Resumen Ejecutivo
La Dirección General de Tributación (DGT) de Costa Rica implementa la versión 4.4 del sistema de facturación electrónica, la cual introduce 146 ajustes al esquema XML de los comprobantes. Estos cambios normativos y técnicos abarcan la creación de nuevos comprobantes electrónicos (por ejemplo, el Recibo Electrónico de Pago y la factura electrónica de compra para documentar servicios importados), la incorporación de múltiples campos adicionales en las facturas (tanto obligatorios como opcionales) y la depuración de campos obsoletos.
El objetivo de la actualización 4.4 es mejorar el control fiscal, lograr mayor trazabilidad de las transacciones y simplificar el cumplimiento tributario, reduciendo errores y evasión.
Novedades más relevantes
Obligatoriedad de emitir un Recibo Electrónico de Pago (REP)
Entre las novedades más relevantes destaca la obligatoriedad de emitir un Recibo Electrónico de Pago (REP) cuando se venden servicios al Estado o se otorga crédito a 90 días en IVA, de modo que el impuesto se pague al recibir el dinero y no al facturar.
Factura Electrónica de Compra
Asimismo, se amplía el uso de la factura electrónica de compra: ahora los contribuyentes deben generar este comprobante para respaldar adquisiciones de servicios a proveedores extranjeros no domiciliados en Costa Rica, asegurando el registro del IVA por servicios importados Costa Rica y de posibles impuestos sobre remesas al exterior.
Descuentos y Combos
Adicionalmente, la versión 4.4 exige detallar mejor los descuentos y combos en las facturas (clasificando el tipo de descuento aplicado) e introducir información precisa sobre exoneraciones y regímenes especiales (por ejemplo, códigos que identifiquen ventas exentas por estar el cliente en Zona Franca u otras entidades exoneradas)
Nuevos campos y opciones
También se incorporan campos para indicar medios de pago electrónicos como SINPE Móvil u otras plataformas digitales, más opciones en la condición de venta (no solo contado o crédito) y datos de identificación adicionales tanto del receptor (permitiendo facturar a extranjeros no domiciliados y no contribuyentes con nuevas categorías de cédulas) como del emisor (debe indicarse el proveedor o software de facturación utilizados).
Nuevos requisitos
Incluso sectores específicos verán nuevos requisitos, como consignar el número de VIN en facturas de venta de vehículos automotores. En paralelo, se eliminan campos y códigos ahora obsoletos, como ciertas tarifas transitorias de IVA que habían sido temporales, entre otros elementos en desuso, para simplificar el formato.
Factúrele siempre oportuno
Factúrele ha actualizado oportunamente su plataforma para cumplir con todos estos cambios de la versión 4.4. Nuestros clientes ya cuentan con el sistema ajustado al nuevo esquema XML, evitando rechazos en la validación de sus facturas electrónicas por Hacienda.
Además, hemos desarrollado herramientas adicionales para que su empresa controle y aproveche estas novedades, por ejemplo:
- Incorporaremos un Reporte de Servicios Importados que identifica las facturas electrónicas de compra generadas por contratación de servicios en el extranjero, facilitando el cálculo y acreditación del IVA correspondiente.
- También actualizaremos nuestros módulos de declaración de impuestos (p. ej. la declaración de IVA) para reflejar automáticamente la información adicional requerida bajo la versión 4.4, como los nuevos campos de exoneración, registros de créditos diferidos y otros, simplificando sus obligaciones formales.
En resumen
Si usted es contador, PYME, empresario o emprendedor, debe conocer y adoptar estas modificaciones pronto; con el respaldo de Factúrele, podrá hacerlo de forma ágil, técnica pero sencilla, manteniéndose 100% al día con la factura electrónica y enfocándose en hacer crecer su negocio.
Contenido Completo
Introducción
En noviembre de 2024, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica publicó un nuevo reglamento y un anexo técnico que dieron paso a la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos. Dicha normativa –formalizada mediante la resolución general MH-DGT-RES-0027-2024– introdujo oficialmente 146 cambios en el formato XML de la factura electrónica costarricense.
