🕒 Resumen
Nuevos campos en el XML
La versión 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica introduce nuevos campos en el XML enfocados en detallar exoneraciones y regímenes especiales (por ejemplo, ventas a empresas de Zona Franca). Estas modificaciones permiten especificar con precisión cuándo una transacción está exenta de IVA, exonerada por un régimen especial o no sujeta al impuesto, mejorando la trazabilidad fiscal.
¿Cómo afecta esta nueva normativa?
Asimismo, la normativa refuerza la obligación de documentar operaciones como los servicios importados, mediante la emisión de la factura electrónica de compra correspondiente, para asegurar el correcto pago del IVA en estas transacciones.
¿Qué datos se expondrán en este boletín?
Este boletín explica en detalle los cambios clave que trae la versión 4.4 del XML: qué nuevos datos se deben incluir en sus facturas electrónicas, las implicaciones en el IVA y cómo estos cambios modifican la forma de declarar ciertas actividades económicas.
También encontrará recomendaciones prácticas para contadores sobre cómo adaptar sus procesos contables y fiscales a esta actualización.
Por último, destacamos las mejoras que Factúrele ha incorporado en su sistema (reportes y automatizaciones) para facilitarle el cumplimiento de estos nuevos requisitos y aprovechar los beneficios de una facturación electrónica totalmente al día.
¿Cuando entrará en vigencia la versión 4.4?
La entrada en vigencia obligatoria de la versión 4.4 será el 1 de septiembre de 2025, conviviendo hasta esa fecha con la versión 4.3 durante un período de transición, por lo que se recomienda prepararse con anticipación.
Contenido Completo
✍️ Introducción
La Dirección General de Tributación (DGT) de Costa Rica ha publicado la resolución técnica que define la versión 4.4 del esquema de factura electrónica. Esta actualización normativa tiene como objetivo fortalecer el control fiscal sobre transacciones especiales, asegurando que cada comprobante electrónico refleje información más detallada sobre exenciones, exoneraciones y otros tratamientos tributarios particulares.
De esta manera, Hacienda podrá prellenar las declaraciones de impuestos (iniciando con IVA) usando los datos reportados en las facturas electrónicas, aumentando la precisión del cumplimiento y reduciendo la evasión.
Identificación explícita de operaciones exentas de IVA y bajo regímenes especiales
Una de las áreas de énfasis de la versión 4.4 es la identificación explícita de operaciones exentas de IVA y bajo regímenes especiales como Zona Franca u otras exoneraciones otorgadas por ley. Anteriormente, muchas de estas ventas se registraban de forma general, lo que podía dificultar su control. Ahora, el XML exigirá incluir campos específicos con los detalles de la exoneración o régimen aplicable, lo que cambia la forma en que los contribuyentes deben emitir y reportar sus comprobantes.
Nuevos Medios de Pago
También se introducen mejoras en otros apartados (por ejemplo, nuevos códigos de medios de pago como SINPE Móvil y PayPal, campos para el registro de medicamentos, etc.), pero en este boletín nos centraremos en los cambios relativos a exoneraciones y regímenes especiales, por ser críticos para la correcta declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Obligatoriedad a partir de Septiembre
Cabe destacar que la adopción de la versión 4.4 será obligatoria para todos los contribuyentes a partir del 1 de septiembre de 2025. Hasta entonces, convive con la versión 4.3 en un período de transición, lo que brinda a las empresas un tiempo valioso para actualizar sus sistemas de facturación electrónica y capacitar a su personal.
Factúrele ya ha implementado todas estas actualizaciones en su plataforma, garantizando que sus usuarios puedan comenzar a emitir comprobantes bajo los nuevos lineamientos de inmediato. A continuación, profundizamos en cuáles son estos nuevos campos, qué impacto tienen en la práctica contable y fiscal, y cómo prepararse para cumplir con ellos de forma eficaz.
Nuevos campos en el XML 4.4 para exoneraciones y regímenes especiales
La nueva versión del comprobante electrónico amplía la sección de “Exoneración” dentro del XML para capturar información específica sobre exoneraciones de IVA y autorizaciones especiales. Esto es especialmente relevante para ventas que normalmente estarían gravadas con IVA pero que, por alguna razón legal, quedan liberadas total o parcialmente del impuesto (casos de exoneración), así como para transacciones no sujetas al IVA por disposición de ley.
