN para el pago (como mencionamos antes)
- Paso 2: Se selecciona la declaración de IVA pendiente del periodo correspondiente (Tribu-CR mostrará en “Pendientes” la obligación de IVA del mes en curso, gracias al vector fiscal)
- El Paso 3: Ventas – aquí introducimos los montos totales de ventas del mes, separando cuánto vendimos con tarifa 13%, cuánto a 0%, 4%, etc. (según lo que aplique a nuestro negocio). El sistema calculará el “Total impuesto” sumando el IVA de todas las ventas automáticamente
- El Paso 4: Compras – ingresamos los montos totales de compras o gastos del periodo, igualmente clasificándolos según la tarifa del producto/servicio comprado (por ejemplo, monto de compras gravadas al 13%, al 1% si compró canasta básica gravada, etc.). Con eso, el sistema calcula el “Total crédito fiscal” o IVA soportado en compras deducible.
- El Paso 5: Crédito – la plataforma muestra un desglose de cómo se obtuvo el crédito fiscal declarado. Aquí recordemos el concepto: el crédito fiscal es el IVA pagado en sus adquisiciones que usted tiene derecho a recuperar restándolo del IVA cobrado en ventas. Tribu-CR hace este cálculo por usted al haber llenado ventas y compras.
- Paso 6: Presentar – se revisa que todo esté correcto y se da clic en “Presentar”. Luego incluso permite pagar en línea el monto a deber seleccionando la cuenta IBAN registrada. ¡Y listo!
¿Cómo nos beneficia todo este cambio a Tribu-CR?
Como se observa, la declaración de IVA en Tribu-CR es más interactiva y automatizada que en ATV. El contribuyente no tiene que calcular manualmente impuestos; solo ingresar sumas totales correctas. Tampoco debe preocuparse por la distribución por actividades, algo que causaba confusión cuando una compra servía a varias actividades.
Esta simplificación por tarifas aplicadas reduce errores y hace que Hacienda obtenga la información alineada con lo que realmente le interesa (base imponible por tasa y cálculo del impuesto).
¿Qué es lo importante para usted?
Hay que destacar que no cambia la esencia del impuesto: si antes separábamos actividades era sobre todo por fines estadísticos o de control, ahora Hacienda obtendrá control de otra forma (por ejemplo, puede cruzar tus ventas totales con tus facturas electrónicas emitidas, etc., usando las herramientas de Tribu-CR). Lo importante es que usted declare todos sus ingresos gravables y sus gastos deducibles, como siempre, pero en el nuevo formato.
Además del IVA, otros formularios y obligaciones sufrirán ajustes similares:
- Por ejemplo, se avizora que el formulario del Impuesto sobre la Renta anual será rediseñado en Tribu-CR para diferenciar claramente entre personas físicas, jurídicas y sector público, con nuevos números de formulario.
- Se incorporará por primera vez una declaración jurada de Precios de Transferencia para empresas que apliquen esta normativa, reflejando cambios normativos recientes.
- También se menciona la creación de formularios especiales para el IVA en servicios digitales del exterior (recordemos que actualmente ese IVA lo recaudan las tarjetas de crédito, pero Tribu-CR podría manejar un registro de ese impuesto).
- Adicionalmente, habrá un formulario mensual para operaciones sin respaldo de factura electrónica – esto suena a que, si una empresa tuvo gastos o compras donde no le dieron factura electrónica (por ejemplo, compró a alguien del régimen simplificado o en el exterior sin factura electrónica), deberá reportarlos en un formulario específico cada mes. Este punto se relaciona con la factura de compra que veremos en la siguiente sección.
- En materia de retenciones e impuestos varios (ganancias de capital, retenciones de salarios, etc.), todos los formularios mensuales informativos y autoliquidativos serán sustituidos por sus versiones en Tribu-CR. Por ejemplo, si antes existía D-105 (retención en la fuente resumen mensual), ahora tendrá un nuevo código y puede que un diseño distinto, pero la obligación subsiste.
Curva de aprendizaje para los Contadores
Para los contadores, esto significa que habrá una curva de aprendizaje: hay que familiarizarse con los nuevos números de formulario, los nuevos campos que puedan pedir y, muy importante, con el Vector Fiscal de cada contribuyente. ¿Qué es el Vector Fiscal? Es una funcionalidad de Tribu-CR que básicamente lista todas las obligaciones tributarias que corresponden a un contribuyente según su actividad y características, indicando la periodicidad de cada una.
EJEMPLO
Si usted es una sociedad anónima inscrita en IVA e impuesto de renta, su vector fiscal incluirá: IVA mensual, retenciones (si actúa como agente retenedor), renta anual, y cualquier otra declaración informativa a la que esté obligado. El sistema le mostrará automáticamente esas obligaciones en su menú de declaraciones pendientes, de modo que usted “vea” todo lo que tiene que presentar y no se le pase nada. Esto es sumamente útil y refleja un cambio de filosofía: Tribu-CR será proactivo en recordarle sus deberes en lugar de que usted deba saberlos de memoria.
Para los contadores, el vector fiscal de cada cliente será una herramienta de control – se podrá revisar rápidamente qué formularios aún no se han presentado y cuáles vienen en camino.
