1 Proveedor y objeto del servicio
Estos términos regulan la contratación y el uso de la plataforma Factúrele, sus aplicaciones, módulos y servicios asociados. El proveedor es Factúrele S.A., cédula jurídica 3-101-771197, con domicilio en Concepción de Tres Ríos, Cartago, Costa Rica. En este documento, «cliente» es la persona física o jurídica que contrata el servicio y «usuario» es quien accede con su autorización.
Factúrele proporciona software en la nube para apoyar la facturación electrónica y la gestión empresarial. Las herramientas disponibles para cada cliente dependen del plan contratado y de las condiciones informadas antes de la contratación.
2 Aceptación y documentos contractuales
Antes de contratar o iniciar la prueba, el cliente podrá consultar y guardar estos términos. Su aceptación se realizará mediante una casilla sin marcar previamente u otro mecanismo electrónico que permita dejar constancia de su decisión. Quien actúe en representación de una empresa declara que cuenta con facultades suficientes.
La relación comprende estos términos, la descripción del plan aceptado, las condiciones particulares acordadas y la Política de Privacidad. Las condiciones particulares prevalecerán sobre las generales únicamente en aquello que identifiquen expresamente y que sea permitido por ley. Las ofertas y garantías aplicables a la contratación se respetarán. Ningún documento podrá reducir derechos irrenunciables del cliente.
3 Funcionalidades y alcance del plan
Según el plan contratado, la plataforma puede permitir emitir y recibir comprobantes electrónicos; gestionar contabilidad con inteligencia artificial, inventarios y bodegas, cuentas por cobrar y por pagar; utilizar punto de venta, recursos humanos, reportes, herramientas para el IVA y gestión multiempresa; e integrar otros sistemas mediante API. También puede ofrecer importación de archivos, aplicaciones móviles o PWA y asistencia mediante Facturito.
La existencia de una funcionalidad en la plataforma no significa que esté incluida en todos los planes. Los planes básicos destinados exclusivamente a facturación no incluyen contabilidad ni inventario. La ficha del plan identificará módulos, volumen de documentos, empresas comprendidas y demás condiciones. El cliente podrá consultar esa información antes de pagar.
Las funciones anunciadas como futuras o en desarrollo no forman parte del servicio contratado hasta que se habiliten y se informe su alcance. Los resultados y tiempos de los ejemplos comerciales dependen del volumen, la calidad de los datos y las condiciones de operación.
4 Registro y administración de accesos
El cliente debe facilitar información verdadera, completa y actualizada, designar a un administrador y asignar accesos según las funciones de cada usuario. Debe retirar oportunamente los permisos de quienes dejen de estar autorizados y proteger contraseñas, dispositivos y credenciales de integración.
El cliente responde por las instrucciones de sus usuarios autorizados dentro de los permisos otorgados. Si detecta un acceso sospechoso, deberá comunicarlo de inmediato para que ambas partes adopten medidas de protección. Esa obligación no libera a Factúrele de sus deberes de seguridad ni convierte automáticamente un acceso fraudulento en una actuación autorizada.
El servicio está dirigido a personas mayores de edad y organizaciones. La disponibilidad de usuarios adicionales se sujetará a las condiciones del plan, sin cargos que no hayan sido informados y aceptados.
5 Prueba gratuita
La prueba gratuita anunciada por Factúrele tiene una duración de un mes y no requiere tarjeta de crédito. Antes de activarla se informarán su alcance y fechas. Finalizada la prueba, continuar con el servicio requiere contratar y pagar un plan; la prueba por sí sola no autoriza cobros.
La prueba no genera pagos automáticos ni convierte automáticamente al usuario en suscriptor de un plan pagado. Para continuar usando las funciones sujetas a pago, el cliente deberá contratar el plan correspondiente y realizar el pago manualmente.
El cliente que utilice documentos reales durante la prueba debe cumplir las mismas obligaciones de veracidad, revisión y conservación que durante una suscripción pagada. Antes de su vencimiento podrá exportar la información disponible. El tratamiento posterior de los datos se regirá por la Política de Privacidad.
