La «factura electrónica» no es necesariamente un concepto nuevo, pero todavía existe cierta confusión en torno a qué se incluye exactamente en esta definición. Aquí, respondemos algunas preguntas sobre el término y analizamos los beneficios de la facturación electrónica genuina en comparación con otros tipos de facturas de uso común.

Costa Rica se encuentra actualmente en un proceso de transición

En cuanto a la factura electrónica ha sido obligatoria desde el año 2019. Y es que, el uso de la factura electrónica ayuda al gobierno costarricense a esforzarse por alcanzar su objetivo de inclusión digital, pero, a su vez, ayuda a combatir la evasión fiscal mediante la optimización de los controles fiscales. Su estrategia lo ubica, junto a otros países latinoamericanos, incluidos México, Brasil y Chile, que se han beneficiado significativamente de estrategias similares.

En cada uno de los sectores económicos de Costa Rica, la implementación de la factura electrónica se realizó por etapas y aquellos contribuyentes que no cumplieron o cumplan con su uso están expuestos a sanciones que podrán ser del 2% de los ingresos brutos y lo correspondiente a 2 salarios base por no emitir la factura.

Una mirada atrás…

Este proceso en sí se inició en el año 2003, pero con baja participación de los contribuyentes. Muchos de ellos, temerosos del acceso que tendría la Autoridad Tributaria a la información del registro auxiliar y a los ingresos generados por el contribuyente.

Fue hasta 2009, luego de varias aclaraciones emitidas en 2007, que se acepta e implementa su uso. En 2009, 3 resoluciones tributarias dieron el marco normativo que estaba pendiente y como resultado los contribuyentes mostraron mayor interés en su aplicación. Independientemente de las 2 prórrogas anteriores, en la actualidad, es obligatorio el uso de facturas electrónicas. Los contribuyentes que decidieron utilizar el sistema a partir del año 2009, por ejemplo, estaban obligados a actualizar la estructura técnica a los nuevos requisitos antes de junio de 2017.

Factura electrónica en Costa Rica

Si entras en una tienda en Costa Rica, de seguro te preguntarán: ¿Te gustaría una “factura electrónica”? Pero bien, ¿Qué es una factura electrónica? Se trata simplemente un recibo electrónico.

La factura electrónica es una de las reformas fiscales más complicadas y de mayor alcance implementadas en Costa Rica en los últimos años. Y afecta prácticamente a todos por igual. El propósito declarado de la factura electrónica, es decir, un recibo digital; es reducir el fraude fiscal, no como muchos pensaron en algún momento que solo era una decisión del estado para complicar la vida de todos. Este sistema se implementó junto con el nuevo impuesto al valor agregado (IVA) de Costa Rica, o «impuesto al valor agregado (IVA)», que es del 13%.

Para hacer las cosas un poco más simples, «factura electrónica» significa dos cosas: Por un lado, significa una «factura» electrónica por bienes vendidos o servicios prestados, con el comerciante aun esperando su pago. Y también significa un «recibo» electrónico por bienes o servicios que ya se han pagado.

Entonces… ¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura que se emite, transmite, recibe, procesa y almacena electrónicamente utilizando formatos de documentos específicos. Las facturas electrónicas son digitales durante todo el ciclo de vida del documento, desde la emisión hasta el archivo.

Las soluciones que ofrece la factura electrónica pueden ayudar a reemplazar las tareas manuales con reglas y acciones comerciales automatizadas para aumentar la eficiencia, minimizar el manejo de errores y ayudar a las empresas a cumplir con la legislación de facturación electrónica.

La Factura Electrónica, por tal, es un documento o comprobante electrónico que respalda la venta de un bien o servicio, el cual debe generarse, expresarse y transmitirse en formato electrónico y en el mismo acto de compraventa o prestación de un servicio. En Costa Rica, comenzó a principios del año 2019 y, en la actualidad, casi todos los contribuyentes están obligados a facturar electrónicamente, excepto aquellos que por ley están autorizados como receptores electrónicos no emisores. Y, por supuesto, aquellos que han obtenido un permiso por parte de la administración para seguir facturando manualmente.

¿Qué no se considera factura electrónica?

Si bien existen muchos formatos de factura electrónica aceptados, no todas las facturas digitales son facturas electrónicas. Aquí hay dos tipos de facturas que no hacen el corte: Las facturas en PDF, normalmente enviadas por correo electrónico, no son facturas electrónicas. Las facturas en PDF no se pueden procesar automáticamente, porque no se envían en un formato estructurado. Las facturas en papel, aunque se conviertan a formato digital, no son facturas electrónicas porque no se emitieron electrónicamente.