A continuación, se describen los principales campos y códigos añadidos o modificados en el XML v4.4 relacionados con estos regímenes:
Códigos de tipo de exoneración/autorización
Se amplía el catálogo de códigos que identifican la causa de la exoneración (campo “TipoDocumentoEX”).
Por ejemplo, se agregan nuevos códigos en la nota técnica 10.1 tales como:
Código 08 = “Exoneración a Zona Franca”,
Código 09 = “Exoneración de servicios complementarios para la exportación (artículo 11 RLIVA)”
Código 10 = “Órgano de las corporaciones municipales”
Código 11 = “Exenciones Dirección General de Hacienda – Autorización de Impuesto Local Concreta”
Estos códigos permiten distinguir si la venta exenta de IVA se debe a que el cliente pertenece a Zona Franca, a que se trata de un servicio vinculado a exportaciones, a compras realizadas por municipalidades, u otra exención otorgada por Hacienda, respectivamente.
De igual modo, el código “99 = Otros” se mantiene para situaciones no previstas, pero ahora si se usa este código se debe especificar el detalle en un campo adicional (ver siguiente punto).
Detalle de tipo de documento “OTRO”
Si la exoneración no encaja en ninguno de los códigos predefinidos (y se usa el código 99 “Otros”), la versión 4.4 exige un campo nuevo denominado “Tipo de documento de exoneración o autorización – OTRO” donde se describirá la naturaleza de esa exención especial. Esto asegura que ningún caso de exoneración quede sin su debida explicación en el comprobante.
Identificación del documento de exoneración
Se mantienen los campos para indicar el documento que respalda la exoneración (por ejemplo, número de oficio, resolución o carta de exoneración otorgada). En v4.4 se amplía el tamaño permitido tanto para el “Número de documento” de exoneración como para el “Nombre de la institución” que lo emitehacienda.go.cr, de modo que se puedan registrar identificadores más largos o nombres oficiales completos sin problemas.
Además, se estandariza la forma de indicar la institución emisora: Hacienda define un catálogo de instituciones con código (e.g. 01 = Ministerio de Hacienda, 02 = Ministerio de Relaciones Exteriores, etc.) que debe usarse en el campo Nombre de la Institución o dependencia que emitió la exoneración.
En la práctica, esto significa que el emisor de la factura debe seleccionar del listado oficial la entidad que otorgó la exoneración (por ejemplo, Ministerio de Hacienda para exoneraciones comunes, Ministerio de Relaciones Exteriores para exoneraciones diplomáticas, municipalidades, etc.), garantizando uniformidad en la información.
Referencia legal de la exoneración
Como novedad, ahora se incluye la posibilidad (y en ciertos casos la obligación) de indicar la base jurídica de la exoneración. Se añaden los campos “Número de artículo” y “Número de inciso” que establecen la exoneración o autorización en la ley aplicable. Estos campos serán obligatorios cuando el tipo de exoneración corresponda a ciertos códigos (por ejemplo, códigos 02, 03, 06, 07, 08 según la nota 10.1) que hacen referencia a beneficios establecidos en artículos específicos de la ley.
Si la ley que concede la exoneración tiene un inciso particular, se debe indicar el número de inciso; de no existir inciso, se consigna “0” en ese campohacienda.go.cr. Con esto, cada transacción exonerada quedará vinculada a la normativa que la ampara, lo que brinda mayor sustento legal y transparencia al comprobante.
Renombrado de “Porcentaje de Exoneración” a “Tarifa exonerada”
En la sección que detalla el impuesto exonerado, el campo que antes se denominaba “Porcentaje de la Exoneración” ahora pasa a llamarse “Tarifa exonerada”hacienda.go.cr. Este cambio de nombre viene acompañado de un ajuste técnico: el campo ahora es de tipo numérico decimal con formato 4,2 (permitiendo valores como 13,00%, 4,00%, etc.).
En la práctica, sigue representando el porcentaje de IVA exonerado en la línea (por ejemplo, 13,00 si la venta está 100% exonerada del 13% de IVA, u otro valor si la exoneración es parcial con una tarifa reducida). El cambio subraya que puede tratarse de tarifas reducidas especiales además de la exoneración total.
Nuevo campo “Impuesto Neto” en exoneración
Se agrega un campo denominado “Impuesto Neto” dentro del nodo de exoneración. Este campo representa el monto de IVA efectivamente cobrado en esa línea después de aplicar la exoneración.