6 Precios, pagos y consumo de documentos
Antes del pago se mostrarán el precio, la moneda, los impuestos, el período cubierto, el volumen y el importe total. Los precios publicados en dólares estadounidenses no incluyen IVA, salvo indicación expresa. Si se acepta pago en colones, se informarán previamente el tipo de cambio aplicado y el total por pagar.
La suscripción se paga anticipadamente conforme a la modalidad trimestral, semestral o anual elegida. El cliente deberá efectuar manualmente el pago correspondiente a cada nuevo período si desea continuar usando el servicio. Factúrele no realizará cobros automáticos ni renovaciones automáticas.
Cuando se contrate un paquete prepago de documentos, su vigencia y cantidad constarán en la oferta; los paquetes con plazo de un año terminan al agotarse los documentos o al vencer ese plazo, lo que ocurra primero.
Los documentos recibidos de proveedores no consumen el cupo de emisión. La ficha comercial precisará qué comprobantes emitidos se contabilizan y cómo se tratan rechazos, anulaciones o reintentos. Superar el volumen requerirá un ajuste o paquete adicional previamente informado y aceptado; no autoriza cargos imprevistos.
Las prestaciones incluidas, como soporte y actualizaciones normativas, no generan cargos adicionales. Los desarrollos o servicios especiales que no estén incluidos requieren cotización y aceptación separadas.
7 Continuidad del servicio y cambios de plan
Los planes no se renuevan automáticamente. Para continuar usando un plan una vez finalizado el período pagado, el cliente deberá realizar manualmente el pago del siguiente período conforme a los precios y condiciones vigentes que acepte.
Si el cliente no efectúa el pago antes de finalizar el período contratado, Factúrele podrá suspender el acceso a las funciones de pago una vez vencida la suscripción. La falta de pago no autoriza cargos automáticos ni la contratación de períodos adicionales.
El cliente podrá solicitar aumentos o reducciones de plan. Antes de aplicar el cambio, Factúrele informará su fecha efectiva, límites y cualquier diferencia de precio. El cambio solo se aplicará una vez aceptadas las condiciones y efectuado el pago que corresponda.
Los cambios de tarifa se comunicarán antes de que el cliente realice el pago de un nuevo período y no modificarán el precio de un período ya pagado. El cliente podrá decidir si desea continuar bajo las nuevas condiciones.
8 Facturación electrónica y credenciales tributarias
El cliente debe mantener correctos sus datos tributarios y proporcionar las credenciales técnicas necesarias para los procesos que solicite. Autoriza a Factúrele a utilizarlas exclusivamente para firmar, transmitir y gestionar sus comprobantes dentro del alcance contratado. Esta autorización no otorga representación general ante Hacienda ni acceso para realizar trámites ajenos al servicio.
El cliente debe revisar destinatarios, actividades económicas, códigos CABYS, impuestos, exoneraciones, condiciones de venta, medios de pago y demás datos de sus operaciones. También debe verificar las respuestas de Hacienda y atender documentos pendientes o rechazados. El envío de un comprobante no equivale por sí solo a su aceptación por la Administración Tributaria.
Los ajustes a comprobantes emitidos deben realizarse mediante los mecanismos permitidos por la normativa, preservando su trazabilidad. Ante interrupciones de Hacienda, el cliente y Factúrele seguirán los procedimientos de contingencia y reenvío que correspondan a sus respectivas funciones.
9 Contabilidad automatizada e inteligencia artificial
La automatización utiliza los documentos, la configuración y el historial disponible para generar o sugerir registros contables. Las correcciones autorizadas pueden influir en clasificaciones posteriores, por lo que el cliente y su contador deben revisar también los criterios que introduzcan.
La cobertura de predicción de asientos respaldados por documentos electrónicos no significa exactitud garantizada en todas las clasificaciones ni cobertura de todas las operaciones de una empresa. Un asiento puede estar aritméticamente cuadrado y requerir corrección en su naturaleza contable, cuenta, período o tratamiento tributario.
El cliente y el profesional responsable deben validar saldos iniciales, catálogo de cuentas, registros y estados financieros, y completar los ajustes o transacciones que no estén respaldados o procesados por el sistema. Las sugerencias de IA y las respuestas de Facturito apoyan su trabajo; no constituyen una auditoría, certificación profesional o resolución vinculante de Hacienda.
