🕒 Resumen
La gestión de inventarios en Factúrele va mucho más allá de simplemente registrar compras y ventas unitarias. Este programa robusto, diseñado para grandes mayoristas y detallistas, permite manejar situaciones complejas de inventario de forma automática y precisa.
En este artículo resumimos las capacidades avanzadas de Factúrele en gestión de inventarios, incluyendo:
Conversiones de unidades
Compra de productos en presentaciones masivas (cajas, sacos, etc.) y venta en unidades individuales, con conversión automática de cantidades y costos.
Recetas o fraccionamiento de productos
Descomposición de un producto base (materia prima a granel) en subproductos más pequeños para la venta, descontando del inventario base en proporción al vender cada fracción.
Promociones y combos
Creación de paquetes promocionales que agrupan varios productos, descontándolos individualmente del inventario al facturar el combo y calculando correctamente el costo de ventas de cada componente.
Ajustes de inventario físicos
Herramientas para ajustar el inventario del sistema según conteos físicos, ya sea para corregir diferencias o para registrar costos de ventas de productos elaborados cuando no se gestionan recetas detalladas.
Cumplimiento tributario
Adecuación a la normativa costarricense (Tribu-CR, versión 4.4 de comprobantes electrónicos) para el manejo de combos/promociones, garantizando que las facturas electrónicas reflejen correctamente el desglose de productos y evitando rechazos por Hacienda.
En definitiva, Factúrele ofrece una solución integral que abarca todas las facetas del control de inventarios, facilitando a las empresas una administración eficiente y cumpliendo con las regulaciones vigentes.
Contenido Completo
Compras en Empaque vs. Ventas Unitarias
Un escenario común para mayoristas y detallistas es comprar productos en formatos de empaque al por mayor pero venderlos de forma individual. Factúrele simplifica esta tarea con conversiones automáticas de unidades.
Ejemplo
Si su empresa compra una caja de 20 botellas de gaseosa (como una caja de 20 Coca-Colas) pero las vende por unidad, el sistema puede configurarse para transformar automáticamente la entrada de inventario.
¿Qué hace Factúrele?
Al registrar la compra de una caja, Factúrele desglosa ese empaque en 20 unidades individuales en el inventario. De esta forma, el stock se refleja en unidades que realmente se comercializan y el costo promedio de cada botella se calcula en función del precio total de la caja, prorrateando el costo. Esto elimina la necesidad de cálculos manuales y garantiza que tanto las existencias como los costos se mantengan precisos cuando se manejan distintos niveles de empaque.
¿Qué efectos positivos tiene esto?
Esta conversión automática resulta invaluable para negocios que compran a granel y venden al detalle, ya que ahorra tiempo y reduce errores. Cada vez que ingresa una compra de un empaque mayor, el programa ajusta el inventario disponible a las unidades individuales correspondientes. Así, las ventas posteriores deducen las unidades correctas y el sistema lleva un control exacto del inventario y del costo de ventas unitario.
Recetas y Fraccionamiento de Productos
Ejemplo
Otra funcionalidad potente de Factúrele es la gestión de recetas o fraccionamiento de productos. Esto aplica cuando se compran productos en formato grande (por peso o volumen) y luego se venden en porciones más pequeñas. Por ejemplo, imagine que su empresa adquiere un saco de 5 kg de fertilizante como materia prima, pero decide comercializarlo en bolsitas de 200 gramos. Con Factúrele, usted puede crear un producto final llamado “Fertilizante 200 g” y definir una receta que liga este producto final con el producto base (el fertilizante a granel).
Cada vez que se registra la venta de una bolsita de 200 g, el sistema automáticamente descuenta 200 gramos del stock del fertilizante a granel. Esto significa que no necesita dar de alta por separado cada porción en el inventario; basta con mantener el inventario del producto base, y Factúrele lo reduce conforme se venden las porciones.
Además, el sistema registra el costo de ventas exacto para cada bolsita vendida, calculándolo en proporción al costo original del saco de 5 kg. Esta característica asegura que el valor del inventario y el costo de las mercancías vendidas permanezcan correctos en todo momento, incluso cuando los productos se fraccionan.
¿Por qué Factúrele es de gran ayuda?
El uso de recetas es especialmente útil en industrias como alimentos y bebidas, química o agricultura, donde es común comprar en grandes cantidades y vender en medidas más pequeñas. Factúrele le permite configurar estas relaciones con facilidad: simplemente se define la receta indicando cuánta materia prima consume el producto final. A partir de ahí, el programa se encarga del resto, haciendo los descuentos pertinentes de inventario en segundo plano al facturar cada venta.
Promociones, Paquetes y Combos de Productos
Las promociones y combos son una estrategia comercial frecuente, especialmente en el comercio detallista durante temporadas especiales (Día de la Madre, Black Friday, Navidad, etc.). Con Factúrele, es posible crear paquetes promocionales que agrupen varios productos en una sola oferta, manteniendo un control riguroso del inventario de cada componente.
Por ejemplo, supongamos que su empresa lanza una “Promoción Día de la Madre” que incluye un perfume, un lápiz labial y una crema como un solo ítem promocional. Evidentemente, ese producto combinado no existe físicamente en el almacén como una unidad independiente; son tres productos diferentes vendidos bajo una misma promoción. En Factúrele, usted puede configurar un producto virtual o código para la promoción y definir qué artículos reales la componen (en este caso, 1 perfume + 1 lápiz labial + 1 crema).
Al realizar la factura de venta del combo promocional, el sistema automáticamente descuenta del inventario cada uno de los productos componentes. Es decir, resta una unidad de perfume, una de lápiz labial y una de crema del stock disponible. Al mismo tiempo, Factúrele registra correctamente el precio de venta del combo en la factura y distribuye el costo de venta entre los componentes, según corresponda.