Proceso de facturación electrónica de Costa Rica

En Costa Rica, el flujo de factura electrónica se realiza a través del Ministerio de Hacienda. El cual, se encarga de recibir y validar los comprobantes de facturación. A la factura electrónica se le denomina comprobante electrónico. A continuación, te damos una breve y sencilla explicación del proceso de facturación:

• La empresa genera una venta.
• La empresa valida la venta, se genera el archivo XML y envía una solicitud al Ministerio de Hacienda de Costa Rica para validar.
• El Ministerio de Hacienda puede aceptar o rechazar la solicitud y este estado puede ser visible dentro del sistema.
• Si se acepta, el Ministerio de Hacienda devuelve el resultado y la información se puede utilizar para realizar las auditorías pertinentes que se van a necesitar.

La factura electrónica es un proceso necesario para cualquier empresa que necesite automatizar sus procesos contables y mantener en orden las obligaciones tributarias de la empresa.

Aceptación y rechazo de una factura electrónica

Una vez que un comprador ha recibido una factura electrónica, debe emitir un mensaje de aceptación o rechazo en el formato XML regulado. Esta aceptación o rechazo deberá ser enviada a la autoridad fiscal dentro de los 8 días siguientes a la fecha de emisión de la factura. La DGT emite, entonces, un mensaje aceptando o rechazando la respuesta del comprador. En Costa Rica la DGT debe autorizar la respuesta del comprador una vez validada. El crecimiento de la factura electrónica dentro de Costa Rica permitie una mayor expansión de dicho mercado en la región de América Latina.

¿Cuáles son los requisitos de la factura electrónica en Costa Rica?

Bajo las nuevas reglas en Costa Rica, los contribuyentes están obligados a implementar un sistema de emisión para todos los comprobantes electrónicos (que se traduce en comprobantes electrónicos o notas de crédito y débito, facturas electrónicas y boletos electrónicos). Entre otras cosas, el sistema utilizado para emitir estos documentos debe:

• Cumplir con estrictos requisitos de seguridad.
• Ser capaz de proporcionar las funcionalidades de referencia requeridas para la facturación electrónica entrante y saliente
• Ser accesible, con una antelación razonable, por parte de la DGT para garantizar que pueda verificar los documentos procesados

A considerar…

No se requiere certificación del sistema de emisión, por parte de la DGT o cualquier otro organismo de acreditación. De hecho, es importante señalar que el sistema de emisión de factura electrónica al que se dirige la legislación no es necesariamente una plataforma única o un componente de software. Por el contrario, puede interpretarse en un sentido más amplio como la operación combinada de diferentes sistemas, donde cada componente cumple una función como parte de todo el sistema de emisión. Esto, incluye planificación de recursos empresariales (ERP), intercambio y recepción de documentos, capacidades de firma, entre otras.

Además…

La ley obliga a comunicar la factura electrónica a la DGT para su liquidación; inmediatamente después de haberla generado. La autoridad fiscal emitirá un mensaje de recepción y lo validará o rechazará en un plazo de 3 horas. Las facturas que no contengan el mensaje de aceptación como prueba de liquidación no se considerarán documentos legales válidos y no podrán utilizarse para reclamar impuestos con fines de crédito fiscal. En consecuencia, los contribuyentes deberán almacenar el mensaje de aceptación recibido de la DGT, tanto de sus facturas de salida como, de entrada. Si una factura electrónica es rechazada por la autoridad fiscal, el proveedor debe emitir una nota de crédito cancelando la factura y emitiendo una nueva factura que haga referencia al documento cancelado y a las razones por las cuales fue rechazado.

Archivar facturas electrónicas en Costa Rica

Según las normas, los comprobantes electrónicos o facturas electrónicas deben archivarse durante 5 años en el mismo formato en que se emitieron. Los contribuyentes deben garantizar la integridad, autenticidad, privacidad, legibilidad, confidencialidad, conservación y disponibilidad de los archivos XML durante todo el proceso de archivo. Las instalaciones de almacenamiento, por otra parte, deben contar con los controles, auditorías y mecanismos de seguridad apropiados para evitar la pérdida o la filtración de datos. Por último, los contribuyentes que utilicen la facturación electrónica deberán mantener registros de información de compras y ventas en formato electrónico. Dicha información se compone de todos los datos de factura recopilados por documento más la información resumida de los mismos.

Fuentes:

Ley 9635 – Fortalecimiento de las Finanzas Públicas – 4 de diciembre del 2018.

Decreto 41820-H Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios – 26 de junio del 2019.