Si la exoneración es del 100%, el Impuesto Neto será 0 (no se cobra IVA); si la exoneración es parcial (por ejemplo, exoneran 50% del IVA, cobrando el otro 50%), entonces Impuesto Neto reflejará la parte de IVA que sí se debe pagar.
El sistema calculará automáticamente este campo con la fórmula definida por Hacienda: básicamente, Impuesto Neto = Impuesto Total - Monto Exonerado. En conjunto con el “Monto del Impuesto Exonerado”, que indica cuánto IVA se dejó de cobrar gracias a la exoneración (cuyo cálculo también fue aclarado en esta versión), estos campos ofrecen una imagen completa: cuánto IVA tenía la operación a la tarifa estándar, cuánto se exoneró y cuánto queda como impuesto efectivo.
Nodo de “Exoneración” más completo
Con los campos anteriores, el bloque XML de
A modo de ejemplo, un fragmento XML v4.4 para una línea exonerada al 100% por venta a una empresa en Zona Franca podría verse así:
<DetalleServicio>
...
<Impuesto>
<Codigo>01</Codigo>
<!-- IVA código 01 -->
<Tarifa>13.00</Tarifa>
<!-- Tarifa IVA 13% -->
<Monto>130.00</Monto>
<!-- Monto IVA antes de exonerar (sobre base imponible p.ej. ₡1000) -->
<Exoneracion>
<TipoDocumentoEX>08</TipoDocumentoEX>
<!-- 08 = Exoneración a Zona Franca -->
<NumeroDocumento>OFI-2025-12345</NumeroDocumento>
<!-- Número de oficio de exoneración -->
<NombreInstitucion>01</NombreInstitucion>
<!-- 01 = Ministerio de Hacienda -->
<FechaEmisionEX>2025-06-01T00:00:00Z</FechaEmisionEX>
<NumeroArticulo>11</NumeroArticulo>
<!-- Artículo legal que ampara la exoneración -->
<NumeroInciso>0</NumeroInciso>
<!-- Inciso del artículo (0 si no aplica) -->
<TarifaExonerada>13.00</TarifaExonerada>
<!-- Porcentaje de IVA exonerado (13% de exoneración) -->
<MontoExoneracion>130.00</MontoExoneracion>
<!-- Monto de IVA exonerado (₡130) -->
<ImpuestoNeto>0.00</ImpuestoNeto>
<!-- IVA efectivamente cobrado (₡0, al estar 100% exonerado) -->
</Exoneracion>
</Impuesto>
...
</DetalleServicio>En el ejemplo anterior, la línea de factura estaba gravada con ₡130 de IVA antes de la exoneración, pero al aplicar la exoneración del 100% (TarifaExonerada 13.00), no se cobra ningún impuesto al cliente (ImpuestoNeto 0.00), y se detalla toda la información del documento que respalda dicha exoneración a Zona Franca.
Si la exoneración fuera parcial, digamos 50%, entonces TarifaExonerada sería 6.50 (equivalente a una tarifa reducida del 6.5% en lugar del 13%) y ImpuestoNeto sería ₡65 (la mitad del IVA original) mientras que MontoExoneracion también sería ₡65.
Campos de totales desglosados por tratamiento de IVA
Adicionalmente, la versión 4.4 agrega nuevos campos en la sección de Resumen del comprobante para totalizar las ventas según su naturaleza fiscal. Ahora el XML incluye totales separados de ventas exentas, ventas exoneradas y ventas no sujetas de IVA.
Específicamente, se crean campos como “Total de servicios exonerados de IVA”, “Total de mercancías exoneradas de IVA”, “Total de servicios no sujetos de IVA”, “Total de mercancías no sujetas de IVA”, etc., además de los que ya existían para exentos. También se agregan sumas globales: por ejemplo, “Total Exonerado” que suma todas las ventas exoneradas (servicios + mercancías), y “Total No Sujeto” que suma todas las ventas fuera de campo del impuesto.
Estos totales permiten distinguir claramente cuánto del monto total facturado corresponde a operaciones gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas. Hacienda ha ajustado las definiciones y cálculos de estos campos para que no haya ambigüedades: por ejemplo, aclaró el cálculo de Total servicios exentos, Total mercancías exoneradas, etc., para guiar a los desarrolladores de sistemas.
