Boletín Tributario
Si su negocio está obligado a emitir comprobantes electrónicos, debe documentar y entregar el comprobante correspondiente sin esperar a que el cliente lo solicite. El comunicado CP-61-2026 de Hacienda, publicado el tres de noviembre de dos mil veintiséis, vuelve a poner el foco en esa práctica. La noticia justifica revisar cómo trabaja la caja ante los controles de facturación; no anuncia por sí misma un nuevo impuesto ni una reforma de las obligaciones del comercio.
Qué informó Hacienda sobre los controles de facturación
Hacienda reportó irregularidades en 375 de los 534 establecimientos inspeccionados, seleccionados mediante criterios de riesgo. En 331 no se emitió ni entregó el comprobante al comprar. También verificó el uso de la versión 4.4 y la aceptación de los documentos por el validador.
Estos datos describen los locales fiscalizados: no permiten concluir que el mismo porcentaje corresponda a todos los comercios de Costa Rica. La recomendación práctica es observar el recorrido de una venta real. Un negocio puede tener contratado un programa y, aun así, mantener tareas sin responsable. Por ejemplo, alguien cobra, otra persona factura y nadie comprueba qué ocurrió con los documentos pendientes. Revisar esa coordinación ayuda a encontrar fallos que una capacitación limitada a presionar botones no detecta.
Separe el cobro de la documentación de la venta
El comprobante de una transferencia, el recibo del datáfono y el registro de la caja ayudan a reconstruir un pago. El equipo debe saber qué documento está entregando y cuál es su función. Evite que la frase «ya le di el recibo» cierre la conversación sin comprobar de qué recibo se trata.
Para decidir qué comprobante corresponde a cada operación, revise con su contador la condición del negocio, el tipo de comprador y los supuestos aplicables. Esta guía se dirige a establecimientos obligados a emitir electrónicamente; no pretende extender esa obligación a actividades exceptuadas por una norma. Tampoco propone resolver casos especiales mediante una instrucción general para todas las cajas.
Cuatro comprobaciones para superar los controles de facturación
Para asegurar que su operación diaria cumple con la normativa y está preparada para los controles de facturación, aplique estas cuatro verificaciones:
- Revise el registro de la venta: Compare lo entregado al comprador con los productos, cantidades y precio anotados. Los ajustes de catálogo requieren una persona responsable: cuando todos pueden cambiar descripciones o precios sin revisión, resulta más difícil explicar una diferencia al final del día.
- Identifique el comprobante generado: Es útil tomar unas pocas ventas de distintos turnos y reconstruirlas desde el cobro hasta el documento. Esta es una recomendación de control interno, no una frecuencia de muestreo impuesta por Hacienda. Incluya ventas atendidas por personal nuevo y operaciones realizadas en horas de mayor movimiento.
- Consulte el resultado del envío a Hacienda: Pida al proveedor que explique los estados visibles en su sistema y la forma de distinguir una aceptación, un rechazo y una respuesta pendiente. Prepare una lista de incidencias con número de documento, causa, persona asignada y siguiente acción. No indique al cajero que repita una emisión sin revisar lo ocurrido.
- Verifique la entrega: Una demostración útil debe llegar hasta el punto en que el cliente recibe su comprobante por la vía aplicable. Pregunte también cómo se atiende una solicitud posterior de copia. Tener un procedimiento claro evita depender de la memoria de quien atendió la venta.
Ejemplo hipotético de una revisión en una soda
Una soda de Heredia decide revisar 20 ventas de un turno. Su encargada encuentra documentos asociados a 18 y dos cobros que necesita investigar. La revisión interna señala que 2 ÷ 20 × 100 equivale al 10% de esa muestra. Ese porcentaje no representa el incumplimiento tributario de la empresa: todavía falta determinar si hubo omisión, un problema de búsqueda u otra explicación.
La encargada conserva las referencias de pago y consulta a quien atendió cada operación. Luego solicita al proveedor ayuda para localizar los documentos y remite las diferencias al contador. Este ejemplo no fija un umbral permitido de ventas sin comprobante. Ilustra cómo transformar una diferencia en una tarea concreta, con evidencia y responsable.
Qué debe revisar cada responsable
La administración puede capacitar al personal, definir el procedimiento de entrega y verificar que los cambios de turno no dejen incidencias abandonadas. Conviene documentar quién recibe el aviso cuando algo falla y quién confirma que la incidencia quedó atendida.
El contador debe evaluar diferencias, operaciones especiales y posibles correcciones según los hechos. El proveedor de software debe explicar el funcionamiento del envío, la consulta de respuestas y las opciones de seguimiento. Pedir estas explicaciones permite distinguir un problema operativo de una decisión que requiere criterio tributario.
Cómo Factúrele facilita los controles de facturación
Factúrele ofrece facturación electrónica y un punto de venta orientado a organizar ventas, productos y comprobantes. Durante una demostración, puede solicitar revisar una venta de principio a fin y explorar las funciones disponibles en su cuenta, preparándolo de la mejor manera frente a los controles de facturación. Elija el flujo que su personal pueda ejecutar y supervisar de forma consistente.
Preguntas frecuentes
¿La obligación depende de que el cliente pida factura?
Para los comercios obligados, Hacienda recordó que el comprobante debe emitirse y entregarse sin depender de esa solicitud.
¿El porcentaje de comercios con irregularidades anunciado describe a todos los negocios?
No. Corresponde únicamente a los 534 establecimientos inspeccionados mediante selección por criterios de riesgo.
¿Basta con ver un documento emitido en la pantalla?
Como control operativo, revise también la respuesta de aceptación de Hacienda y asegúrese de la entrega del comprobante al comprador.
¿Todos los rechazos de comprobantes se corrigen igual?
No. Primero identifique la causa del error y solicite apoyo de su proveedor de software o de su contador según corresponda.
¿Esta revisión interna garantiza que no habrá sanciones?
No garantiza inmunidad, pero ayuda a detectar y solucionar incidencias a tiempo. La valoración de cada caso depende siempre de sus hechos específicos y de la normativa aplicable.
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