En conclusión
La Declaración de IVA en Tribu-CR sí cambia significativamente en forma, pero para bien. Tendremos un formulario D-150 más sencillo, basado en tarifas, con cálculos automáticos y una experiencia más amigable que la antigua. Lo clave es asegurarse de entender dónde va cada dato y aprovechar que el sistema mismo nos guiará. Factúrele, por cierto, adaptará sus reportes de ventas y compras para que encajen con estas nuevas secciones, facilitando a nuestros clientes el traslado de cifras al formulario sin omisiones.
Principales cambios en la facturación electrónica versión 4.4
Junto con Tribu-CR, los contribuyentes costarricenses enfrentarán otra novedad reglamentaria: la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos. Esta actualización fue anunciada por Hacienda en noviembre 2024 mediante la resolución MH-DGT-RES-0027-2024 (Anexos y Estructuras), inicialmente con entrada en vigor prevista para junio 2025 pero luego postergada al 1 de septiembre de 2025.
A partir de esa fecha, todos los emisores de factura electrónica deberán utilizar la nueva versión 4.4 de XML, por lo que es imprescindible conocer qué cambia y cómo prepararse.
La lista de modificaciones
El Ministerio de Hacienda publicó una lista de 146 modificaciones en los comprobantesdeloitte.com, que abarcan desde pequeños ajustes técnicos hasta nuevos tipos de documento. A continuación, resumimos los cambios más relevantes de la versión 4.4 que pueden impactar su operación y el cálculo de impuestos:
Identificación de pagos digitales (Sinpe Móvil y otras plataformas)
La nueva versión agrega campos para reportar si una venta fue pagada mediante Sinpe Móvil u otro medio electrónico (ej. monederos digitales tipo PayPal, etc.). Hasta ahora en el XML se indicaba el medio de pago de forma general (efectivo, tarjeta, cheque, crédito, etc.), pero la versión 4.4 incluye dos códigos específicos para marcar pagos hechos vía Sinpe Móvil o plataformas digitales.
¿Por qué esto importa?
Porque Hacienda quiere trazar con mayor detalle las transacciones electrónicas y controlar, por ejemplo, ventas informales que se pagan por Sinpe. Para las empresas, significará que su sistema de facturación debe capturar cuando el cliente pagó con Sinpe Móvil, para reflejarlo en la factura.
En la práctica, al emitir una factura usted seleccionará el medio de pago y encontrará nuevas opciones para estos métodos electrónicos. Factúrele ya incorpora estos códigos, de manera que, si su negocio utiliza Sinpe Móvil, podrá indicarlo fácilmente en el comprobante.
Detalle de “combos”, surtidos o paquetes
Muchos comercios venden paquetes de productos (el típico combo promocional de varios artículos por un precio, canastas, ofertas que juntan servicios, etc.).
Antes, las facturas electrónicas permitían describir el combo como un ítem genérico. Ahora, versión 4.4 exige desglosar los componentes del combo. Es decir, el emisor que venda un paquete debe indicar en el XML qué artículos específicos integran ese paquete o surtido.
Seguramente el formato vendrá con campos para listar referencias o códigos de los productos incluidos. Esto busca dar trazabilidad: Hacienda podrá ver qué se vendió realmente dentro de un combo, evitando que se use la figura de combo para ocultar o cambiar la naturaleza de mercancías.
Para su negocio, esto implica que si ofrece combos, deberá configurar su facturador para que, al facturarlos, automáticamente inserte el detalle de componentes. Puede ser un reto técnico describir combos muy grandes, pero es obligatorio. En Factúrele, por ejemplo, estamos adaptando nuestra funcionalidad de kits de productos para que al facturarlos se incluyan todos los elementos según los nuevos campos requeridos.
Clasificación de descuentos con códigos
Actualmente, cuando se otorga un descuento en una factura electrónica (versión 4.3), simplemente se indica el monto o porcentaje rebajado y una descripción libre del motivo (ej. “descuento por temporada”, “bonificación”, etc.). Esto se presta a inconsistencias o poca claridad. La versión 4.4 introduce diez códigos estándar de tipos de descuento. Los principales son:
- Descuento por regalía
- Descuento por regalía con IVA cobrado al cliente (aplica a ciertos casos específicos)
- Descuento por bonificación (p.ej., 2×1 o bonificar unidades gratis)
- Descuento por volumen (rebaja por comprar cantidad)
- Descuento por temporada (estacional)
- Descuento promocional (ofertas de marketing)
- Descuento comercial (negociado por contrato quizá)
- Descuento por frecuencia (cliente frecuente)
- Descuento sostenido (por mantener cierto nivel de compra)
- Otros descuentos (cajón de sastre si no calza en los anteriores)
Al emitir la factura, si aplicamos un descuento, deberemos seleccionar uno de esos códigos que más se adecúe.
¿En qué afecta esto?
En que el registro del descuento será más preciso y Hacienda podrá diferenciar, por ejemplo, cuánto de las rebajas totales fueron por promociones vs. cuánto por bonificaciones obligatorias. Desde la perspectiva del IVA, el tratamiento sigue igual (el descuento reduce la base imponible si es antes de impuesto), pero ahora estará categorizado. Para los contadores, esto brinda mejor información: podrán identificar el impacto de cada tipo de descuento en las ventas.
