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Nueva declaración del IVA en Costa Rica: Guía esencial 2025 | Boletín Facturele #27

imagen destacada #27 contadora haciendo la Declaración del IVA

📢 Boletín Tributario #27

Table de Contenido

🕒 Resumen

La nueva declaración del IVA en Costa Rica

Entrada en vigor: 1 de septiembre de 2025

A partir de esta fecha, entra en vigencia la versión 4.4 del formato de factura electrónica en Costa Rica. Esta actualización modifica la forma en que se reporta el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y busca facilitar el futuro prellenado automático de las declaraciones por parte de Hacienda mediante el proyecto TRIBU-CR.

🔑 Principales Cambios que Afectan la Declaración del IVA

1. Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.)

✅ Se crea un nuevo comprobante obligatorio cuando se recibe un pago de una factura a crédito.
✅ Beneficio clave: PYMES y demás empresas pueden declarar el IVA hasta que cobren la factura, con un plazo máximo de 90 días.
✅ Aplica solo para contribuyentes no clasificados como grandes empresas ni entidades financieras.

2. Factura Electrónica de Compra para Servicios Importados

✅ Obligatoria para contratar servicios digitales o intangibles del exterior.
✅ El contribuyente debe "autofacturar" la transacción y calcular el IVA.
✅No aplica para importaciones físicas de bienes (estas se siguen respaldando con la DUA aduanera).

3. Mayor detalle en el XML de facturas

✅ Se incluyen códigos más precisos de IVA (13%, 4%, 0% con/ sin derecho a crédito).
✅ Se debe indicar el código de actividad económica del emisor y receptor.

4. Otros ajustes del XML 4.4

✅ Nuevas condiciones de venta (crédito, apartados, consignación).
✅ Métodos de pago modernos (incluye SINPE Móvil).
✅ Posibilidad de firmar electrónicamente endosos.
✅ Mejora en la identificación de clientes (más tipos de cédulas y correos electrónicos).

✅ ¿Qué Se Mantiene Igual en el IVA?

📌 Ejemplos Prácticos

⚠️ Implicaciones Tributarias

🤝 ¿Cómo ayuda Factúrele?

✅ Conclusión

La versión 4.4 transforma la forma de declarar el IVA en Costa Rica. Con Factúrele, el cumplimiento se vuelve más fácil, automatizado y seguro. Actualícese hoy y mantenga su negocio en regla, sin complicaciones.

¡Cuenta con nosotros en este camino hacia una gestión tributaria más eficiente y transparente!

En Factúrele nos enorgullece ser parte de la solución, proporcionando una herramienta integral, confiable y siempre actualizada para que usted cumpla con sus obligaciones fiscales sin contratiempos y, mejor aún, para que convierta el cumplimiento en una ventaja competitiva.

Contenido Completo

Introducción

A partir del 1 de septiembre de 2025, Costa Rica actualizará la forma de reportar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) con la entrada en vigor de la versión 4.4 de las estructuras de facturación electrónica. Este cambio técnico trae consigo un nuevo esquema de declaración del IVA más automatizado, alineado con la estrategia de Hacienda Digital para modernizar y simplificar los trámites tributarios.

La Dirección General de Tributación (DGT) ha establecido un período de transición para que empresas y desarrolladores se adapten gradualmente; desde abril de 2025 se permite el uso opcional de la versión 4.4, pero será obligatoria al iniciar septiembre.

Esta actualización busca mejorar la precisión de los datos, la integración tecnológica y el cumplimiento de estándares internacionales en la facturación electrónica. En la práctica, esto significa que la información enviada en cada comprobante electrónico será más detallada y estructurada, facilitando el control fiscal y la eventual autogeneración de declaraciones prellenadas por parte de Hacienda.

De hecho, los comprobantes electrónicos serán un insumo fundamental para el prellenado de las declaraciones de IVA a partir de 2026, como parte del proyecto Hacienda Digital (plataforma TRIBU-CR). Inicialmente se esperaba implementar un nuevo formulario de IVA prellenado en 2025 aprovechando estos datos, pero debido a retrasos en la plataforma TRIBU-CR dichos cambios se pospusieron para mediados de 2026. Más información sobre el retraso: Cambios en declaración del IVA quedan para 2026 – Diario Extra

Tribu-CR y sus módulos, nueva plataforma de gestión tributaria digital de Costa Rica
¿Qué se abordará en este boletín?

En este boletín técnico explicaremos punto por punto cómo cambiará la declaración del IVA bajo la versión 4.4.

1) Abordaremos en detalle las novedades en los comprobantes electrónicos que afectan el IVA, qué elementos se mantienen igual y cuáles se modifican, y brindaremos ejemplos prácticos de cómo llenar la nueva declaración, especialmente en lo relativo a la factura electrónica, la factura electrónica de compra y los servicios importados.

2) Evaluaremos las implicaciones tributarias de cada cambio en las actividades de las empresas, e identificaremos los nuevos conceptos que conllevan un tratamiento distinto del IVA.

3) Destacaremos cómo Factúrele, en su compromiso con los contribuyentes, ha actualizado su software para incorporar la versión 4.4 (incluyendo nuevos reportes, como el de servicios importados) y facilitar el cumplimiento de estas obligaciones.

¿Cuál es el objetivo de este boletín?

Nuestro objetivo es que contadores, pymes, empresarios y emprendedores de Costa Rica entiendan claramente estos cambios y cuenten con una guía didáctica para adaptar sus procesos, aprovechando las ventajas de una herramienta confiable y actualizada como Factúrele en esta transición.

Cambios clave en la versión 4.4 de facturación electrónica que impactan la declaración del IVA

La versión 4.4 introduce importantes cambios en el formato XML de la factura electrónica que tienen un efecto directo en la manera de declarar el IVA. A continuación, resumimos los más relevantes:

Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.) para ventas a crédito

Se crea un nuevo comprobante electrónico obligatorio destinado a documentar los pagos recibidos en operaciones a crédito, incluyendo ventas a plazos y ventas a instituciones públicas. Cada vez que se reciba un pago (sea total o parcial) de una factura que fue emitida a crédito, deberá emitirse un Recibo Electrónico de Pago asociado. Este recibo vincula el pago con la factura original y refleja ante Hacienda el momento exacto en que se recibe el dinero, mejorando la precisión de la declaración del IVA al alinear el impuesto con el flujo de caja real del negocio.

