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Código QR: Suspendido por Hacienda | Factura Electrónica 4.4 (Oficial) | Boletín Tributario #42

Resumen Ejecutivo

A partir del 1 de septiembre de 2025 entra en vigor en Costa Rica la versión 4.4 de la factura electrónica, que introduce cambios importantes en la facturación electrónica para modernizar los procesos tributarios. Entre las novedades destacan la creación de nuevos comprobantes y campos, y la suspensión temporal del uso obligatorio del código QR en la representación gráfica de los comprobantes electrónicos.

A continuación se resumen los puntos clave de esta actualización, así como cómo le afecta a su empresa y de qué manera Factúrele le ayudará a cumplir con los nuevos requerimientos de forma sencilla.

Principales cambios en la Facturación Electrónica 4.4

Entrada en vigencia – 1 de septiembre de 2025

La adopción de la versión 4.4 será obligatoria desde esta fecha, tras haberse ampliado el plazo originalmente previsto (junio 2025). Desde entonces quedará derogada la versión 4.3, salvo para emitir notas de crédito/débito relacionadas con comprobantes antiguos. Este tiempo extra busca asegurar una transición ordenada a la nueva facturación electrónica dentro del marco de Hacienda Digital

Código QR suspendido

Nuevo Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.)

Se crea un comprobante electrónico adicional obligatorio para documentar cada pago (total o parcial) de una factura a crédito. Con cada abono recibido, se emitirá un R.E.P. referenciando la factura original, señalando ante Hacienda el momento exacto del cobro. Esto permite declarar el IVA de esa venta hasta que efectivamente se recibe el pago, en lugar de en la emisión, beneficiando la liquidez de las pymes al poder diferir el impuesto hasta 90 días máximo (Grandes contribuyentes y entidades financieras no califican para este diferimiento, por mandato legal.)

Factura Electrónica de Compra (servicios importados Costa Rica)

Se establece la obligatoriedad de “autofacturar” los servicios importados o bienes intangibles contratados a proveedores del exterior, mediante una Factura Electrónica de Compra. El contribuyente deberá emitir este comprobante especial declarando la transacción y calculando el IVA como débito fiscal, que a la vez podrá aplicar como crédito, logrando la autoliquidación del impuesto.

Importante: No aplica a importaciones físicas de bienes, las cuales continúan respaldadas por la DUA (Declaración Única Aduanera) y la factura del proveedor extranjero, sin requerir factura de compra electrónica en esos casos.

Nuevos campos y catálogos

La versión 4.4 agrega más de 70 nuevos campos y ajustes en el formato XML. Por ejemplo, ahora será obligatorio incluir en cada comprobante el código de actividad económica del cliente receptor, se incorporan nuevos tipos de identificación (como “extranjero no domiciliado” o “no contribuyente”), y se amplían las opciones de métodos de pago (incluyendo transferencias vía SINPE Móvil) y condiciones de venta (crédito, arrendamiento con opción de compra, consignación, etc.).

Además, se refinan las categorías de impuestos en la factura, distinguiendo, por ejemplo, entre operaciones al 0% que dan derecho a crédito fiscal (exportaciones) y las que no lo dan (exenciones).

Todos estos detalles adicionales mejorarán la precisión de la información transmitida y sentarán las bases para un control fiscal automatizado, facilitando que Hacienda genere en el futuro declaraciones de IVA prellenadas con mínima intervención del contribuyente.

Preparación para TRIBU-CR (Hacienda Digital)

Los cambios anteriores están alineados con la implementación de TRIBU-CR, el nuevo sistema integrado de administración tributaria que Hacienda lanza en 2025. La DGT ha indicado que la versión 4.4 incluye los datos necesarios para que TRIBU-CR pueda prellenar automáticamente las declaraciones de impuestos a partir de la información de facturas electrónicas.

De hecho, los comprobantes electrónicos serán un insumo clave para generar borradores de declaraciones de IVA, cuya puesta en marcha está prevista para 2026 como parte de la estrategia de Hacienda Digital.