Asegúrese de que su personal de ventas conozca estas clasificaciones para elegir la correcta al facturar. Nuestro sistema Factúrele incluirá un menú desplegable con estas opciones de descuento para que el usuario simplemente seleccione la apropiada y el XML la refleje.
Factura Electrónica de Compra para servicios importados en Costa Rica
Este es un cambio medular con implicaciones tributarias directas. La Factura Electrónica de Compra ya existía en la versión 4.3, pero su uso era limitado a ciertos casos (por ejemplo, cuando un contribuyente del régimen tradicional le compra a alguien del régimen simplificado que le da una factura en papel, entonces debía emitir una “factura de compra” electrónica para soportar ese gasto).
Con la versión 4.4, se amplía el uso de la factura de compra obligándola a usarse cuando una empresa costarricense adquiera un servicio o bien intangible de un proveedor no domiciliado en Costa Rica.
En otras palabras, si su empresa importa un servicio (consultoría, software en la nube, licencias, un curso online, publicidad digital, etc. contratado a un extranjero) o compra un intangible (p. ej., una franquicia, una patente), debe emitir una Factura Electrónica de Compra para registrar esa transacción e incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por la importación en dicho comprobante.
Inversión del Sujeto Pasivo
Esto formaliza el mecanismo de autofacturación y autoliquidación del IVA en servicios importados, lo que comúnmente se llama Inversión del Sujeto Pasivo (el obligado local se convierte en el sujeto pasivo del IVA). Antes de 4.4, algunas empresas podían simplemente contabilizar ese IVA en su declaración (como débito y crédito fiscal simultáneo si tenían derecho a crédito).
Ahora Hacienda quiere un comprobante electrónico que respalde ese crédito fiscal y el pago correspondiente. Cabe aclarar que esta factura de compra no se utiliza para importación de bienes tangibles – las mercancías físicas que pasan por aduana ya pagan IVA mediante los DUA y demás trámites aduaneros. Solo aplica a servicios o intangibles que no pasan por aduana, donde el control lo debe llevar Tributación.
¿Qué implica esto para su empresa?
Si usted adquiere servicios en el extranjero, deberá:
(a) Emitir una factura electrónica de compra cada vez que pague o incurra en el gasto con el exterior, indicando el proveedor extranjero (se han creado nuevos tipos de identificación para “Extranjero No Domiciliado” que se usarán en estos comprobantes)
(b) Calcular el 13% de IVA sobre el monto pagado y incluirlo en la factura de compra como impuesto debitado
(c) Reportar ese IVA en su declaración mensual (tanto como débito fiscal – porque usted “facturó” esa compra – como posiblemente también como crédito fiscal – si ese servicio importado está ligado a su actividad gravada, podrá deducirlo; en muchos casos se autocompensa).
En resumen, Hacienda se asegura de que ningún servicio importado quede sin pagar el IVA.
¿Qué significa esto para los contadores?
Para el contador, esto añade tarea: habrá más documentos electrónicos a emitir (estas facturas de compra normalmente las hace el departamento contable, no el proveedor externo). Pero a su vez, facilita documentación: ya no se depende de registros manuales, todo quedará en el sistema.
Factúrele ayudará a automatizar esto: podremos generar Facturas Electrónicas de Compra de manera sencilla para cada servicio exterior identificado, e incluso tendremos un Reporte de Servicios Importados que liste todos estos consumos y el IVA involucrado, facilitando su control. No se debe olvidar hacer esta factura de compra, pues de lo contrario, en una fiscalización Hacienda podría objetar el crédito fiscal tomado por esos gastos externos si no hay documento soporte.
Recibo Electrónico de Pago (REP) – IVA diferido en ventas a crédito
Otro cambio de gran relevancia es la introducción de un nuevo tipo de comprobante electrónico llamado Recibo Electrónico de Pago. Este documento no existía en la versión 4.3.
¿Para qué sirve?
Su función es dar trazabilidad a las ventas a crédito y permitir diferir el pago del IVA hasta el momento del cobro, tal como lo permite la Ley de IVA en ciertas condiciones. En la legislación (Ley 6826 de IVA, art. 27) se establece que, si una venta es a crédito con plazo no mayor a 90 días, el contribuyente puede trasladar el IVA al fisco cuando recibe efectivamente el dinero, en lugar de en la fecha de la factura.
Sin embargo, hasta ahora no había una forma práctica en el sistema de facturación para implementar esto, por lo que muchos optaban por pagar el IVA por adelantado o no usar el beneficio. Con el Recibo Electrónico de Pago, esto se soluciona: el flujo sería así:
- Usted realiza una venta a crédito (por ejemplo, un servicio profesional grande que pacta cobrar en 3 cuotas mensuales). Emetirá la factura electrónica normal por el total vendido, indicando condición de venta: Crédito y plazo (digamos 90 días). Esa factura no incluirá el IVA en el monto a pagar en ese momento, sino que marca que es venta a crédito con IVA diferido.