Estos cambios van desde la creación de nuevos tipos de documentos, hasta decenas de ajustes y adiciones de campos en la estructura de datos de las facturas, notas y tiquetes, así como la eliminación de elementos que ya no aplican.
Adopción obligatoria
La adopción de la versión 4.4 será obligatoria a partir del 1° de septiembre de 2025, luego de que Hacienda ampliara el plazo (inicialmente era junio 2025) para dar más tiempo a los contribuyentes a adecuar sus sistemas. Esto significa que durante el período de convivencia (hasta agosto 2025) coexisten la versión 4.3 y 4.4, pero a partir de septiembre solo se aceptarán comprobantes electrónicos 4.4 por parte de la Administración Tributaria.
Para contadores, empresarios y pymes
Es fundamental comprender qué implican estas modificaciones en el esquema XML, pues afectan la forma en que se emiten y reportan las transacciones comerciales. A continuación, presentamos los puntos más importantes de la versión 4.4 en materia de factura/facturación electrónica –con un lenguaje didáctico pero técnico– y cómo Factúrele lo ayuda a implementarlos sin contratiempos. Nos enfocaremos exclusivamente en las novedades de este Boletín Tributario, con el fin de brindarle información clara y útil sin extendernos más de lo necesario.
Principales novedades en la versión 4.4 de la factura electrónica
A grandes rasgos, los 146 ajustes introducidos en el formato electrónico se pueden resumir en las siguientes categorías clave, que en conjunto buscan reforzar el control fiscal y la transparencia de la facturación electrónica Costa Rica:
Como se observa, la versión 4.4 trae cambios de amplio alcance, que afectan tanto la forma de documentar ventas cotidianas (ej. incluir nuevos datos en cada factura) como ciertos procesos específicos (ej. emitir REP al cobrar facturas a crédito, o autofacturar servicios importados). A continuación, explicamos brevemente cómo estos cambios se integrarán en el nuevo sistema tributario TRIBU-CR y cómo Factúrele le ayuda a sacar provecho de estas mejoras normativas.
¿Cómo se reflejarán estos cambios en TRIBU-CR?
TRIBU-CR: La transformación digital
Además de actualizar la factura electrónica, el Ministerio de Hacienda avanza en una transformación digital más amplia con la próxima introducción de TRIBU-CR, la nueva plataforma integral de administración tributaria que reemplazará al actual ATV.
Se espera que TRIBU-CR entre en funcionamiento en agosto de 2025, coincidiendo con la adopción obligatoria del formato 4.4 en septiembre. Esto significa que el nuevo portal ya vendrá preparado para manejar únicamente comprobantes electrónicos 4.4, alineando sus módulos de declaraciones y cuenta corriente tributaria con los datos enriquecidos que provee la nueva factura electrónica.
Por ejemplo, Hacienda ha indicado que TRIBU-CR permitirá en el mediano plazo prellenar las declaraciones de IVA con base en la facturación electrónica emitida. Para lograrlo, era necesario que las facturas incluyeran toda la información relevante (como los detalles de exoneraciones, actividades económicas, etc.) de forma estructurada.
Así, un beneficio tangible de estos cambios es que en el futuro cercano las empresas podrían contar con borradores de declaraciones tributarias automáticas, reduciendo trabajo manual y errores.
Un registro más transparente
En TRIBU-CR también se registrarán de manera más transparente los créditos fiscales por importar servicios o por ventas a crédito: al emitirse una factura de compra por servicios importados o un REP por cobro de factura a crédito, el sistema tributario podrá reconocer esos datos y ajustarlos en la cuenta corriente del contribuyente. Por ejemplo, si usted emitió facturas de compra por XXX monto de servicios importados en un mes, TRIBU-CR podría habilitar el cálculo correspondiente del IVA a pagar o acreditar en su declaración mensual automáticamente. De igual modo, los REP emitidos reflejarán cuándo realmente se devenga el IVA de ciertas facturas, ayudando a Hacienda a controlar los plazos de 90 días.