En resumen, el comprobante electrónico 4.4 segmenta las ventas por tipo de tratamiento de IVA de una forma mucho más detallada que antes, lo cual facilita posteriormente el cumplimiento fiscal (ya que la declaración de IVA puede prellenarse usando esta información categorizada).
Nota
Además de lo anterior, la versión 4.4 introdujo otros cambios técnicos, como un nuevo nodo de “Otros Cargos” para registrar rubros adicionales (ej. garantías, penalizaciones, intereses) en la facturahacienda.go.cr, y la creación formal de nuevos tipos de documento electrónico.
Entre estos últimos destacan la Factura Electrónica de Compra (FEC), codificada ahora oficialmente como tipo 08, y la Factura Electrónica de Exportación (FEE) como tipo 09. La FEC es el comprobante que se emite cuando la empresa costarricense compra a un proveedor del exterior o no domiciliado (por ejemplo, un servicio importado), para documentar esa adquisición y el IVA autodeterminado que corresponde pagar.
Más adelante profundizamos sobre este punto, pues impacta directamente la forma de declarar el IVA en servicios importados.
Implicaciones fiscales en el IVA y la declaración tributaria
Los cambios anteriores tienen consecuencias importantes en la declaración del IVA y en los procesos contables de las empresas. Al detallar con mayor precisión las exoneraciones y separar los montos exentos, exonerados y no sujetos, Hacienda podrá controlar mejor el cumplimiento de cada contribuyente.
Veamos cuáles son las implicaciones prácticas y cómo difiere el tratamiento antes vs. ahora con la versión 4.4:
1. Declaración de ventas exentas vs exoneradas vs no sujetas:
Antes de la v4.4, en el formulario de Declaración de IVA (D-104), el contribuyente usualmente sumaba todas las ventas no gravadas ya fuera en una sola casilla o en pocas categorías (exentas y exportaciones, por ejemplo). Era fácil confundir ventas exentas (0% por ley) con ventas exoneradas (0% por un beneficio específico) e incluso con operaciones fuera del ámbito del IVA (no sujetas). Con los nuevos campos, estas diferencias quedan explicitadas en cada factura electrónica.
Ahora, al preparar la declaración mensual de IVA, se deberá reportar por separado cuánto se vendió exento, cuánto exonerado y cuánto no sujeto, según los totales que el mismo sistema de facturación habrá calculado. Esto asegura que, por ejemplo, las ventas a Zona Franca (exoneradas) no se mezclen con ventas de bienes básicos exentos por ley, ni con actividades completamente fuera de campo.
Para el contador, implica revisar la clasificación de cada ingreso: cada factura emitida estará categorizada correctamente, facilitando el traslado de esos datos a la declaración. De hecho, gracias a la prevalidación que hará Tribu-CR, es esperable que en el futuro la declaración traiga campos separados para estas categorías o al menos, que Hacienda las utilice internamente para validar consistencia.
2. Crédito fiscal e implicaciones en prorrata
Un aspecto técnico que los contadores deberán considerar es cómo afectan estas categorías a la determinación del crédito fiscal (IVA soportado deducible). En términos generales, las ventas exentas y exoneradas comparten que el cliente no paga IVA. Sin embargo, su tratamiento en cuanto a crédito del IVA comprado puede diferir:
- Las ventas exentas por ley (tarifa 0%) suelen activar la regla de prorrata: si la empresa realiza tanto ventas gravadas como exentas, solo puede acreditar la proporción del IVA soportado atribuible a ventas gravadas. Las ventas exentas no generan débito de IVA pero pueden limitar el crédito fiscal.
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Las ventas exoneradas (tarifa 13% pero con exoneración específica) típicamente se consideran operaciones gravadas a efectos de prorrata, ya que en teoría estaban afectas al impuesto. Es decir, el vendedor podría argumentar que, de no mediar la exoneración (que es un beneficio al comprador), él hubiera cobrado IVA; por tanto, el IVA soportado en esas operaciones debería ser plenamente acreditable. Esto dependerá de la interpretación de la norma, pero el hecho de que Hacienda distinga exoneradas de exentas sugiere que reconocen su naturaleza distinta.