La revisión profesional no libera a Factúrele de corregir fallas atribuibles al software ni de responder por sus obligaciones. El tratamiento de datos para funciones de IA se limitará a finalidades informadas y permitidas; aceptar estos términos no constituye autorización general para entrenar modelos de terceros con información identificable del cliente.
10 Impuestos, declaraciones y obligaciones del cliente
Los cálculos y reportes tributarios, incluido el apoyo para preparar la declaración del IVA D-150 cuando esté disponible en el plan, se basan en la información registrada y la configuración aplicada. El cliente y su asesor deben comprobar su integridad y tratamiento fiscal.
Generar un reporte o borrador no equivale a presentar una declaración ni a pagar un impuesto. Una presentación automatizada solo se entenderá incluida cuando se ofrezca expresamente, exista autorización específica y se emita la confirmación correspondiente. El cliente conserva la responsabilidad de atender sus obligaciones y vencimientos, sin perjuicio de las responsabilidades de Factúrele por el servicio prestado.
11 Importación de datos y migración
El cliente debe contar con autorización para utilizar los archivos, documentos y buzones que conecte. Es responsable de entregar información completa y de revisar fechas, monedas, saldos, duplicidades y la correspondencia de las cuentas importadas.
En la migración asistida desde Excel, el cliente revisará la vista previa y aprobará el catálogo y los saldos antes de confirmar su incorporación. La asistencia incluida comprende el proceso anunciado para el plan; trabajos adicionales de depuración o reconstrucción histórica solo generarán cargos si se cotizan y aceptan por separado.
Una importación correcta no certifica la corrección contable de los registros de origen. Los errores de transformación atribuibles a Factúrele deberán investigarse y corregirse.
12 Inventarios, punto de venta y recursos humanos
El cliente debe configurar artículos, unidades, costos, existencias iniciales, bodegas y permisos, y registrar oportunamente ventas, compras, traslados y ajustes. Las existencias calculadas requieren comparación con conteos físicos y conciliaciones cuando corresponda.
En recursos humanos, el cliente debe verificar datos laborales, remuneraciones, jornadas, deducciones, vacaciones y parámetros aplicables antes de aprobar pagos, reportes o liquidaciones. Los cálculos dependen de los datos y reglas utilizados.
La suscripción de software no incluye equipos, impresoras, conectividad o instalación de hardware, salvo acuerdo expreso. El cliente debe contar con dispositivos compatibles. Las funciones sin conexión disponibles no equivalen a la transmisión o aceptación de documentos por Hacienda; esas etapas requieren conectividad y verificación posterior.
13 Planes multiempresa y despachos contables
El despacho o administrador debe tener autorización de cada empresa para incorporar sus documentos, procesar su información y asignar accesos. Los permisos deben concederse por empresa y función, evitando divulgaciones a usuarios no autorizados.
El despacho es responsable de su relación profesional y comercial con las empresas que atiende. Factúrele no se convierte, por proporcionar la plataforma, en su contador contratado. Cada contribuyente conserva los derechos sobre su información y las obligaciones que legalmente le correspondan.
Ante solicitudes de traslado de información, cambio de contador o controversias de acceso, Factúrele verificará identidad y representación antes de actuar. El administrador de una cartera no adquiere por ese hecho derecho a disponer de los datos de terceros fuera de la autorización recibida.
14 API e integraciones externas
El acceso a API y conectores depende de su disponibilidad en el plan y de la documentación técnica aplicable. El cliente y su integrador deben proteger tokens, probar la integración y controlar respuestas, duplicidades y reintentos. Los límites técnicos de solicitudes deben estar documentados y no implicarán sobrecargos no acordados.
Las herramientas de terceros se rigen también por sus propias condiciones. Factúrele atenderá las fallas atribuibles a sus componentes y colaborará en el diagnóstico; no controla la disponibilidad ni los cambios de sistemas externos. Las modificaciones incompatibles de la API se comunicarán con antelación razonable, salvo medidas urgentes de seguridad o exigencias legales.
