Versión 4.4: 146 Ajustes XML en Facturación Electrónica | Costa Rica | Boletín Facturele #41

Se crea un nuevo tipo de comprobante obligatorio en dos situaciones:

1. Cuando una empresa presta servicios a una entidad del Estado.
2. Cuando se emite una factura a crédito con plazo de pago del IVA hasta 90 días.

En estos casos, una vez recibido el pago, el emisor debe generar un Recibo Electrónico de Pago para informar a Hacienda y liquidar el IVA pendiente. Este mecanismo brinda trazabilidad a las ventas a crédito y asegura que el impuesto se pague efectivamente al cobro y no por adelantado al facturar.

En la versión 4.3, al no existir el REP, los contribuyentes tenían que recurrir a soluciones impropias (como emitir una segunda factura o un recibo manual) para registrar el pago; ahora el REP electrónico formaliza este proceso, facilitando el cumplimiento.

Tradicionalmente, la factura electrónica de compra se usaba en Costa Rica para documentar compras a proveedores locales no obligados a facturar electrónicamente (por ejemplo, del régimen simplificado, que entregan comprobantes en papel).

Con la versión 4.4 se amplía su uso: cuando un contribuyente adquiera bienes intangibles o servicios del exterior –piénsese en software, licencias, asesorías internacionales– deberá emitir una factura electrónica de compra Costa Rica para soportar ese gasto ante Hacienda. Esto equivale a “autofacturarse” la transacción, incluyendo el impuesto al valor agregado (IVA) que corresponda por la importación del servicio, de modo que quede registrado y luego se pueda acreditar o pagar según el caso.

Es importante notar que este requisito no aplica a la importación de bienes físicos (los cuales ya se documentan vía aduanas), sino únicamente a servicios importados y otros intangibles. Con esta medida, Tributación cierra un vacío en el control de operaciones internacionales y asegura la trazabilidad de posibles impuestos asociados a pagos al exteriorsiemprealdia.co.

La nueva versión exige mayor detalle cuando se aplican descuentos o se venden productos empacados en conjunto (kits o combos). En cuanto a descuentos, antes solo se indicaba un monto o porcentaje y una descripción libre; ahora el sistema 4.4 incorpora diez códigos predefinidos para clasificar la naturaleza del descuento otorgado.

Por ejemplo, se podrá distinguir si es un descuento por volumen, por pronto pago, por promoción de temporada, por regalía, etc., o marcar “otros descuentos” cuando no encaje en los anteriores. Esta codificación padronizada permite a Hacienda entender el motivo del descuento y su tratamiento fiscal. En cuanto a los combos o paquetes de productos, se añaden campos para declarar los artículos que componen un combo.

Las empresas que vendan paquetes promocionales deberán desglosar cada componente en la factura (salvo que sea un combo predefinido de fabricante con un solo código SKU)fayca.com. Así, si una pyme ofrece, por ejemplo, un “combo escolar” con cuadernos, lápices y mochilas, en la factura electrónica 4.4 deberán listarse individualmente esos ítems bajo el combo. Esto brinda claridad al cliente y a la DGT sobre lo que realmente se vende en conjunto, facilitando la verificación de impuestos por producto.

Reflejando la modernización en las formas de cobro, el esquema 4.4 incluye nuevos campos para identificar métodos de pago electrónicos. Además de los medios tradicionales (efectivo, tarjeta), ahora se puede –y se debe– especificar si un pago se realiza vía SINPE Móvil (la plataforma interbancaria de transferencias inmediatas ampliamente usada en Costa Rica) u otras plataformas digitales de pago. Para ello se agregaron códigos específicos que permitirán a la Administración Tributaria dar seguimiento a transacciones pagadas por estas vías electrónicas.

Por ejemplo, si un cliente cancela mediante un monedero electrónico o una app fintech, el emisor lo indicará en la factura escogiendo el código correspondiente (incluso existe un código “99” para otros medios no clasificados). Esta información es valiosa para efectos de control, ya que Hacienda podrá conciliar pagos electrónicos con lo declarado en facturas, reduciendo riesgos de subdeclaración.

La nueva versión 4.4 fortalece el detalle cuando una transacción está exenta de impuestos o sujeta a algún tratamiento especial. Ahora, si una venta o compra goza de exoneración del IVA por algún motivo (por ejemplo, el comprador es una entidad exenta como la CCSS, una municipalidad, un diplomático, o la transacción se realiza bajo el régimen de Zona Franca), la factura electrónica debe incluir el código específico del régimen o la norma de exoneración aplicable. 

Incluso se habilita un listado estandarizado de instituciones u organismos que pueden otorgar exoneraciones, para seleccionarlo en el comprobante. De igual forma, para tratamientos especiales de IVA (como bienes que llevan tarifa 0% sin derecho a crédito fiscal, ventas bajo regímenes suspendidos, etc.), el XML contempla clasificaciones actualizadas que permiten identificar claramente la naturaleza de la tarifa aplicada. 

Todo esto redunda en una declaración más precisa del impuesto y en facilitar a las empresas el cumplimiento, ya que los sistemas contables podrán distinguir automáticamente qué porciones de venta no generan IVA por estar exentas o sujetas a régimen particular.