- Conforme el cliente le vaya pagando (cada vez que le ingresa una cuota o el total), usted emitirá un Recibo Electrónico de Pago asociado a la factura original, registrando el monto recibido en tal fecha. Este recibo electrónico tendrá su propia clave numérica con un identificador único “10” en la numeración que lo distingue como recibo de pago.
- En el momento de emitir ese recibo, se activa la obligación de IVA: es decir, cuando reciba un pago, deberá declarar y pagar el IVA correspondiente a ese pago. Si el cliente no paga nada dentro de los 90 días, de todos modos al día 90 deberá liquidar el IVA pendiente (ese límite se mantiene).
- El recibo de pago informa a Tributación que usted ya cobró X dinero de aquella factura a crédito, por lo que ahora sí el Estado debe recibir el impuesto. Básicamente, el REP es el mecanismo formal para aplazar y luego enterar el impuesto en el momento correcto.
Este esquema no aplica a Grandes Contribuyentes (posiblemente por control, a las empresas grandes se les sigue exigiendo pagar mes a mes su IVA completo). Pero para pymes y profesionales independientes es un alivio de flujo de caja.
Por ejemplo, en una asesoría facturada por ₡10 millones + IVA ₡1,3 millones, si fue a crédito a 60 días, antes usted tenía que sacar de su bolsa ₡1,3 millones el mes siguiente aunque no hubiera cobrado nada; ahora podrá esperar hasta que reciba el pago para remitir ese IVA. Eso sí, requiere la diligencia de emitir el recibo electrónico cada vez que el cliente pague.
Para los contadores
Esto agrega un par de nuevos movimientos: deberán contabilizar esos IVAs diferidos de forma pendiente y luego realzarlos al recibir pagos. Pero a la vez, evita tener que gestionar notas de crédito o cuentas por cobrar de IVA. Factúrele incluirá la opción de emitir Recibos Electrónicos de Pago fácilmente a partir de las facturas a crédito registradas, e incluso podría recordarle cuáles facturas a crédito están por vencer los 90 días sin pago para que no se le pase liquidar el IVA pendiente.
Otras actualizaciones importantes
Además de los cinco ejes anteriores, la versión 4.4 trae una serie de cambios adicionales que, si bien son más técnicos, conviene conocer sucintamente:
Nuevos tipos de identificación en el XML
Se agregan los tipos “Extranjero No Domiciliado” y “No Contribuyente”. El primero se usará en factura de compra (como vimos) para identificar al proveedor extranjero, y también podrá usarse en facturas de exportación cuando el receptor es un extranjero que compra bienes no nacionalizados (ej. turista que compra mercancía para sacar del país).
El tipo “No Contribuyente” será para identificar a personas que no están inscritas como contribuyentes (por ejemplo, alguien que vende un bien usado ocasionalmente); es de uso exclusivo en facturas de compra de bienes usados. Estos nuevos tipos de ID permiten formalizar transacciones con sujetos que antes no calzaban en cédula física o jurídica local.
Información del proveedor de factura electrónica
Hacienda llevará un registro de proveedores autorizados de sistemas de facturación. En 4.4, cada comprobante electrónico incluirá la cédula jurídica del proveedor de software por el cual se emite. Esto sirve para que la DGT pueda validar que la factura provino de un sistema autorizado. Para el usuario final no cambia mucho, pero asegura la calidad del ecosistema. En Factúrele nos aseguraremos de incluir este identificador nuestro en cada XML, cumpliendo la normativa.
Campos eliminados u opcionales
Algunos datos que antes eran requeridos dejarán de serlo, simplificando la emisión. Por ejemplo, el “Nombre Comercial” del emisor ya no será obligatorio en los XML – solo se mantendrá la Razón Social; el campo de Fax desaparece completamente (era obsoleto); el campo “Barrio” en la dirección ahora será editable manualmente hasta 50 caracteres (antes debía elegirse de un catálogo fijo, que a veces no coincidía con la realidad).
También los números de teléfono aceptarán hasta 20 dígitos, mínimo 8, y solo números, reflejando formatos internacionales.
Control a bebidas alcohólicas
Siguiendo la Ley 8707, la versión 4.4 exigirá que si se factura un licor o bebida alcohólica, se incluya en el XML el código de registro fiscal de esa bebida. Esto para asegurar el control de impuestos específicos sobre alcoholes. Así que las empresas de ese giro deberán tener en su catálogo el dato de registro para adjuntarlo en la factura.
Nuevas unidades de medida
Se amplía el catálogo de unidades (por ejemplo, se incluye la unidad “Activo Virtual (Acv)” para criptomonedas u otros activos digitales, medidas agrícolas como Fanega, etc.).
Ajustes en clave numérica
La clave numérica de los comprobantes (ese largo número de 50 dígitos que identifica cada documento) tendrá ahora una variante cuando sea Recibo Electrónico de Pago, incluyendo el código “10” para indicar este tipo. Esto es técnico pero básicamente permite distinguir facturas, notas y recibos por su clave.
Como puede verse, la versión 4.4 abarca diversos aspectos. Algunos cambios son meramente informativos o cosméticos, mientras otros afectan directamente procesos de negocio y cálculo de impuestos. La recomendación de Deloitte y otros expertos es que cada contribuyente analice cuáles modificaciones le aplican según sus actividades y transacciones habituales.