En otras palabras, con el R.E.P. el IVA de una venta a crédito ya no se declara al emitir la factura, sino al momento en que se cobra efectivamente (hasta un máximo de 90 días después) conforme lo permite el artículo 27 de la Ley de IVA.

Importante: Este mecanismo está orientado a pymes, profesionales y otros contribuyentes medianos; los grandes contribuyentes nacionales y quienes realizan actividad financiera quedan excluidos de la facilidad de pago diferido y deben seguir declarando el IVA al momento del devengo normalfacturele.comadiariocr.com.

Uso obligatorio de la Factura Electrónica de Compra para servicios importados

La nueva normativa exige que los contribuyentes emitan una factura electrónica de compra para respaldar la adquisición de bienes intangibles o servicios importados contratados a proveedores no domiciliados en Costa Rica. Es decir, si su empresa contrata un servicio en el exterior (software, licencias, consultorías, publicidad digital, etc.), deberá autofacturarse esa transacción mediante una factura de compra e ingresarla al sistema de Hacienda, de forma similar a como hoy se hace cuando se compra a un proveedor del régimen simplificado (quien no emite factura electrónica). Este nuevo requisito asegura la trazabilidad de posibles impuestos aplicables a pagos al exterior y permite a la Administración Tributaria controlar mejor dichas operaciones.

Cabe destacar: No todas las compras en el extranjero requieren emitir factura de compra. En el caso de bienes tangibles importados, se mantiene el procedimiento aduanero habitual – la importación queda respaldada por la Declaración Única Aduanera (DUA) y la factura del proveedor extranjero – por lo que no se requiere factura electrónica de compra para esos bienes físicos. En cambio, para la adquisición de servicios o bienes intangibles a proveedores foráneos sí será obligatoria la factura electrónica de compra, incluyendo la debida identificación del proveedor no domiciliado en el comprobante.

Actualización y mayor detalle en las categorías del IVA

El esquema 4.4 refina la categorización de los impuestos de IVA en el XML, lo que implica agregar códigos y clasificaciones más precisos para cada tipo de transacción. Por ejemplo, se introducen códigos específicos para distinguir operaciones tarifadas al 0% que no dan derecho a crédito fiscal (exentas propiamente dichas) de aquellas al 0% con derecho a crédito (exportaciones).

En la práctica, ahora cada ítem facturado lleva información más detallada sobre el tratamiento de IVA (tarifa 13%, 4%, 0% exportación, 0% exento, etc.), garantizando que las transacciones se registren correctamente según su naturaleza. Esta granularidad adicional mejora la exactitud del cálculo del impuesto y sentará las bases para que Hacienda genere declaraciones de IVA prellenadas con menos necesidad de correcciones por parte del contribuyente.

Inclusión de la actividad económica del receptor y nuevos tipos de identificación

A partir de la versión 4.4 será obligatorio indicar el código de actividad económica del cliente (receptor) en cada factura, nota de crédito/débito y factura de compra. Esto agrega contexto sobre el giro del negocio del receptor y mejora la información tributaria recopilada, permitiendo eventualmente análisis más detallados por sectores.

Paralelamente, se amplía el catálogo de tipos de identificación aceptados en los comprobantes: por ejemplo, se crean categorías específicas para identificar a “extranjeros no domiciliados” y a “no contribuyentes” (personas físicas sin obligaciones tributarias). Estas novedades facilitan la correcta emisión de comprobantes a una mayor diversidad de clientes, evitando tener que usar identificaciones genéricas.

Otros ajustes técnicos importantes

La versión 4.4 incorpora también mejoras orientadas a la eficiencia y seguridad de la facturación electrónica, que si bien no alteran directamente el cálculo del IVA, vale la pena mencionar:

1) Nuevos métodos de pago: Se agrega SINPE Móvil y otras plataformas de pago electrónico al listado de medios de pago que pueden consignarse en la factura, reflejando las formas modernas de cobro.

2) Más opciones de condición de venta: Además de contado y crédito, ahora el XML acepta modalidades como apartados, consignaciones u otras, para describir mejor la naturaleza de la venta.

3) Detalle de combos y descuentos: Se permite desglosar en el XML la composición de un combo o surtido de productos, así como especificar claramente descuentos aplicados a nivel de línea, lo que aporta transparencia en operaciones promocionales.

4) Firma de endoso electrónico: Se incluyen campos para registrar firmas de endoso en los comprobantes (por ejemplo, al ceder un título valor), añadiendo una capa de seguridad en transacciones que involucren cesión de derechos.

5)Notificación a múltiples correos: Los emisores ahora pueden incluir hasta cuatro direcciones de correo electrónico del receptor en el XML, mejorando la entrega y respaldo de las facturas electrónicas.

En conjunto, estos cambios de la versión 4.4 representan una evolución significativa del sistema de facturación electrónica en Costa Rica, con el objetivo de reforzar el control fiscal, reducir la evasión (se estima una reducción del 20% en la evasión tributaria gracias a estas medidas digitales) y preparar el terreno para automatizar la elaboración de las declaraciones de impuestos.

A continuación, veremos cómo impactan específicamente la forma de declarar el IVA mensualmente, distinguiendo qué aspectos se mantienen iguales y cuáles serán distintos con respecto al proceso actual.

¿Qué se mantiene igual y qué cambia en la declaración del IVA?

A pesar de las mejoras estructurales en la factura electrónica, muchos fundamentos de la declaración del IVA permanecen sin cambios, brindando continuidad y certeza a los contribuyentes. Sin embargo, otros aspectos sí varían con la introducción de la versión 4.4 y conviene tenerlos claros para evitar contratiempos.

Resumimos a continuación ambos escenarios:

Aspectos que NO cambian en la declaración del IVA ❌

El IVA mantiene su tarifa general del 13% sobre ventas de bienes y servicios, y la obligación de declararlo mensualmente (mediante el formulario D-104, vigente hasta que se implemente el nuevo formulario prellenado).

Los plazos de presentación y pago continúan siendo los mismos de siempre, por lo que los contribuyentes deberán seguir declarando dentro de las fechas establecidas (normalmente, los primeros 15 días naturales del mes siguiente, según el calendario tributario).