En la práctica, los nuevos campos permitirán identificar el monto de IVA exonerado, lo cual podría ser útil si Hacienda decide establecer controles sobre cuánto crédito fiscal se mantiene aunque haya ventas exoneradas. Es recomendable que los contadores den seguimiento a cualquier instrucción de DGT al respecto una vez implementada la versión 4.4, para saber si deben excluir algún crédito vinculado a exoneraciones (lo cual sería inusual) o manejarlas como gravadas a tarifa 0% en términos de prorrata. -
Las operaciones no sujetas (fuera del ámbito del IVA) no se consideran en la prorrata del IVA porque, jurídicamente, no son actividades afectas al impuesto en absoluto. Ejemplos típicos podrían ser ciertos servicios prestados fuera del país, ventas de intangibles específicos, etc., o ventas internas que la ley define expresamente como no gravadas en ningún caso.
Antes, estas operaciones podían pasar desapercibidas mezcladas con exentas; ahora se reportarán separadamente. Antes, un contador podía registrar una venta no sujeta simplemente sin IVA y quizás la incluía entre las exentas en la declaración; ahora deberá asegurarse de clasificarla correctamente como no sujeta para efectos internos. La ventaja es que al estar claramente identificadas, será más fácil excluirlas de los cálculos de IVA (no forman base gravable ni afectan prorrata).
3. Servicios importados – obligación reforzada
Un cambio trascendental en la práctica es la formalización de la Factura Electrónica de Compra (FEC) para servicios importados. En Costa Rica, cuando una empresa local adquiere un servicio de un proveedor en el extranjero (por ejemplo, pago de software, consultorías internacionales, publicidad en redes globales, etc.), está obligada por ley a autoliquidar el IVA de ese servicio, ya que el proveedor extranjero no se lo va a cobrar ni enterar a Hacienda.
Antes de la versión 4.4, muchos contadores simplemente registraban ese IVA a pagar en la declaración mensual (incluso se usaba a veces un comprobante interno o formulario para respaldarlo).
A partir de ahora, Hacienda espera que por cada servicio importado se emita una Factura Electrónica de Compra tipo 08 en el sistema de factura electrónica, la cual servirá como soporte de la transacción. Este comprobante deberá referenciar adecuadamente el documento del proveedor externo o al menos indicar que es un “Proveedor No Domiciliado” (nuevo código de referencia introducido).
En otras palabras, si su empresa paga ₡1 000 en servicios a un proveedor extranjero, usted deberá generar una factura electrónica de compra reflejando esa transacción con 13% de IVA (₡130). En la misma, muy probablemente el sistema (como Factúrele) contabilizará simultáneamente un IVA débito y crédito por ese monto: débito porque usted es el importador responsable de pagarlo, y crédito fiscal porque usualmente esos servicios son deducibles como gasto para la empresa (por tanto acreditables, siempre que sean necesarios para generar operaciones gravadas). Antes, este proceso se podía manejar por fuera del sistema de factura electrónica; ahora queda totalmente dentro del esquema electrónico, lo que significa que Hacienda tendrá visibilidad directa de esos movimientos.
De hecho, con la plataforma Tribu-CR prellenando declaraciones, si usted no emite la FEC pero de todos modos intenta incluir algún IVA por servicios importados en su declaración, Hacienda podría detectar la inconsistencia (no tendría facturas de compra que respalden ese crédito o débito). Por ello, es fundamental adoptar el hábito de emitir estas facturas de compra en cuanto se reciban servicios del exterior.
Para los contadores, este cambio implica:
- Ajustar los procedimientos de registro de gastos por servicios importados: ahora cada vez que se contabilice una factura del exterior por servicios, se debe generar inmediatamente la Factura Electrónica de Compra correspondiente en el sistema.
- Verificar en la declaración de IVA: La sección de “IVA por compras de servicios en el exterior” deberá cuadrar con las Facturas de Compra emitidas. Lo positivo es que, al estar en el sistema electrónico, Factúrele u otro software podrá consolidar fácilmente cuánto IVA por servicios importados se generó en el mes y colocarlo en la declaración en la casilla correcta.
- Si antes algún contribuyente omitía declarar estos servicios por descuido o falta de control, ahora Hacienda lo tendrá más vigilado. La versión 4.4 conlleva un llamado de atención: todos los servicios importados deben documentarse y tributar. No hacerlo podría derivar en omisiones de IVA detectables automáticamente.
