📢 Boletín Tributario #26
🕒 Resumen
La versión 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica, obligatoria desde 2025, introduce importantes cambios en la forma en que se clasifica el IVA en cada transacción. Ahora, cada línea de la factura electrónica debe reflejar con mayor precisión la tarifa aplicable (13%, 4%, 2%, 1% o 0%) y el fundamento legal que justifica esa tarifa o exoneración. También se deben distinguir claramente los casos de exoneraciones parciales, las ventas a zona franca, las exportaciones y los servicios importados, con campos específicos en el XML que mejoran el control fiscal y evitan errores en la declaración.
Estos cambios exigen que los contribuyentes identifiquen con exactitud si la operación está exenta, gravada parcialmente o sujeta a tarifa reducida, y si otorga o no derecho a crédito fiscal. La Dirección General de Tributación podrá validar automáticamente si el tratamiento del IVA en cada factura se ajusta a la normativa vigente.
Factúrele ha actualizado completamente su sistema para adaptarse a estas exigencias. Entre las mejoras destacan:
- Clasificación automática del IVA por línea de producto o servicio, usando CABYS y reglas legales.
- Inclusión de campos adicionales en el XML para justificar tarifas diferenciadas o exoneraciones.
- Reportes inteligentes, incluyendo un reporte actualizado de servicios importados, para facilitar el cumplimiento tributario.
- Adaptación del módulo de declaración del IVA (D-104), que refleja correctamente las nuevas categorías y facilita la presentación ante Hacienda.
Además, Factúrele maneja de forma automática casos especiales como ventas a crédito con IVA diferido al Estado (generando el Recibo Electrónico de Pago), ventas a zona franca o exportaciones, y compras a proveedores del exterior. Todo esto garantiza que sus facturas electrónicas cumplen con los más de 140 cambios de la versión 4.4 sin esfuerzo adicional.
Conclusión: La versión 4.4 fortalece el control tributario, pero también puede ser compleja para empresas sin herramientas adecuadas. Con Factúrele, este proceso se vuelve automático, seguro y eficiente. Es el momento ideal para actualizar su sistema de facturación y garantizar un cumplimiento tributario sin errores.
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Con Factúrele, la adaptación a los cambios tributarios es inmediata y usted podrá concentrarse en hacer crecer su negocio, mientras nosotros nos encargamos de que sus facturas y obligaciones estén en orden.
Contenido Completo
Introducción
La versión 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica trae cambios trascendentales en la forma de clasificar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en cada transacción. En este boletín explicaremos, en un lenguaje técnico pero accesible, cómo estas nuevas clasificaciones de IVA aportan mayor detalle y precisión, cómo se reflejan en la estructura XML de las facturas electrónicas y qué impacto tienen en la emisión diaria de sus comprobantes. También veremos ejemplos prácticos de distintos escenarios (servicios profesionales, productos con tarifa reducida o exentos, servicios importados, etc.) para entender mejor los cambios.
Por supuesto, Factúrele ya ha incorporado todas estas novedades en su plataforma para facilitarle el cumplimiento tributario, incluyendo reportes adicionales (como un reporte actualizado de servicios importados Costa Rica) y la adaptación automática de la declaración de IVA a las nuevas categorías. ¡Comencemos!
Nuevas clasificaciones del IVA en la factura electrónica 4.4
El Ministerio de Hacienda, mediante la Resolución N° MH-DGT-RES-0027-2024, estableció la obligatoriedad de la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos. Uno de los cambios más importantes de esta actualización es una nueva clasificación dentro del IVA, que exige especificar con mayor exactitud la categoría del impuesto aplicada a cada línea de producto o servicio facturado. En otras palabras, ya no basta con distinguir entre “gravado” o “exento”: ahora la factura electrónica deberá detallar la tarifa de IVA exacta y la condición de tributación de cada ítem.
¿Qué implica esto en la práctica?