Esto significa que en el corto plazo los contribuyentes verán sus formularios tributarios prácticamente llenos con los datos que Hacienda recibe, permitiéndoles conciliar al instante sus cifras de ventas y compras con las registradas ante el fisco, reduciendo errores y cargas administrativas

¿Cómo facilita Factúrele la transición?

Actualización automática a versión 4.4

Factúrele adaptará su plataforma a la nueva normativa sin que el usuario deba hacer cambios manuales. Usted no tendrá que lidiar con aspectos técnicos complejos (como el código QR, firmas de endoso o nuevos catálogos), pues nuestra plataforma ya los gestiona internamente y se actualiza en cuanto Hacienda ajusta la normativa

Emisión simplificada de R.E.P.

Cada vez que registre la cancelación de una factura a crédito, Factúrele generará automáticamente el Recibo Electrónico de Pago correspondiente, asegurando que no olvidará emitir ningún R.E.P. y que siempre declarará el IVA en el periodo correcto. Esto le brinda tranquilidad y cumplimiento preciso con el requisito nuevo.

Autofactura de servicios importados

Nuestra plataforma le permite crear fácilmente la factura electrónica de compra al pagar un servicio extranjero. Factúrele calcula automáticamente el IVA que debe autoliquidar y genera reportes específicos de servicios importados con el detalle de ese impuesto, listos para su declaración.

De esta forma podrá llevar control de los créditos fiscales por IVA pagado en el exterior y cumplir con la nueva obligación sin complicaciones.

Reportes de IVA listos para declarar

Factúrele ofrece reportes automáticos de ventas, compras e IVA (tarifa general, reducida, exento, etc.) ya segregados según lo exige la versión 4.4, facilitando el llenado del formulario de IVA D-104.

Estos reportes están diseñados para coincidir con las casillas de la declaración, ahorrándole tiempo al preparar sus impuestos y minimizando errores de cálculo.

Integración con declaraciones prellenadas

En línea con Hacienda Digital, Factúrele está preparado para TRIBU-CR. Una vez que la plataforma estatal comience a ofrecer declaraciones prellenadas, usted podrá sincronizar y comparar fácilmente los datos de Factúrele con los que aparezcan en el borrador de Hacienda. Cualquier divergencia será identificable al instante, permitiéndole conciliar sus cuentas antes de presentar la declaración.

Nuestro objetivo es que esté listo para aprovechar al máximo las declaraciones automáticas, manteniendo sus registros alineados con los del fisco.

Soporte y capacitación continua

El equipo de Factúrele ofrece soporte local y asesoría tributaria incluida en el servicio. Lo acompañaremos en esta transición con materiales explicativos, talleres y atención personalizada, de modo que pueda aprovechar todas las nuevas funcionalidades (como el IVA diferido por R.E.P. o la autofactura de importados) en beneficio de su empresa.

Ante cualquier duda sobre la versión 4.4 o TRIBU-CR, ¡cuente con nosotros! Estamos comprometidos en hacer del cumplimiento tributario una experiencia sencilla y libre de contratiempos para contadores, pymes, empresarios y emprendedores por igual.

Contenido Completo

Introducción

El ecosistema tributario costarricense se encuentra en plena transformación digital. La Dirección General de Tributación (DGT) ha introducido importantes cambios en la regulación de los comprobantes electrónicos con el objetivo de modernizar los procesos y garantizar la precisión de las transacciones fiscales en el país. Mediante la Resolución General MH-DGT-RES-0027-2024, se oficializó la nueva versión 4.4 del Anexo de Comprobantes Electrónicos, cuya implementación total será obligatoria a partir del 1 de septiembre de 2025.

Este plazo ampliado (inicialmente la fecha estaba prevista para junio de 2025) le da a las empresas y desarrolladores un margen para adaptar sus sistemas sin afectar sus operaciones diarias. En paralelo, el Ministerio de Hacienda avanza con el proyecto Hacienda Digital, siendo TRIBU-CR la nueva plataforma que transformará la gestión tributaria y aprovechará al máximo la información detallada que brindará la factura electrónica 4.4.

¿Qué tema se profundizará en este boletín?