Como plantean, “¿Puedo seguir haciendo lo mismo? ¿Debo ajustar los flujos operativos? ¿Mi sistema contable ya captura la información que solicita el formato XML?”. Son preguntas que todo empresario y contador debe hacerse.
Por ejemplo:
- Si nunca realizo ventas a crédito, quizás el REP no me afecte, pero si en algún momento decido ofrecer financiamiento a clientes, tendré esa herramienta disponible.
- Si no adquiero servicios en el extranjero, la factura de compra para importados no será parte de mi día a día; pero si empiezo a contratar software SaaS internacional, tendré que incorporarla.
- Si mi negocio no maneja combos ni descuentos, los cambios en esos rubros serán neutros; pero si hago muchas promociones, el personal de ventas debe conocer los códigos de descuento.
- Empresas que antes operaban con ciertas informalidades (por ejemplo, adquirían servicios externos y tal vez omitían registrar el IVA de importación) ahora deberán disciplinarse, pues el sistema las obligará a dejar rastro electrónico de ello.
En todo caso, contar con un buen software de facturación aliado es clave. Aquí es donde Factúrele se presenta como su mejor apoyo: nosotros nos encargamos de la actualización técnica a 4.4, para que usted solo deba preocuparse por usar correctamente las nuevas opciones.
Además, proveeremos manuales y capacitaciones a nuestros usuarios sobre cómo emitir los nuevos documentos (p.ej., cómo hacer una factura de compra o un recibo de pago en nuestra plataforma) y cómo interpretar los nuevos campos en los reportes.
Impacto de estos cambios en la labor del contador y en las empresas
La confluencia de Tribu-CR y la versión 4.4 de facturación electrónica marca, sin duda, el cambio tributario más importante de la década en Costa Rica. Esto tiene múltiples implicaciones prácticas para contadores y empresarios, que conviene resaltar:
Los contadores deberán revisar y posiblemente ajustar los procedimientos administrativos y contables de sus organizaciones o clientes. Por ejemplo, un despacho contable deberá actualizar sus checklists mensuales: ahora antes del 15 hay que ingresar a Tribu-CR (no ATV), verificar el vector fiscal de cada cliente por si surge alguna declaración adicional, etc. También internamente, procesos como la facturación de proveedores extranjeros requerirán un paso adicional (generar factura de compra) que antes quizás no se hacía formalmente.
Las políticas de crédito y cobranzas podrían revisarse para aprovechar el diferimiento de IVA con REP – quizás ofrecer más opciones de pago a 60 días sabiendo que no se adelanta IVA puede ser una nueva estrategia comercial.
Tanto los contadores como el personal de apoyo (auxiliares contables, encargados de facturación, etc.) necesitarán una capacitación intensiva en el uso de Tribu-CR y en la emisión de comprobantes 4.4. Por un lado, para manejar la plataforma tributaria: saber navegar la Oficina Virtual, encontrar los formularios D-150, D-151, etc., generar los recibos de pago, consultar el expediente, etc.
Por otro lado, para entender las nuevas reglas de facturación: qué tipos de documento usar en cada caso (e.g., ahora tendremos Factura, Nota Crédito, Nota Débito, Tiquete, Factura Compra, Factura Exportación, Recibo Pago – en total al menos 6 tipos), qué datos son obligatorios, cómo se registran las nuevas categorías. La curva de aprendizaje se puede mitigar con los recursos que Hacienda proveerá y con la ayuda de proveedores tecnológicos.
Factúrele, por ejemplo, estará distribuyendo material explicativo y ofreciendo soporte personalizado para que todos nuestros usuarios estén cómodos con los cambios desde el día uno.
Tribu-CR está diseñado para darle a la Administración Tributaria mayor capacidad de cruce de información y fiscalización basada en riesgo. Con la integración de aduanas, por ejemplo, Hacienda podría saber si usted importó bienes y luego revisar si declaró las ventas de esos bienes con IVA; con la factura electrónica obligatoria para servicios importados, sabrá cuánto gasta cada empresa en servicios externos e incluso podría cruzar con información de bancos sobre pagos al exterior.
El Vector Fiscal asegurará que ningún contribuyente “olvide” presentar una declaración porque el mismo sistema lo evidenciará como pendiente. Todo esto se traduce en que los errores y omisiones tendrán menos espacio para pasar inadvertidos. Los contadores deben reforzar controles internos: conciliaciones frecuentes entre lo facturado electrónicamente y lo declarado, verificaciones de que todas las obligaciones del vector están atendidas, etc.
En pocas palabras, la disciplina tributaria cobrará aún más importancia. La buena noticia es que, al estar todo centralizado, también será más fácil para el contador ver el panorama completo y detectar posibles olvidos antes de que sean un problema.
Algunos cambios beneficiarán la liquidez de las empresas, como el Recibo Electrónico de Pago que mejora el flujo de caja al no adelantar IVA. Esto podría permitir a pymes manejar mejor sus recursos mes a mes. Sin embargo, hay que ser cuidadoso: diferir no significa perdonar, el IVA eventualmente se paga, así que la empresa deberá mantener provisiones o asegurarse de cobrar efectivamente al cliente.