15 Uso permitido y propiedad intelectual
El cliente recibe un derecho de uso del servicio durante su vigencia y dentro del alcance contratado. El software, las marcas y la documentación de Factúrele permanecen bajo los derechos de sus respectivos titulares. El cliente conserva los derechos sobre sus documentos e información.
Se prohíbe utilizar el servicio para emitir operaciones ficticias, cometer fraude, vulnerar derechos, introducir código malicioso, obtener acceso a otras cuentas, eludir controles o afectar deliberadamente la infraestructura. Tampoco podrá copiar o comercializar el software sin autorización, con respeto a las excepciones permitidas por ley.
La gestión autorizada de empresas dentro del plan para contadores es un uso permitido. Las obligaciones anteriores no restringen el derecho del cliente a exportar y utilizar sus propios datos.
16 Privacidad, confidencialidad y seguridad
Los datos personales se tratarán conforme a la Ley N.º 8968, su reglamento y la Política de Privacidad de Factúrele . Para los datos de terceros incorporados por el cliente, Factúrele actuará por su cuenta y según instrucciones legítimas para prestar el servicio.
Ambas partes deben proteger la información confidencial. El acceso de personal o proveedores se limitará a lo necesario y a las obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables. Factúrele mantendrá medidas de protección y atenderá los incidentes conforme a sus deberes legales. El cliente deberá informar a las personas cuyos datos registre y obtener las autorizaciones que correspondan.
La aceptación contractual no sustituye los consentimientos específicos que exija la ley. Las comunicaciones publicitarias, transferencias y finalidades adicionales se gestionarán conforme a la Política de Privacidad y las autorizaciones aplicables.
17 Exportación, conservación y cierre de la cuenta
El cliente podrá exportar sus datos mediante las herramientas disponibles y solicitar asistencia para su recuperación. Debe conservar fuera de la plataforma los documentos que necesite para cumplir sus obligaciones tributarias, contables y comerciales.
Conforme a la Política de Privacidad publicada, al finalizar el servicio por cancelación o vencimiento de la suscripción, la cuenta permanece desactivada durante 90 días para permitir su reactivación o la descarga de información. Después se eliminarán los datos, salvo los que deban conservarse por obligación legal. La descarga se facilitará previa verificación de identidad y representación.
Los respaldos operativos apoyan la recuperación del servicio y no equivalen a un archivo legal permanente del cliente. La eliminación y conservación residual en respaldos deberán ajustarse a la Política de Privacidad y a las obligaciones legales, sin reutilizar los datos para fines incompatibles.
18 Disponibilidad, mantenimiento y soporte
Factúrele procurará mantener el servicio disponible, realizará mantenimiento y atenderá incidentes con diligencia. Informará las interrupciones programadas que puedan afectar materialmente al cliente, cuando sea posible. La respuesta depende de la naturaleza y prioridad del incidente.
El soporte incluido comprende orientación sobre el uso de la plataforma y atención de fallas. Los canales y horarios se publican o se informan al contratar. La disponibilidad de un asistente automático no implica atención humana continua ni resolución inmediata.
Los compromisos específicos de disponibilidad, tiempos de respuesta, recuperación o compensaciones deberán constar en un acuerdo de nivel de servicio expresamente aceptado. Ante fallas de terceros, Factúrele adoptará las medidas que estén a su alcance; esas fallas no justifican desatender sus propias obligaciones.
19 Suspensión por incumplimiento
Factúrele podrá suspender las funciones afectadas cuando venza el período contratado sin que se haya recibido el pago correspondiente, o cuando exista incumplimiento acreditado de estos términos. Informará la causa y, cuando sea subsanable, concederá una oportunidad razonable de corrección antes de suspender.
Si un uso de la cuenta genera un riesgo inmediato para los datos, la seguridad o los derechos de terceros, podrán restringirse de inmediato los accesos necesarios para contenerlo, con comunicación al cliente tan pronto sea posible. La medida será proporcional, se documentará y se revisará al desaparecer su causa.