Dirigido principalmente a contadores –aunque relevante también para pymes, empresarios y emprendedores– este boletín técnico aborda exclusivamente las actualizaciones de la versión 4.4 en el campo de la facturación electrónica. En especial, profundizaremos en la suspensión del uso del código QR en las facturas, los nuevos requisitos como el Recibo Electrónico de Pago y la Factura de Compra para servicios importados, y cómo estos cambios impactarán la declaración del IVA.

El propósito es brindar una guía clara y concisa para que usted entienda las implicaciones prácticas y esté preparado para cumplir con la normativa, aprovechando las ventajas que trae consigo (por ejemplo, mejoras en flujo de caja y futura automatización de trámites).

Adicionalmente, explicaremos cómo Factúrele le acompañará en esta transición, asegurando que su sistema de facturación se actualice a tiempo e incorporando funcionalidades que faciliten el cumplimiento de las nuevas obligaciones.

Suspensión del uso obligatorio del código QR en comprobantes electrónicos

Uno de los cambios más llamativos de la versión 4.4 es la suspensión temporal del código QR en la representación gráfica de las facturas. Originalmente, la normativa contemplaba que cada factura electrónica (en su formato de representación impresa o PDF) debía incluir un Código de Respuesta Rápida (QR) en la esquina inferior derecha, con tamaño mínimo de 2.5 cm x 2.5 cm.

Este código QR estaba destinado a facilitar la verificación y lectura del comprobante a través de dispositivos móviles, enlazando con la información oficial de la factura en los sistemas de Hacienda. Sin embargo, mediante resolución reciente las autoridades decidieron posponer la exigencia de este elemento visual.

En concreto, “la entrada en vigor del uso obligatorio del código QR… queda suspendida hasta que la autoridad tributaria lo disponga mediante comunicado oficial”.

¿Qué significa esto?

Esto significa que, hasta nuevo aviso, los contribuyentes no están obligados a imprimir ni mostrar un código QR en sus facturas electrónicas.

¿A qué se debe la suspensión?

La suspensión se debe a que Hacienda planea definir con mayor claridad el contenido, formato y uso oficial de dicho código antes de implementarlo masivamente. En otras palabras, se busca asegurar que, cuando finalmente se active este requisito, el código QR aporte valor práctico (por ejemplo, permitiendo consultar la validez de la factura en línea de forma inmediata) y que su integración en los sistemas de facturación esté bien estandarizada.

¿Cómo »beneficia» esto a las empresas?

Para las empresas, esta prórroga representa un alivio en el corto plazo, pues elimina la necesidad inmediata de modificar plantillas de impresión o formatos PDF de sus facturas para incluir el QR. No obstante, es importante estar atentos a futuros comunicados oficiales: una vez que Hacienda determine la especificación del código (datos que contendrá, tamaño, estándares de lectura, etc.), se anunciará con antelación la fecha en que pasará a ser obligatorio.

Por ahora, la autenticidad y verificación de las facturas electrónicas continuará realizándose mediante los mecanismos tradicionales –principalmente la Clave Numérica de 50 dígitos que identifica unívocamente cada comprobante y la consulta en tiempo real al sistema de validación de Hacienda–, sin que la ausencia de un QR afecte la validez legal de los documentos.

En resumen, no debe preocuparse por el código QR en sus facturas en este momento; Factúrele mantendrá monitoreo de este tema y, cuando el QR sea finalmente requerido, nuestra plataforma lo incorporará automáticamente siguiendo las directrices oficiales.

Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.): alineando el IVA con el flujo de caja

Otra incorporación fundamental de la versión 4.4 es el Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.), un nuevo tipo de comprobante ideado para resolver una antigua disyuntiva de las ventas a crédito:

¿Cuándo debe declararse el IVA, al facturar o al cobrar?

Hasta ahora, la regla general obligaba a declarar el impuesto en el periodo de emisión de la factura, incluso si el cliente aún no había pagado, lo que podía afectar la liquidez de muchas pymes. Con el R.E.P., esto cambia para mejor.

A partir de septiembre de 2025, cada vez que se reciba un pago total o parcial de una factura que fue emitida a crédito, el emisor deberá generar un Recibo Electrónico de Pago y enviarlo a Hacienda. Este documento electrónico se asocia a la factura original e informa a Hacienda del momento exacto del cobro de dicha venta.

