📬 Edición #4 – 6 de mayo de 2025
🤖 Una solución para contadores con clientes múltiples
Si usted es contador y maneja varias empresas clientes, la gestión multiempresa con IA se vuelve esencial. Cada empresa puede utilizar un sistema diferente de facturación electrónica, complicando el control contable.
Ahora, con la llegada del nuevo sistema tributario Tribu-CR, la administración podrá apoyarse en declaraciones de impuestos prellenadas gracias al uso extensivo de los datos de facturación electrónica. Esto ahorrará tiempo, pero ¡cuidado!
La propia Dirección General de Tributación ha recalcado que, aunque habrá casillas prellenadas, la responsabilidad final de la información recae en cada contribuyente.
En otras palabras, las declaraciones prellenadas no significan que podamos bajar la guardia. Usted, como contador, deberá verificar que lo que presenta Tribu-CR coincida con la realidad financiera de sus clientes. Aquí es donde Factúrele y su programa multiempresa con inteligencia artificial (IA) marcan la diferencia.
Factúrele multiempresa está diseñado pensando en contadores profesionales. Le permite centralizar la contabilidad de todos sus clientes en una sola plataforma, sin importar qué sistema de factura electrónica utilice cada uno. Nuestra plataforma integra automáticamente las facturas externas, tanto de compras como de ventas, permitiéndole trabajar como si todos sus clientes usaran Factúrele. Esto significa que cada factura electrónica, independientemente del proveedor con que fue generada, termina registrada en la contabilidad unificada de Factúrele.
Gracias a algoritmos avanzados de IA, el sistema predice automáticamente los asientos contables y registra al instante todas esas transacciones de ventas y compras. Además, genera estados financieros en segundos, manteniendo la información siempre al día. ¿El resultado? Usted cuenta con libros contables precisos, reportes de IVA listos para usar y una visión financiera consolidada de cada empresa, todo en tiempo real.
Para entender la magnitud del beneficio, consideremos que el nuevo procedimiento con Tribu-CR. Hacienda podrá prellenar, por ejemplo, las casillas de ventas y compras en la declaración del IVA con base en los comprobantes electrónicos recibidos. Sin embargo, si alguna factura no llegó a las plataformas de facturación electrónica que usan los clientes –por un descuido del cliente o proveedor, o un fallo técnico– esa venta o compra no aparecerá en la declaración que genera el contador. Si el contador confía ciegamente en esos datos incompletos, podría omitir transacciones reales, exponiendo a su cliente a inconsistencias fiscales.
Factúrele previene este problema: al procesar todas las facturas (incluso las generadas con otros sistemas), su información interna siempre reflejará las declaraciones del IVA hecha con los datos recibidos de cada cliente. Así, cuando Tribu-CR le presente una declaración propuesta, usted podrá compararla al instante contra los datos de Factúrele y detectar diferencias de inmediato. De hecho, con Factúrele “sus compras y ventas están siempre registradas al día…, lo que le permitirá cotejar fácilmente la información que aparezca en los formularios de Tribu-CR y detectar cualquier discrepancia” antes de presentar la declaración definitiva. Este control interno en tiempo real es una ventaja competitiva exclusiva de Factúrele, pues le alerta sobre facturas no reportadas o errores, antes de que lo hagan las autoridades tributarias.
✅ Cómo aprovechar Facturele Multiempresa con IA para contadores
Para sacar el máximo provecho de la integración de Factúrele con Tribu-CR y mantener un control fiscal impecable, considere los siguientes pasos prácticos:
- Centralice todas las facturas de sus clientes: Asegúrese de recibir y registrar en un solo lugar (solo lo logra con Factúrele) cada factura electrónica de venta y compra de sus clientes, sin importar en qué sistema fueron emitidas. Invite a sus clientes a reenviarle automáticamente sus documentos electrónicos, o configúrelos para que lleguen al correo especializado de Factúrele. Tener toda la documentación unificada es el primer paso para un control interno sólido.
- Verifique las declaraciones prellenadas vs. sus registros: Cuando Tribu-CR entre en funcionamiento y empiece a prellenar declaraciones (por ejemplo, el formulario de IVA), compare cada campo con los datos reales que usted tiene en Factúrele. Si detecta facturas faltantes en Tribu-CR (por ejemplo, una compra importante que sí está en sus libros, pero no en la declaración propuesta, o viceversa), no se quede de brazos cruzados. Deberá agregar la información faltante antes de presentar, o bien contactar al emisor de la factura para corregir el problema en Hacienda. No asuma que “si Hacienda lo prellenó, está completo” – su diligencia profesional es crucial para garantizar exactitud.