Para las empresas y contadores
La llegada de TRIBU-CR implicará aprender a navegar una nueva plataforma, pero los cambios en factura electrónica 4.4 son un paso previo que ya las encamina hacia esa transición. En pocas palabras, si su sistema de facturación (como Factúrele) está al día con la versión 4.4, usted estará técnicamente listo para integrarse sin tropiezos a TRIBU-CR, ya que hablará el “mismo idioma” de datos que exigirá la nueva oficina virtual tributaria.
Hacienda recomienda aprovechar el periodo de gracia actual para capacitar al personal y asegurar que los sistemas contables sean compatibles con TRIBU-CR. Contar con un proveedor tecnológico confiable hará toda la diferencia en este cambio: allí es donde Factúrele se convierte en su aliado estratégico.
Actualización de Factúrele: Su aliado para cumplir con la 4.4
En Factúrele, nos hemos anticipado a estos cambios normativos para que usted no tenga que preocuparse. Nuestro software de facturación electrónica y programa contable se ha actualizado integralmente a la versión 4.4, incorporando cada nuevo campo, código y validación requerida por Hacienda. Al utilizar Factúrele, todas sus facturas, notas y demás comprobantes ya cumplen con el esquema 4.4:
El Recibo Electrónico de Pago está disponible en la plataforma para que pueda generarlo cuando aplique, la factura electrónica de compra ha sido habilitada y configurada según las nuevas disposiciones para que documente correctamente sus compras a no domiciliados, y cada documento electrónico que emita llevará automáticamente la información adicional (descuentos clasificados, medios de pago electrónicos, condiciones de venta, códigos de exoneración, etc.) en los formatos exigidos. Esto le garantiza que sus archivos XML serán aceptados por el sistema de Hacienda sin contratiempos, evitando rechazos que puedan entorpecer sus operaciones.
Pero en Factúrele vamos más allá de solo “cumplir” con la norma. Nuestro compromiso es hacerle la vida más fácil a los contribuyentes. Por ello, estamos aprovechando las nuevas estructuras para brindarle reportes gerenciales y herramientas de control que le ayudarán a monitorear lo que implica cada cambio:
Reporte de Servicios Importados
Sabemos que emitir la factura electrónica de compra por servicios importados será una tarea nueva para muchos. Para apoyarle, Factúrele incluirá un reporte dedicado que le mostrará claramente todos los gastos en servicios contratados al exterior que usted haya documentado con factura de compra, junto con el IVA auto-liquidado en cada caso. Este reporte le permitirá verificar mes a mes el total de servicios importados Costa Rica registrados y el IVA asociado, facilitando tanto su contabilización interna como la preparación de la declaración de IVA.
Tendrá a mano, en un solo lugar, el detalle de estos costos transfronterizos, de forma didáctica: por proveedor extranjero, por fecha, por tipo de servicio, etc., de manera que pueda ejercer un mayor control financiero y tributario sobre estas operaciones. Esto es crucial, pues la trazabilidad de estas compras evitará omisiones en el pago de impuestos sobre las remesas al exterior y asegurará que aproveche correctamente el crédito fiscal cuando corresponda.
Monitoreo de Ventas a Crédito y REP
Dado que el Recibo Electrónico de Pago es un nuevo requisito para ciertos créditos, nuestro sistema le ayudará a seguirlos de cerca. Factúrele contará con alertas o listados de facturas a crédito emitidas bajo el artículo 27 de la Ley de IVA (aquellas con pago diferido hasta 90 días) para que usted identifique cuáles requieren la emisión de un REP al ser canceladas.
De esta forma, evitará por olvido dejar de generar un REP (lo que podría ocasionar inconsistencias con Hacienda). En su panel podrá visualizar cuáles facturas a crédito están pendientes de recibo de pago y cuáles ya lo tienen, asegurando una gestión ordenada de sus cuentas por cobrar y del cumplimiento fiscal asociado.