¿Tiene esto alguna consecuencia inmediata?

La consecuencia inmediata es que el IVA correspondiente a la factura a crédito se traslada a la declaración del mes en que ocurre el pago. Es decir, si usted emite una factura en octubre de 2025 a 60 días plazo, en octubre no sumará ese IVA en su declaración, sino hasta que su cliente pague (por ejemplo, en diciembre al emitir el R.E.P.). La normativa concede un máximo de 90 días desde la fecha de la factura para recibir el pago y poder diferir la declaración del impuesto –pasado ese plazo, si no hay R.E.P., se deberá declarar el IVA pendiente automáticamente en el siguiente periodo–.

Este esquema, amparado en el artículo 27 de la Ley de IVA, mejora la alineación del impuesto con el flujo de caja del negocio. Las pymes y profesionales obtienen un respiro financiero: ya no tendrán que financiar de su bolsillo el IVA de facturas que aún no han cobrado, siempre que el pago ocurra dentro de los 3 meses siguientes

Emisión del R.E.P. similar a la de una Factura Electrónica

Desde el punto de vista operativo, la emisión del R.E.P. será muy similar a la de una factura electrónica, salvo que referencia un documento existente y especifica el monto pagado.

Factúrele automatizará al máximo este proceso: al registrar un cobro en nuestro sistema, se generará el R.E.P. correspondiente de forma transparente, enviándolo a validación de Hacienda y vinculándolo con la factura original en sus reportes. De esta manera, usted cumplirá con el requisito sin trámites adicionales, asegurando que cada colón de IVA diferido sea declarado en tiempo.

Esta innovación del R.E.P. refuerza la trazabilidad de las operaciones: Hacienda sabrá exactamente cuándo recibió pago cada factura, y el contribuyente solo enterará el IVA cuando tenga el dinero en mano, un ganar-ganar que mejora la equidad del sistema tributario y la salud financiera de las empresasfacturele.com.

Factura Electrónica de Compra para servicios importados

En Costa Rica, los servicios y bienes intangibles adquiridos a proveedores del extranjero están sujetos al IVA mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (el comprador local asume el impuesto). No obstante, hasta ahora el registro de estas transacciones a efectos de IVA podía pasar desapercibido si el contribuyente no las declaraba voluntariamente.

La versión 4.4 viene a cerrar esa brecha obligando a usar un nuevo tipo de comprobante: la Factura Electrónica de Compra. Este documento deberá ser emitido por el contribuyente local cada vez que contrate un servicio importado o compre un bien intangible a un proveedor no domiciliado en Costa Rica.

¿De qué se trata?

En esencia, se trata de que el comprador costarricense “se facture a sí mismo” la operación extranjera. Al emitir la factura de compra, se consigna el detalle del servicio recibido del exterior, el monto pagado y, crucialmente, se calcula el IVA correspondiente como si fuera una venta interna. Así, ese impuesto queda registrado como un IVA débito (por pagar a Hacienda) y simultáneamente –al tratarse de un gasto de la empresa– podría registrarse como IVA crédito en la misma declaración, neutralizando el efecto siempre que el servicio esté relacionado a la actividad gravada del contribuyente.

Este procedimiento asegura que Hacienda tenga trazabilidad sobre las compras de servicios internacionales y que el IVA teórico de esas transacciones no quede en el limbo.

UN EJEMPLO TÍPICO

Supongamos que una PyME contrata publicidad en Facebook o compra una licencia de software en el extranjero. Antes, debía autodeterminar el IVA de ese servicio importado (13%) e incluirlo en su declaración mensual manualmente.

Con la factura electrónica de compra, ahora debe generar un comprobante electrónico por esa transacción, por el valor del servicio en colones y el IVA autoliquidado. Hacienda recibe ese comprobante y espera ver reflejado ese IVA tanto en las casillas de IVA débito como de IVA crédito de la declaración correspondiente.

Si el contribuyente omite hacerlo, la administración podrá detectarlo más fácilmente cruzando información (por ejemplo, pagos al exterior reportados por bancos, etc.). En cambio, si sigue el procedimiento, el efecto en dinero es neutro (paga y a la vez acredita el IVA en el formulario), pero cumple con documentar la operación y evita contingencias fiscales.