Significa que en el archivo XML de la factura electrónica se incorporan campos y códigos adicionales para reflejar la situación fiscal de cada línea. Por ejemplo, la versión 4.4 exige una especificación más detallada de las tarifas de IVA, incluyendo no solo la estándar del 13% sino también las tasas reducidas del 4%, 2%, 1% e incluso 0%. De esta forma, si vende un producto que está gravado con 1% (p. ej. canasta básica), el XML de la factura lo indicará explícitamente con la tarifa correspondiente, en lugar de agruparse genéricamente como exento o gravado.
Asimismo, se han añadido campos para consignar información sobre exoneraciones parciales (cuando solo una parte del IVA se exonera) y para referenciar la normativa legal que respalda una exención o tarifa especial. Por ejemplo, si cierto servicio está gravado a 4% por una disposición transitoria de la Ley 9635, ese fundamento legal podrá identificarse en la factura.
Diferenciación de operaciones al 0% de IVA
Otro aspecto crítico es la diferenciación de operaciones al 0% de IVA. En versiones anteriores, cualquier transacción exenta o gravada a 0% se trataba de forma similar, pero ahora Hacienda exige indicar la causa de ese 0% y si otorga o no derecho a crédito fiscal. La factura electrónica 4.4 introduce campos para señalar si una operación 0% corresponde, por ejemplo, a una exportación o venta a zona franca (tarifa 0% con derecho a crédito fiscal), o si se trata de una exención dentro del mercado local (0% sin derecho a crédito).
En otras palabras, se distingue entre un bien o servicio exento (que no genera derecho al crédito del IVA para el comprador) y uno gravado a 0% (tarifa cero pero que sí permite crédito, como en el caso de exportaciones). Adicionalmente, será obligatorio justificar el motivo del 0% – por ejemplo, indicando si se debe a una exoneración específica, a una venta bajo régimen de zona franca o a una exportación. Esta información debe consignarse en el XML mediante códigos o referencias al amparo legal correspondiente, lo que brinda mayor transparencia y control a la Administración Tributaria.
Exoneración por autorización especial
Cabe señalar que si una línea está exonerada por una autorización especial (por ejemplo, una ONG con un oficio de exoneración parcial del IVA), la factura 4.4 requerirá más datos de detalle de la exoneración. Ahora se deben incluir el artículo y inciso de la ley o reglamento que concede la exoneración, el porcentaje exonerado si es parcial, e incluso – si el tipo de documento de exoneración se clasifica como "Otros" – el nombre de la institución que emitió dicha exoneración.
En resumen, la factura electrónica desglosa con exactitud por qué cierta línea no pagó el 13% estándar: ya sea por tasa reducida legal, por estar amparada en alguna exoneración (total o parcial, con sus detalles) o por tratarse de un caso especial como exportaciones.
¿Cuál es el objetivo de todo esto?
Todo este nuevo nivel de detalle tiene un objetivo: robustecer el control fiscal y evitar errores o usos indebidos de exenciones. Hacienda podrá validar automáticamente si la tarifa aplicada a cada producto/servicio corresponde con su clasificación en el catálogo CABYS y con la normativa vigente. De hecho, muchas de estas validaciones serán estrictas: una factura con categorías de IVA mal clasificadas podría ser rechazada por el sistema.
No adaptarse a la versión 4.4 no es una opción, ya que el Ministerio de Hacienda no aceptará comprobantes en formatos antiguos. Por eso es crucial actualizarse y usar sistemas que estén al día con estos requerimientos.
Ejemplos prácticos de la nueva categorización del IVA
Para comprender mejor las nuevas clasificaciones, revisemos algunos escenarios comunes y cómo la versión 4.4 cambia su tratamiento en la factura electrónica (y cómo Factúrele simplifica el proceso en cada caso):
Servicios profesionales al Estado (IVA diferido)
Un abogado emite una factura por honorarios profesionales a una institución pública. En versiones previas, este servicio llevaba IVA 13%, pero la obligación de pago del impuesto se difiere hasta que la institución pague efectivamente (según el Art. 27 de la Ley de IVA, que permite diferir hasta 90 días).