Por otro lado, el tener que pagar IVA por servicios importados puede significar un costo financiero temporal: si su empresa está en régimen de exoneración o no puede tomar crédito total, pagará un IVA que antes quizás omitía. Los contadores deben evaluar el impacto de este cambio en costos y tal vez asesorar a la gerencia sobre ajustes de precios o presupuestos para cubrir ese 13% que ahora se hace explícito.
Con nuevos tipos de documento, es posible que usted tenga que educar también a sus clientes o proveedores. Por ejemplo, si usted contrata a un proveedor extranjero, tal vez deba explicarle que usted le emitirá una “factura de compra” local por razones fiscales. O a sus clientes nacionales, explicarles que recibirán un Recibo Electrónico de Pago cuando le paguen, para que no se confundan creyendo que es una factura duplicada. La comunicación será clave para evitar malentendidos.
Igualmente, surgirán oportunidades de negocio: empresas de software, asesorías fiscales, etc., estarán ofreciendo sus servicios para ayudar en la transición. Asegúrese de elegir aliados confiables (como Factúrele en software) y desconfíe de soluciones “mágicas” – todo cambio conlleva un proceso, no hay atajos fuera del marco legal.
Si su empresa utiliza un sistema de facturación electrónico propio o de terceros, debe confirmar que esté listo para versión 4.4 antes de septiembre. Aquellas compañías que usaban el facturador gratuito de ATV deben saber que este seguirá hasta 31 de agosto y luego será reemplazado por Tico Factura con versión 4.4. Pero esa transición puede ser compleja; muchos verán valor en migrar a soluciones privadas más robustas. Factúrele ya realizó las pruebas necesarias y estará 100% operativo con 4.4 en cuanto se requiera, garantizando continuidad en la emisión de comprobantes.
No deje la actualización de su software para el último minuto: hacer pruebas piloto, emitir documentos de ensayo (en ambientes de prueba si existen) y capacitar al personal en el uso del actualizado sistema de facturación es fundamental en julio-agosto.
En síntesis, el impacto para contadores y empresas será notorio los primeros meses: habrá que invertir tiempo en aprender, corregir, y adaptar. Pero a mediano plazo, estas mejoras deberían traducirse en mayor eficiencia, menos errores en declaraciones (gracias a formularios simplificados y datos integrados) y posibilidades de optimizar la gestión fiscal (por ejemplo, usando herramientas de Tribu-CR para ver historiales, cuentas corrientes tributarias, etc.).
El contador pasará menos tiempo en tareas repetitivas (ya no tendrá que calcular manualmente, ni reingresar datos que el sistema ya consolida) y podrá enfocarse más en análisis y asesoría de valor para la empresa. Esa es la visión que Hacienda ha mencionado: que con nuevas herramientas pasemos de ser operadores de teclados a asesores estratégicos en materia tributaria.
Lista de recomendaciones ante este cambio histórico
A continuación, proporcionamos una lista de recomendaciones concretas para prepararse adecuadamente ante este cambio histórico:
Regularice sus obligaciones antes del 18 de julio:
Presente cualquier declaración atrasada y pague deudas pendientes. Esto evitará que su empresa quede “congelada” como morosa u omisa durante la migración.
Respalde su información de ATV:
Aunque los datos migrarán, es prudente descargar recibos de presentación, constancias o reportes de ATV que pudieran ser útiles (por ejemplo, el historial de declaraciones presentadas, certificados de estar al día, etc.), por si necesita consultarlos fácilmente luego.
Cree su usuario en Tribu-CR lo más pronto posible (desde el 4 de agosto):
No espere al día del vencimiento para registrarse. Hágalo antes y explore la plataforma, verifique que sus obligaciones (vector fiscal) estén correctamente asignadas.
Verifique sus terceros autorizados:
Si es contribuyente que autoriza, revise en Tribu-CR la sección de terceros para confirmar quién tiene acceso. Si es contador autorizado, asegúrese de que ve a todos sus clientes. Cualquier discrepancia, actúe: re-solicite autorizaciones si falta alguna.
Familiarícese con la nueva declaración de IVA (D-150):
Practique con los montos de un periodo anterior para entender la dinámica de ingresar por tarifas. Asegúrese de que puede obtener de sus sistemas internos la información separada por tarifa de IVA (por ejemplo, total ventas 13%, 4%, etc.). Factúrele proveerá ese desglose en sus reportes para clientes.
Actualice o cambie su software de facturación electrónica:
Confirme con su proveedor que estarán listos para 4.4 antes de septiembre. Si usaba el facturador gratuito y consideraba pasarse a un sistema comercial, este es el momento ideal para hacerlo.
Factúrele ofrece una transición sencilla donde importamos sus catálogos y le damos acompañamiento.
Capacítese y capacite a su equipo:
Aproveche los recursos de Hacienda (manuales, tutoriales) y de proveedores confiables para entrenarse en el uso de Tribu-CR y los nuevos comprobantes. Considere talleres internos o webinars. Un equipo bien preparado reducirá errores en los primeros meses.
Revise sus procesos contables:
Identifique dónde podrían surgir cuellos de botella. Por ejemplo, si tiene muchas ventas a crédito, implemente un procedimiento para emitir los REP cada vez que se cobren facturas.