Casos especiales con los pagos al exterior

Es importante recalcar que no todos los pagos al exterior requieren emitir una factura de compra. La disposición se limita a servicios y bienes intangibles. Para las importaciones de bienes físicos, no hay cambio: la importación sigue respaldada por la Declaración Única Aduanera (DUA) y la factura comercial del proveedor extranjero, manejándose el IVA en aduana como de costumbre.

Emitir adicionalmente una factura de compra en esos casos no es necesario ni procedente. En cambio, para servicios digitales, consultorías, licencias de software, publicidad en línea, derechos de uso y en general cualquier servicio prestado desde el exterior, sí se deberá generar este nuevo comprobante electrónico. Incluso pagos al exterior exentos por convenio podrían requerir la factura de compra (ejemplo: un servicio prestado desde una zona franca extranjera que esté exento de IVA local; habría que emitir la factura de compra reflejando la operación, aunque el IVA sea 0%).

Cada caso particular deberá revisarse, pero la norma establece la obligación de registrar todo servicio importado mediante este mecanismo.

¿Qué implica para los Contadores?

Para los contadores, esto implica ajustar los procesos de cuentas por pagar: cuando identifique una factura de proveedor del extranjero por servicios, deberá proceder a emitir la Factura Electrónica de Compra correspondiente en el sistema.

Con Factúrele, este paso será sumamente sencillo: nuestra plataforma habilitará una función específica donde usted ingresa los datos básicos del servicio (proveedor, concepto, monto) y automáticamente se genera el XML de la factura de compra con todos los campos requeridos (incluyendo la identificación del proveedor extranjero, que en 4.4 tiene su propia categoría). El IVA se calculará en automático y el comprobante quedará listo para enviarse a Hacienda y contabilizarse.

Adicionalmente, Factúrele proveerá reportes que le permitan ver de un vistazo todas sus compras de servicios importados y el IVA autoliquidado asociado, para facilitar tanto la declaración como el control interno de estos gastos. Con esta herramienta, cumplir con la nueva obligación será prácticamente parte natural del flujo de trabajo, evitando omisiones y garantizando la deducibilidad del crédito fiscal donde aplique.

En síntesis

La inclusión de la factura electrónica de compra cierra un espacio importante en el control del IVA en la economía digital. Costa Rica se suma así a la tendencia internacional de reforzar la fiscalización de los servicios transfronterizos (economía de plataformas, e-commerce, software SaaS, etc.), asegurando que tengan un tratamiento equivalente a las operaciones locales en términos de impuesto.

Prepararse para ello es crucial: identifique qué tipo de pagos al exterior realiza su empresa y asegúrese de que a partir de septiembre estén respaldados con su respectiva factura de compra electrónica. Cualquier sistema de facturación (gratuito o privado) deberá incluir esta opción; en Factúrele nos hemos adelantado para que nuestros usuarios puedan generarlas sin complicaciones adicionales.

TRIBU-CR y las declaraciones de IVA prellenadas: hacia la automatización tributaria

Un hito en 2025

La puesta en marcha de la plataforma TRIBU-CR en 2025 marca un hito en la administración tributaria costarricense. Este nuevo sistema integral no solo reemplazará gradualmente al portal ATV, sino que transformará la forma de presentar las declaraciones de impuestos. Uno de los cambios más esperados es la introducción de las declaraciones prellenadas de impuestos autodeclarativos (como el IVA), utilizando precisamente la información recabada de los comprobantes electrónicos emitidos y recibidos por cada contribuyente.

La versión 4.4 de factura electrónica juega un papel fundamental en este proceso, ya que, gracias a sus nuevos campos y nivel de detalle, Hacienda podrá consolidar las ventas y compras de un contribuyente automáticamente.

¿Cuando inicia la transición a este modelo?

Desde el 1 de septiembre de 2025, al entrar en vigor la 4.4 y lanzarse TRIBU-CR, inicia la transición hacia este modelo. En una primera etapa, los contribuyentes seguirán presentando el formulario tradicional de IVA (D-104) pero TRIBU-CR irá mostrando un borrador pre-completado con los datos que Hacienda tiene registrados.