4. Control más riguroso de exoneraciones
Con la información detallada en cada factura, Hacienda puede cruzar datos más eficientemente. Por ejemplo, tratándose de ventas a Zona Franca u otros beneficiarios de exoneración:
- Antes, la empresa vendedora simplemente no cobraba IVA (aplicaba tasa 0) y quizás consignaba en la factura “venta exenta según oficio tal”. Hacienda debía confiar en la veracidad de esa anotación sin un formato estándar, y el comprador en Zona Franca reportaba sus compras exentas en declaraciones informativas.
- Ahora, Hacienda recibirá en tiempo real, vía XML, cada detalle: qué institución otorgó la exoneración, qué porcentaje, bajo qué artículo de ley, etc. Esto hace más fácil para la autoridad fiscal auditar que efectivamente exista un documento válido de exoneración que respalde la operación. Incluso, el hecho de codificar la institución emisora permitirá, por ejemplo, filtrar todas las ventas exoneradas amparadas por el Ministerio de Hacienda, o por Municipalidades, etc., y eventualmente cotejar con registros de dichas instituciones.
- Asimismo, con campos como Monto del Impuesto Exonerado, Hacienda podría cuantificar cuántos colones en IVA se están dejando de percibir por exoneraciones en determinado periodo, información útil para políticas fiscales. Para las empresas, esto significa que deberán ser muy diligentes en conservar y registrar correctamente los documentos de exoneración. Factúrele ya se encarga de colocar esos datos en el XML, pero es responsabilidad del contribuyente tener, por ejemplo, el oficio original escaneado o archivado en caso de fiscalización.
En resumen, desde el punto de vista de impuestos, lo que antes se declaraba de forma agregada ahora se declarará de forma más desglosada y fundamentada. Esto puede cambiar la forma de preparar el formulario de IVA mensualmente, pero a la vez reduce riesgos de error. Un beneficio colateral es que, con la información bien categorizada en las facturas, el sistema de prellenado de declaraciones de Tribu-CR podrá elaborar borradores mucho más precisos de las declaraciones de IVA, ahorrando tiempo a los contribuyentes.
No obstante, será crucial revisar esos borradores: si sus procesos no se han adaptado a generar correctamente, por ejemplo, todas las facturas de compra por servicios importados o a marcar las exoneraciones, el prellenado podría omitir datos o incluir de más (por ejemplo, gastos personales no deducibles mezclados con facturas reales). De allí la importancia de modernizarse junto con la versión 4.4.
Recomendaciones para contadores y empresas
Implementar estos cambios exitosamente requiere acción proactiva por parte de contadores, dueños de negocio y personal administrativo. A continuación, presentamos recomendaciones claras para adaptarse a la versión 4.4 y asegurar un cumplimiento sin contratiempos:
Actualice su sistema de facturación electrónica
Asegúrese de que el software o proveedor de facturación electrónica que utiliza esté certificado y preparado para la versión 4.4. Esto incluye la capacidad de ingresar los nuevos campos (exoneración, artículos de ley, etc.) y de emitir Facturas Electrónicas de Compra. Factúrele, por ejemplo, ya incorpora estos cambios de forma transparente para el usuario. Si su sistema no está aún listo, coordine la actualización lo antes posible; la fecha límite de septiembre 2025 se aproxima y conviene adelantarse.
Capacite al equipo contable y de facturación
Dedique tiempo a entrenar al personal en las novedades. Los encargados de emitir facturas deben saber cuándo aplicar una exoneración y cómo llenarla correctamente en el sistema. Proporcióneles guías sobre cómo seleccionar el código de exoneración apropiado (08, 09, etc.) y llenar datos como número de oficio y fecha. Igualmente, el personal de cuentas por pagar debe aprender a generar las facturas electrónicas de compra cuando corresponda (al recibir servicios importados). Una capacitación breve pero focalizada evitará errores de operación que podrían derivar en rechazos de Hacienda o inconsistencias.
Identifique sus operaciones especiales
Haga un listado de sus clientes o transacciones que califican para tratamientos especiales:
- Clientes en Zona Franca u otros beneficiarios de exenciones: asegúrese de tener copia de sus cartas de exoneración vigentes y de conocer bajo qué código se clasificarán (muy probablemente código 08 para Zona Franca, código 10 para municipalidades, etc.).