Si compra servicios externos, cree un flujo para que el departamento que los solicita avise de inmediato al contador para hacer la factura de compra correspondiente.
Manténgase informado:
La DGT seguirá afinando detalles hasta el 2028 según ha indicado. Suscríbase a boletines oficiales, siga las noticias tributarias (Hacienda suele publicar comunicados en su web y en medios nacionales) y esté atento a cualquier ajuste o prórroga que se anuncie.
Apóyese en aliados estratégicos:
No dude en buscar asistencia. Factúrele como proveedor tecnológico, sus asesores fiscales externos, cámaras empresariales, etc., pueden brindarle guía en este proceso. Es mejor hacer preguntas y resolver dudas ahora que lidiar con sanciones después por hacer algo mal.
¿Cómo se reflejarán estos cambios en TRIBU-CR?
Vale la pena enfatizar cómo la nueva plataforma Tribu-CR integrará todos estos cambios para ofrecer una gestión tributaria más moderna. Algunos ejemplos claros ya los hemos mencionado, pero recapitulemos:
Formularios adaptados a la versión 4.4:
Tribu-CR está siendo concebido de la mano con la actualización de facturación. Así, el formulario de IVA D-150 ya contempla la inclusión de datos provenientes de facturas de compra de servicios importados y recibos de pago, porque los montos declarados por tarifas incluirán esos casos. Es decir, si usted emitió facturas de compra con IVA por servicios importados, al ingresar sus compras en la declaración, ese IVA soportado aparecerá sumado en su crédito fiscal.
De igual manera, si difirió IVA de ventas a crédito, al recibir pagos y emitir REP en un mes dado, Tribu-CR reconocerá ese IVA como devengado en ese periodo. En resumen, la plataforma y la normativa van sincronizadas para que lo que pasa en facturación electrónica se refleje en los números de las declaraciones.
Cuenta corriente tributaria (Cuenta Integral Tributaria - CIT):
Tribu-CR ofrecerá a cada contribuyente una vista tipo “estado de cuenta” donde figuran sus saldos a favor, deudas, pagos realizados, intereses, etc. Esto es algo que antes no teníamos a la mano. Con los cambios, por ejemplo, si usted arrastraba un saldo a favor de IVA de meses anteriores, el sistema automáticamente lo aplicará a futuras deudas en orden cronológico, empezando por la más antigua, y dará prioridad a cancelar intereses antes que principal, conforme lo establece el Código Tributario.
Todo eso se verá reflejado en la cuenta integral. Usted podrá entrar y ver: “IVA julio: impuesto X, se aplicó retención Y, se aplicó saldo a favor Z, saldo por pagar W”. Esta transparencia le permitirá llevar un mejor control y Hacienda espera que también reduzca consultas y trámites de aplicación de créditos.
Vector Fiscal personalizado:
Como mencionamos, al inscribirse o actualizar el RUT en Tribu-CR, el sistema asignará un vector fiscal con las obligaciones correspondientes. Esto es un reflejo directo de la información de actividades económicas registradas (CABYS), regímenes en que esté (general, simplificado, exportador, etc.) y otros factores. Cualquier cambio que usted haga en su RUT (por ejemplo, agrega una nueva actividad sujeta a otro impuesto) actualizará automáticamente su vector y le mostrará nuevas declaraciones por presentar.
Este vector es quizás uno de los cambios más visibles en la plataforma: ya no es el contribuyente buscando qué formularios debe, es el sistema diciéndole “usted debe estos”. Para contadores con muchos clientes, los vectores de cada uno facilitarán que no se escape presentar alguna declaración (como a veces ocurría si el cliente no informaba de alguna obligación especial).
Integración con Aduanas y otras áreas:
Tribu-CR formará parte de un proyecto mayor de Hacienda Digital. Esto implica que, por ejemplo, los datos de importaciones registrados en TICA/Aduanas se comunicarán con Tribu-CR, las declaraciones informativas podrían precargarse en algunos casos con datos de terceros, etc. Un empresario importador notará que posiblemente en su módulo de consulta integral ya se reflejen sus declaraciones aduaneras y pagos de impuestos de importación, integrando todo su perfil fiscal en un solo lugar.
A futuro, esto podría significar menos papeleo entre instituciones (por ejemplo, para solicitar exoneraciones o devoluciones, al estar todo en línea y centralizado).
Mejor servicio al contribuyente:
Hacienda ha indicado que Tribu-CR es un sistema “centrado en el ciudadano”, con herramientas modernas para facilitar el cumplimientohacienda.go.cr. Esto incluye notificaciones electrónicas (ya no más cartas físicas que se pierden), expediente digital accesible (podrá ver sus resoluciones, ajustes, etc. en línea), y posiblemente trámites más ágiles.
Por ejemplo, si usted solicita un arreglo de pago o presenta un recurso, quedará en su expediente digital para seguimiento. En cuanto a la facturación, aunque el sistema principal solo controla los XML que se envían a Hacienda, se menciona que habrá mayor control basado en análisis de riesgo. Por tanto, Tribu-CR reflejará estos cambios en la experiencia: no solo es cumplir por obligación, sino que le ofrecerá datos e incluso alertas para ayudarle.