La determinación del IVA a pagar sigue basándose en la fórmula tradicional: IVA Débito (ventas gravadas del periodo) menos IVA Crédito (compras gravadas del periodo). Es decir, se sigue reportando el impuesto cobrado en las ventas y restando el impuesto pagado en las compras o gastos que dan derecho a crédito fiscal, tal como antes. La forma en que se registra contablemente el IVA por pagar o a favor de cada mes permanece igual.

No hay cambios en las condiciones para poder aprovechar el crédito fiscal por compras. Se sigue exigiendo contar con una factura electrónica válida (aceptada por Hacienda) de los proveedores locales para respaldar cada crédito, o con el comprobante de importación (DUA) en el caso de importaciones de bienes.

En otras palabras, el principio de “sin factura no hay crédito fiscal” continúa aplicando rigurosamente; la versión 4.4 incluso refuerza este control (pero no modifica su esencia).

Si su actividad incluye ventas exentas de IVA o sujetas a tarifas reducidas especiales (por ejemplo, ciertas exportaciones 0%, servicios turísticos 4%, educación 2%, etc.), seguirá declarando dichas operaciones en los mismos apartados del formulario que hasta ahora, identificando la base imponible exenta o reducida. Lo que cambia es que ahora en la factura electrónica esas condiciones van claramente codificadas, pero en la declaración como tal se continúan colocando los montos totales de ventas exentas o a cada tarifa, igual que antes.

Del mismo modo, los proporcionales de crédito fiscal por tener actividades mixtas (gravadas y exentas) se calculan conforme a las reglas vigentes de prorrata, sin alteración.

Como mencionamos, no hay cambio en la forma de declarar el IVA por importaciones de mercancías físicas. El impuesto se sigue liquidando en la aduana al nacionalizar el bien, y luego ese IVA pagado en aduanas se acredita en su declaración mensual de IVA (en la sección de compras/importaciones).

No se requiere ninguna gestión adicional de factura electrónica para este tipo de importaciones, ya que la DUA continúa siendo el documento soporte reconocido.

Aspectos que SÍ cambian en la declaración del IVA 🆕

Con la introducción del Recibo Electrónico de Pago, habrá un cambio importante en cuándo se declara el IVA de ciertas ventas. Hasta ahora, si emitía una factura a crédito, igual debía incluir el IVA de esa venta en la declaración del mes de emisión.

A partir de la versión 4.4, los contribuyentes autorizados (pymes, profesionales y otros exceptuando grandes empresas) podrán diferir la declaración y pago de ese IVA hasta por 90 días, declarándolo en el mes en que efectivamente reciben el pago gracias al R.E.P.

En la práctica, si en septiembre emite una factura a 60 días, el IVA de esa venta se reportará (y pagará) en la declaración de noviembre, no en la de septiembre. Esto representa un cambio significativo en la gestión del flujo de efectivo e implicará ajustar los procesos contables para registrar correctamente el IVA diferido. (Importante: si el cliente paga antes del plazo, el IVA se declara en el mes del pago; y si pasan 90 días sin pago, igualmente al cumplirse ese plazo máximo deberá declararse el IVA pendiente).

Con la obligación de autofacturación de servicios importados mediante factura de compra, estos deberán reflejarse en la declaración de IVA de manera adecuada.

En general, un servicio importado genera tanto un débito como un crédito fiscal equivalente en la declaración: débito porque la empresa debe autoimponerse el IVA como si fuera el proveedor extranjero (y Hacienda así lo suma a sus “ventas” gravadas por controlar), y al mismo tiempo crédito fiscal porque usualmente ese IVA pagado es recuperable si el servicio se usó en actividades gravadas. Anteriormente, muchos de estos servicios importados podían no ser reportados explícitamente o se incluían neteados; con la versión 4.4 quedarán explícitos.

Ejemplo: si su empresa adquirió un servicio profesional del exterior por $1,000, deberá emitir una factura de compra por ese monto más $130 de IVA. En la declaración consignará $130 como “IVA generado en servicios importados” y, simultáneamente, $130 como “IVA crédito por servicios importados” (suponiendo que tiene derecho pleno a crédito), resultando neutro. Si no tuviera derecho a crédito (p.ej. empresa exenta consumiendo un servicio gravado), entonces no podría aplicar el crédito y ese IVA se convertiría en impuesto por pagar efectivamente.

En resumen, a partir de 4.4 Hacienda podrá ver el monto de servicios importados consumidos por cada contribuyente y su IVA asociado, lo cual antes era menos transparente.

Un cambio previsto con la modernización del formulario de IVA es la simplificación en la clasificación de compras. Tradicionalmente, en el formulario D-104 se debía desglosar las compras sujetas a crédito fiscal en bienes, servicios y bienes de capital (además de identificar las que no dan derecho a crédito) – de hecho, la omisión o error en esta clasificación era de los errores más comunes en las declaraciones antiguas.

Con la nueva versión electrónica, Hacienda ya obtendrá esa información de las facturas (gracias al catálogo CABYS que identifica si se trata de un bien o servicio, por ejemplo), por lo que dejará de requerir al contribuyente separar manualmente las compras por tipo.

Esto significa menos casillas que llenar y menor margen de error en la declaración del IVA futura. (Nota: Este cambio se formalizará con la introducción del nuevo formulario de IVA prellenado en 2026, pero incluso desde 2025 ya no será tan crítico diferenciar cada compra en bienes o servicios, puesto que Hacienda lo conoce por los comprobantes).

De forma similar al punto anterior, se espera que el nuevo esquema de declaración simplificada ya no requiera segmentar las ventas por cada actividad económica registrada.

Actualmente, un contribuyente que realiza varias actividades (por ejemplo, servicios de consultoría y venta de bienes) debe reportar sus ingresos segregados por actividad en la declaración. Dado que ahora cada factura lleva el código de actividad del emisor y del receptor, Hacienda puede determinar a qué actividad pertenecen las ventas, sin necesidad de que el declarante las distribuya manualmente. Esto reduce la carga de trabajo al presentar el formulario y evita inconsistencias.