- Ventas de productos o servicios exentos por ley: repase que estén bien categorizados en el catálogo de productos/servicios de su sistema, para que el XML los ponga como exentos (esto no cambió sustancialmente, pero es buen momento para verificar).
- Operaciones no sujetas: identifique si realiza alguna (por ejemplo, ventas que en realidad ocurren fuera de Costa Rica, o traslados de mercadería que no constituyen venta). Posiblemente antes las manejaba igual que exentas; de ahora en adelante, utilice la opción de marcarlas como no sujetas en su software.
- Compras de servicios importados: revise sus registros de gastos. ¿Paga regularmente publicidad en Google/Facebook, software SaaS del extranjero, asesorías internacionales, royalties? Todos esos son servicios importados sujetos al IVA. Debe haber un procedimiento para que, al recibir la factura extranjera (que no trae IVA), inmediatamente se emita la factura electrónica de compra en Costa Rica por ese servicio. Incluya esto en su checklist mensual de cierre contable.
Adapte la preparación de la declaración de IVA
Con su sistema actualizado, aproveche los nuevos reportes de totales por tipo de venta. Por ejemplo, Factúrele proporcionará el desglose de ventas exentas, exoneradas, no sujetas y gravadas, facilitando el llenado del formulario. Verifique que al final de mes, esos totales cuadren con sus expectativas y con la actividad real del negocio.
Si utiliza la función de pre-declaración de Tribu-CR, compare los datos prellenados con los de sus reportes internos. Cualquier diferencia podría indicar una factura faltante (e.g. no registró un servicio importado) o una clasificación errónea (e.g. algo marcado como exento en lugar de exonerado). Revisar esto antes de enviar la declaración oficial evitará rectificativas y posibles sanciones.
Conserve documentación de respaldo
Aunque el XML ahora lleva muchos datos, no descuide el respaldo documental físico o digital. Archivos PDF o impresos de oficios de exoneración, resoluciones y documentos legales deben guardarse ordenadamente. En caso de una auditoría, Hacienda puede requerir verificar la autenticidad de, por ejemplo, un código de exoneración 08 (Zona Franca) pidiendo la copia del permiso de exención otorgado a ese cliente.
Si bien en algunos casos Hacienda podría ya tener esa info, es obligación del contribuyente poder demostrarla. Lo mismo aplica para facturas de proveedores extranjeros: guarde la factura original enviada por el proveedor de fuera, junto con la Factura Electrónica de Compra que usted generó localmente, de forma que queden enlazadas.
Monitoree las actualizaciones oficiales
Manténgase al día con comunicados de la DGT y guías relacionadas con la versión 4.4. El sitio oficial de la DGT (Ministerio de Hacienda) publicará notas aclaratorias, preguntas frecuentes y cualquier cambio adicional. Puede consultarlo aquí: Dirección General de Tributación – Hacienda.
Factúrele también difunde en sus boletines las novedades normativas. Estar informado le permitirá aprovechar al máximo las nuevas disposiciones (por ejemplo, si Hacienda emite un criterio sobre cómo acreditar IVA de exonerados, usted podrá aplicarlo de inmediato).
Siguiendo estas recomendaciones, los contadores podrán convertir lo que a primera vista podría parecer más trabajo, en una oportunidad de mejora del control tributario. Un sistema bien ajustado con la versión 4.4 reducirá los errores en las declaraciones y ayudará a evitar contingencias fiscales.
Factúrele: actualización 4.4, reportes inteligentes y automatización del IVA
Factúrele, como plataforma líder en facturación electrónica y contabilidad en Costa Rica, ha incorporado de inmediato todas las mejoras necesarias para cumplir con la versión 4.4 y, más importante aún, convertir estos cambios en beneficios para sus usuarios. Orientado a simplificar el trabajo de contadores, pymes, empresarios y emprendedores, Factúrele ofrece soluciones concretas ante las nuevas exigencias:
Desde el primer día, Factúrele actualizó su sistema para soportar el XML v4.4. Esto quiere decir que usted no debe preocuparse por la parte técnica: la plataforma ya incluye los nuevos campos de exoneración y regímenes especiales en los comprobantes.
Al emitir una factura en Factúrele, si selecciona que la venta es exenta o exonerada, el sistema le pedirá los datos adicionales requeridos (por ejemplo, seleccionar el código de exoneración correcto, ingresar número de documento de exoneración, etc.) y construirá el XML conforme a la normativa.