En otras palabras, el sistema comenzará a “sugerir” la declaración con base en las facturas electrónicas reportadas. Aunque la DGT ha indicado que la implementación plena del formulario de IVA prellenado ocurrirá en 2026, los mecanismos se pondrán a prueba desde 2025 para que los usuarios se familiaricen

¿Qué implica una declaración prellenada?

Básicamente que, al ingresar al sistema, el contribuyente encontrará gran parte de su formulario ya calculado: el total de ventas del periodo, el IVA débito generado, el total de compras con derecho a crédito y el IVA crédito, etc., todo con base en los XML de facturas, notas y comprobantes que Hacienda recibió.

Su tarea será revisar esa información, compararla contra sus propios registros y conciliar diferencias si las hubiera (por ejemplo, alguna factura de compra que no se incluyó por olvido, o un R.E.P. emitido en los primeros días del mes siguiente que Hacienda no alcance a computar en el borrador, etc.).

Idealmente, para la mayoría de los contribuyentes el borrador coincidirá con sus libros, y presentar la declaración será tan simple como verificar y dar clic en “Enviar”. En caso de detectar discrepancias, el contribuyente podrá ajustar los datos o, si la plataforma no lo permite directamente, al menos estar al tanto para no confiar ciegamente en el prellenado.

¿Como se logra esta confiabilidad?

Para lograr esta confiabilidad, es crucial que todas las transacciones estén debidamente facturadas bajo la versión 4.4. De ahí que Hacienda insistiera en que los sistemas de facturación se actualicen oportunamente y extendiera el plazo a septiembre 2025.

Por ejemplo, gracias al nuevo campo de actividad económica del receptor, TRIBU-CR podrá clasificar automáticamente las ventas de una empresa por sectores económicos, facilitando análisis y control.

Asimismo, con los R.E.P., el sistema sabrá cuáles facturas a crédito ya fueron pagadas y cuáles aún no, evitando computar IVA que todavía no corresponde declarar. Y mediante las facturas de compra, Hacienda obtendrá visibilidad de esos servicios importados que antes dependían de declaración manual.

En resumen, cada uno de los cambios técnicos de la 4.4 está orientado a alimentar a TRIBU-CR con información más completa para que la declaración propuesta sea lo más exacta posible.

Un cambio de rol para los contadores y contribuyentes

Desde el lado del contribuyente, en especial para los contadores, el advenimiento de las declaraciones prellenadas supone un cambio de rol: de preparar la declaración a partir de sus libros, se pasará a verificar la declaración preparada por el sistema fiscal.

Esto no significa bajar la guardia –al contrario, la conciliación será clave– pero sí promete ahorrar tiempo en cálculos y transcripción de datos. Imagine poder descargar un reporte de su sistema (p. ej. Factúrele) y cotejarlo contra lo que TRIBU-CR muestra; si todo cuadra, la gestión de cumplimiento se vuelve casi instantánea.

Precisamente esa es la visión de Hacienda Digital: menor carga administrativa y mayor control mediante la tecnología. Las inconsistencias serán detectadas automáticamente (por ejemplo, si usted emitió una factura de compra con X monto de IVA, Hacienda esperará ver ese monto declarado como débito y crédito; si no aparece, podría alertarlo). Por tanto, la transparencia aumentará.

Hacienda listo ante dudas y ajustes para la transición

Es natural que surjan dudas y ajustes durante la transición. Hacienda ha previsto capacitaciones y materiales de guía para el uso de TRIBU-CR y los nuevos formularios. Se recomienda a los contadores registrarse en TRIBU-CR lo antes posible (desde agosto 2025) y familiarizarse con el entorno.

Durante un periodo, tanto ATV como TRIBU-CR podrían estar disponibles en paralelo, pero eventualmente el nuevo sistema asumirá todas las funciones. Asegúrese de migrar las obligaciones pendientes en ATV y verificar que los datos registrales de sus clientes estén actualizados, ya que TRIBU-CR importará esa información.

Un detalle operativo: cada contribuyente deberá crear un nuevo usuario en TRIBU-CR, con validación de identidad mediante la cédula (lo cual exige que las cédulas antiguas, emitidas antes de 2016, sean renovadas para obtener el código QR al reverso). Son aspectos prácticos que conviene atender antes de la entrada en vigor, para evitar contratiempos de último minuto.