La suspensión no transfiere a Factúrele la propiedad de la información ni autoriza su eliminación inmediata. La recuperación de datos continuará sujeta a la verificación de identidad, la seguridad y las obligaciones legales.
20 Cancelación y devoluciones
El cliente puede dejar de utilizar el servicio y optar por no continuar con el siguiente período simplemente no realizando el pago correspondiente. No existen cobros automáticos ni renovaciones automáticas. También podrá comunicar su decisión de cancelar a través del correo conta@facturele.com.
Si el cliente no paga un nuevo período, conservará el acceso hasta el vencimiento del período que ya haya pagado. Después, Factúrele podrá suspender el servicio y se aplicarán las condiciones de conservación y recuperación de información de la sección 17.
La cancelación voluntaria no genera devolución ordinaria del saldo de tiempo o documentos no utilizados: el servicio permanece disponible hasta que finalice el período o la vigencia del paquete adquirido, conforme a sus condiciones. El desuso, por sí solo, tampoco genera devolución.
Esta regla no excluye devoluciones por cobros indebidos, incumplimientos atribuibles a Factúrele, derechos de retracto cuando legalmente procedan u otros supuestos exigidos por ley. Los reclamos podrán presentarse por los canales oficiales y se evaluarán con base en los hechos y los derechos aplicables.
21 Responsabilidad y atención de errores
Cada parte responderá por sus actuaciones e incumplimientos conforme a la legislación aplicable. El cliente debe informar los errores detectados y aportar los elementos necesarios para investigarlos, evitando divulgar información innecesaria de terceros.
Factúrele investigará las fallas atribuibles a su servicio y adoptará las medidas de corrección que correspondan. La responsabilidad por un daño se determinará considerando su causa, las obligaciones de las partes y las pruebas disponibles; la utilización de IA, la revisión del contador o la intervención de terceros no implican por sí solas una exoneración.
Estos términos no excluyen la responsabilidad por dolo, culpa grave, incumplimiento del servicio o vulneración de obligaciones legales, ni limitan los derechos o remedios que no puedan renunciarse válidamente.
22 Actualizaciones y modificaciones contractuales
Factúrele mantendrá las actualizaciones normativas incluidas y podrá mejorar la plataforma, preservando las prestaciones contratadas. Los cambios que afecten materialmente esas prestaciones se informarán al cliente y se gestionarán conforme al contrato y la ley.
Las nuevas versiones de estos términos identificarán su fecha y se comunicarán antes de solicitar su aceptación. Los cambios sustanciales requerirán aceptación expresa para su aplicación cuando corresponda; no se impondrán retroactivamente ni se presumirá consentimiento por el silencio del cliente.
Si el cliente no acepta nuevas condiciones para contratar un nuevo período, podrá dejar de utilizar el servicio y recuperar su información conforme a estos términos. Las adaptaciones obligatorias por ley se aplicarán en su alcance legal, con comunicación de sus efectos.
23 Ley aplicable y solución de controversias
La relación se rige por la legislación de Costa Rica. Las partes podrán procurar una solución directa por los canales de atención, sin que ello sea requisito para ejercer derechos o interponer reclamos ante las autoridades competentes.
El cliente conserva su acceso a las vías administrativas y judiciales que correspondan, incluidas las de protección al consumidor y de datos personales. Estos términos no establecen arbitraje obligatorio ni renuncia anticipada a esos derechos. Si una disposición resulta inválida, las restantes continuarán vigentes en cuanto sea legalmente posible.
24 Contacto y comunicaciones
Para consultas sobre el servicio, planes, pagos, cancelaciones, reclamos y privacidad, puede escribir a conta@facturele.com.
Contacto de Factúrele
Para consultas contractuales, soporte, pagos, cancelaciones, reclamos o asuntos relacionados con datos personales:
conta@facturele.com
Teléfono: +506 4070 0284
WhatsApp: +506 8704 1884
Concepción de Tres Ríos, Cartago, Costa Rica
Factúrele podrá enviar avisos operativos y contractuales al correo registrado o mediante la plataforma, procurando que puedan conservarse. El cliente debe mantener actualizados sus datos de contacto. La aceptación de estos términos no supone consentimiento automático para publicidad.