Con la versión 4.4, se introduce el nuevo Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.) como comprobante obligatorio para documentar el momento del cobro del IVA diferido. Factúrele maneja automáticamente este proceso: usted emite la factura al Estado identificándola como venta a crédito con IVA diferido, y cuando se reciba el pago, el sistema genera el Recibo Electrónico de Pago correspondiente.
De esta manera, se cumple la normativa sin esfuerzo adicional, registrando correctamente cuándo nace la obligación del IVA. Esto garantiza que tanto usted como su cliente gubernamental estén alineados con Hacienda en el tratamiento de estos servicios profesionales especiales.
Venta de productos con tarifa reducida (1% o 2% de IVA)
Supongamos que su empresa comercializa productos alimenticios de la canasta básica gravados al 1% de IVA, o medicamentos esenciales al 2%. Bajo la versión 4.4, cada línea de estos productos en la factura electrónica indicará explícitamente la tarifa reducida aplicable (1% o 2%) en lugar del 13%.
Anteriormente ya era posible declarar diferentes porcentajes, pero ahora el XML incluye campos específicos para detallar estas tarifas reducidas y su fundamento legal. Con Factúrele, usted no tiene que preocuparse por esos detalles técnicos: nuestro sistema, actualizado con el catálogo CABYS vigente, identifica automáticamente la tarifa de IVA correcta según el producto. Al seleccionar el artículo (por su código CABYS o descripción), Factúrele asigna el 1% o 2% que corresponde y llena los campos requeridos en segundo plano.
El resultado es una factura precisa donde, por ejemplo, la venta de arroz aparece con “IVA 1% – Bienes esenciales (Ley 9635)” u otra descripción equivalente en el XML, cumpliendo perfectamente con Hacienda. Esto le evita cálculos manuales y posibles errores; además el cliente podrá ver claramente en la representación gráfica que se usó una tarifa reducida autorizada.
Venta a cliente exento o en régimen de zona franca
Considere una pyme que vende materia prima a una empresa ubicada en zona franca, o una empresa que presta servicios de educación exentos del IVA. Con la nueva versión, estas transacciones al 0% requieren distinción explícita. Si su factura es a una compañía de zona franca (o una exportación), Factúrele marcará la línea con “IVA 0% – Exportación/Zona Franca (con derecho a crédito)”, ya que estos casos, aunque no pagan IVA, sí le permiten al emisor mantener crédito fiscal.
En cambio, si factura un servicio exento por ley dentro de Costa Rica (por ejemplo, servicios educativos exentos según la Ley de IVA), la factura indicará “IVA 0% – Exento (sin derecho a crédito)”, dejando claro que es una exención interna que no da derecho a crédito.
Nuestro sistema le guiará con sencillas opciones desplegables: al elegir el tipo de cliente o la condición (zona franca, exportación, exento local, etc.), se rellenarán los campos XML correspondientes automáticamente. Además, si el cliente le proporciona un documento de exención otorgado por Tributación (muy común para ciertas instituciones o ONG), podrá ingresar los datos de dicho documento (número, institución emisora, porcentaje exonerado).
Factúrele calculará automáticamente el IVA parcial a cobrar si la exoneración es por un porcentaje (ejemplo: exención del 50% implicará cobrar solo 6.5% de IVA) y volcará en la factura los detalles legales de la exoneración.
De esta forma, se facturará correctamente, el cliente verá reflejado su beneficio fiscal, y Hacienda contará con la información completa para su control.
Servicios importados (compra de un servicio a un proveedor del extranjero)
Imaginemos que su empresa contrata un software o una asesoría con un proveedor en el exterior. En Costa Rica, los servicios importados están sujetos al IVA bajo el mecanismo de “inversión del sujeto pasivo”, es decir, es el comprador local quien debe autoreportar y pagar ese IVA aunque la factura provenga del extranjero.