En conclusión

En conclusión, TRIBU-CR y la factura 4.4 representan un salto hacia la automatización tributaria. Una vez en marcha completa, el contador se convertirá en un auditor de los datos tributarios más que un digitador: supervisará que la información generada por la empresa (vía sus facturas electrónicas) cuadre con la del fisco, y se enfocará en corregir y asesorar, en lugar de compilar todo a mano.

Esto brinda oportunidad de dedicar más tiempo al análisis financiero y estratégico y menos a tareas mecánicas. Por supuesto, en el proceso de adaptación habrá retos, pero con las herramientas adecuadas el proceso puede ser fluido. En el siguiente apartado revisamos específicamente cómo Factúrele ha incorporado estos cambios para que nuestros usuarios prácticamente no sientan fricción al dar este paso hacia la nueva era digital.

Factúrele: plataforma lista para la versión 4.4 y el futuro tributario digital

Conscientes de la magnitud de estos cambios, en Factúrele nos hemos preparado con antelación para que usted, como usuario, siga facturando y declarando sin complicaciones. Nuestro compromiso es absorber la complejidad técnica de la versión 4.4 en el sistema, entregándole a usted herramientas simples y efectivas. ¿Qué puede esperar de Factúrele en esta transición?

Actualización transparente:

Desde el 1 de septiembre de 2025, Factúrele operará 100% bajo el estándar 4.4. Hemos incorporado los nuevos campos y validaciones en nuestros módulos de facturación, de modo que al emitir sus comprobantes electrónicos estos ya cumplan con todos los requisitos de Hacienda.

Como usuario, no necesitará realizar configuraciones adicionales; por ejemplo, nuestra plataforma ya se encarga internamente de generar la estructura XML con los datos extra (códigos de actividad, identificaciones nuevas, etc.) y manejar elementos como las firmas digitales o el código QR (cuando sea requerido).

Cada ajuste normativo “detrás de bambalinas” lo implementamos vía updates automáticos, para que usted pueda enfocarse en su negocio mientras nosotros nos ocupamos de la conformidad técnica.

Emisión automática de R.E.P.:

Integrar el Recibo Electrónico de Pago al flujo de facturación era una prioridad para Factúrele, dada su importancia para los clientes. Nuestra solución garantizará que por cada pago registrado de una factura a crédito, se genere el R.E.P. correspondiente de forma automáticafacturele.com. Esto se traducirá en que su libro de ventas y cobros estará siempre cuadrado con Hacienda. Nunca más se le pasará emitir un recibo de cobro: el sistema lo creará y enviará por usted, notificándole del éxito de la operación.

Además, implementamos controles para que si intenta cerrar un periodo contable y hubiese facturas a crédito sin su R.E.P. en el plazo debido, el sistema le alerte. Así le ayudamos a evitar omisiones que podrían costarle ajustes o sanciones.

Autofacturación de servicios importados simplificada:

Para cumplir con la nueva factura de compra, Factúrele ofrecerá una interfaz intuitiva. Podrá seleccionar de un catálogo su proveedor extranjero (o ingresarlo si es nuevo), detallar el servicio adquirido y con un par de clics emitir la factura electrónica de compra con todos los campos requeridos. El sistema calculará automáticamente el tipo de cambio (si aplica) y el IVA del 13%, generando el XML y registrándolo en sus compras. Asimismo, generaremos un Reporte de Servicios Importados donde verá listado cada autofactura de este tipo con su monto y el IVA asociado.

Este reporte le indicará cuánto IVA por servicios del exterior ha autoliquidado en el mes, información crucial para conciliar con la declaración (recordemos que ese IVA debe aparecer tanto al debitar como al acreditar). Con esta funcionalidad, pretendemos que el cumplimiento de esta obligación adicional sea ágil y libre de errores, manteniendo a raya cualquier riesgo por pagos al exterior no documentados.