En la práctica, usted declarará un solo total de ventas gravadas (y exentas) de su negocio, y el sistema tributario las podrá atribuir internamente a sus distintos códigos de actividad según lo facturado. Esto simplificará el cumplimiento y es un cambio positivo orientado a facilitarle la vida al contribuyente.

Con la riqueza de datos proporcionados por la versión 4.4, es de esperar que Hacienda cruce información automáticamente para detectar omisiones.

Por ejemplo, si usted emite una factura de compra declarando un servicio importado con X monto de IVA, Hacienda esperará ver ese mismo monto declarado como débito y crédito en su formulario de IVA; o si emite una factura con condición de crédito a 90 días, Hacienda verificará que eventualmente se emita el R.E.P. correspondiente antes de vencer el plazo.

Aunque esto no es un “campo” del formulario, sí cambia la dinámica: habrá mayor fiscalización digital y menos margen para errores u olvidos sin ser detectados.

Por ello la recomendación es apoyarse en un software confiable (como Factúrele) que le ayude a cumplir al pie de la letra con estos nuevos requerimientos y validaciones.

En síntesis, lo esencial del IVA no cambia: seguirá calculando el impuesto sobre sus ventas menos sus compras y presentando su declaración periódicamente. Pero la forma de alimentar esa declaración sí evoluciona: algunos datos ya no tendrá que separarlos manualmente, mientras que otros (como servicios importados o ventas a crédito) deberán recibir un tratamiento especial.

En la siguiente sección, ilustramos con ejemplos concretos cómo se llenará la declaración del IVA bajo este nuevo esquema, abarcando los casos típicos que enfrentan nuestras empresas.

Declaraciones prellenadas en Tribu-CR utilizando datos de factura electrónica en Costa Rica

Ejemplos prácticos: cómo llenar la nueva declaración del IVA (versión 4.4)

A continuación, presentamos casos prácticos que muestran cómo se declara el IVA con la entrada en vigor de la versión 4.4 de facturación electrónica. Estos ejemplos cubren las situaciones más comunes – desde ventas locales hasta servicios importados – incorporando las novedades explicadas.

1. Ventas locales al contado con factura electrónica (régimen tradicional)

Escenario

Una empresa comercializadora realiza ventas internas de mercancías a clientes locales, que pagan de contado (al momento de la compra). Durante septiembre de 2025 vendió ₡10 000 000 + IVA en total, todo a la tarifa general del 13%. No hubo ventas exentas ni a tarifa reducida.

Declaración

En la declaración de IVA de septiembre 2025, esta empresa reportará ₡10 000 000 como Ventas gravadas en el país y ₡1 300 000 como IVA Débito (13% de 10 millones). Estos montos se siguen colocando en las casillas habituales de “Ventas internas gravadas” y “Impuesto debitado por ventas”. Dado que todas las ventas fueron al contado, no interviene ningún Recibo Electrónico de Pago – el IVA se devenga y declara inmediatamente en el mes.

Tampoco se requiere informar nada especial en relación con actividad económica, ya que el sistema ya conoce que esas ventas corresponden, por ejemplo, a la actividad “Comercio al por mayor de productos X” según el código indicado en cada factura electrónica. En resumen, para ventas locales de contado nada cambia en el llenado del formulario: se declaran igual que antes, sumando todas las bases imponibles y el IVA respectivo.

Nota

Si la empresa tuviera ventas exentas o a 0% (digamos exportaciones), igualmente declararía el monto de esas ventas en la sección de “Ventas exentas/0%” como de costumbre. La diferencia con 4.4 es que en las facturas de exportación ahora se coloca un código indicando “0% con derecho a crédito”, pero en la declaración sigue siendo simplemente parte de las ventas no gravadas (que no generan débito de IVA).

2. Ventas a crédito con pago diferido y emisión de Recibo Electrónico de Pago

Escenario

Una PyME de servicios profesionales emite en octubre de 2025 una factura electrónica a crédito por ₡1 000 000 + IVA a 60 días plazo (su cliente es otra empresa que pagará en diciembre). Dado que es una microempresa amparada por la Ley 10144, puede aprovechar el beneficio del pago de IVA diferido hasta 90 días.

Proceso

Al emitir la factura en octubre, la empresa debe indicar en el campo “Condición de venta” que es venta a crédito con IVA diferido (código 10). Hacienda recibe y valida esta factura marcándola como venta a crédito acogida al artículo 27 LIVA. En ese momento no se genera débito de IVA en la declaración de octubre para esa venta, puesto que el R.E.P. aún no ha ocurrido. Cuando el cliente realiza el pago en diciembre, la empresa emite inmediatamente el Recibo Electrónico de Pago por ₡1 000 000 + IVA (o por el monto del abono, si fuera parcial). En dicho R.E.P. se indica “Condición de venta: Pago de venta a crédito – código 11” y se referencia la factura original.

Declaración

En la declaración de IVA de octubre 2025, esta venta no aparecerá en los datos de ventas gravadas (ya que su IVA está pendiente de cobro). En la declaración de diciembre 2025, la empresa deberá incluir ₡1 000 000 en ventas gravadas y ₡130 000 en IVA débito, correspondientes a esa operación, porque en diciembre fue “realizado” el impuesto al recibirse el pago. Técnicamente, al emitir el R.E.P. en diciembre, Hacienda suma ese impuesto a las operaciones del mes. Si el pago hubiera sido parcial (por ejemplo ₡500 000 en diciembre y ₡500 000 en enero), entonces en diciembre se declararía la mitad del IVA (₡65 000) y en enero el resto, según cada R.E.P. emitido.

Lo clave es que el R.E.P. “dispara” la obligación de declarar el IVA diferido. El sistema de Hacienda empareja cada factura a crédito con sus R.E.P., de modo que si una factura a crédito no llega a tener R.E.P. en el plazo (90 días máximo), presumirá que de todos modos se debe declarar ese IVA en la siguiente declaración. Por eso es vital emitir oportunamente los recibos de pago.

Comentario

Este nuevo mecanismo beneficia la liquidez de las pymes, pues retrasa la salida de dinero del IVA hasta recibir efectivamente el pago del clienteadiariocr.com. En nuestro ejemplo, la empresa no tuvo que financiar de su bolsillo ₡130 000 de IVA en octubre, sino que lo enteró hasta diciembre una vez que tuvo el dinero del cliente, alineando el impuesto con su flujo de caja. Con Factúrele, la generación de estos R.E.P. es automática cuando registras la cobranza, asegurando que no olvidarás ningún recibo y que siempre declararás en el periodo correcto.