Esta funcionalidad garantiza que, aunque venda un combo a un precio único, su inventario reflejará con exactitud la salida de cada producto incluido. Desde el punto de vista contable y de control de costos, se registra el costo de ventas de cada componente del combo, manteniendo la contabilidad al día y la utilidad correctamente calculada para esa transacción.
Cumplimiento Fiscal con Combos (Versión 4.4)
Un aspecto crucial al manejar combos o promociones es el cumplimiento de la normativa tributaria vigente. A partir de la versión 4.4 de comprobantes electrónicos en Costa Rica (según lineamientos de la DGT), es obligatorio desglosar en la factura electrónica cada producto que forma parte de un combo o paquete promocional.
¿Cómo Factúrele afronta este cambio?
Factúrele está preparado para estos cambios recientes: cuando usted facture un combo, el sistema registrará cada componente en el detalle de la factura electrónica según lo exige la resolución MH-DGT-RES-0027-2024. De esta manera, se evitan rechazos de facturas por parte de Hacienda por no cumplir con el “desglose de combos”.
¿Cómo funciona la lógica de nuestro programa?
Con Factúrele, sus promociones y paquetes cumplen la ley: el sistema utiliza los códigos y formatos adecuados para identificar el combo y listar sus componentes en el XML de la factura electrónica, asegurando la trazabilidad de los productos vendidos en conjunto. Esto es semejante a las prácticas en restaurantes al facturar, por ejemplo, un “plato combinado” (como arroz con pollo), donde internamente se detalla qué insumos (gramos de arroz, pollo, vegetales, etc.) conforman ese plato. Factúrele facilita esta transparencia, respaldando cada promoción con el detalle requerido sin añadirle carga operativa al usuario.
Ajustes de Inventario Físico y Costos de Ventas
Importancia del inventario
Mantener el inventario cuadrado con la realidad es fundamental. A veces surgen diferencias entre el inventario teórico (el que lleva el sistema) y el inventario físico real en bodega o tienda. Otras veces, la empresa necesita registrar el consumo de materias primas para calcular correctamente el costo de ventas, pero quizá no cuenta con personal administrativo que esté configurando recetas o combos constantemente. Para atender estas situaciones, Factúrele ofrece la funcionalidad de Ajustar Inventario.
¿Qué permite nuestra funcionalidad del inventario?
El formulario de Ajuste de Inventario permite ingresar, para cada producto, la cantidad física contada en un momento dado (por ejemplo, al final del mes o tras un conteo cíclico). Al guardar esta información, el programa compara las cifras físicas con las que tiene registradas y ajusta las existencias en el sistema automáticamente. Si había más unidades en el sistema de las que realmente existen, Factúrele descargará la diferencia, y viceversa.
Además, el sistema genera asientos contables automáticos reflejando el ajuste realizado, ya sea un cargo por faltante de inventario o un abono por sobrante, según corresponda. Esto garantiza que la contabilidad y el inventario queden alineados con la realidad tras el ajuste.
El formulario de ajuste tiene múltiples propósitos prácticos:
Corregir diferencias de inventario
Es la utilidad más directa. Ante pérdidas, robos, errores de registro o merma natural de productos, los conteos físicos pueden no coincidir con el sistema. Un ajuste permite cuadrar esas diferencias, dando de baja o alta las unidades necesarias para que el inventario en Factúrele refleje fielmente el stock real.
Registrar costos de ventas de productos elaborados
Este caso aplica cuando se venden productos compuestos o elaborados (por ejemplo, platillos en un restaurante, kits armados a mano, arreglos, etc.) y la empresa no utiliza recetas detalladas por falta de tiempo o personal. Utilizando el método tradicional de cálculo de costo de ventas – Inventario inicial + Compras - Inventario final = Costo de ventas –, el usuario puede, al final de un período, ingresar el inventario físico restante de materias primas.
Factúrele, al ajustar las salidas en base a la diferencia, calculará implícitamente el costo de las materias primas consumidas en las ventas de ese período. En otras palabras, las disminuciones de inventario registradas por ajuste se contabilizarán como costo de ventas, permitiendo reflejar en libros el consumo de insumos sin haber creado recetas detalladas para cada producto vendido.
Con esta herramienta de ajustes, incluso las empresas que no llevan un control minucioso de insumos en cada venta pueden mantener sus costos bajo control. Es un enfoque flexible: se puede decidir hacer ajustes diarios, semanales o mensuales, según el volumen de operaciones y la necesidad de precisión en la contabilidad.
Conclusiones
La gestión de inventarios con Factúrele abarca todas las facetas necesarias para mayoristas y detallistas modernos. Desde la conversión automática de unidades de empaque, pasando por la creación de recetas para fraccionamiento de productos y la venta de combos promocionales, hasta los ajustes periódicos para reflejar la realidad física, el sistema está diseñado para simplificar operaciones complejas. Además, ofrece la tranquilidad de cumplir con las últimas normativas fiscales, evitando problemas con la validación de facturas electrónicas.
¡Un inventario bien gestionado es clave para la rentabilidad, y Factúrele es su aliado para lograrlo!
Implementar estas herramientas en su empresa le permitirá tener un inventario siempre actualizado, costos de venta correctamente calculados y un manejo contable impecable de sus mercancías. En última instancia, Factúrele no solo le ayuda a llevar el control de su stock, sino que optimiza la gestión integral del negocio, ahorrándole tiempo, reduciendo errores y brindándole información confiable para la toma de decisiones.