Esto le evita rechazos de Hacienda por formatos incorrectos y le garantiza un cumplimiento 100% alineado con las disposiciones oficiales.
Factúrele ha desarrollado nuevos reportes inteligentes que ayudan a los contadores a visualizar claramente el impacto de la versión 4.4. Por ejemplo, ahora podrá generar un Reporte de Servicios Importados, donde verá listadas todas las facturas electrónicas de compra emitidas en el periodo, con sus montos de IVA. Este reporte le permite verificar fácilmente que ningún servicio importado quedó sin registrar y, por ende, sin pagar impuesto.
Del mismo modo, se han incorporado reportes de ventas exentas/exoneradas: usted podrá filtrar las ventas por tipo de exoneración (ver cuánto vendió a Zona Franca, cuánto bajo otros regímenes, etc.). Estas herramientas de monitoreo le dan control total sobre las nuevas obligaciones, evitando sorpresas al final de mes.
Uno de los mayores beneficios de Factúrele es su módulo de Declaración de IVA preconfigurada. Con la llegada de la v4.4, este módulo ha sido ajustado para incorporar las nuevas clasificaciones. El sistema suma automáticamente las ventas exentas, exoneradas, no sujetas y gravadas, colocando cada valor en la casilla correspondiente del borrador de la declaración.
En especial, Factúrele ahora calcula y sugiere el registro del IVA por servicios importados: tomando las facturas de compra que emitió, determina el IVA débito y también el crédito (si aplica) por esos servicios, integrándolo en el formulario de manera que usted solo lo verifique.
Esto significa que si usted utiliza Factúrele, tendrá su Declaración D-104 prácticamente lista cada mes con todos los nuevos detalles contemplados, ahorrando tiempo y evitando posibles omisiones.
Como destacó Hacienda, la versión 4.4 permitirá incluso propuestas automatizadas de declaración tributaria; con Factúrele usted se adelanta a ese futuro, puesto que la herramienta ya le prellena la declaración desde ahora.
Factúrele está preparado para trabajar de la mano con Tribu-CR, la plataforma gubernamental. Nuestra filosofía es “anticipación”: el sistema calcula la declaración desde el día 1 del mes y le permite al contador comparar sus números con los que Hacienda prellenará. Adicionalmente, Factúrele ofrece funciones para filtrar comprobantes no deducibles (ej. gastos personales entremezclados), de forma que la información enviada a Tribu-CR esté depurada.
El resultado son declaraciones más precisas, sin sorpresas, con control completo del contador. En otros términos, usted va un paso adelante: cuando llegue el momento de presentar la declaración, no habrá diferencias entre lo que tiene registrado y lo que Hacienda espera recibir.
Como parte de nuestro compromiso, en Factúrele nos mantenemos atentos a cualquier duda o reto que los usuarios encuentren con la transición a 4.4. Nuestros canales de soporte brindan asistencia técnica y tributaria para guiarle, por ejemplo, en cómo manejar un caso específico de exoneración o cómo corregir una factura de compra si cometió un error.
Además, continuaremos publicando Boletines como este, enfocados en distintos aspectos de la factura electrónica (medios de pago, recibos electrónicos, módulos de gestión documental, etc.) para mantener a nuestra comunidad informada y preparada.
Conclusión
En conclusión, la versión 4.4 del comprobante electrónico en Costa Rica representa un salto hacia adelante en la administración tributaria: más detalle, más control y eventualmente más facilidad con herramientas de automatización fiscal. Para los contribuyentes, el cambio exige una adaptación en sus procesos de emisión de facturas y declaraciones, pero con el acompañamiento adecuado se traduce en mayor transparencia y ahorro de tiempo.
Factúrele se enorgullece de ser un aliado en este proceso, proporcionándole una plataforma actualizada, inteligente y amigable que no solo cumple con Hacienda sino que también optimiza la gestión contable de su negocio.
¡Estamos listos para la versión 4.4 y para ayudarle a usted a estarlo también, con una facturación electrónica robusta, segura y orientada al éxito de su negocio!
Lo invitamos a aprovechar estas mejoras: incorpore los nuevos campos de exoneración, declare correctamente sus facturas electrónicas de compra por servicios importados Costa Rica, y descubra cómo una solución como Factúrele puede simplificar su carga tributaria mientras usted se enfoca en hacer crecer su empresa.