3. Compras locales con factura electrónica (crédito fiscal nacional)

Escenario

Una empresa industrial adquiere insumos y servicios locales de varios proveedores, quienes le emitieron facturas electrónicas en Costa Rica durante el mes (todas con versión 4.4). Supongamos que en noviembre de 2025 compró ₡5 000 000 + IVA en materias primas y servicios gravados para su actividad, pagando ₡650 000 en IVA a sus proveedores.

Declaración

En la declaración de IVA de noviembre 2025, la empresa acreditará esos ₡650 000 como IVA Crédito Fiscal por compras locales, igual que siempre. Deberá sumar todas las compras gravadas del periodo y su IVA asociado, y reportarlos en la sección de “Compras que dan derecho a crédito fiscal (internas)”. No cambia la forma de ingresar estos datos: el contribuyente sigue necesitando las facturas electrónicas de sus proveedores como respaldo, y coloca el monto total de compras y el IVA soportado.

La novedad es que, gracias a la versión 4.4, Hacienda ya recibió copia de todas esas facturas de compra, con detalle de qué se compró (CABYS), a quién y en qué fecha, etc. Esto le permitirá prellenar en el futuro estos montos o al menos validar que coincidan. Pero por ahora, en 2025, la empresa simplemente declara el total como antes.

Importante

Hay que seguir cuidando la clasificación de las compras hasta que entre en vigor el formulario simplificado. En este ejemplo suponemos todo son insumos (bienes o servicios gravados corrientes). Si hubiera comprado algún bien de capital (activo fijo), actualmente se separa en otra casilla. Con la versión 4.4 esa diferenciación seguirá existiendo por un tiempo en el formulario, pero eventualmente Hacienda planea eliminarla porque puede saber por CABYS si era bien de capital o no.

De cualquier forma, Factúrele ya registra el tipo de bien según CABYS y podrá generar informes separando bienes de capital para quienes deban reportarlos por última vez manualmente.

4. Servicios importados contratados en el exterior (uso de factura electrónica de compra)

Escenario

Una empresa de publicidad en Costa Rica contrata en octubre de 2025 una campaña en Google Ads por $2 000. Google (proveedor no domiciliado) no emite factura electrónica costarricense, por lo que la empresa debe autofacturarse ese servicio mediante una factura electrónica de compra. Supongamos que el tipo de cambio ronda ₡540 por dólar, así que $2 000 son aproximadamente ₡1 080 000. El IVA del 13% sobre ese servicio sería ₡140 400.

Proceso

La empresa genera en el sistema Factúrele una Factura Electrónica de Compra indicando a Google como proveedor (identificado como “extranjero no domiciliado” con su nombre y algún identificador) por el servicio de publicidad digital, detallando el monto neto ₡1 080 000 y calculando el IVA ₡140 400. Este comprobante electrónico es enviado a Hacienda para su validación, exactamente igual que una factura de venta, y queda registrado como un documento emitido por la empresa (aunque en realidad respalda una compra). Hacienda ahora sabe que la empresa adquirió un servicio importado por ese valor y que ella misma se auto-cobró el IVA.

Declaración

¿Cómo se refleja esto en el formulario? Por un lado, la empresa debe incluir los ₡140 400 como parte de los débitos de IVA del periodo, ya que ese servicio importado genera una obligación de IVA (es como si Costa Rica le cobrara IVA a Google a través del cliente). A la vez, si la empresa utilizará ese servicio en su actividad gravada (publicidad para clientes locales, por ejemplo), tiene derecho a acreditar íntegramente esos ₡140 400 como IVA crédito fiscal por importes.

En la práctica, en la declaración de octubre 2025 la empresa colocará ₡140 400 en la sección de “IVA generado por compras de servicios en el exterior” y también ₡140 400 en la sección de “IVA crédito por importaciones de bienes y servicios”. El efecto neto es cero – paga el IVA y lo recupera al instante – siempre que tenga pleno derecho a crédito. Si, hipotéticamente, esa campaña de Google Ads fuera para un proyecto exento (sin derecho a crédito), entonces la empresa sí tendría que desembolsar los ₡140 400 (ponerlos como débito pero no podría contarlos como crédito, volviendo ese importe un IVA por pagar efectivo).

Este mecanismo de auto-facturación formaliza el tratamiento de los servicios importados. Antes, muchos profesionales y empresas contrataban servicios afuera y podían pasar inadvertidos en el IVA; ahora Hacienda exige un comprobante por cada servicio importado, garantizando el registro. No emitir la factura de compra correspondiente se considerará un incumplimiento y podría acarrear sanciones o, peor aún, la desconocencia del gasto a efectos fiscales (Hacienda podría rechazar deducir ese gasto por no haberse soportado en el comprobante exigido).

Por eso es fundamental que las empresas identifiquen todas sus erogaciones en el exterior susceptibles de IVA y las respalden con su factura electrónica de compra. Con Factúrele, este proceso es sencillo: el sistema genera la factura de compra con los datos necesarios y la envía a Hacienda, calculando automáticamente el IVA. Adicionalmente, nuestra plataforma produce un reporte de “Servicios Importados”, donde verás mes a mes el total de servicios adquiridos en el exterior y el IVA asociado, facilitándote volcar esa información en tu declaración.

5. Importación de bienes tangibles (mercancías físicas)

Escenario

Una empresa importadora trae un lote de mercancía desde China en noviembre 2025, con un valor CIF de $50 000. Paga en aduanas el IVA de importación (13% sobre la base imponible aduanera, supongamos aproximadamente ₡3 500 000 de IVA).

Declaración

La empresa no tiene que emitir ningún comprobante electrónico adicional por esta importación, ya que la DGT ha aclarado que no se requiere factura electrónica de compra para bienes tangibles importados respaldados por DUA. El IVA fue liquidado y pagado a través de la DUA en el momento de nacionalizar la mercancía.