La versión 4.4 mejora la forma de registrar estas operaciones: ahora la Factura Electrónica de Compra (documento que usted emite internamente para respaldar compras a proveedores no obligados a facturar electrónicamente) permite identificar al proveedor extranjero con un tipo de identificación especial "Extranjero No Domiciliado".
En Factúrele, cuando registre la factura del proveedor internacional, simplemente seleccionará esta opción de identificación para el emisor de la factura de compra, y el sistema marcará correctamente que es una adquisición de servicios intangibles a un no domiciliado en Costa Rica. Automáticamente, el XML contendrá la indicación de que es un servicio importado (IVA sujeto a inversión del sujeto pasivo).
¿En qué le beneficia esto?
En que Hacienda recibirá el dato claro de que usted tiene que pagar ese IVA importado, y a la vez usted podrá tomar el crédito fiscal correspondiente en su declaración (si procede), sin inconsistencias. A continuación veremos cómo Factúrele le ayuda a manejar estos reportes y declaraciones de forma sencilla.
Factúrele al día: plataforma actualizada y herramientas para cumplir con 4.4
Adoptar la versión 4.4 puede parecer complejo, pero Factúrele se ha asegurado de que la transición sea transparente para nuestros usuarios. Hemos trabajado proactivamente para incorporar todas las modificaciones técnicas en nuestro sistema antes de la fecha límite oficial (1 de septiembre de 2025).
A continuación, destacamos cómo nuestra plataforma le facilita el cumplimiento de estas nuevas disposiciones:
Factúrele ya cuenta con la lógica de la versión 4.4 integrada. Al emitir una factura, el sistema determina automáticamente la clasificación de IVA que corresponde a cada producto o servicio, basándose en la información que proporcione (como el código CABYS del ítem, el tipo de cliente y las configuraciones tributarias). Esto significa que si algún ítem debe llevar 13%, 4%, 2%, 1% o estar exento, la plataforma lo reflejará correctamente en el XML sin que usted tenga que recordar códigos o normativas.
Por ejemplo, si intenta marcar un ítem en 0%, Factúrele le solicitará el motivo (exportación, exonerado por ley, etc.) para completar los campos obligatorios. De igual manera, si selecciona un cliente tipo “Zona Franca” en nuestra base de clientes, automáticamente las facturas a ese cliente se prepararán con los campos de Condición de Exención pertinentes. Esta inteligencia incorporada reduce drásticamente el riesgo de errores de clasificación que pudieran llevar al rechazo de una factura por Hacienda
Sabemos que estos cambios implican nuevas responsabilidades de control para contadores y empresas. Por ello, Factúrele ha desarrollado reportes específicos que le ayudarán a monitorear las nuevas categorías. Uno de ellos es el Reporte de Servicios Importados, donde podrá ver de manera clara todas las compras registradas a proveedores extranjeros (identificados como “Extranjero No Domiciliado”) y el IVA teórico asociado que debe declararse por inversión del sujeto pasivo.
Este reporte consolidado le facilita cuadrar y cumplir con el pago del IVA de importación de servicios cada mes, evitando que alguna factura del exterior se quede sin reportar. Además, nuestros reportes de ventas ahora discriminan entre ventas gravadas, exentas y exportaciones con mayor detalle, tal como exige Hacienda. Por ejemplo, podrá obtener el total de ventas exentas locales separado del total de ventas a tarifa 0% exportación, lo cual es información crucial para su declaración tributaria.
Si utiliza Factúrele para generar el formulario de Declaración del IVA mensual, notará que hemos actualizado ese módulo para reflejar las nuevas clasificaciones de la versión 4.4.
Nuestra plataforma ahora toma en cuenta las distinciones incorporadas (tarifas reducidas, exento con o sin crédito, servicios importados, etc.) al armar el borrador de su formulario. Esto asegura que los montos caigan en las casillas correctas.