En versiones previas, la condición de venta en la factura electrónica prácticamente se limitaba a dos opciones: contado o crédito. Con la llegada de 4.4, Hacienda amplía el catálogo de condiciones de pago para reflejar mejor la realidad comercial. Ahora se pueden especificar otras modalidades, por ejemplo apartados, arrendamientos con opción de compra, consignaciones, pagos parciales, entre otras condiciones que antes no estaban diferenciadas. Esto brinda flexibilidad para que el emisor indique con precisión bajo qué acuerdo se realiza la venta.

Por ejemplo, si se trata de una venta en consignación (mercadería entregada para ser vendida por un tercero), la factura podría marcar esa condición especial en lugar de figurar erróneamente como contado. Tener esta información estructurada ayuda a both el contribuyente y Hacienda en el seguimiento de cuentas por cobrar y en el entendimiento de las obligaciones asociadas (como diferir o no el pago del IVA en ciertos casos permitidos). En suma, la factura electrónica se vuelve más descriptiva en cuanto a cómo se realiza la venta, alineándose con prácticas comerciales variadas.

Para efectos de identificar al receptor de la factura, la versión 4.4 incorpora más opciones de tipo de identificación (cédula). Además de las ya existentes (cédula física, cédula jurídica, DIMEX para extranjeros residentes, NITE), ahora se habilitan categorías para “extranjero no domiciliado” y para “no contribuyente”. 

Esto significa que si vendemos a un turista o empresa extranjera que no tiene ningún número de identificación costarricense, podremos seleccionarlo como “no domiciliado” e ingresar su pasaporte u otro dato, cumpliendo con un formato reconocido oficialmente. Igualmente, si compramos a (o vendemos a) alguien que no está inscrito como contribuyente en Hacienda (por ejemplo, un pequeño productor exento de llevar contabilidad formal), se podrá marcar como “no contribuyente”.

Estas categorías nuevas amplían el alcance de la factura electrónica, evitando tener que usar identificaciones genéricas o incurrir en informalidades al documentar transacciones con sujetos que antes no encajaban bien en el sistema. Para el sector PYME y contable, esto se traduce en menos fricción al facturar a clientes internacionales o personas físicas no registradas, asegurando que todas las ventas queden formalmente registradas con un identificador válido.

Un cambio significativo es la inclusión del código de actividad económica del cliente en ciertos comprobantes. La normativa 4.4 establece que se debe indicar en la factura, nota de crédito/débito o factura de compra el código de la actividad económica del receptor. Este código corresponde al clasificador oficial (CIIU o CABYS de actividades económicas) bajo el cual opera el cliente. En otras palabras, si le vendemos a una empresa, ahora debemos registrar a qué giro o sector pertenece esa empresa (por ejemplo, si es comercio minorista, servicios profesionales, construcción, etc., según la codificación estandar).

¿Para qué sirve esto? Básicamente, para que Tributación disponga de datos más precisos que le permitan analizar ventas por sectores económicos y detectar inconsistencias. Por ejemplo, si una empresa declara pocas ventas a cierto sector cuando por su actividad debería tener más, podría ser un indicio de riesgo fiscal. Desde el punto de vista del emisor, cumplir con este campo supone tener identificada la actividad de cada cliente; en la práctica, muchos sistemas (incluyendo Factúrele) automatizarán esto guardando el giro de negocio de cada cliente en el catálogo de terceros.

Cabe mencionar que, según aclaraciones posteriores, en las facturas de venta este campo podría ser opcional o solo requerido si el cliente lo solicita, mientras que en las facturas de compra sí sería obligatorio incluirlo. En todo caso, conviene comenzar a registrar la actividad económica de sus clientes para estar preparados.

Otra novedad dirigida a transparentar el ecosistema es que cada comprobante ahora incluirá un dato sobre el proveedor o sistema de facturación electrónica que genera la factura. Esto quiere decir que si usted usa Factúrele (u otro software autorizado) para emitir sus facturas, esa información viajará en el XML como parte del comprobante. Hacienda busca con esto llevar un control de qué sistemas utilizan los contribuyentes y facilitar la detección de herramientas no certificadas o emisión por medios no autorizados.

Para las empresas, este campo no implica mayor acción más que tener actualizado el nombre o código de su sistema en la configuración de facturación. En Factúrele nos encargamos de que este dato se incorpore correctamente en sus facturas sin que usted deba hacer nada adicional, cumpliendo así con la regulación.

Junto con las adiciones, la versión 4.4 realiza una limpieza de elementos que habían quedado en desuso o eran temporales. Por ejemplo, desaparecen las tarifas transitorias de IVA que habían sido establecidas tras la Ley 9635 (como las tasas reducidas que estuvieron vigentes en ciertos productos durante la transición del 0% al 13%). Dichas tarifas ya expiraron, por lo que se eliminan del esquema para evitar confusiones.

También se ajustaron estructuras internas: el plazo de crédito ahora siempre se expresará en días (ya no en meses), los campos de medio de pago se movieron del encabezado al apartado de totales de la factura, y se añadieron nuevos códigos en “otros cargos” para tipificar conceptos como intereses moratorios, cobros de terceros, multas, depósitos de garantía, etc., incluso un código 99 para otros cargos no definidos.

Todos estos son ajustes que afinan la claridad y consistencia de la información que viaja en cada comprobante electrónico. Si bien son detalles técnicos, su correcta implementación en el software de facturación es crucial para que las validaciones de Hacienda no rechacen los documentos.