En la declaración de IVA (formulario D-104) de noviembre 2025, la empresa simplemente acreditará ese IVA pagado en aduana como crédito fiscal por importaciones, tal como siempre. Registrará ₡3 500 000 en la casilla de “IVA pagado en importaciones” (o similar) y lo restará de sus débitos, igual que haría antes de la versión 4.4. Hacienda ya tiene en sus sistemas aduaneros la información de esa importación, por lo que puede conciliar que el monto acreditado corresponda a lo efectivamente pagado. Nuevamente, no hay variación en este procedimiento ni en el llenado de la declaración para importaciones de bienes.

Comentario

Lo único a tener presente es que, si esa importación luego se revende localmente, obviamente se facturará electrónicamente la venta con IVA como cualquier otra venta interna. Pero durante el tránsito de importación a venta local nada cambió en términos de declaración de IVA.

La confusión se había generado por la redacción inicial de la norma, pero Hacienda la aclaró explícitamente: los bienes que pasan por aduana no requieren factura de compra adicional, a menos que el importador quiera respaldar algún costo no cubierto por la DUA – lo cual no aplica usualmente. En contraste, recalcamos, los servicios sí requieren ese paso de autofactura.

Con estos ejemplos, cubrimos la mayoría de situaciones prácticas de una empresa típica en el IVA: ventas locales (contado y crédito), compras locales, servicios importados y bienes importados.
Ahora analizaremos las implicaciones tributarias y de negocio que traen estos cambios, y cómo prepararse para ellos.

Implicaciones tributarias de los cambios y efecto en las empresas

Cada uno de los cambios introducidos por la versión 4.4 en la facturación electrónica tiene consecuencias que van más allá de llenar un formulario; impactan la gestión financiera y operativa de las empresas, su flujo de efectivo, sus controles internos y su cumplimiento fiscal en general. A continuación, evaluamos las principales implicaciones:

Mejora de flujo de caja para PYMES y alivio en ventas a crédito

La posibilidad de diferir el pago del IVA hasta 90 días en ventas a crédito supone un respiro financiero para micro, pequeñas y medianas empresas. Antes, vender a crédito significaba un doble esfuerzo: financiar al cliente y además financiar al fisco pagando un IVA de una venta no cobrada.

Ahora, con el R.E.P., el IVA acompaña al cobro – si no cobro, no pago (hasta 3 meses). Esto podría incentivar a más negocios a ofrecer crédito a clientes confiables sin descapitalizarse por el IVA. Sin embargo, también implica mayor disciplina administrativa: las empresas deberán llevar un control riguroso de qué facturas están pendientes de pago y emitir oportunamente los recibos de pago al cobrar. Si una pyme olvida emitir un R.E.P. y deja pasar el plazo, podría encontrarse en incumplimiento o verse obligada a pagar de golpe varios meses de IVA acumulado.

Por eso se requieren sistemas que automaticen este seguimiento. Asimismo, cabe señalar que no todas las empresas pueden usar esta facilidad – las grandes compañías y sector financiero siguen con el esquema tradicional – por lo que no distorsiona la recaudación global, sino que se enfoca en ayudar a los pequeños. En resumen, es un cambio con impacto positivo en liquidez, pero que exige ajustar procesos para aprovecharlo sin fallas.

Mayor formalidad y control en servicios importados

La introducción de la factura electrónica de compra para servicios del exterior obligará a muchas empresas a formalizar operaciones que antes podían pasar inadvertidas. Por ejemplo, un negocio que pagaba licencias de software o publicidad online tal vez contabilizaba esos gastos sin considerar el IVA; ahora deberá generar un comprobante, autocalcular el IVA y enterarlo (aunque luego lo recupere). Esto significa más trabajo administrativo, pero también seguridad jurídica: al tener todo documentado, la empresa puede tomar el crédito fiscal que le corresponde de forma legítima y Hacienda no podrá objetar el gasto (salvo que no hubiese emitido la factura de compra).

Quienes no cumplan, en cambio, se arriesgan a sanciones y a que Tributación desconozca esos pagos como deducibles en auditorías, argumentando falta de respaldo legal. Además, esta medida nivela la competencia: empresas que antes omitían reportar servicios importados obtenían una ventaja desleal (ahorrándose un IVA que igual por ley debían pagar); ahora todas deberán hacerlo, reduciendo la evasión en este rubro.

Para la Administración Tributaria, es un paso importante para controlar la economía digital y los flujos hacia proveedores extranjeros. Para las empresas, implica adaptarse a un mayor cumplimiento pero a la vez aprovechar para ordenar sus finanzas (incluso podrían descubrir créditos fiscales no reclamados antes). Con una herramienta adecuada, la carga extra es mínima – por ejemplo, Factúrele permite emitir estas facturas de compra en pocos clics – mientras que las consecuencias de no hacerlo pueden ser costosas.

Simplificación de trámites y reducción de errores humanos

Varios cambios (actividad económica en facturas, categorías de IVA detalladas, nuevos códigos de venta, etc.) están diseñados para que la declaración de IVA sea más sencilla y precisa para el contribuyente. Al eliminar la necesidad de clasificar operaciones manualmente (por actividad, por tipo de bien/servicio) y contar con formularios prellenados, se espera menos carga operativa y menos errores en las declaraciones. Esto libera tiempo a contadores y empresarios, quienes podrán enfocarse más en el análisis que en el tedio de llenar casillas. También reduce el riesgo de multas por errores formales.

Es cierto que durante la transición 2025-2026 habrá que convivir con el formulario antiguo, pero una vez implementado el nuevo sistema TRIBU-CR, el cumplimiento del IVA será en gran medida automático. Empresas que quizás antes necesitaban un especialista solo para preparar la declaración, ahora verán ese proceso agilizado. Factúrele, por ejemplo, está preparado para integrarse con el esquema de declaraciones prellenadas, de modo que nuestros usuarios puedan revisar y conciliar los datos que Hacienda proponga, detectando discrepancias.

La simplificación también conlleva que Hacienda tendrá información más estructurada, permitiendo enfoques de riesgo más inteligentes en fiscalización (por ejemplo, comparar sectores, márgenes de IVA, etc., con mayor facilidad). En términos prácticos: menos tiempo en trámites, menos errores y potencialmente menos auditorías exhaustivas, siempre y cuando se use correctamente el sistema.