Reportes ajustados a la versión 4.4:

Todos los informes y listados que Factúrele provee (ventas, compras, impuestos, clientes, etc.) han sido revisados y mejorados para reflejar las novedades de la 4.4. Por ejemplo, en el reporte de ventas ahora se discriminarán por separado las ventas a tarifa 13%, 4%, 0% exentas y 0% exportación, de acuerdo con los nuevos códigos de IVA.

Los reportes de IVA por pagar incluirán secciones específicas para IVA diferido mediante R.E.P. (indicando qué parte del impuesto se encuentra pendiente de declararse porque la factura está a crédito aún) y para IVA por servicios importados (que, como explicamos, debe igualarse en débito y crédito).

Nuestro objetivo es que, al momento de preparar la declaración mensual, usted tenga todos los números a la mano, organizados tal como el formulario D-104 los solicitafacturele.com. Esto reduce dramáticamente el tiempo de preparación y la posibilidad de inconsistencias. De hecho, varios de nuestros usuarios piloto nos indican que con estos nuevos reportes han podido detectar transacciones que antes pasaban inadvertidas en la clasificación, logrando declaraciones más precisas.

Listos para TRIBU-CR:

Mirando al mediano plazo, Factúrele ya está alineado con la visión de declaraciones prellenadas. En cuanto Hacienda comience a ofrecer borradores de declaraciones en TRIBU-CR, nuestros usuarios podrán cruzar información automáticamente.

Estamos desarrollando funcionalidades de integración que permitirán, por ejemplo, importar el borrador de declaración desde TRIBU-CR hacia Factúrele o viceversa, para verificar que no haya discrepancias. Si las hubiera, el sistema señalará las diferencias (por ejemplo, una factura de compra no considerada, un R.E.P. emitido fuera de plazo, etc.) para que el contador tome acción.

La meta es que su experiencia sea lo más fluida posible: en lugar de volcar datos manualmente de un sistema a otro, podrá confiar en que ambos (Factúrele y TRIBU-CR) manejarán la misma información. Y en caso de diferencias, las identificará en segundos con nuestras herramientas de conciliación.

En resumen, Factúrele será un aliado en tiempo real para validar lo que Hacienda le presente en sus formularios prellenados, brindándole control total sobre sus obligaciones tributarias.

Acompañamiento experto:

Sabemos que todo cambio genera preguntas. Por eso, en Factúrele reforzamos nuestro equipo de soporte para atender las consultas relacionadas con la versión 4.4 y TRIBU-CR. Ponemos a disposición de nuestros clientes capacitaciones en vivo, vídeos tutoriales y guías paso a paso sobre cómo aprovechar las nuevas funciones.

Nuestro compromiso es que ningún usuario se quede atrás: si usted o su empresa tienen requerimientos particulares (por ejemplo, manejo de sectores exentos, régimen simplificado, etc.), nuestros asesores tributarios le orientarán sobre la mejor forma de proceder con la nueva normativa.

Este boletín es parte de ese esfuerzo educativo continuo. Generado por Factúrele para beneficio de los contribuyentes, reitera nuestra filosofía de servicio: mantenerlo informado y dotarlo de las mejores herramientas para que el cumplimiento fiscal sea una tarea eficiente y hasta ventajosa para su negocio.

En conclusión

La suspensión del código QR y los demás cambios de la versión 4.4 de comprobantes electrónicos representan una evolución significativa hacia un sistema tributario costarricense más integrado, transparente y amigable con el contribuyente. Si bien implican ajustes en la facturación diaria y en la forma de declarar impuestos, también traen beneficios tangibles: menos carga financiera inmediata por IVA para las pymes, mayor control de las operaciones (especialmente las internacionales) y la promesa de trámites automatizados que ahorrarán tiempo.

La clave está en prepararse con anticipación. Actualice su software de facturación, capacite a su personal contable y apoye a sus clientes en este cambio.

¡Factúrele a tu lado!

En este proceso, Factúrele estará a su lado como un aliado tecnológico confiable. Al incorporar ágilmente la versión 4.4 y anticipar las necesidades que surgen de ella, buscamos que usted pueda cumplir con Hacienda sin interrupciones y aproveche cada mejora normativa en favor de su empresa. Lo invitamos a continuar informándose con nuestros boletines y canales oficiales.