Por ejemplo, las ventas a zona franca o exportaciones aparecerán en la sección de ventas gravadas a 0% (exportaciones), separadas de las ventas exentas internas, evitando confusiones al determinar prorratas de crédito fiscal. Igualmente, cualquier IVA por servicios importados que deba pagarse se reflejará en la parte de débitos del periodo, tal como corresponde.
Con Factúrele, básicamente tendrá su declaración prellenada con todos los cambios de la reforma, lo que se alinea con el objetivo futuro de Hacienda de pre-llenar las declaraciones autoliquidativas en el marco de Hacienda Digital – Tribu-CR.
En otras palabras, usted estará un paso adelante: su información será tan detallada y consistente que el sistema de Tributación podrá asimilarla sin necesidad de rectificaciones.
Al trabajar con Factúrele, usted puede tener la tranquilidad de que sus comprobantes cumplen 100% las especificaciones oficiales. Nuestro equipo monitorea constantemente las resoluciones de la DGT y las actualizaciones (la versión 4.4 incluye 146 cambios técnicos en total, muchos de los cuales incorporamos silenciosamente en la plataforma para su beneficio).
Además, durante este período de transición, la plataforma convivirá con la versión anterior 4.3 para manejar documentos emitidos antes de la fecha y sus eventuales anulaciones, pero siempre le advertirá y guiará para que a partir de la fecha obligatoria solo emita comprobantes válidos 4.4.
Si tiene dudas específicas sobre cómo manejar una transacción inusual bajo las nuevas reglas, nuestro equipo de soporte está listo para asesorarle. Factúrele se encarga de la complejidad técnica, para que usted pueda enfocarse en su negocio.
Conclusiones: más control fiscal, cumplimiento más fácil con Factúrele
La actualización 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica marca un hito en la administración del IVA: a partir de su implementación, cada factura brindará una imagen más precisa de la situación tributaria de cada venta o compra. Esto sin duda fortalece los controles de la Administración Tributaria y promueve la transparencia – por ejemplo, evitando el uso genérico de exenciones y obligando a detallar por qué algo no paga el 13%.
Para los contribuyentes, particularmente contadores, pymes, empresarios y emprendedores, puede representar un desafío adicional en términos de tener que conocer y aplicar correctamente esas clasificaciones. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, este reto se transforma en una oportunidad de eficiencia.
Factúrele se posiciona como su aliado estratégico en este cambio. Desde ya, nuestra plataforma le garantiza que emitirá únicamente comprobantes electrónicos conformes con la versión 4.4, con todos los campos nuevos correctamente diligenciados. Olvídese de descifrar tecnicismos XML o de arriesgar rechazos de Hacienda por un detalle omitido: Factúrele lo tiene cubierto. Además, las mejoras en nuestros reportes y la generación automática de la declaración le ahorrarán horas de trabajo conciliando datos y llenando formularios.
En un entorno fiscal cada vez más digital y riguroso, contar con un software robusto y actualizado no es solo una comodidad, sino una necesidad. No espere al último momento: asegúrese de que su negocio esté listo para la versión 4.4 y todo lo que conlleva. ¿Ya es cliente de Factúrele? Entonces ya está listo? – su sistema está actualizado y usted puede seguir facturando con confianza. ¿Aún no utiliza Factúrele? Esta es la oportunidad perfecta para dar el salto. Lo invitamos a conocer de primera mano cómo Factúrele puede simplificar su facturación electrónica, asegurar su cumplimiento tributario y hacer más eficiente la gestión de su IVA bajo las nuevas reglas.
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¡Gracias por leer este Boletín Tributario!
Manténgase atento a nuestros próximos boletines para más consejos y actualizaciones fiscales importantes. Y recuerde: Factúrele está aquí para hacer la contabilidad y la facturación electrónica más fáciles, seguras y eficientes para usted.