- Manténgase actualizado y proactivo: Aproveche las herramientas de Factúrele para monitorear en tiempo real la actividad contable de sus clientes. Revise periódicamente los reportes de ventas, compras e IVA que genera Factúrele. Esto le permitirá detectar a tiempo cualquier anomalía, incluso antes de que llegue la fecha de declarar. Asimismo, esté atento a las capacitaciones oficiales sobre Tribu-CR y a las actualizaciones semanales que Factúrele brinda. Entre más familiarizado esté con la plataforma tributaria y con nuestro software, más fácil le será navegar cualquier cambio sin contratiempos.
🤝 Beneficios de Facturele Multiempresa con IA para centralizar su facturación
En Factúrele hemos preparado nuestra plataforma multiempresa con IA para ser su mejor aliado en este nuevo entorno de facturación electrónica centralizada y declaraciones tributarias automatizadas. Concretamente, ¿qué puede esperar al usar Factúrele?
- Integración de facturas de cualquier proveedor: No importa qué sistema utilicen sus clientes o sus contrapartes comerciales, Factúrele puede recibir sus facturas. Por ejemplo, nuestro sistema puede recibir por correo electrónico las facturas electrónicas emitidas por otros proveedores y procesarlas automáticamente. Esto significa que, aunque una empresa cliente facture con otro software, usted verá esas ventas reflejadas en Factúrele sin digitarlas manualmente. Igual con las facturas de compra: el programa las captura, lee y registra en la contabilidad.
- Asientos contables automáticos con IA: Nuestra contabilidad inteligente aprovecha la IA para simplificar su trabajo. Cada factura recibida desencadena automáticamente la generación de los asientos contables correspondientes, según las mejores prácticas financieras. Como lo anunciamos, Factúrele “predice automáticamente los asientos de diario, registrando al instante todas las transacciones de ventas y compras”. Esto elimina la necesidad de ingresarlos a mano, reduciendo errores humanos y garantizando que sus balances estén siempre actualizados.
- Estados financieros y reportes de IVA en tiempo real: Todas esas facturas integradas y contabilizadas se reflejan inmediatamente en los estados financieros de la empresa y en los reportes tributarios. Podrá obtener al momento informes de ventas, compras, borradores de IVA y más, sin esperar al cierre de mes. Al tener la información al día, comparar con las declaraciones prellenadas de Tribu-CR será cuestión de minutos. Si Hacienda propone, por ejemplo, ₡100.000 en compras deducibles y sus registros en Factúrele muestran ₡120.000, sabrá inmediatamente que faltan ₡20.000 en la declaración y podrá investigarlo. Este nivel de control simplemente no es posible si su contabilidad está fragmentada en varios sistemas y ellos no le hacen la declaración del IVA.
- Detección inmediata de omisiones y discrepancias: Una de las mayores ventajas de usar Factúrele es la capacidad de realizar un cierre fiscal interno automático cada día. Nuestro software, al consolidar todo, le permite identificar rápidamente si alguna factura de venta de sus clientes no se envió a Hacienda o si alguna compra no fue reportada por el proveedor. En otras palabras, Factúrele actúa como un auditor virtual 24/7, que compara lo que su empresa tiene registrado con lo que debería haberse reportado. Así, cuando llegue la hora de revisar la declaración propuesta en Tribu-CR, prácticamente ya habrá hecho la tarea: cualquier diferencia notable ya habrá sido detectada por Factúrele con anticipación.
- Tranquilidad y soporte experto: Sabemos que adoptar un nuevo sistema tributario como Tribu-CR puede generar incertidumbre. Por eso, en Factúrele no solo le brindamos la tecnología, sino también el acompañamiento. Nuestro equipo actualiza constantemente la plataforma para garantizar la compatibilidad total con Tribu-CR y la versión 4.4 de comprobantes electrónicos. Además, si en sus comparaciones detecta algún problema o simplemente tiene dudas, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarle. Usted no está solo en este proceso: con Factúrele tiene una red de apoyo tecnológica y humana para que su trabajo como contador sea más sencillo y seguro.
En resumen, el programa multiempresa con IA de Factúrele les brinda a los contadores en Costa Rica una herramienta única para unificar la facturación electrónica de todos sus clientes y mantener la contabilidad siempre al día, sin importar cuántos sistemas distintos estén en juego. Esta unificación y automatización total se traducen en un poder de verificación sin precedentes: puede confiar, pero verificar lo que Hacienda le presente. Al comparar de inmediato las declaraciones prellenadas de Tribu-CR con sus datos reales en Factúrele, usted garantiza que nada se quede por fuera y que todo calce a la perfección.
Este nivel de control interno en tiempo real no solo evita omisiones de facturas no subidas, sino que también le ahorra horas de trabajo manual en conciliaciones. Al final del día, Factúrele le permite ganar tranquilidad, brindar un mejor servicio a sus clientes y asegurarse de que las obligaciones fiscales se cumplan de forma precisa y eficiente – una ventaja competitiva que solo nuestra plataforma puede ofrecer en el mercado costarricense.