Por ejemplo, puede que le avise “usted tiene X días de no presentar tal formulario” o “su RUT tiene actividades sin obligaciones asociadas, ¿desea revisar?”. Habrá que explorar esas funcionalidades conforme se liberen.
En definitiva
Tribu-CR será el espejo donde se proyecte todo el nuevo esquema tributario. Los cambios de normativa (como la versión 4.4) cobrarán vida dentro de la plataforma, y esta a su vez retroalimentará el cumplimiento. Para cualquier contribuyente, la recomendación es dedicar tiempo a navegar Tribu-CR a fondo: revisar las pestañas, opciones disponibles, información precargada, etc., en los primeros días de uso. La familiaridad con la herramienta será clave para sacarle provecho y evitar errores.
Conclusión
Un desafío importante pero una gran oportunidad a la vez
La transición del ATV a Tribu-CR, sumada a la actualización de la factura electrónica a la versión 4.4, representa un desafío importante pero también una gran oportunidad para los contribuyentes costarricenses. Nos encontramos ante un cambio de plataforma y de normas que no ocurría desde la introducción misma de la facturación electrónica.
Si bien al inicio puede generar incertidumbre y una mayor carga de trabajo (capacitación, ajustes de sistemas, verificar migraciones), en el mediano plazo estas reformas deben traducirse en simplificación de trámites, mayor control fiscal y beneficios para quienes cumplen oportunamente.
Para los contadores en particular
Este es un momento de demostrar su valor como profesionales integrales. Ya no se trata solo de “llevar libros” o “presentar formularios”, sino de ser estrategas y educadores dentro de sus organizaciones: estrategas para adaptar procesos y aprovechar las ventajas (como optimizar flujo de caja con IVA diferido, automatizar reportes, etc.), y educadores para guiar a sus clientes o colaboradores en el uso correcto de las nuevas herramientas.
El contador que se anticipe y domine Tribu-CR rápidamente podrá brindar un servicio diferencial, evitando sanciones a sus clientes y generando confianza en la gestión tributaria.
Desde la perspectiva de las pymes y empresarios
Abrazar esta modernización es clave. Tribu-CR, bien utilizado, les dará más visibilidad sobre su situación fiscal (ya no tendrán que adivinar cuánto deben o si están al día, la plataforma lo mostrará claramente). La versión 4.4 de facturación electrónica, por su parte, les exigirá formalizar operaciones que quizá antes pasaban por alto (como los servicios importados), pero a cambio profesionalizará su administración y reducirá riesgos legales.
Además, contar con facturas más detalladas (descuentos codificados, combos especificados, etc.) incluso puede mejorar la gestión comercial interna al tener datos más estructurados.
En Factúrele
En Factúrele comprendemos que estos cambios pueden abrumar. Por eso, nos hemos preparado para acompañarle en todo el proceso. Nuestro compromiso es actualizar no solo nuestro software, sino también nuestras prácticas de soporte y asesoría, para que ninguno de nuestros clientes se quede atrás.
Hemos integrado todas las novedades de la versión 4.4 en nuestros sistemas de forma transparente para el usuario, y vamos más allá: creando reportes específicos (como el de servicios importados y el de control de créditos en ventas a crédito) que le den las herramientas para tomar decisiones informadas y cumplir sin sobresaltos.
La clave para el éxito
La clave del éxito en esta transición es informarse y actuar con anticipación. Si usted ha leído hasta aquí, ya ha dado el primer paso: conocer en detalle qué viene. El siguiente paso es poner manos a la obra con las recomendaciones: revise su estatus actual, comunique a su equipo, coordine con sus proveedores tecnológicos, y marque las fechas críticas en el calendario.
Recuerde que, aunque el cambio es obligatorio, la manera en que lo afrontemos puede marcar la diferencia entre verlo como una carga o convertirlo en una oportunidad de modernización de nuestra forma de trabajar.
En nombre de Factúrele
Le reiteramos nuestro apoyo. Actualizamos nuestro programa no solo incluyendo los cambios normativos, sino brindándole valor agregado con herramientas de control y monitoreo para cada cambio, de modo que usted tenga el panorama completo de sus implicaciones. Nuestro objetivo es que usted se sienta respaldado en todo momento, teniendo la confianza de que su facturación está al día con Hacienda y de que sus declaraciones se preparan con la información correcta y actualizada.
Una invitación cordial
El Boletín Tributario No. 43 llega a su fin con esta invitación: transformemos este reto en una oportunidad. Adoptemos Tribu-CR y la factura electrónica 4.4 con una actitud proactiva, aprovechando para depurar procesos, implementar mejoras y asegurar el cumplimiento fiscal de manera eficiente. Al final del día, un sistema tributario más moderno y datos más estructurados también pueden repercutir positivamente en la planificación financiera y estratégica de su empresa.
Prepárese, infórmese y actualice sus sistemas.
El Boletín Tributario No 34 llega a su fin, pero el comienzo de una nueva era de facturación electrónica apenas inicia. Le invitamos a dar el salto con confianza: modernice su gestión tributaria con Factúrele y transforme las obligaciones fiscales en una tarea simple y bajo control. ¡A facturar electrónicamente con éxito y con miras a un 2025 de grandes avances tecnológicos en la tributación costarricense!