Declaraciones de IVA actualizadas automáticamente
Como parte de nuestros servicios de valor agregado, en Factúrele muchos clientes aprovechan la funcionalidad de generar la declaración preliminar de IVA con base en la facturación del período. Nos complace informarle que ajustaremos este módulo de declaraciones para incorporar los nuevos datos de la versión 4.4.
¿Qué significa esto?
Que al final del mes, cuando genere su reporte o formulario de IVA desde Factúrele, el sistema ya habrá considerado, por ejemplo, los montos de servicios importados (identificándolos correctamente para su tratamiento en la declaración), las ventas a instituciones exoneradas (reflejando el impuesto exonerado según corresponda), y cualquier IVA diferido por ventas a crédito (que solo se incluirá cuando corresponda, gracias a los REP emitidos).
En resumen, su declaración al IVA será más precisa y completa, reduciendo el riesgo de errores y ahorrándole tiempo de cuadrar manualmente estas novedades.
En Factúrele entendemos que el tono de estos cambios puede sonar técnico o complejo, pero nuestro propósito es traducirlos a soluciones prácticas para usted. Más allá de cumplir con Hacienda, nuestro software le brinda información valiosa para la toma de decisiones: podrá saber cuánto descuento otorgó por promociones vs. volumen (gracias a los códigos de descuento ahora registrados), qué porcentaje de sus ventas se hizo vía SINPE u otros medios digitales, cuáles clientes compran con exoneración, entre otros datos útiles. Esto transforma una obligación regulatoria en una oportunidad de análisis para su negocio.
Conclusión
La versión 4.4 de la factura electrónica en Costa Rica marca un hito en la digitalización fiscal del país. Si bien representa un desafío adaptarse a 146 cambios técnicos, también ofrece ventajas en términos de claridad, control y modernización de la gestión tributaria. Los contadores y empresarios que abracen tempranamente estas modificaciones estarán mejor posicionados para evitar sanciones, optimizar sus procesos y beneficiarse de la automatización futura (por ejemplo, con TRIBU-CR y la pre-declaración de impuestos basada en sus comprobantes electrónicos). Por el contrario, quienes ignoren estos ajustes podrían enfrentar rechazos en la recepción de sus facturas o incurrir en incumplimientos involuntarios.
En Factúrele, nuestro llamado es a ver estos cambios no solo como una obligación, sino como una mejora para su propia administración. Al actualizar su sistema de facturación electrónica con nosotros, usted estará cumpliendo con la ley de forma ágil y segura, a la vez que adquiere herramientas que le simplifican el trabajo diario.
Hemos puesto especial atención en que la plataforma siga siendo intuitiva y amigable, pese a la mayor cantidad de datos: muchas de las novedades (códigos, campos y reportes) operan tras bambalinas o con automatismos, de modo que su experiencia de usuario continúe siendo sencilla. Nuestro enfoque es técnico, sí, pero también didáctico y orientado a ventas: queremos que usted venda más y mejor, dedicando su tiempo a su negocio mientras Factúrele se encarga de los detalles tributarios.
Lo invitamos a que se mantenga informado mediante nuestros Boletines Tributarios y canales oficiales. Si tiene dudas específicas sobre cómo la versión 4.4 le afecta a su empresa, contáctenos; en Factúrele estamos para asesorarle. Recuerde que cada cambio fiscal es más manejable con el socio tecnológico adecuado
🌐 Fuentes
- Dirección General de Tributación – Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 y Anexo de Estructuras 4.4 (La Gaceta Nov-2024)
- Ministerio de Hacienda – Comunicado CP-01-2025, prórroga a versión 4.4 hasta septiembre 2025
- Deloitte Costa Rica – “Comprobante electrónico 4.4: Cinco cambios relevantes...” (Perspectivas, feb 2025)
- Facio & Cañas – “Modificaciones en los comprobantes electrónicos” (blog Faycatax, jun 2025)
- Siempre al Día – “Facturación electrónica versión 4.4: Novedades...” (artículo informativo, abr 2025)