Necesidad de actualización tecnológica y capacitación

Un aspecto inevitable es que las empresas (y sus proveedores de software) deben actualizar sus sistemas de facturación para soportar la versión 4.4. Esto supone inversión en tecnología y capacitación del personal. Por ejemplo, los encargados de facturación deberán familiarizarse con nuevos campos a llenar: seleccionar la actividad económica del cliente, elegir la condición de venta apropiada (ahora con más opciones), registrar métodos de pago como SINPE, etc.

Al inicio, podría haber una curva de aprendizaje y es previsible que en los primeros meses haya consultas y quizá algunos rechazos de Hacienda por estructuras incorrectas. Sin embargo, a mediano plazo, esas mismas funciones harán el proceso más robusto. La buena noticia es que servicios en la nube como Factúrele absorben gran parte de esta complejidad, entregando al usuario una interfaz sencilla donde estos campos nuevos ya vienen pre-cargados o validados (ejemplo: Factúrele autocompleta el código de actividad del cliente tras configurarlo una sola vez, evitando tener que recordarlo en cada factura).

De cualquier modo, las empresas deben asegurarse de contar con soporte técnico durante la transición. Hacienda ha prometido un plan de capacitación e información a contribuyentes para orientarlos en el uso de la versión 4.4, lo cual será valioso aprovechar. Aquellas empresas que opten por no modernizarse enfrentarán más riesgo de errores y eventualmente se verán obligadas a hacerlo cuando el antiguo formato deje de ser aceptado (después de septiembre 2025 no se admitirán comprobantes en versión 4.3).

En síntesis: adaptarse es obligatorio, pero también es una oportunidad para mejorar los procesos internos y subirse a la ola de la transformación digital tributaria.

Enfoque en el cumplimiento y reducción de la evasión

Desde la perspectiva macro, estos cambios demuestran un claro objetivo de la administración tributaria: cerrar portillos de evasión y garantizar que cada colón de IVA debido sea reportado. El hecho de que la factura electrónica 4.4 sea un “insumo clave” para el proyecto Hacienda Digital y el prellenado de declaraciones, significa que Hacienda quiere usar los datos para que lo no declarado salte a la vista.

Por ejemplo, si todos sus clientes reportan que le compraron a usted cierta cantidad, pero usted no la declaró, será evidente. O si usted declara menos ventas de las que sus comprobantes muestran, el sistema lo alertará automáticamente. Esto aumenta la percepción de riesgo para quien pudiera pensar en subdeclarar, fomentando una competencia más leal entre empresas (ya no ganará quien evade más, sino quien es más eficiente).

Para los empresarios cumplidos, este enfoque de control reforzado es positivo porque nivela el terreno de juego. No obstante, también implica que errores genuinos pueden llamar la atención de Hacienda – por eso insistimos en la importancia de herramientas que aseguren exactitud en la información reportada. Las sanciones por incumplimientos en materia de comprobantes electrónicos siguen siendo drásticas: multas cercanas al millón de colones por no emitir comprobantes, hasta multas de decenas de millones por no suministrar información en plazo, e incluso clausura del negocio en casos de reincidencia grave.

Con la 4.4, Hacienda tendrá más elementos para detectar incumplimientos, así que no habrá excusas para fallas que antes podían pasar inadvertidas. La mejor estrategia empresarial es abrazar el cumplimiento apoyándose en la tecnología: resultará más barato implementar un buen sistema que enfrentar una multa o un cierre.

En resumen, las empresas en Costa Rica deben ver estos cambios no solo como una obligación, sino como una oportunidad de modernización. Adoptar la versión 4.4 correctamente puede traducirse en beneficios concretos: mejor manejo del flujo de caja, menos trámites manuales, información financiera más ordenada y disponible (pues la facturación electrónica bien utilizada puede alimentar la contabilidad automáticamente), y reducción de riesgos fiscales. Habrá retos en el corto plazo – principalmente actualizarse y capacitarse – pero en el largo plazo el sistema tributario será más transparente y equitativo.

A continuación, veremos cómo Factúrele se ha preparado para asistir a sus clientes en este proceso de cambio, asegurando una transición sin sobresaltos y aprovechando todas las ventajas de la nueva plataforma.

imagen destacada de contador usando software de facturacion electronica facturele

Factúrele: su aliado para cumplir con la versión 4.4 y la nueva declaración del IVA

Implementar exitosamente estos cambios puede parecer desafiante, pero Factúrele está aquí para facilitarle el camino. Como software costarricense especializado en facturación electrónica y contabilidad, nos hemos adelantado a la versión 4.4 para que usted no tenga que preocuparse por los detalles técnicos ni por incumplimientos involuntarios.

A continuación, le compartimos cómo Factúrele agrega valor en este nuevo entorno y le ayuda a convertir los cambios normativos en una ventaja competitiva para su negocio:

Actualización completa al formato XML 4.4

El sistema Factúrele ha incorporado todas las nuevas estructuras y campos requeridos por Hacienda. Esto significa que sus facturas, notas y demás comprobantes se emitirán automáticamente en versión 4.4 a partir de la fecha obligatoria, cumpliendo al 100% con las especificaciones técnicas de DGT.

Usted no tendrá que lidiar con aspectos como el código QR, las firmas de endoso o los nuevos catálogos, pues nuestra plataforma ya los gestiona internamente. Cada vez que Hacienda ajusta la normativa, nosotros actualizamos el software detrás de bambalinas.

En otras palabras: Factúrele garantiza que sus comprobantes electrónicos siempre serán válidos y estarán al día con la legislación vigente.

Automatización del Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.):

Factúrele ha desarrollado funcionalidades inteligentes para que el manejo de las ventas a crédito con IVA diferido sea sencillo. Nuestro sistema detecta automáticamente cuándo una factura se emite a crédito (usted solo marca la condición de venta “crédito” y el plazo) y, al registrar un cobro asociado a esa factura, genera el Recibo Electrónico de Pago correspondiente de forma automática.

Esto se traduce en cero olvidos y cero trámites extra: el R.E.P. sale por la plataforma cumpliendo el formato exigido por Tributación, y queda enlazado a la factura original.

Incluso manejamos fácilmente casos de pagos parciales, emitiendo múltiples R.E.P. si recibe abonos fraccionados. Adicionalmente, Factúrele puede programar recordatorios para los pagos a crédito cercanos a 90 días sin cancelarse, de modo que usted tome acciones (cobrar al cliente o, en su defecto, emitir el R.E.P. al vencer el plazo) para no incumplir la norma.

Todo esto con un enfoque práctico: queremos que aproveche el beneficio de no pagar IVA por adelantado, sin correr el riesgo de sanciones por descuido. Nuestra automatización del R.E.P. le asegura el alineamiento del IVA con su flujo de caja de forma fácil y segura.

Emisión simplificada de Factura Electrónica de Compra

Entendiendo que la autofacturación de compras del exterior es un concepto nuevo para muchos, en Factúrele lo hemos hecho tan fácil como generar una factura normal. Usted selecciona un proveedor del exterior (o lo crea en su base de contactos una vez, indicando que es no domiciliado), ingresa la descripción del servicio o intangible comprado, el monto, y el sistema calculará el IVA correspondiente y emitirá la factura electrónica de compra con todos los requisitos de Hacienda. Esta se transmite y valida igual que cualquier factura, quedando almacenada en su panel.

Además, Factúrele le permite registrar el pago real al proveedor extranjero, vinculándolo con la factura de compra para fines contables. Como resultado, usted cumple con registrar el IVA de servicios importados sin complicaciones ni cálculos manuales. Nuestro software también organiza las facturas de compra emitidas en reportes dedicados, de modo que al llegar fin de mes, con un vistazo sepa cuánto IVA de servicios importados debe incluir en su declaración (y cuánto es crédito fiscal asociado).

De esta forma, evitará omitir alguna operación del exterior y tendrá un respaldo ordenado ante cualquier verificación de Tributación.

Reportes inteligentes para su declaración de IVA

Con la mayor granularidad de datos que trae la versión 4.4, la información puede volverse abrumadora sin las herramientas adecuadas. Por eso Factúrele ofrece reportes automáticos que organizan sus ventas y compras del periodo tal como Hacienda las espera.

Por ejemplo, generamos un resumen mensual de ventas separando las gravadas, exentas, exportaciones, etc., con sus totales de IVA débito; un resumen de compras locales e importaciones con los IVA crédito correspondientes (distinguiendo incluso bienes de capital si aplica); y un reporte específico de servicios importados Costa Rica (como mencionamos), donde enlistamos cada factura de compra emitida. Estos reportes están diseñados para que usted pueda conciliar y completar el formulario D-104 actual con facilidad, y a futuro, cotejar con la declaración prellenada de TRIBU-CR.

En lugar de perder horas armando cuadros en Excel, nuestros clientes simplemente consultan los reportes de Factúrele y obtienen las cifras necesarias para declarar, con la confianza de que provienen de sus comprobantes electrónicos ya verificados por Hacienda. Esto incrementa la exactitud y reduce el riesgo de errores humanos en la declaración.

Adaptación al nuevo formulario de IVA prellenado

Cuando Hacienda implemente el nuevo formulario (posiblemente el D-150) con la declaración de IVA prellenada, Factúrele estará listo para integrarse. Nuestra visión es que su experiencia sea lo más fluida posible: si en TRIBU-CR aparece un borrador de declaración con datos prellenados, usted podrá compararlo con los reportes de Factúrele e identificar cualquier divergencia. Estamos incluso explorando ofrecer herramientas de sincronización para que el traslado de información sea automatizado, siempre manteniendo la verificación humana final.

En pocas palabras, seguiremos evolucionando junto con el sistema tributario, asegurándonos de que usted siempre cuente con soporte actualizado para cumplir con sus obligaciones de la manera más eficiente.

Cumplimiento normativo garantizado y soporte local

Como parte de nuestro compromiso, Factúrele monitorea constantemente las disposiciones de DGT y Ministerio de Hacienda (resoluciones, cambios en La Gaceta, etc.). Prueba de ello es la pronta adopción de la resolución MH-DGT-RES-0027-2024 en nuestra plataforma.

Cuando surgen aclaraciones oficiales – por ejemplo, la resolución aclaratoria sobre facturas de importación de bienes tangibles – nos aseguramos de incorporarlas a nuestras guías y al funcionamiento del sistema. Nuestro equipo local de soporte y consultoría tributaria está disponible para resolver cualquier duda de nuestros usuarios sobre cómo manejar un caso específico en la versión 4.4.

Usted no estará solo enfrentando estos cambios: estará respaldado por expertos que hablan su mismo idioma (el lenguaje tributario costarricense) y por un sistema que ya ha sido probado con éxito en escenarios reales.

Valor agregado más allá de la obligación

Finalmente, es importante destacar que más allá de simplemente “cumplir la ley”, Factúrele le ayuda a sacarle provecho a la digitalización fiscal. La información detallada que ahora recopila (ej. códigos CABYS, actividades, métodos de pago) no solo alimenta a Hacienda, sino que también puede brindarle a usted mejores insights de su negocio.

Por ejemplo, puede analizar ventas por tipo de cliente o actividad, controlar mejor sus cuentas por cobrar (gracias al módulo de R.E.P.), identificar cuánto gasta en servicios extranjeros y evaluar si le conviene nacionalizar algún servicio, etc.

En resumen, transformamos una obligación fiscal en una oportunidad de mejora administrativa. Además, al reducir riesgos de multas y optimizar su proceso de declaración, Factúrele le ahorra dinero y tiempo, permitiéndole enfocarse en hacer crecer su empresa.

Conclusión

La “nueva” declaración del IVA en Costa Rica, impulsada por la facturación electrónica versión 4.4, marca un hito en la modernización tributaria del país. Los contribuyentes afrontan cambios técnicos y procedimentales significativos, pero con el acompañamiento adecuado estos cambios se traducen en beneficios tangibles: más precisión, menos evasión, más facilidades y equidad para todos.

¡Cuenta con nosotros en este camino hacia una gestión tributaria más eficiente y transparente!

En Factúrele nos enorgullece ser parte de la solución, proporcionando una herramienta integral, confiable y siempre actualizada para que usted cumpla con sus obligaciones fiscales sin contratiempos y, mejor aún, para que convierta el cumplimiento en una ventaja competitiva.

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